Hybride Events: Die Zukunft von Veranstaltungen?

Hybride Events erleben geradezu einen wahren Boom. Der Mix aus Online- und Offline-Veranstaltung eröffnet sowohl der Eventbranche als auch der Geschäftswelt eine Vielzahl neuer Chancen. Das moderne Veranstaltungsformat bringt aber auch Risiken und Herausforderungen mit sich. Welche Vor- und Nachteile hybride Events haben und wie Ihre Hybrid-Veranstaltung zum Erfolg wird, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist eine hybride Veranstaltung?

Eine hybride Veranstaltung ist eine Kombination aus Präsenzveranstaltung und virtuellem Event. Die Beteiligten können die Veranstaltung direkt vor Ort oder per Liveübertragung im Internet besuchen und aktiv daran teilnehmen: Livechats, Votings oder Gewinnspiele sind nur einige Interaktionsfunktionen, die dem Online-Publikum zur Mitgestaltung angeboten werden können.

Was sind die Vorteile von hybriden Veranstaltungen?

Meetings, Kongresse, Versammlungen, Sportevents und Konzerte – hybride Events sind beliebter denn je und das Zukunftsmodell für unterschiedliche Veranstaltungsarten. Gerade während der Corona-Pandemie mussten viele Events in einem kleineren Rahmen oder als virtuelle Veranstaltung stattfinden – was dazu geführt hat, dass viele Organisatoren und Beteiligte die Vorteile von hybriden Events erkannt haben:

Höhere Reichweite

Bei einem Hybrid-Event kann das Publikum selbst entscheiden, ob es persönlich vor Ort oder virtuell von zu Hause, der Arbeit oder unterwegs aus an Ihrer Veranstaltung teilnehmen will. Dank dieser Flexibilität erreichen Sie eine größere Zielgruppe als bei einer reinen Präsenzveranstaltung. Das hybride Format ermöglicht zudem eine größere Teilnehmerzahl, sodass Sie mit Ihrem Event auch eine höhere Reichweite erzielen.

Bessere Planungssicherheit

Die Kapazitäten von Veranstaltungs- und Konferenzräumen sind begrenzt und es kann zu Einschränkungen der Besucherzahl kommen. Hybride Events bieten Ihnen mehr Planungssicherheit, da sich die teilnehmenden Personen auf die Vor-Ort- und Online-Veranstaltung verteilen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, das Event bei (Kontakt-)Beschränkungen ausschließlich als digitale Veranstaltung stattfinden zu lassen.

Geringere Kosten

Ein wesentlicher Vorteil von hybriden Events ist die Kostenersparnis im Vergleich zu den Ausgaben bei klassischen Präsenzveranstaltungen. Weil das Publikum auch virtuell aus den eigenen vier Wänden an Ihrem Event teilnehmen kann, lassen sich beispielsweise die Kosten für Raummiete, Catering, Unterkunft und Anreise reduzieren. Bei einer reinen Online-Veranstaltung entfallen diese Kosten im Idealfall je nach verwendeter Software sogar komplett.

Niedriger CO₂-Fußabdruck

Egal ob mit Auto, Bahn oder Flugzeug – die Anreise zu einer Veranstaltung ist aufgrund von Staus oder Verspätungen der öffentlichen Verkehrsmittel oftmals nicht nur zeitaufwendig. Die starke Reiseaktivität führt vor allem bei großen Events auch zu einem hohen CO₂-Ausstoß und dadurch starker Belastung der Umwelt. Je größer die Teilnehmerzahl der virtuellen Veranstaltung ist, umso weniger Publikum reist an und desto niedriger ist der CO₂-Fußabdruck.

Mehr (internationale) Speaker

Nutzen Sie das hybride Format als Chance, um Speaker und Speakerinnen aus allen Teilen der Welt für Ihr Event zu gewinnen. Digitale Vorträge gehören seit der Corona-Pandemie zur Normalität – beim Publikum und bei den Speakern. Eine hybride Veranstaltung mit bekannten nationalen und internationalen Speakerinnen ist gut für das Marketing und kann den Erfolg des Events maßgeblich beeinflussen.

Große Datensammlung

Digitale Veranstaltungen eignen sich besser für eine Datenerfassung als ein analoges Event. Umso mehr Anwesende Ihrer Online-Veranstaltung beiwohnen, desto umfangreicher sind die Datenmengen, die Sie sammeln, analysieren und auswerten können. Mithilfe von speziellen Marketing-Tools lässt sich herausfinden, was bei den teilnehmenden Personen besonders gut ankam und wo zukünftig Optimierungen nötig sind.

Welche Nachteile und Risiken haben Hybrid-Veranstaltungen?

Hybride Events erfreuen sich großer Beliebtheit und bieten der Veranstaltungsbranche und Businesswelt viele Vorteile. Dennoch bringt das Format auch Risiken und Herausforderungen mit sich:

Technische Infrastruktur

Eine gute Ton- und Bildqualität hat höchste Priorität bei einem virtuellen Event. Aber auch die technische Infrastruktur für verschiedene Interaktionsmöglichkeiten wie beispielsweise Umfragen, Livechats oder Wettbewerbe muss gegeben sein, damit das Online-Publikum aktiv an dem Event teilnehmen kann. Zudem ist erfahrenes Personal nötig, um einen einwandfreien Ablauf der hybriden Veranstaltung zu gewährleisten – sowohl on- und offline!

Organisatorischer Aufwand

Die Planung von hybriden Events ist meist aufwendiger als die Organisation von Präsenzveranstaltungen. Bei einem hybriden Format handelt es sich genau genommen um zwei Events. Während bei einer analogen Veranstaltung unter anderem Raum, Catering, Bühne, Technik, Bestuhlung und Speaker wichtige Kriterien für die Planung sind, liegt der Fokus bei virtuellen Events im IT-Bereich.

Interaktive Funktionen

Bei einer hybriden Veranstaltung sollen die Zuschauenden im Internet intensiv mit in das Event einbezogen werden. Als Veranstalter bzw. Veranstalterin ist es daher wichtig, dass Sie Ihrem virtuellen Publikum verschiedene Möglichkeiten zur Interaktion bereitstellen. Votings, Livechat oder Fragerunden mit der Moderation sind gute Maßnahmen, um das digitale Publikum mit einzubeziehen und die teilnehmenden Personen vor Ort und digital zu vernetzen.

Welche Veranstaltungsarten eignen sich für hybride Events?

Hybrid-Veranstaltungen sind in der Eventbranche nicht mehr wegzudenken. Mit der Live-Ubertragung von Konzerten und Festivals erreichen Veranstalter und Veranstalterinnen ein großes Publikum und steigern ihren Bekanntheitsgrad. Kein Wunder, dass auch immer mehr Unternehmen das hybride Format für ihre Versammlungen und Präsentationen nutzen, um flexibel zu sein und die Reichweite zu erhöhen.

Die nachfolgenden Veranstaltungsarten eignen sich für hybride Events:

• Messen und Kongresse
• (Kunst-)Ausstellungen und (Theater-)Aufführungen
• Konzerte und Festivals
• Meetings und Versammlungen
• Schulungen und Weiterbildungen
• Präsentationen und Verkaufsevents
• Sportveranstaltungen

Bekanntes Beispiel für Hybrid-Veranstaltungen

Ein gutes Beispiel für erfolgreiche hybride Events: INBOUND von HubSpot. Das jährlich in Boston stattfindende Marketing-Event ist seit dem Jahr 2020 als hybride Veranstaltung verfügbar und hat dadurch an Bekanntheit und Reichweite gewonnen.

Während Marketingexperten und -expertinnen aus aller Welt und allen Branchen ihr Wissen austauschen und berühmten Speakern sowie Speakerinnen lauschen, sorgen weltbekannte Stand-up-Comedians für gute Laune. Die virtuelle Teilnahme erfolgt über eine benutzerfreundliche Plattform und bietet den mitwirkenden Personen hochwertigen Content und jede Menge Unterhaltung.

Hybride Events planen: Tipps für erfolgreiche Veranstaltungen

Die zunehmende Digitalisierung und nicht zuletzt die Umstände der Corona-Pandemie sind für nahezu jede Branche eine Herausforderung und bedürfen gerade bei Eventplanern und Marketerinnen besondere Maßnahmen. Die nachfolgenden Tipps dienen als Orientierungshilfe für die erfolgreiche Planung und Umsetzung von hybriden Events:

1. Überlassen Sie den teilnehmenden Personen die Entscheidung, ob sie lieber die Präsenzveranstaltung oder das virtuelle Event besuchen wollen.
2. Bieten Sie Ihrem Online-Publikum verschiedene Interaktionsmöglichkeiten an, indem Sie Umfragen starten, Gewinnspiele durchführen und einen Livechat anbieten.
3. Ermöglichen Sie den Anwesenden des hybriden Events miteinander in Kontakt zu treten und sich zu vernetzen.
4. Laden Sie bekannte Speakerinnen und Speaker aus aller Welt sowie Musikerinnen oder Comedians zu Ihrer hybriden Veranstaltung ein, um einen hohen Unterhaltungswert zu schaffen.
5. Sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf der Online- und Offline-Veranstaltung mithilfe von geschultem Personal und der nötigen technischen Infrastruktur.
6. Finden Sie heraus, welche Interaktionen und Techniken bei den Zuschauenden ankommen und optimieren Sie dementsprechend Ihr Event.

Fazit: Hybride Veranstaltungen als Zukunftsmodell

Hybride Events sind kein Trend, sondern die Zukunft! Der Mix aus Präsenzveranstaltung und Online-Event bietet Ihnen mehr Flexibilität, eine größere Reichweite sowie eine bessere Planungssicherheit und hat sich in der Veranstaltungsbranche längst durchgesetzt.

Wenn Sie ein hybrides Event planen wollen, sollten Sie sich auch mit den Herausforderungen und Risiken des Veranstaltungsformates auseinandersetzen, damit Sie Ihrem physischen und virtuellen Publikum eine rundum gelungene Veranstaltung bieten können.

Titelbild: Morsa Images / iStock / Getty Images Plus