Die Abstimmungen mit Kollegen und Kolleginnen sind nicht nur wichtig für den sozialen Austausch, sondern sorgen in einem Unternehmen auch für einen kontinuierlichen Kommunikationsfluss. Besonders zielführend, weil regelmäßig stattfindend, ist der Jour Fixe. Hier stellen wir Ihnen das Format genauer vor.
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Was ist ein Jour Fixe?
Als Jour Fixe wird ein Termin beschrieben, der für einen bestimmten Personenkreis regelmäßig zu festen Zeiten stattfindet und wiederholt wird. Dazu gehören beispielsweise ein Weekly (wöchentliches Meeting), ein monatliches Projekt-Update oder eine interne Talkrunde, die alle zwei Wochen montags stattfindet.
Warum heißt es Jour Fixe?
„Jour Fixe“ kommt aus dem Französischen und heißt übersetzt so viel wie “fester Tag”. Laut Duden endet das Adjektiv “Fix” immer mit einem “-e”, obwohl es sich bei “Jour” um ein Maskulinum handelt. Im Fall des Begriffs Jour Fixe wird das Adjektiv also nicht weiter dekliniert.
Was gehört in einen Jour Fixe?
Sie können die Inhalte und Themen dieses Termins je nach Bedarf festlegen: Sprechen Sie mit Ihren Kollegen und Kolleginnen über laufende Projekte, tauschen Sie sich mit ihnen zu aktuellen Entwicklungen oder über die Zuteilung von Aufgaben aus. Wichtig ist, dass das Team den Jour Fixe als regelmäßiges Update in festen Abständen nutzt.
Wann ist ein Jour Fixe sinnvoll?
Dieser Termin sollte stets an einen Anlass gebunden sein und eine klare Zielsetzung haben. Ein Jour Fixe ist demnach vor allem dann sinnvoll, wenn es um den gezielten Austausch von Daten, Erfahrungen, Informationen oder Planung wichtiger Projektschritte geht.
Er kann als konstanter Kommunikationsraum dienen, der auch Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zusammenbringt, die sonst wenig miteinander zu tun haben, jedoch über den Stand des anderen Teams informiert sein sollten.
Jour Fixe: Regelmäßiges Meeting mit festem Ablauf
In der Regel dauert dieser Termin nicht länger als 30 Minuten, er ist damit deutlich kürzer als die meisten Gesprächstermine im Businesskontext. Wenn Sie sich für den Jour Fixe als Meeting-Format entscheiden, sollten Sie darauf achten, dass Sie jeden Punkt Ihres geplanten Ablaufs so kurz wie möglich halten.
1. Bereiten Sie den Termin vor
Mit einer sorgfältigen Vorbereitung vom Jour Fixe sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten den Gesprächsinhalten folgen können. Notieren Sie wichtige Punkte, die besprochen werden müssen, und stellen Sie weiterführende Informationen zusammen, die für die Teilnehmer und Teilnehmerinnen im Nachgang hilfreich sein könnten.
2. Begrüßen Sie Ihr Team zum Jour Fixe
Smalltalk als Einstieg zu nutzen oder mit einer Begrüßung zu beginnen, erleichtert den Anwesenden den Einstieg und macht alle miteinander vertraut. Achten Sie nur darauf, dass dieser Punkt, so angenehm er auch ist, zeitlich nicht ausufert – ein Jour Fixe soll knapp gehalten werden.
3. Gehen Sie die Agenda Punkt für Punkt durch
Die Agenda, die Sie im Verlauf des Termins systematisch durchgehen, dient Ihnen als Orientierungspunkt. Beginnen Sie den Jour Fixe mit den einfachsten Themen, die nur wenig Zeit beanspruchen, etwa einem kurzen Check-in bei allen Beteiligten.
Dann geht es darum, aktuelle Hindernisse zu thematisieren und die nächsten Schritte zu definieren. Achten Sie darauf, dass alle Verantwortlichen wissen, was als Nächstes zu tun ist. Der Jour Fixe ist schließlich für exakt dieses regelmäßige Update da. Vergessen Sie nicht, die Anwesenden zu fragen, ob es ihrerseits Anliegen gibt, die es zu besprechen gilt.
4. Verabschieden Sie sich von allen Beteiligten
Bedanken Sie sich für den gemeinsamen, informativen und sachlichen Austausch. Auf diese Weise lassen Sie den Jour Fixe positiv ausklingen. Das ist besonders wichtig, da Sie sich schließlich sehr regelmäßig wiedersehen werden.
Was sind die Vor- und Nachteile eines Jour Fixe?
Am Arbeitsplatz haben Angestellte viele wöchentliche Meetings, die fester Bestandteil ihres Arbeitspensums sind. Die meisten Fachkräfte reagieren nach einiger Zeit allerdings genervt oder zweifeln an der Nützlichkeit dieser regelmäßig stattfindenden Treffen.
Das ist kein Wunder, kann der Jour Fixe doch zahlreiche Nachteile mit sich bringen, wenn er nicht richtig umgesetzt wird. Gelingt die Gestaltung jedoch, werden Teams durch die regelmäßigen Meetings produktiver.
Die Vorteile des Jour Fixe
Gemeinsam mit Ihren Kollegen und Kolleginnen können Sie sich im Rahmen eines regelmäßigen Jour Fixe einen Überblick über anstehende Aufgaben verschaffen. So werden Verwirrung, Missverständnisse und zeitraubende Misskommunikation vermieden.
Wenn allen am Jour Fixe Beteiligten der Termin bekannt ist, können sie sich bewusst darauf vorbereiten. Das Ergebnis: Die Teilnehmenden können dem Ablauf besser folgen und das Meeting führt zu besseren Ergebnissen und Entscheidungen.
Ein regelmäßig stattfindender Termin schafft mehr Verbindlichkeit für alle Teilnehmer und Teilnehmerinnen. Schließlich haben alle den Termin fest im Kalender und durch die konstante Gruppenzusammensetzung entsteht eine wertvolle Dynamik.
Die Nachteile des Jour Fixe
Ein Jour Fixe ist für Angestellte vor allem dann ein Stolperstein für die eigene Wochenplanung, wenn der Termin in einem unpassenden Intervall abgehalten wird. Finden die Meetings zu selten oder zu häufig statt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie nicht die gewünschten Ergebnisse erzielen.
Wird das Jour-Fixe-Meeting thematisch nicht sinnvoll vorbereitet oder genutzt, kann dies ebenfalls negative Auswirkungen auf die Projekt- oder Gesamtarbeit der Beteiligten haben. Dem Team stehen dann zu viele oder zu wenige Informationen zur Verfügung: Von einer hohen Informationsdichte können sie überfordert, bei zu wenig Input nicht sinnvoll ausgelastet oder informiert sein.
Wenn vorab alle Themen innerhalb eines Teams, einer Abteilung oder eines Unternehmens geklärt sind, ist ein Jour Fixe überflüssig. Die Angestellten können diese Zeit für andere Projekte und Angelegenheiten nutzen. Im Normalfall sollte der Jour Fixe der Ort sein, um aktuelle Fragen und Themen zu klären und anzusprechen.
Regeln für den Jour Fixe festlegen: Worauf ist zu achten?
Wenn Sie die folgenden Regeln für den Jour Fixe berücksichtigen, kann Ihr Termin für alle Anwesenden angenehm und reibungslos verlaufen.
1. Vermeiden Sie Verspätungen
Dieser Business-Termin lebt von Regelmäßigkeit. Deshalb sollten alle Teilnehmenden einen gewissen Grad von Disziplin an den Tag legen.
2. Verschieben Sie Termine rechtzeitig
Sie können bereits absehen, dass viele Beteiligte nicht in der Lage sind, ein bestimmtes Jour-Fixe-Meeting wahrzunehmen? Dann kommunizieren Sie den Ausfall und stimmen Sie einen neuen Termin ab. Idealerweise geschieht dies mit einer Woche Vorlauf. Achten Sie darauf, dass essenzielle Punkte, die hätten besprochen werden sollen, Gehör finden!
3. Vereinbaren Sie einen festen Treffpunkt
Der Jour Fixe sollte nicht nur zum selben Termin, sondern auch an einem festen Ort oder mit einem sich wiederholenden Event im Onlinekalender stattfinden. Auf diese Weise reduzieren Sie weiteren Abstimmungsbedarf – auch hier macht sich die Regelmäßigkeit bezahlt.
Es schadet im Übrigen nie, die Teilnehmenden bei Bedarf an allgemeine Meeting-Regeln zu erinnern.
Protokoll für den Jour Fixe: Aufbau und wichtige Bausteine im Überblick
Bei der Anfertigung haben Sie die Wahl, ob Sie für Ihren Jour Fixe ein Ergebnisprotokoll oder ein Verlaufsprotokoll erstellen. Wie der Name schon verrät, fasst die erste Protokollart die Resultate Ihres Meetings zusammen. Der Schwerpunkt des Ergebnisprotokolls liegt hingegen auf den Ergebnissen, die im Rahmen des Termins und der dort stattgefundenen Diskussionen erarbeitet wurden.
Mit dem Verlaufsprotokoll können Sie den Fokus auf den Prozess der Entscheidungsfindung lenken. So können Sie später nachvollziehen, wie bestimmte Entscheidungen zustande kamen, was ein Jour-Fixe-Protokoll besonders wertvoll macht.
Die Mitschrift, die Sie vom Jour-Fixe-Meeting anfertigen, sollte unabhängig von der Art des Protokolls Ort, Datum, die Namen aller Teilnehmenden, Ziele und Agendapunkte, Entscheidungen, Erkenntnisse und Kernaussagen sowie einen Ausblick auf den kommenden Termin beinhalten.
Fazit: Mit dem Jour Fixe Zeit sparen und effizienter meeten
Für viele Angestellte stellen Meetings im Team oder in großer Runde eine Belastung dar: Es wird viel geredet, wenig beschlossen und unnötige Zeit vergeudet. Doch mit einer übersichtlichen Struktur, zuvor vereinbarten Terminen und einer klaren Zeitvorgabe kann ein Team-Jour-Fixe eine gewinnbringende Lösung für den Meeting-Frust Ihrer Abteilung und für Sie selbst sein.
Titelbild: Hinterhaus Productions / iStock / Getty Images Plus
