Das Wichtigste in Kürze
Das altmodische Verwalten von Messe- und Event-Leads über Visitenkarten und manuelle Listen ist fehleranfällig – Studien zufolge gehen dabei bis zu 30 Prozent der potenziellen Kund:innen verloren. Mit HubSpot digitalisieren Sie den gesamten Prozess: von der strukturierten Vorbereitung vor dem Event über die Echtzeit-Erfassung am Stand bis hin zu automatisierten Follow-ups im Nachgang.
- Vor dem Event: Legen Sie gezielte Custom Properties, optimierte Formulare mit QR-Codes und die Messe als Marketingevent in HubSpot an.
- Auf dem Event: Scannen Sie Leads direkt am Stand per KI-Visitenkarten-Scanner in der HubSpot App oder via Tools wie snapADDY aus dem HubSpot Marketplace.
- Nach dem Event: Nutzen Sie Workflows für automatisierte Nurturing-E-Mails und übergeben Sie Kontakte per intelligentem Lead-Routing direkt an den Vertrieb.
- ROI messen: Bauen Sie HubSpot-Dashboards, die Ihnen Anzahl der Leads, Pipeline-Wert und gecloste Deals aus dem Event auf einen Blick zeigen.
Lesezeit: 8 Minuten
Haben Sie schon eine Roadmap für Ihren nächsten Messebesuch als Aussteller? Der Verband der deutschen Messewirtschaft hat Zahlen veröffentlicht: Nur rund 25 Prozent der ausstellenden Unternehmen definiert messbare Ziele für das Event, und gerade einmal sechs von zehn möglichen Kund:innen fühlen sich bei einem Kontakt auf der Messe gut betreut.
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Das zeigt, dass zwar viele B2B-Firmen Messen als wichtigen Lead-Pool erkennen – aber in der fehlenden Lead-Erfassung und -Nachverfolgung Potenziale verschenken. Wie Sie Event- und Messe-Leads strukturiert mit HubSpot erfassen und verwalten, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.
Inhaltsverzeichnis
Was sind Messe- und Event-Leads?
Messe- und Event-Leads sind Kontakte, die Sie als Aussteller auf einer Messe knüpfen. Sie konvertieren durch Follow-ups im Idealfall im Event-Nachgang zu zahlender Kundschaft. Diese Form des Vertriebs ist sehr beliebt: Für die Industrie beispielsweise liegen Messen auf Rang 1 der effektivsten Formate zur Leadgenerierung, wie eine BVIK-Studie zeigt.
So gewinnen Sie Leads im Event Management mit HubSpot
Bei unseren letzten Event-Besuchen haben wir eine Handvoll Aussteller beobachtet, die nach wie vor manuell mit Messe-Leads arbeiten. Heißt: Visitenkarte einsammeln, mit ins Büro nehmen, dort irgendwann abarbeiten. Doch was passiert, wenn Visitenkarten verloren gehen, veraltet sind oder schlicht untergehen?
HubSpot löst genau diese Herausforderung. Mit unserem Tool digitalisieren Sie den gesamten Prozess – von der Erfassung Ihrer Leads am Stand bis zu Follow-ups im Nachgang.
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Phase 1: Vorbereitung vor der Messe oder dem Event
Unsere erfolgreichen Messeauftritte beginnen immer schon vor dem Event: Welche Daten und Informationen brauchen wir, um unsere Messe-Leads zu erfassen und – das ist wichtig – im Nachgang automatisiert nachfassen zu können?
Hier sind vier Tipps, wie Sie die Ergebnisse dieser Überlegungen in HubSpot abbilden und so eine Infrastruktur schaffen, die Leads nicht nur auffängt, sondern qualifiziert und messbar macht:
1. Custom Properties
Quelle: HubSpot
Erstellen Sie benutzerdefinierte Eigenschaften für Ihre Messe-Leads. Wir empfehlen Ihnen einfache Dropdown-Felder, etwa mit:
- Messe-Priorität (Kategorien A/B/C)
- Produktinteresse
So wissen die Kolleg:innen im Vertrieb später sofort, wie relevant ein:e potenzielle:r Kund:in ist.
2. Optimierte Formulare und QR-Codes
Quelle: HubSpot
Bauen Sie ein HubSpot-Formular, das speziell für die Nutzung auf Tablets an Ihrem Messestand optimiert ist. Halten Sie es kurz und verknüpfen Sie das Formular direkt mit den zuvor angelegten Eigenschaften.
Tipp: QR-Codes für den Messestand
Generieren Sie aus der URL Ihres Formulars einen QR-Code und platzieren Sie diesen gut sichtbar als Aufsteller am Stand. Falls Sie nicht alle Kontakte direkt persönlich bearbeiten können, haben Interessent:innen so trotzdem einen direkten Draht zu Ihnen.
3. Marketingevents manuell anlegen
Nutzen Sie das HubSpot-Feature für Marketingevents, um den Überblick zu behalten. Da es sich bei Messen um Präsenz-Events handelt, navigieren Sie in Ihrem Account zu Marketing und Events und klicken oben rechts auf Marketingevent erstellen. Hier tragen Sie alle Eckdaten der Messe ein.
Quelle: HubSpot
4. Event-Tracking über HubSpot-Kampagnen
Damit die Messe kein isoliertes Event bleibt, ordnen Sie das neu erstellte Marketingevent der passenden HubSpot-Kampagne zu. Durch diese Verknüpfung können Sie später dank der Multi-Touch-Umsatz-Attribution genau messen, wie viele Leads auf der Messe generiert wurden und wie viel tatsächlicher Umsatz aus diesem spezifischen Event entstanden ist.
Empfehlung: Kampagnen-Verknüpfung nicht überspringen
Die Verknüpfung von Marketingevent und Kampagne ist der Schritt, den viele Teams auslassen – und später bereuen. Nur so sehen Sie im Reporting, welche Messen langfristig tatsächlich Umsatz bringen und wo sich das Investment lohnt.
Phase 2: Event-Leads erfassen vor Ort
Mit dem vorbereiteten Setup im Hintergrund geht es zur Messe. Hier ist aus unserer Sicht wichtig, Leads möglichst unkompliziert erfassen zu können. Dabei hilft Ihnen die HubSpot Mobile App.
Quelle: HubSpot Business Card Scanner
Sie bietet einen integrierten Visitenkarten-Scanner. So fotografieren Sie eine Karte und das CRM legt automatisch einen neuen Kontakt an. Direkt im Anschluss füllen Sie am Smartphone die in Phase 1 angelegten Eigenschaften (etwa Priorität A/B/C) aus und hinterlegen Gesprächsnotizen.
Tipp für besonders große Messen
Sind Sie auf Messen mit eigenen Scan-Systemen unterwegs? Dann könnten sich Spezial-Tools wie snapADDY oder Scan2Lead lohnen. Diese können Sie über den HubSpot App Marketplace nahtlos anbinden. So landet – ähnlich wie bei der HubSpot-eigenen Variante – jeder gescannte Kontakt in Echtzeit und qualifiziert in Ihrem CRM.
Phase 3: Post-Messe-Automatisierung mit Follow-ups
Melanie Richter von twentyZEN schreibt in Ihrem Blog-Beitrag, dass rund 30 Prozent aller Messe-Leads nach dem Event verloren gehen.
Umso wichtiger ist die Arbeit, sobald Sie vom Event wieder zurück im Büro sind. Hier sind ein paar Tipps:
- Workflows und Nurturing: Nutzen Sie HubSpot-Workflows, um automatisierte Follow-up-E-Mails zeitnah zu versenden und mithilfe von Personalisierungs-Tokens individuell auf Ihre Leads zuzuschneiden – direkt nach Messeende oder erst einige Tage später: Schon eine kurze Nachricht mit passendem Content-Link reicht aus, um im Gedächtnis zu bleiben und das Momentum aufrechtzuerhalten.
- Intelligentes Lead-Routing: Übergeben Sie die Messe-Leads vollautomatisiert an den Vertrieb. Basierend auf den erfassten Eigenschaften aus Phase 1 (etwa Produktinteresse oder Postleitzahl) weist HubSpot den Lead direkt der zuständigen Person zu und erstellt automatisch eine Follow-up-Aufgabe im CRM.
Einige Wochen oder Monate nach dem Event stellt sich dann die entscheidende Frage: War die Messe erfolgreich? Wie steht es um die gewonnenen Leads? Bauen Sie sich mit HubSpot eigene Dashboards, um den Messe-Erfolg zu messen. So sehen Sie auf einen Blick die Anzahl der aus dem Event entsprungenen Leads, den Pipeline-Wert und wie viele Deals Sie geclosed haben.
Reportings für langfristige ROI-Einschätzung
Seine volle Wirkung entfaltet dieses Reporting auf mehrere Jahre gesehen: Dann sehen Sie zahlenbasiert, welche Messen wirklich Umsatz, Kund:innen und damit den höchsten ROI bringen – und können Ihr Messebudget gezielt einsetzen.
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Fazit: Event-Leads online verwalten während der gesamten Messephase
Event-Leads ohne ein CRM-System zu verwalten, ist mühsam und fehleranfällig. Nutzen Sie stattdessen ein Tool wie HubSpot und verknüpfen Sie alle drei Phasen miteinander: von der strategischen Vorbereitung über das digitale Erfassen am Stand bis hin zur Automatisierung des Follow-ups nach der Messe.
Diese Forschungsergebnisse von Dr. Melanie Stehr unterstreichen, wie wichtig Events im B2B-Umfeld nach wie vor sind: „Physische Messen spielen besonders in frühen Kaufphasen eine zentrale Rolle", erklärt die Messe-Expertin. Umso wichtiger ist es aus unserer Sicht, nicht unvorbereitet in eine Messewoche zu gehen.
Unsere Tipps für die Vor- und Nachbereitung eignen sich besonders für kleinere Events ohne eigene App oder vorgefertigte Teilnehmendenprofile sowie für kleinere Messen, auf denen Sie Visitenkarten noch selbst erfassen. Auch Leadlisten, die Sie über die Apps großer Messen erhalten, lassen sich zentral in einem CRM bündeln.
Dank HubSpot und smarter Funktionen wie dem integrierten Visitenkarten-Scanner auf dem Smartphone, dem vollautomatisierten Lead-Routing im CRM, zeitgesteuerten Follow-up-Workflows und der detaillierten Umsatz-Attribution in eigenen Dashboards sind Sie bestens für den nächsten Messeauftritt gerüstet.
