18 Excel-Tipps und -Tricks, die Ihre Arbeit erleichtern

Das Programm Excel aus dem Microsoft Office-Paket ist heute im Marketing unentbehrlich geworden. Nicht nur für Statistiken, Reportings und Analysen, sondern auch als Listen- und Rechentool sucht Excel seinesgleichen. Wollen auch Sie Ihr Excel-Wissen aufpolieren, egal ob Einsteigende oder Fortgeschrittene?

Wir haben 18 Excel-Tipps zusammengetragen, mit denen Sie das Programm noch effizienter nutzen können.

Nützliche Excel-Tipps, die jeder Marketer kennen sollte

Excel ist ein Programm, das in den richtigen Händen zu wahren Wundern in der Lage ist. Wenn Sie Ihre Excel-Künste auf ein neues Level heben wollen, sind Sie hier genau richtig. Bevor wir jedoch mit den Excel-Tipps beginnen, starten wir mit einem generellen Hinweis: Passen Sie das Programm an Ihre Wünsche an!

Sie können die Bearbeitungsleiste oder Statusleiste bearbeiten, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken. Sie können die Funktionen darin einstellen, die Sie viel nutzen. Leider kann jedoch nicht jedes Dropdown-Menü editiert werden.

Die folgenden Tipps und Tricks werden Ihnen die Arbeit mit Excel um ein Vielfaches erleichtern. Manche Punkte decken Grundlagen ab, doch wir werden Ihnen auch Funktionen vorstellen, die über das Basiswissen hinausgehen.

1. Pivot-Tabellen

Pivot-Tabellen werden dazu genutzt, um Daten in einer Tabelle zu reorganisieren. Unter anderem können Sie mit einem Pivotchart Werte zusammenfassen oder verschiedene Informationen miteinander vergleichen. Die Daten selbst bleiben jedoch unverändert.

Ein Beispiel aus der Harry Potter-Welt: Nehmen wir an, wir möchten wissen, wie viele Schülerinnen und Schüler jeweils in den vier Häusern in Hogwarts sind. Der Einfachheit halber arbeiten wir in diesem Beispiel nur mit wenigen Daten, aber auch bei großen Datensätzen können Sie die folgenden Excel-Tipps nutzen.

Um eine Pivot-Tabelle zu erstellen, müssen Sie über Einfügen > Pivot-Tabelle gehen. Excel pflegt dann automatisch Ihre Tabelle ein, wobei Sie die Anordnung der Daten im Zellbereich jederzeit ändern können. Dazu haben Sie vier Möglichkeiten:

1. Berichtsfilter: Diese Funktion zeigt nur ausgewählte Reihen in Ihrem Datensatz an. Zum Beispiel können wir einen Filter erstellen, der die Kontakte nach Haus ordnet und uns nur Angehörige von Gryffindor heraussucht.
2. Spaltenbeschriftungen: Damit können Sie Ihren Datensatz mit Überschriften benennen.
3. Zeilenbeschriftungen: Damit haben Sie die Möglichkeit, die einzelnen Zeilen in Ihrem Datensatz zu beschriften. Die Spalten- und die Zeilenbeschriftungen können beide Daten aus den Spalten enthalten. Beispielsweise kann der Vorname sowohl in die Spalten- als auch in die Zeilenbeschriftung gezogen werden, je nachdem, wie Sie Ihre Daten angezeigt haben wollen.
4. Wert: Über diesen Bereich können Sie Ihre Daten auf komplett andere Weise betrachten. Statt nur einen numerischen Wert zu ziehen, können Sie Zahlen zusammenfassen, zählen, einen Mittelwert bilden, den Durchschnitt bemessen, maximieren, minimieren oder ein paar andere Manipulationen durchführen. Standardgemäß werden Felder automatisch gezählt, wenn Sie sie in den Wertebereich ziehen.

Wir wollen nun die Anzahl der Schülerinnen und Schüler in jedem Hogwarts-Haus zählen. Dazu gehen wir in die Pivot-Tabelle und ziehen die Haus-Spalte in Zeilenbeschriftung und in Werte. Dadurch summiert sich die Anzahl der Angehörigen je Haus.

2. Mehrere neue Zeilen oder Spalten hinzufügen

Bei der Arbeit mit Datensätzen werden Sie vielleicht immer wieder mehrere Zeilen oder Spalten hinzufügen müssen. Ein paar wenige sind manuell kein Problem, doch bei Hunderten neuer Reihen wäre das eine große Aufgabe. Zum Glück gibt es bei Excel einen Workaround.

Um mehrere neue Zeilen oder Spalten in Ihrer Tabelle zu erstellen, müssen Sie die jeweilig gewünschte Anzahl in den bereits bestehenden Zeilen oder Spalten markieren und mit einem Rechtsklick auf „Einfügen“ gehen.

Im Beispiel unten sollen drei neue Zeilen hinzugefügt werden. Wir markieren also drei bestehende Zeilen, klicken auf „Einfügen“ und kreieren so einfach und schnell drei leere Zeilen.

Extra-Excel-Tipp: Beim Kopieren gibt es allerlei Kniffe. Wenn Sie beispielsweise nur die Formatierung einer kopierten Zelle oder nur ihren Inhalt oder sogar nur das Ergebnis einer Formel anstelle der Formel selbst einfügen wollen, können Sie diese Einfügeoptionen auswählen. Wählen Sie die Zelle mit einem Rechtsklick (nicht Doppelklick!) aus und suchen Sie unter „Einfügen“ die Option aus, die Sie benötigen.

3. Filter

Wenn Sie mit einem umfangreichen Datensatz arbeiten, betrachten Sie vermutlich nicht alle Zeilen auf einmal. Manchmal sind nur solche Daten relevant, die zu bestimmten Kriterien passen – genau dazu sind Filter da.

Über Filter können Sie Ihre Daten reduzieren, um nur bestimmte Zeilen angezeigt zu bekommen. In Excel können Sie zu jeder Spalte einen Filter erstellen und somit genau festlegen, was dargestellt wird.

Im unteren Beispiel gehen wir über Daten > Filtern und können am Pfeil, der an den jeweiligen Spaltenüberschriften angezeigt wird, den Filter wählen. Dabei können wir angeben, ob die Daten in auf- oder absteigender Reihenfolge angezeigt werden, beziehungsweise welche Zeilen genau ausgewählt sein sollen.

In unserem Harry Potter-Beispiel wollen wir nur die Schülerinnen und Schüler sehen, die im Haus Gryffindor sind. Wenn wir den Gryffindor-Filter anwenden, verschwinden alle anderen Zeilen.

Bonus-Excel-Tipp: Kopieren Sie sich die Werte aus der Tabelle, wenn Sie einen Filter aktiviert haben, um zusätzliche Analysen in einer anderen Tabelle durchzuführen.

4. Duplikate entfernen

Bei größeren Datensätzen kann es schnell vorkommen, dass Inhalte doppelt vorhanden sind. Nehmen wir an, Sie haben jeweils mehrere Kontakte aus einer Firma, aber wollen nur die Anzahl der Unternehmen sehen, die sich in der Liste befinden. In solchen Situationen ist es sehr praktisch, Duplikate (temporär) zu entfernen.

Dazu müssen Sie den Spalten- oder Zeilenbereich markieren, aus dem Sie die Duplikate entfernen möchten. Über Daten und die Kategorie Datentools finden Sie die Funktion „Duplikate entfernen“, woraufhin sich ein Pop-up-Fenster öffnet. Dieses lässt Sie auswählen, welche Spalten auf Duplikate geprüft werden sollen, und entfernt diese entsprechend.

Zusammenfassend können Sie mit dieser Funktion doppelte Werte innerhalb von Spalten oder auch ganze Duplikat-Zeilen löschen. Wenn wir von den drei Zeilen zu Harrys Informationen nur eine angezeigt haben wollen, können wir den gesamten Datensatz markieren und die Duplikate je nach E-Mail-Adresse entfernen. Die neue Liste würde dann alle Namen nur einmal beinhalten.

5. Transponieren

Über die Transponieren-Funktion können Sie Spalten zu Zeilen oder umgekehrt konvertieren. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

• Markieren Sie die Spalte, aus der Sie eine Zeile machen wollen, und wählen Sie per Rechtsklick „Kopieren“.
• Nun markieren Sie die Zelle in Ihrer Tabelle, in der die transponierte Zeile anfangen soll.
• Klicken Sie per Rechtsklick auf „Inhalte einfügen…“.
• Im neuen Po-pup-Fenster sehen Sie unten rechts das Feld „Transponieren“. Setzen Sie dort einen Haken und klicken Sie auf OK.

Nun wird Ihre Spalte zur Zeile konvertiert, beziehungsweise umgekehrt.

6. Zellentext auf mehrere Zellen aufteilen

Ist es möglich, Informationen aus einer Zelle in zwei Zellen zu teilen? Ja! Auf diese Weise können Sie zum Beispiel aus einem vollen Namen zwei separate Spalten mit Vor- und Nachnamen machen.

Markieren Sie zunächst die Spalte, die Sie teilen wollen. Nun gehen Sie auf Daten > Text in Spalten, woraufhin sich der Textkonvertierungsassistent öffnet. Dort müssen Sie zwischen Getrennt und Feste Breite wählen:

• „Getrennt“ bedeutet, dass Sie die Spalte nach Zeichen wie Kommata, Leerzeichen oder Tab trennen wollen.
• „Feste Breite“ bedeutet, dass Sie bei allen Spalten einen genauen Punkt wählen, an dem die Trennung vollzogen werden soll.

Im Beispiel unten wählen wir „Getrennt“, um aus dem vollen Namen zwei Spalten mit Vor- und Nachnamen zu machen.

Anschließend müssen Sie die Trennzeichen wählen. Zur Auswahl stehen Tabstopp, Semikolon, Komma, Leerzeichen oder ein anderes Zeichen, beispielsweise das @-Zeichen in E-Mail-Adressen. Für unser Beispiel wählen wir das Leerzeichen. Excel zeigt Ihnen nun eine Vorschau Ihrer neuen Spalten an.

Über „Weiter“ haben Sie noch die Möglichkeit, das Datenformat der Spalten näher zu bestimmen und/oder über „Fertigstellen“ den Vorgang abzuschließen. Einer der praktischsten Excel-Tipps, der Ihnen viel Zeit sparen wird!

7. Zellen mit „&” kombinieren

Diese Excel-Funktion ist im Grunde das Gegenteil zum Punkt 6. Mit dem &-Zeichen können Sie Daten aus mehreren Zellen zu einer Zelle zusammenfassen. Deshalb gehören die beiden Excel-Tipps zusammen.

Nehmen wir als Beispiel, dass wir den Vor- und Nachnamen in eine Spalte übernehmen wollen. Dazu halten Sie den Mauszeiger über die Zelle, in der der vollständige Name dann schlussendlich erscheinen soll. Markieren Sie nun eine Zelle mit einem Vornamen, tippen Sie das &-Zeichen ein und markieren Sie die Zelle mit dem zugehörigen Nachnamen: =A2&B2

Doch Achtung: Wenn Sie nur =A2&B2 eintippen, gibt es kein Leerzeichen zwischen den beiden Namen. Um dieses hinzuzufügen, müssen Sie die Formel =A2&” “&B2 verwenden. Die Anführungszeichen um das Leerzeichen befehlen Excel, den Vor- und Nachnamen voneinander zu trennen.

Tipp: Sie können die Formel auch auf mehrere Zeilen anwenden, wenn Sie die Ecke der ersten Zelle nach unten ziehen.

8. Einfache Kalkulationen

Neben sehr komplexen Berechnungen kann Excel Ihnen auch bei einer einfachen arithmetischen Tabellenkalkulation helfen, sprich, beim Addieren, Subtrahieren, Multiplizieren oder Dividieren.

• Addieren über das + Zeichen
• Subtrahieren über das - Zeichen
• Multiplizieren über das * Zeichen
• Dividieren über das / Zeichen

Um eine Berechnung einzuleiten, beginnen Sie mit einem =-Zeichen, gefolgt von der Rechenoperation. Beachten Sie bei der Verwendung der Rechenzeichen, dass bei Excel die übliche Grundregel gilt: Klammer vor Punkt vor Strich.

Tipp: Zur Berechnung des Durchschnittswerts einer Zahlenmenge nehmen Sie die Formel =MITTELWERT(Zellenbereich), zum Summieren die Formel =SUMME(Zellenbereich).

9. Bedingte Formatierung

Über bedingte Formatierungen werden Tendenzen oder Interessenspunkte in einem Datensatz ermittelt. So können Sie zum Beispiel bestimmte Zahlen markieren, die sich über einem Durchschnitt befinden, oder Gemeinsamkeiten zwischen verschiedenen Zeilen farblich hervorheben. Wichtige Informationen werden durch die bedingte Formatierung von Excel schnell ersichtlich.

Dazu markieren Sie die Zellen, die Sie formatieren wollen. Wählen Sie dann im Startmenü die Funktion „Bedingte Formatierung“ und die Bedingungen, nach denen Sie Ihre Daten sortieren möchten. Sie können bei Bedarf auch eine eigene Regel erstellen). Das Pop-up-Fenster zeigt Ihnen weiterführende Informationen zu Ihrer Formatierungsregel. Über „OK“ werden Ihre Ergebnisse automatisch angezeigt.

Extra-Excel-Tipp: Nutzen Sie die Funktion der Blitzvorschau, um Muster erkennen zu lassen. So können Sie beispielsweise Vor- und Nachnamen aus einer Spalte trennen.

10. WENN-Funktion

Die Excel-WENN-Funktion, auch WENN/DANN-Funktion, ermöglicht Ihnen den logischen Vergleich zwischen einem aktuellen Wert und einem erwarteten Wert. Generell lautet die Formel:

WENN(Bedingung, Wert wenn wahr, Wert wenn falsch)

Betrachten wir das einmal genauer:

• Bedingung: Die Bedingung formuliert, welchen Wert eine Zelle explizit erfüllen muss.
• Wert wenn wahr: In diesem Teil wird festgelegt, in was der Wert der Zelle geändert werden soll, wenn die Bedingung erfüllt wird.
• Wert wenn falsch: Dieser Abschnitt bestimmt, welchen Wert die Zelle anzeigt, wenn sie die Bedingung nicht erfüllt.

Im unteren Beispiel wollen wir jeder Person aus Gryffindor 10 Extrapunkte verleihen. Statt bei jedem Kontakt manuell die 10 einzutragen, nutzen wir dafür die WENN/DANN-Funktion: Wenn die Person in Gryffindor ist, dann bekommt sie 10 Punkte.

Unsere Bedingung lautet also D2=”Gryffindor“, um sicherzustellen, dass die Person zu Gryffindor gehört. Wichtig sind hierbei die Anführungszeichen, weil es sich um Textfeld und nicht um ein Zahlenfeld handelt.

Wird die Bedingung erfüllt, soll der Wert der Hauspunkte auf 10 geändert werden. Diejenigen Personen, auf die die Bedingung nicht zutrifft, erhalten den Wert 0.

Die Formel für unser Beispiel heißt daher: WENN(D2=”Gryffindor”,10, 0)

Anmerkung: Um später die Gesamtanzahl der Punkte zusammenzählen zu können, muss die 10 ohne Anführungszeichen gesetzt werden, da sich Textfelder nicht mathematisch berechnen lassen.

11. Dollarzeichen

Das Dollarzeichen in einer Excel-Formel steht nicht für ein Währungszeichen, sondern hat eine bestimmte Funktion: Es sorgt dafür, dass die spezifischen Spalten und Zeilen unverändert bleiben, wenn Sie die gleiche Formel in angrenzende Zeilen kopieren.

Zellbezüge sind standardgemäß relativ. Das bedeutet: Wenn Sie die Formel eines relativen Bezugs von einer Zelle zu einer anderen kopieren, werden sich die Werte in der Formel automatisch ändern, je nachdem, wohin Sie sie kopieren.

In manchen Fällen ist es aber wichtig, dass die Werte der Formel gleich bleiben, auch wenn sie verschoben werden. Das geht nur, indem Sie einen relativen Bezug in einen absoluten Bezug ändern.

Hier kommt das Dollarzeichen ins Spiel. Setzen Sie dieses vor diejenigen Spalten- und Zeilenwerte eines relativen Bezugs, die absolut sein sollen. Folgende Szenarien sind möglich:

• A1: relativ für Spalte A und relativ für Zeile 1
• $A1: absolut für Spalte A und relativ für Zeile 1
• A$1: relativ für Spalte A und absolut für Zeile 1
• $A$1: absolut für Spalte A und absolut für Zeile 1

Das Dollarzeichen gehört deshalb zu den Excel-Tipps, die Marketerinnen und Marketer unbedingt kennen sollten.

12. SVERWEIS-Funktion

Der Excel-SVERWEIS (auch VLOOKUP) kommt zum Einsatz, wenn Sie mit Datensätzen in verschiedenen Tabellenblättern in Ihren Exceldateien arbeiten. Wenn mindestens eine Spalte in den Tabellenblättern identisch ist, können Sie die Datensätze auf diese Weise zusammenführen.

Die Formel lautet: =SVERWEIS(Suchkriterium, Matrix, Spaltenindex, [Bereich Verweis])

In dieser Formel gibt es mehrere Variablen. Die folgenden Erklärungen basieren darauf, dass wir Informationen aus Tabelle1 und Tabelle2 in Tabelle1 kombinieren möchten.

Suchkriterium: Als Suchkriterium geben Sie den Wert ein, der in beiden Tabellen identisch ist. Wählen Sie dazu den ersten Wert in Ihrer ersten Tabelle.

Matrix: Als Matrix fungiert der Spaltenbereich aus Tabelle2, aus dem Sie Daten ziehen wollen. Das ist zum einen die Spalte, die mit Ihrem Suchkriterium aus Tabelle1 identisch ist, und zum anderen die Spalte(n), die Sie in Tabelle1 kopieren wollen.

Spaltenindex: Dies bezeichnet die Spaltennummer in Tabelle2, deren Werte kopiert werden sollen.

Bereich Verweis: Setzen Sie diesen auf FALSCH, damit Sie auch wirklich nur die genau passenden Werte einbeziehen. Die andere Option ist WAHR für eine ungefähre Übereinstimmung.

In unserem Beispiel haben wir zwei Tabellen, deren Gemeinsamkeit die Spalte mit E-Mail-Adressen ist. Wir führen nun beide Datensätze in Tabelle1 zusammen, wobei die Information zum Haus aus Tabelle2 in Tabelle1 kopiert wird.

• Das Suchkriterium ist C2 (der erste Wert der identischen Spalte in Tabelle1).
• Die Matrix ist Blatt2!A:B (Spalten A und B in Tabelle2).
• Der Spaltenindex ist 2 (zweite Spalte „Haus“ in Tabelle2).
• Als Bereich-Verweis verwenden wir FALSCH.

Daher lautet die fertige Formel =SVERWEIS(C2,Blatt2!A:B,2,FALSCH).

Beachten Sie, dass die SVERWEIS-Funktion lediglich die Werte aus dem zweiten Tabellenblatt liest, die rechts von der identischen Spalte liegen. Sprich, Sie können sich nicht auf Spalten beziehen, die links davon liegen. Dadurch ist die Formel teilweise eingeschränkt - die INDEX- und VERGLEICH-Funktionen helfen Ihnen in solchen Fällen aus.

13. INDEX VERGLEICH

Ähnlich wie SVERWEIS sind die INDEX- und VERGLEICH-Funktionen dazu da, Daten aus einem anderen Datensatz an einen zentralen Ort zu kopieren. Die wichtigsten zwei Unterschiede dieser Excel-Funktionen sind jedoch:

• Die SVERWEIS-Formel ist deutlich schlichter. Besonders wenn Sie mit großen Datenmengen arbeiten, die tausende SVerweise benötigen würden, ersparen Ihnen die INDEX- und VERGLEICH-Funktionen sehr viel Ladezeit in Excel.
• INDEX- und VERGLEICH-Formeln können auch von rechts nach links arbeiten, wohingegen SVerweise nur von links nach rechts funktionieren. Würden Sie alles mit SVerweisen organisieren, müssten Sie Ihren Datensatz aufwendig umsortieren.

Ein Beispiel: In Tabelle1 befinden sich die Namen der Schülerinnen und Schüler und ihre E-Mail-Adressen. In Tabelle2 sind die E-Mail-Adressen und der Patronus (Schutztier) des jeweiligen Schülers oder der Schülerin. Was in beiden Tabellenblättern gleich ist, ist die Spalte mit den E-Mail-Adressen, jedoch hat diese Spalte in den beiden Tabellen eine andere Spaltennummer. Mit einer INDEX VERGLEICH-Formel ist das Kopieren der Daten trotzdem kein Problem.

Die INDEX VERGLEICH-Formel ist nichts weiter als eine VERGLEICH-Formel, die in eine INDEX-Formel eingebunden wird. Im Folgenden sind die Formeln farblich voneinander getrennt:

Die Formel: =INDEX(Matrix, VERGLEICH Formel)

Daraus wird: =INDEX(Matrix, VERGLEICH (Suchkriterium, Suchmatrix))

Die darin enthaltenen Variablen sind:

Matrix: Der Spaltenbereich in Tabelle2, der die Daten enthält, die Sie in Tabelle1 überführen wollen. Im Beispiel unten bedeutet “A” die Spalte A mit den Informationen zum Patronus jeder Person.

Suchkriterium: Bezeichnet die Spalte in Tabelle1, die die für beide Tabellenblätter identischen Werte enthält. Im Beispiel unten wäre das die E-Mail-Spalte, die in Tabelle1 unter Spalte C eingetragen ist, sprich Blatt1!C:C.

Suchmatrix: Bezeichnet die Spalte in Tabelle2, die die für beide Tabellenblätter identischen Werte enthält. Im Beispiel ist das wieder die E-Mail-Spalte, die in Tabelle2 ebenfalls unter Spalte C eingetragen ist, sprich Blatt2!C:C.

Wenn wir nun die Variablen aus unserem Beispiel einsetzen, erhalten wir folgende Formel:

=INDEX(Blatt2!A:A, (VERGLEICH(Blatt1!C:C,Blatt2!C:C,0)))

Sobald Sie diese Variablen definiert haben, müssen Sie die INDEX VERGLEICH-Formel in die oberste leere Zelle der Patronus-Spalte in Tabelle1 eintragen – also dorthin, wohin die Informationen fließen sollen.

14. ZÄHLENWENN-Funktion

Über die ZÄHLENWENN-Funktion zählt Excel, wie oft ein Wort oder eine Zahl in einem beliebigen Zellenbereich vorkommt.

Die Formel lautet: =ZÄHLENWENN(Bereich, Suchkriterien)

Die Variablen sind dabei wie folgt:

Bereich: Der Bereich umfasst den Abschnitt, in dem der Wert gezählt werden soll.

Suchkriterien: Dorthin schreiben Sie die Zahl oder das Wort, das Excel für Sie zählen soll. Denken Sie bei Wörtern bzw. Textfeldern daran, dass Sie diese in Anführungszeichen schreiben.

Als Beispiel möchten wir wissen, wie oft das Wort Gryffindor in unserem Datensatz vorkommt. Wir beziehen uns dabei nur auf eine Spalte, nämlich die Haus-Spalte, daher nutzen wir D:D. Wenn wir die Spalten C und D abdecken wollten, würden wir C:D schreiben.

Mit den Variablen des Beispiels lautet unsere Formel also: =ZÄHLENWENN(D:D,”Gryffindor”)

Tippen Sie die ZÄHLENWENN-Formel einfach in eine beliebige Zelle und drücken Sie Enter, damit Ihnen das Ergebnis angezeigt wird.

15. Histogramme erstellen

Mit Excel ist es einfach, Datensätze in Diagrammen zu visualisieren. Besonders hilfreich sind sogenannte Histogramme. Ein Excel-Histogramm ist ein Säulen- oder Balkendiagramm, mit dem Sie Häufigkeitsverteilungen darstellen können. Dabei wird die Anzahl der Datensätze angezeigt, die zu einer bestimmten Wertemenge gehören.

Histogramme in Excel lassen sich entweder über die Diagrammfunktion oder über ein Add-in erstellen. Nutzen Sie ein Add-in für Ihre Arbeitsmappe, dann erstellen Sie zunächst eine Tabelle mit all Ihren Messdaten in der einen und den gewählten Klasse (von-bis) in der anderen Spalte. Wollen Sie beispielsweise alle Werte von 10 bis 15 in einer Klasse zusammenfassen, erstellen Sie die Klasse 9 und die Klasse 15. Alle Werte unter 10 kommen in die erste Klasse, alle über 10 in die zweite, alle über 15 in die dritte.

Um die Häufigkeit der Klasse zu bestimmen, nutzen Sie das Add-in, indem Sie über den Reiter „Daten“ auf „Datenanalyse“ gehen und im Menü „Histogramm“ anklicken. Dann wählen Sie den jeweiligen Eingabe- und Klassenbereich aus, aktivieren „Beschriftungen“ – und schon berechnet Excel die Häufigkeit. Um das Histogramm zu erstellen, wählen Sie in der Maske die Option „Diagrammdarstellung“ aus. Fertig ist das Excel-Diagramm!

Wenn Sie hingegen Ihre Daten per Diagrammfunktion anzeigen lassen wollen, markieren Sie Ihre Messdaten in Ihren Excel-Tabellen und wählen unter „Einfügen“ im Bereich „Diagramme“ das Symbol für Histogramm aus.

16. Regressionsanalysen

Mit einer Regressionsanalyse können Sie die Beziehung zwischen zwei verschiedenen Variablen statistisch vergleichen. Damit lässt sich herausfinden, welchen Einfluss A auf B hat (Kausalität) oder ob A und B unabhängig voneinander verlaufen, ohne einander zu beeinflussen (Korrelation).

Excel übernimmt dabei die ganze Rechenarbeit. Sie müssen nur verstehen, was die Zahlen bedeuten, die Excel Ihnen am Ende als Ergebnis präsentiert. Die entscheidende Kennzahl, auf die Sie dabei achten müssen, ist der Korrelationskoeffizient R². Dieser Wert gibt an, wie gut die Daten zu einem jeweils von Ihnen ausgesuchten Richtwert passen.

Tragen Sie dazu Ihre Daten in ein Diagramm ein und fügen Sie eine solche Richtlinie hinzu (linear oder exponentiell). Excel ermittelt daraus einen R²-Wert zwischen 0 und 1. Betrachten Sie diesen Wert als Prozentsatz: Bei R² = 0,99 passen 99 Prozent Ihrer Daten zu dem ausgewählten Richtwert (was gut ist). Bei R² = 0,10 haben Sie lediglich eine Trefferchance von 10 Prozent.

17. Makros programmieren

Ein Makro ist ein Programm, das eine Reihe von Befehlen aufzeichnet und über eine einfache Befehlsausführung automatisch ausführt, zum Beispiel einen einzelnen Tastenklick. Lange manuelle Prozesse werden mit Excel-Makros einfach automatisiert.

Um ein Makro erstellen zu können, müssen Sie zunächst die Registerkarte „Entwicklertools“ aktivieren, die standardmäßig ausgeblendet ist. Das geht folgendermaßen:

• Gehen Sie in die Excel-Optionen.
• Klicken Sie links in der Seitenleiste auf „Menüband anpassen“.
• Setzen Sie rechts unter Hauptregisterkarten einen Haken bei „Entwicklertools“ und klicken Sie auf OK.

18. Nützliche Tastenkürzel

Navigation per Pfeiltaste ist für Sie schon zur zweiten Natur geworden? Falls auch Sie gerne Shortcuts (Tastenkürzel) verwenden, möchten wir Ihnen zum Schluss noch folgende vier Excel-Tipps mit auf den Weg geben:

• Strg + 1 (Windows) bzw. CMD + 1 (Mac): Shortcut zum “Format Cells”-Fenster
• Strg + K (Windows) bzw. CMD + K (Mac): Fügt einen Hyperlink ein
• F11: Erstellt aus den ausgewählten Daten ein Diagramm in einem neuen Tabellenblatt
• Alt + Enter (Windows) bzw. Option + Enter (Mac): Zeilenumbruch in einer Zelle
• Strg + P (Windows) bzw. CMD + P (Mac): Ausdrucken des ausgewählten Bereichs
• Strg + Shift + T (Windows) bzw. CMD + Shift + T (Mac): Fasst die ausgewählten Daten zusammen und fügt in die nächste Zelle den Gesamtwert ein (führt automatisch die SUMME-Funktion aus)

Machen Sie sich das Leben mit der passenden Tastenkombination einfacher!

Extra Excel-Tipp: Daten aus einer Datenbank importieren

Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie laden sich einen ODBC-Driver herunter, je nach Datenbank, auf die Sie zugreifen möchten. Oder Sie melden sich bei einem cloudbasierten Service an, der schon über die notwendige Verbindung zur Datenbank verfügt. Dort wählen Sie aus, welche Datenbank Sie benötigen, und laden sich den richtigen Driver für das jeweilige Betriebssystem herunter.

Was ist ein ODBC-Driver? Die Abkürzung ODBC steht für Open Database Connectivity. Kurz gesagt ist es eine Software, die vorausgesetzt wird, um Informationen aus einer Datenbank abzufragen. Je nach Datenbank, beispielsweise Google, HubSpot oder Salesforce benötigen Sie einen anderen ODBC-Driver.

Fazit: Mit diesen Excel-Tipps werden Sie zum Excel-Profi

Nicht umsonst gehört Microsoft Excel heute zu den wichtigsten Programmen, die Unternehmen nutzen. Umso wichtiger ist es, dass Marketerinnen und Marketer wissen, wie sie es effizient und effektiv nutzen können. Unsere Excel-Tipps helfen Ihnen dabei, das Tool optimal einzusetzen und seinen Funktionsumfang besser auszuschöpfen.

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