Excel-Tabelle in Word einfügen und verknüpfen: So geht's

Sie möchten eine Excel-Tabelle in Word einfügen oder verknüpfen und wissen nicht, für welche Methode Sie sich entscheiden sollen? Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie das Einfügen und Verknüpfen einer Excel-Tabelle in Word klappt und welchen Unterschied es zwischen den beiden Methoden gibt.

Einfügen vs. verknüpfen: Das ist der Unterschied

Bevor Sie die Excel-Tabelle in Word einbetten, sollten Sie wissen, ob diese noch weiterbearbeitet werden soll. Bei einem einfachen Einfügen wird die Tabelle einfach kopiert und bleibt dann unveränderbar in der Word-Datei. Wollen Sie die Inhalte oder Format der Excel-Tabelle in Word noch verändern, so bietet es sich an, die Tabelle zu verknüpfen. Hierdurch können Sie weiterhin Änderungen innerhalb von Excel vornehmen, die in dem verknüpften Objekt in Word übernommen werden.

Schritt für Schritt: Excel-Tabelle in Word einfügen

Um eine Excel-Tabelle in Word einzufügen, können Sie mit den Kurzbefehlen „Copy“ und „Paste“ arbeiten oder aber über einen Rechtsklick auf der Maus die Tabelle kopieren und einfügen.

1. Öffnen Sie die Excel-Datei und markieren Sie die Tabelle, die Sie in Word einbetten wollen (Tipp: Klicken Sie auf die obere linke Ecke der Tabelle, halten Sie dann die Shift-Taste gedrückt, und klicken Sie auf die untere rechte Ecke der Tabelle, um die gesamte Tabelle zu markieren).
2. Kopieren Sie die Tabelle über Strg+C (Cmd+C) oder die rechte Maustaste und „Kopieren“.
   

   

   Quelle: Screenshot Excel

3. Setzen Sie den Cursor im Word-Dokument an die gewünschte Stelle.
4. Fügen Sie über Strg+P (Cmd+P) oder die rechte Maustaste und „Einfügen“ die Excel-Tabelle in das Word-Dokument ein.

Betten Sie die Excel-Tabelle über einen Rechtsklick in Word ein, haben Sie verschiedene Einfüge-Optionen:

Ursprüngliche Formatierung beibehalten (Strg+U)

Wählen Sie diese Option, bleibt die Tabelle optisch und funktional als solche erhalten. Sie können nun innerhalb von Word die einzelnen Zellen bearbeiten.

Quelle: Screenshot Excel-Tabelle in Word

Zielformatvorlagen verwenden (Strg+Z)

Hierbei können Sie die Excel-Tabelle so in Word einfügen, dass sie der Formatvorlage des Word-Dokuments entspricht.

Quelle: Screenshot Excel-Tabelle in Word

Tabelle als Grafik einfügen (Strg+A)

Wollen Sie die Excel-Tabelle in Word nicht mehr bearbeiten, können Sie sie auch als Grafik einfügen. Sie entspricht dann einem statischen Bild, das keine Interaktion mehr ermöglicht.

Nur den Text übernehmen (Strg+T)

Mit dieser Option fügen Sie ausschließlich den Text der Excel-Tabelle in Word ein. Diesen können Sie innerhalb des Word-Dokuments inhaltlich und optisch bearbeiten.

Schritt für Schritt: Excel-Tabelle in Word verknüpfen

Eine Verknüpfung der Excel-Tabelle beispielsweise für ein Gantt-Diagramm mit Word ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie im Anschluss noch Änderungen am Inhalt oder dem Tabellenformat vornehmen möchten. Um die Excel-Tabelle in Word zu verknüpfen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Kopieren Sie die Tabelle in Excel über Strg+C oder Rechtsklick und „Kopieren“.
2. Klicken Sie im Word-Dokument an die Stelle, an der Sie die Tabelle einfügen möchten.
3. Klicken Sie im Reiter auf Start > Einfügen > Inhalte einfügen.
   

   

   Quelle: Screenshot Word

4. Um die Excel-Tabelle mit Word zu verknüpfen, aktivieren Sie den Punkt „Verknüpfung einfügen“ und wählen Sie die Option „Microsoft-Excel-Arbeitsmappe-Objekt“.

Quelle: Screenshot Excel

Weitere Tipps, damit die Verknüpfung gelingt:

• Stellen Sie sicher, dass sowohl das Excel-Dokument als auch die Word-Datei vor der Verknüpfung abgespeichert wurden. Ansonsten können Änderungen, die Sie in der Excel-Datei vornehmen, nicht in Word übernommen werden.
• Nachdem Sie die Excel-Tabelle in Word verknüpft haben, können Sie ausschließlich in der Excel-Datei Änderungen vornehmen. Falls Sie das Word-Dokument bereits geöffnet haben und die Tabelle verändern wollen, klicken Sie mit einem Doppelklick auf die Tabelle in Word, sodass sich automatisch das verknüpfte Excel-Dokument öffnet.

Excel-Tabelle einfügen oder verknüpfen: Was ist sinnvoller?

Die Excel-Tabelle mit Word zu verknüpfen, bringt durch die flexiblen Änderungsmöglichkeiten viele Vorteile mit sich. Doch es gibt auch Situationen, in denen es sinnvoller ist, die Excel-Tabelle in Word einzubetten.

Möchten Sie das Word-Dokument teilen, ist die Portabilität mit integrierter Excel-Tabelle deutlich einfacher. Teilen Sie eine verknüpfte Tabelle in einem Word-Dokument, müssen Sie darauf achten, die notwendige Excel-Datei ebenfalls zu teilen. Unter Umständen muss die Person, mit der sie die Dokumente austauschen, eine erneute Verknüpfung zwischen beiden Dateien herstellen.

Wollen Sie die Excel-Tabelle in Word optisch individualisieren, ist es ebenfalls sinnvoll, diese einzufügen, statt zu verknüpfen.

Bei regelmäßigen inhaltlichen Änderungen sind Sie aber auf der sicheren Seite, wenn Sie eine Verknüpfung herstellen und so von den funktionalen Vorteilen von Excel profitieren.

Haben Sie die Excel-Anwendung nicht installiert, sondern verfügen nur über ein Excel-Dokument, das Sie öffnen können, können Sie diese einfügen, aber nicht verknüpfen. So haben Sie die Möglichkeit, mit Excel-Tabellen zu arbeiten und diese zu bearbeiten, ohne das Programm installieren zu müssen.

Fazit: Im Schnelldurchgang die Excel-Tabelle in Word laden

Ob Sie Ihre Excel-Tabelle in Word verknüpfen oder einbetten, hängt von den individuellen Umständen ab. Generell bringen beide Herangehensweisen Vorteile mit sich, um möglichst individuell oder sicher mit der Tabelle weiterzuarbeiten. Der Einsatz der Shortcuts ist vor allem beim Einfügen der Excel-Tabelle in Word hilfreich und spart viel Zeit und Frust. Alles in allem ergeben sich zahlreiche Möglichkeiten, um intuitiv und zielführend die Arbeit mit Tabellen in Word zu erleichtern.

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