Excel-Index-Funktion verstehen und anwenden (inkl. Beispiel)

Die Liste der Excel-Funktionen ist lang. Den berühmten Verweis oder klassische Kalkulationsformeln haben die meisten sicherlich bereits genutzt. Doch haben Sie schon einmal von der Index-Funktion des Microsoft-Office-Tools gehört? Damit lassen Sie sich einen Wert anhand seiner Position ausgeben. Wir zeigen, was dahinter steckt und wie das funktioniert.

Dafür wenden Sie die Excel-Index-Funktion an

Wer häufig mit Excel-Tabellen mit großen Datenmengen arbeitet, kennt die Herausforderungen, die damit einhergehen. Irgendwann ist jede Tabelle zu groß, um sie manuell zu durchsuchen. Um dennoch den Überblick zu behalten und gesuchte Werte schnell zu finden, steht Ihnen die Index-Formel von Excel zur Verfügung.

Mit der Excel-Index-Funktion lassen Sie sich gezielt einen Wert anhand seiner Position innerhalb einer Matrix ausgeben. Das hilft beispielsweise dann, wenn Sie Werte am Ende einer Tabelle suchen, die tausende Zeilen und Spalten umfasst. Um die Excel-Index-Funktion zu verwenden, benötigen Sie keine tiefgreifenden Kenntnisse des Programms und keine lange Einarbeitung – mit wenigen Klicks kommen Sie zum gewünschten Ergebnis. Anhand eines Beispiels zeigen wir Ihnen, wie.

Excel-Index-Funktion richtig anwenden: Ein Beispiel

Um zu verstehen, wie die Excel-Index-Funktion in der Praxis funktioniert, hilft folgendes Anwendungsbeispiel. Nehmen wir an, Sie möchten in der folgenden, unübersichtlichen Matrix herausfinden, welcher Wert in Zeile 21, Spalte 13 steht.

Quelle: Screenshot Excel

Im ersten Schritt fügen Sie unterhalb der Tabelle einige Zellen hinzu, die als Felder für die Suchparameter und den Ausgabebereich dienen. Dort geben Sie die gewünschte Zeilen-Spalten-Kombination ein.

Quelle: Screenshot Excel

Klicken Sie anschließend in die Zelle, in der später das Ergebnis erscheinen soll. Hier tragen Sie nun die Index-Formel ein. Diese lautet:

Um die Funktion aufzurufen und einzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie im Menüband zum Reiter „Formeln“
2. Klicken Sie auf die Gruppe „Nachschlagen und Verweisen“
3. Wählen Sie „INDEX“ aus
4. Nutzen Sie als Argument die erste Option, „Matrix;Zeile;Spalte“

Die Alternative zum vierten Schritt ist die Suche in mehreren Bereichen. Nutzen Sie diese, wenn Sie im Arbeitsblatt gleich mehrere getrennte Bereiche durchsuchen möchten. In unserem Beispiel reicht die Matrix-Funktion aus.

Quelle: Screenshot Excel

Füllen Sie anschließend alle drei Felder aus. Klicken Sie dazu in das jeweilige Feld im Pop-up-Fenster und anschließend in das entsprechende Feld auf Ihrem Tabellenblatt. Um die Matrix auszuwählen, ziehen Sie im Tabellenblatt mit der Maus über den gesamten Zellbereich, in dem gesucht werden soll.

Quelle: Screenshot Excel

Ein letzter Klick auf „OK“ und fertig ist Ihre Excel-Index-Funktion. Im vorab definierten Feld wird nun der Wert der gewünschten Zelle ausgegeben. Um andere Werte innerhalb der Matrix zu ermitteln, können Sie bequem die in unserem Beispiel blau gefärbten Felder anpassen und andere Koordinaten angeben. Im grünen Feld aktualisiert sich das Ergebnis automatisch durch die hinterlegte Formel.

Excel-Index und Excel-Vergleich kombinieren

Das gezeigte Beispiel stellt die vereinfachte Anwendung der Excel-Index-Formel dar. Kombiniert mit anderen Funktionen entfaltet sie jedoch eine noch größere Wirkung. Vor allem das Zusammenspiel mit dem Excel-Vergleich, auch Excel-Match, ist spannend.

Die Vergleich-Funktion setzt noch einen Schritt vor der Index-Funktion an, indem sie die exakte Position eines Wertes ermittelt. Nachfolgend zeigen wir Ihnen, wie Sie beide Formeln kombinieren können.

Anleitung: Excel Index und Match verwenden

Zur Veranschaulichung ein weiteres Beispiel: Sie nutzen beispielsweise als Betreiberin oder Betreiber eines Tierheims eine Tabelle, die die anfallenden Kosten für verschiedene Haustiere aufschlüsselt. Sie wollen nun beispielsweise wissen, wie viel das Futter für ein Pferd kostet. Da Sie allerdings nicht auswendig wissen, an welchen Positionen sich die Zeile „Futter“ und die Spalte „Pferd“ befinden, kombinieren Sie beide Funktionen. Die Syntax des Vergleichs lautet wie folgt:

Nun setzen Sie die Begriffe „Futter“ und „Pferd“ anstelle der Koordinaten von Zeile und Spalte in die Index-Formel ein. Die exakte Formel sehen Sie im folgenden Screenshot. Anstelle der manuellen Eingabe der Begriffe in die Formel, können Sie auch die blau unterlegten Felder entsprechend anpassen.

Quelle: Screenshot Excel

Das Ergebnis spielt nun den Wert der gesuchten Zelle aus:

Quelle: Screenshot Excel

Weitere Möglichkeiten: Mehrere Ergebnisse bei Excel-Index und -Vergleich ausgeben

Neben dem beispielhaften Anwendungsfall der Formel-Kombination, ist es außerdem möglich mehrere Ergebnisse, anstatt nur ein Ergebnis bei der Verwendung von Excel-Index und -Vergleich auszugeben. Dies ist ein hilfreicher Excel-Tipp für alle, die häufig mit umfangreichen Datensätzen arbeiten und sich noch tiefer in das Tool einarbeiten möchten. Für die meisten Nutzenden reicht jedoch die einfache Kombination der beiden Funktionen aus.

Fazit: Die Excel-Index-Formel ist komplex, aber hilfreich

Microsoft Excel stellt den ein oder anderen User hin und wieder vor Herausforderungen. Besonders aufwändig sind etwa Matrizen mit großen Datenmengen, in denen Sie minutenlang einen bestimmten Wert suchen.

Mit der einfachen Excel-Index-Funktion kommen Sie schneller ans Ziel. Vor allem in Kombination mit der Vergleich-Formel ist sie besonders hilfreich. Viele Expertinnen erachten diese Lösung sogar als die bessere Alternative zum Excel-SVERWEIS. Haben Sie die Parameter und ihre Bedeutung einmal verinnerlicht, sollten Sie künftig keine Probleme mehr damit haben, die Index-Funktion einzeln oder in Kombination anzuwenden und Ihre Datensuche deutlich zu beschleunigen.

Titelbild: Christin Hume / Unsplash