Bedingte Formatierung in Excel: So geht’s

Microsoft Excel ist ein umfangreiches Tool, mit dem sich Daten im Handumdrehen auswerten lassen. Eine einfache Tabelle mit unzähligen Werten ist jedoch nicht gerade das, was am Reporting-Tag für sprudelnde Begeisterung sorgt. Machen Sie Ihre Auswertung mit der bedingten Formatierung attraktiver.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Möglichkeiten die bedingte Formatierung in Excel bietet, wie Sie sie auf Ihre Tabelle anwenden und welche Tricks Ihnen bei der Nutzung behilflich sein können.

Was kann man mit der bedingten Formatierung machen?

Die bedingte Formatierung eignet sich für die folgenden drei Hauptanwendungsfälle:

1. Hervorhebung von Werten: Alle Werte werden hinsichtlich der Bedingung geprüft und entsprechend farblich hervorgehoben oder grafisch umgewandelt. Ist ein Wert beispielsweise kleiner als 0, soll die Zelle grün gefärbt werden.
2. Kontrolle durch Formeln: Mithilfe von Bedingungsformeln werden alle Zellwerte analysiert. Trifft der Wert zu oder nicht zu, so wird die Zelle entsprechend formatiert. Mit dieser Variante kann beispielsweise geprüft werden, wann die Daten einen bestimmten Wert überschreiten.
3. Duplikate ausfindig machen: Die Tabelle wird auf doppelte Werte überprüft. Treten diese auf, so werden die Zellen hervorgehoben.

Bedingte Formatierung in Excel: Farbe oder grafische Darstellung anpassen

Mithilfe der bedingten Formatierung können Sie verschiedene visuelle Anpassungen innerhalb der Tabelle vornehmen, um Werte hervorzuheben. Hier bieten sich beispielsweise – je nach Anwendung – Einfärbungen, Farbverläufe, Datenbalken oder Symbole an.

Farben und Farbverläufe

Farbige Hervorhebungen eignen sich in Excel besonders gut, um Trends oder Tendenzen zu erkennen. Das folgende Beispiel zeigt, welche Produktkategorie am besten und welche am schlechtesten abschließt.

1. Markieren Sie die Tabelle.
2. Wählen Sie unter Start > Bedingte Formatierung die Option „Regeln zum Hervorheben von Zellen“ aus. Zur Auswahl stehen:
   • Kleiner als …
   • Größer als …
   • Zwischen …
   • Gleich …
   • Textinhalt …
   • Datum …
   • Doppelte Werte …

     Für unser Beispiel möchten wir herausstellen, welche Produktkategorie den Schwellenwert von 20.000 Euro Umsatz übersteigt. Geben Sie unter „Größer als …“ den Wert ein und bestimmen Sie die Farbe zur Hervorhebung.

Quelle: Screenshot Microsoft Excel 2022

Alternativ steht Ihnen die Option „Farbskala“ zur Verfügung. Wählen Sie eine Farboption oder bestimmen Sie (unter „Neue Regel“) selbst die Farben Ihrer 2-Farben-Skala oder 3-Farben-Skala. Legen Sie die entsprechenden Farben für den höchsten, mittleren und niedrigsten Wert fest, um Ihren Datensatz zu veranschaulichen.

Quelle: Screenshot Microsoft Excel 2022

Datenbalken und Symbole

Anstatt Farben können Sie bei der bedingten Formatierung auch auf grafische Darstellungen zurückgreifen, um Ihre Daten zu veranschaulichen. Somit können Aufwärts- und Abwärtstrends innerhalb der Produktkategorien aufgedeckt werden.

So fügen Sie Datenbalken ein:

1. Markieren Sie den Wertebereich oder die Tabelle.
2. Gehen Sie unter Start > Bedingte Formatierung auf „Datenbalken“.
3. Wählen Sie die gewünschte Darstellung aus. Sobald Sie Änderungen in der Tabelle vornehmen, wird sich auch die grafische Darstellung anpassen.

Quelle: Screenshot Microsoft Excel 2022

Symbole fügen Sie folgendermaßen ein:

1. Markieren Sie erneut den Wertebereich.
2. Gehen Sie unter Start > Bedingte Formatierung auf „Symbolsätze“. Wählen Sie eine Option. Unter „Regeln verwalten“ können Sie festlegen, wann die Symbolsätze eintreten sollen.

Quelle: Screenshot Microsoft Excel 2022

Excel bedingte Formatierung: Formel zum Hervorheben von Zellen

Um komplexere Überprüfungen innerhalb einer Tabelle vorzunehmen, eignet sich die bedingte Formatierung basierend auf Formeln. Im Gegensatz zu den regelbasierten Formatierungen, die starrer sind, können Sie mittels Formeln flexibler vorgehen. Sie sind nicht an einen Schwellenwert gebunden, sondern können umfangreiche Analysen anstellen.

Anstatt auf die von Excel vordefinierten bedingten Formatierungen zurückzugreifen, legen Sie Ihre eigene Formel als Bedingung für die Formatierung an. Die zu überprüfende Komponente kann sich außerdem in einer anderen Zelle befinden als der Wert, der hervorgehoben werden soll. Somit bietet diese Art der bedingten Formatierung einen entscheidenden Vorteil in der Flexibilität.

Beispiel für bedingte Formatierung in Excel: WENN/DANN-Formel

Ein einfaches Beispiel für die bedingte Formatierung mittels Formel ist die WENN/DANN-Formel. Dabei definieren Sie eine Bedingung (Wenn), die erfüllt sein muss, damit die Formatierung (Dann) durchgeführt wird.

Nehmen wir das vorherige Beispiel: Wenn eine Produktkategorie über die Zielerreichung von 20.000 Euro Umsatz steigt, dann wollen Sie diese rot hervorheben.

1. Legen Sie unter Start > Bedingte Formatierung eine „Neue Regel“ an.
2. Gehen Sie unter dem Drop-down-Punkt „Klassisch“ auf „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“.
3. Nun geben Sie die entsprechende Formel in die Zeile darunter ein. In unserem Fall ist das: „$D4=“über Ziel“.
4. Wählen Sie anschließend die Formatierung aus, die vorgenommen werden soll, wenn die Bedingung erfüllt ist.

Quelle: Screenshot Microsoft Excel 2022

Tipps für die bedingte Formatierung in Excel

Microsoft Excel bietet Ihnen eine ganze Fülle von Funktionen. Die vielen Möglichkeiten sind Vorteil und Nachteil zugleich – zumindest, wenn Sie nicht wissen, wie und wo Sie die gewünschte Funktion anwenden. Die folgenden vier Tipps werden Ihnen den Umgang mit der bedingten Formatierung erleichtern.

1. In Excel bedingte Formatierung übertragen

Sparen Sie Zeit: Um eine bedingte Formatierung auf eine andere Spalte oder Zeile zu übertragen, wählen Sie den bereits formatierten Bereich aus. Klicken Sie dann das Pinsel-Icon an und wählen Sie anschließend den Bereich aus, auf den das Format übertragen werden soll.

Quelle: Screenshot Microsoft Excel 2022

2. Wie Sie in Excel bedingte Formatierung löschen

Möchten Sie eine bedingte Formatierung aus einem Bereich löschen, dann wählen Sie diesen an. Gehen Sie nun unter Start > Bedingte Formatierung auf „Regeln verwalten“. Wählen Sie in der Übersicht die Regel aus, die Sie löschen möchten, und entfernen Sie sie mit dem Minus (-) unten links.

Quelle: Screenshot Microsoft Excel 2022

3. Vorsicht bei Änderungen: Excel bedingte Formatierung schützen

Ungewollte Änderungen in Excel führen schnell zu unschönen Ergebnissen. Damit Sie Ihre Zellen davor schützen – beispielsweise, wenn Sie die Datei an andere Personen senden – wählen Sie unter Start > Format > Zellen die Option „Zelle sperren“ aus. Ist der Haken gesetzt, schützen Sie Ihr Blatt, indem Sie unter „Überprüfen“ auf „Blatt schützen“ gehen. Vergeben Sie ein Passwort, damit nur berechtigte Personen Änderungen vornehmen können.

Quelle: Screenshot Microsoft Excel 2022

4. In Excel bedingte Formatierung kopieren

Möchten Sie eine Spalte samt bedingter Formatierung kopieren und an eine andere Stelle einfügen, brauchen Sie nur wenige Handgriffe. Markieren Sie zunächst die Spalte (oder den Wertebereich). Klicken Sie nun Strg + C zum Kopieren. Gehen Sie anschließend an die Stelle, an die die Werte eingefügt werden sollen. Nutzen Sie den Rechtsklick und klicken Sie auf „Inhalte einfügen“ und wählen Sie „Ursprüngliche Formatierung beibehalten“ aus.

Quelle: Screenshot Microsoft Excel 2022

Fazit: Heben Sie Tabellenwerte optisch hervor

Die bedingte Formatierung in Excel ist eine gute Möglichkeit, um in unübersichtlichen Datenwüsten den Überblick zu behalten. Heben Sie Zellenwerte mit einer Farbskala hervor, fügen Sie Symbolik ein oder nutzen Sie die grafische Darstellung mittels Datenbalken. Die visuelle Aufbereitung Ihrer Daten hilft Ihnen ganz sicher bei der nächsten strategischen Entscheidung.

Titelbild: damircudic / iStock / Getty Images Plus