Meetings gestalten: Ein umfassender Leitfaden

Spätestens seit der Corona-Krise haben geschäftliche wie auch private Meetings an neuer Bedeutung gewonnen. Für Austausch und Dialoge sind Meetings meist das Mittel der Wahl. Doch Vorsicht: Nicht jedes Thema und jede Fragestellung muss in einem eigens anberaumten Meeting besprochen werden. Zu viele Besprechungen können sogar hinderlich sein. 

Wir erläutern deshalb, wann ein Meeting überhaupt sinnvoll ist, welche Medien sowie Strukturelemente sich bei der Umsetzung anbieten und welche Fettnäpfchen Sie in Online-Meetings unbedingt vermeiden sollten.

Was sind Meetings und warum gibt es davon so viele?

Mit Meetings sind im Arbeitskontext Besprechungen unter Kolleginnen und Kollegen, Teammitgliedern und Geschäftspartnern gemeint. Gesprächsgegenstand und Ablauf der Konferenz richten sich dabei nach deren Zielsetzung. Ein typisches Meeting-Format etwa ist das operative Meeting, in dem ein Austausch zum Fortschritt eines Projekts stattfindet. Diesen Rahmen nutzen Projektbeteiligte, um eigene Ergebnisse zu präsentieren, sich gegenseitig auf den neuesten Stand zu bringen und das weitere Vorgehen zu besprechen.

Meetings können als Präsenzveranstaltung, Telefonkonferenz oder auch virtuell stattfinden. Vielleicht erklärt sich auch aus diesen vielfältigen Möglichkeiten der Teilnahme, dass Meetings so verbreitet sind:

Denn wie aus einer großangelegten Studie des Projektmanagementsoftware-Anbieters Asana aus 2020 hervorgeht, verbringt ein Arbeitnehmer im Jahr durchschnittlich 167 Stunden in Meetings. Und nicht nur Entscheidern sind Meetings als Zeitfresser bekannt, auch 80 Prozent der deutschen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sind laut einer Studie von Sharp der Meinung, an ihrem eigenen Arbeitsplatz produktiver zu sein als im Gruppen-Setting.

Doch Meetings müssen nicht zur Geduldsprobe werden: Glücklicherweise gibt es zahlreiche Tipps und Tricks, um Ihre Meetings zukünftig schlanker, kürzer und produktiver zu gestalten.

Verschiedene Meeting-Arten

Bevor es um konkrete Methoden zur Optimierung geht, sollten die verschiedenen Typen von Meetings differenziert werden. Denn wie schon erwähnt variieren Meetings in ihrer Zielsetzung und ihrem Medium und müssen entsprechend angepasst werden. 

Doch egal, welche Art von Meeting Sie planen - gestalten Sie die Organisation des Meetings so einfach wie möglich. Schauen Sie schon vorab in die Kalender der anderen Teilnehmenden, um einen passenden Termin für alle zu finden. Oder ermöglichen Sie Ihren Kundinnen und Kunden über Ihre Webseite, direkt einen Termin in Ihrem Kalender zu buchen.

Unterschiedliche Zielsetzungen der Meetings

Mit einem Meeting können unterschiedliche Absichten verfolgt werden: Von reiner Informationsveranstaltung über kreativen Austausch bis zu Strategie-Meetings, die die Zukunft eines Unternehmens bestimmen können, gibt es hier unterschiedlichste Formen der beruflichen Zusammenkunft.

Kreativ-Meetings

In Kreativ-Meetings geht es vornehmlich darum, neue Ideen zu entwickeln und Input zu sammeln. Brainstorming ist hier oft das Mittel der Wahl.

Info-Meetings

Info-Meetings zeichnen sich dadurch aus, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in diesem Rahmen über neue Entwicklungen in Kenntnis gesetzt werden. Das kann sowohl die Entwicklung des Unternehmens betreffen als auch individuelle Projekte. Zudem kann dieser Rahmen genutzt werden, um Aufgaben zu verteilen.

Entscheidungs-Meetings

Entscheidungs-Meetings werden einberufen, um Ideen zu diskutieren und wichtige nächste Schritte gemeinsam festsetzen. Hier entscheidet sich beispielsweise die Zukunft eines Projekts. Das Wichtigste: Am Ende dieses Meetings steht ein Beschluss.

Strategie-Meetings

Steht die Neuausrichtung des Unternehmens an, wird ein übergeordnetes Ziel anvisiert oder soll eine Abteilung maßgeblich verändert werden, ist es Zeit für ein Strategie-Meeting. Fragen, die hier aufkommen, lauten „Was sind unsere Ziele?“ und „Wie erreichen wir sie?“.

Operative Meetings

In operativen Meetings tauschen sich Beteiligte über den Status eines Projekts aus. Oftmals haben sie den Charakter eines Update-Meetings, in denen beispielsweise regelmäßig die Projektleitung einer Abteilung oder Mitarbeitende einer Taskforce zusammentreffen, um sich über die Entwicklungen auf ihren Projekten auszutauschen. Ein typischer Rhythmus für diesen Meeting-Typus sind sieben oder 14 Tage.

Der Rahmen des Meetings

Nicht nur die Ziele von Meetings unterscheiden sich, sondern auch die Umstände, unter denen sie stattfinden:

• Präsenz-Meetings: Beim klassischen Meeting setzen sich alle Beteiligten in einem Raum zusammen und besprechen das jeweilige Thema persönlich von Angesicht zu Angesicht.

• Online-Meetings: Bei virtuellen Meetings nehmen die Beteiligten jeweils über ihren Computer oder ihr Smartphone von verschiedenen Orten aus teil. Via Kamera und Mikrofon sind die anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmer dabei zu sehen und zu hören. Übrigens: Laut dem Hays HR Report 2021 wurden in der Corona-Krise 92 Prozent mehr virtuelle Kooperationsformen wie Online-Meetings genutzt.

• Telefonkonferenzen: Im Rahmen der Telefonkonferenz finden Meetings nur per Telefon statt. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer sehen sich also nicht, sondern hören sich nur.

Welche dieser Meeting-Varianten sich wann anbietet, hängt von den jeweiligen Zielsetzungen ab – später mehr dazu. Ehe Sie ein Meeting einberufen, sollten Sie klären, unter welchen Umständen überhaupt eine Besprechung stattfinden sollte.

Wann ist eine Besprechung notwendig?

Wie wir eingangs erwähnt haben, empfinden viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Meetings als unnötige Zeitfresser, die sie in ihrem Arbeitsrhythmus stören. Dieser Eindruck kommt vor allem dann zustande, wenn Besprechungen einberufen werden, die eigentlich nicht zwingend notwendig sind.

Deshalb sollten Sie im ersten Schritt unbedingt prüfen, ob ein persönliches Gespräch in der Gruppe wirklich notwendig ist oder ob der Austausch oder die Informationsweitergabe beispielsweise auch schriftlich erfolgen kann. Denn der Vorteil von E-Mail, Instant-Messenger und Co. liegt darin, dass Kommunikation etwas zeitversetzt und deshalb neben anderweitigen Tätigkeiten passieren kann. Gleichzeitig sorgt die Schriftform dafür, dass sich viele Verfasserinnen und Verfasser kürzer halten als in einem persönlichen Gespräch. Besonders für Listen oder abzuarbeitende Punkte ohne notwendige Hintergrunderklärungen bieten sich E-Mails oder Chats an.  

Diese geradlinige Knappheit kann aber auch zum Nachteil werden: Komplexe Themen erfordern so ausführliche Textbeiträge, dass das direkte Gespräch im Zweifel schneller vonstatten geht. Zudem können Sie so direkt auf Unklarheiten eingehen, ohne auf eine etwaige E-Mail-Nachfrage warten zu müssen.

Jedoch lässt sich schriftlich weniger leicht ein Konsens bilden, da die Dynamik eine andere ist und die Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartner weniger flexibel und direkt aufeinander eingehen können. Wichtige Entscheidungen können so nur schwer diskutiert und beschlossen werden. Das liegt auch daran, dass sich das Gespräch nicht so einfach und natürlich lenken lässt wie beim verbalen Austausch.

Die Zielsetzung bestimmt das Kommunikationsmedium

Da sich bestimmte Zwecke nur schwerlich in schriftlicher Form verfolgen lassen, sollten Sie im Vorhinein unbedingt die Zielsetzung des Austauschs bestimmen, um dann das Medium der Kommunikation mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern festzulegen.

Wollen Sie also beispielsweise zu einer gemeinsamen Entscheidung kommen oder im Rahmen von Brainstorming Ideen generieren, eignen sich Meetings dafür perfekt. Schriftlich ist das dagegen kaum umzusetzen, da der Austausch und das Eingehen auf die Argumente der Anderen nur umständlich und verzögert möglich sind. Auch professionelle oder persönliche Check-ups, zum Beispiel Mitarbeiter- oder Feedback-Gespräche, sollten unter vier Augen passieren. Denn im persönlichen Gespräch ist die Vertrauensebene eine ganz andere. Gleichzeitig verläuft die Kommunikation weniger steif als etwa via E-Mail.

Die Zwei-Pizza-Regel: Meeting-Teilnehmer auswählen

Ebenfalls wichtig bei der Meeting-Planung: Stellen Sie sicher, dass wirklich nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter teilnehmen, die auch einen Nutzen aus dem Meeting ziehen und deren Teilnahme wiederum auf die Zielsetzung des Meetings einzahlt. Denn ansonsten sitzen sie dort nur ihre Zeit ab, können nichts beitragen und verlieren wertvolle Arbeitsstunden, die sie sinnvoller auf andere Projekte verwenden könnten.

Generell sollte das Meeting nicht zu viele Personen umfassen. Um die optimale Anzahl von Meeting-Teilnehmenden festzulegen, nutzt Amazon-Chef Jeff Bezos die sogenannte Zwei-Pizza-Regel: An einer Besprechung sollten nie mehr Leute teilnehmen, als diese, die Sie mit zwei Pizzen satt bekommen würden – also fünf bis acht Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Andernfalls ist ein aktiver Austausch zwischen allen Beteiligten kaum noch möglich und das Ganze artet schnell in einen Vortrag aus, bei dem eine einzelne Person dem schweigenden Publikum etwas verkündet. Wenn kein Austausch gewünscht ist, lässt sich diese reine Informationsvermittlung effizienter per E-Mail handeln – es sei denn, Sie legen es auf eine offene Runde mit Rückfragen an.

Der aktive Austausch bietet sich umso mehr an, wenn Sie auch die persönliche Ebene in den Blick nehmen: Denn werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die federführend an der Umsetzung einer Änderung beteiligt sein werden, im Rahmen eines Meetings in die Beschlussfindung mit einbezogen, steigt ihre Akzeptanz für das Ergebnis in der Regel. Das bringt wiederum in der späteren Umsetzung dann bessere Resultate. Achten Sie also unbedingt darauf, dass Sie diejenigen Mitarbeitenden, die von Beschlüssen und Entscheidungen direkt betroffen sind, im Rahmen einer Besprechung abholen.

Mithilfe unseres Meeting-Tools können Sie übrigens auch Ihren Kunden die Terminplanung, -findung und -buchung erleichtern.

Meeting-Tipps: Wie kann ich ein lebendiges, erfolgreiches Meeting gestalten?

Nachdem geklärt ist, wann und mit wem Meetings abgehalten werden sollten, sollten Sie nun überlegen, wie sich Meetings so gestalten lassen, dass sie zielführend und effizient umgesetzt werden können.

Eine Meeting-Agenda festlegen

Eine klare Agenda, in der alle Tagesordnungspunkte aufgeführt sind, sorgt für mehr Struktur in Meetings. Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer haben so einen Ablaufplan vor Augen, statt orientierungslos durch die Besprechung zu treiben. Das wiederum sorgt für mehr Disziplin und Organisation, wodurch das Meeting effizienter und tendenziell kürzer wird. Um Meetings nicht ausarten zu lassen, sollte unbedingt auch ein zeitlicher Rahmen festgesetzt werden, innerhalb dessen Sie stringent alle relevanten Punkte bearbeiten.

Falls Sie ein kontroverses oder komplexes Thema im Meeting diskutieren wollen, sollten Sie die entsprechenden Diskussionspunkte stichpunktartig in die Agenda schreiben und diese den Teilnehmerinnen und Teilnehmern vorab zukommen lassen. So können sie sich bereits im Vorhinein Gedanken dazu machen und beste Bedingungen für qualitativ hochwertigere Beiträge im Meeting schaffen. Das macht das Zusammentreffen nicht nur effektiver, sondern führt auch dazu, dass Sie schneller zu einer guten Lösung kommen, da die Teilnehmerinnen und Teilnehmer bereits vorab mit den Kerngedanken des Themas konfrontiert worden sind und diese bereits bearbeiten konnten.

Ebenfalls wichtig: Legen Sie im Vorfeld klare Meeting-Regeln fest, die Sie ebenfalls in der Agenda aufführen können. Alternativ können Sie diese zu Beginn auf ein Whiteboard schreiben oder mündlich kommunizieren. So können Sie die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zum Beispiel darum bitten...

... nach einer Pause wieder pünktlich im Meeting-Raum zu sein.

... Smartphones stumm zu schalten und in der Tasche zu lassen.

... Gesprächsbeiträge nicht zu unterbrechen, sondern nacheinander Meinungen und Input zu teilen.

Den richtigen Rahmen für das Team-Meeting wählen: Online-Meetings, Telefonkonferenz oder live?

Nun stellt sich noch die Frage, welches Format für ein Meeting am besten geeignet ist. Natürlich geben manchmal auch die Umstände und Möglichkeiten vor, was machbar ist: Befinden sich alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer an unterschiedlichen Orten, ist ein Präsenz-Meeting nicht möglich. Genauso wenig ist ein Online-Meeting durchführbar, wenn es an einer Internetverbindung oder der richtigen technischen Ausstattung mangelt. Grundsätzlich sollten Sie bei der Wahl des richtigen Mediums aber die verschiedenen Vor- und Nachteile der jeweiligen Option gegeneinander abwägen.

Präsenzveranstaltung

Der wesentliche Vorteil von Präsenz-Meetings liegt sicherlich in ihrer Unmittelbarkeit. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können von Angesicht zu Angesicht sprechen, was gerade bei kritischeren Themen hilfreich sein kann. Gleichzeitig sorgt die körperliche Präsenz tendenziell für mehr Konzentration: Fehlende Ablenkungsmöglichkeiten im Konferenzraum stellen sicher, dass alle gedanklich komplett bei der Sache sind.

Zusätzlich entwickelt sich automatisch ein natürlicherer Gesprächsfluss. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer können Redezeiten besser abschätzen und fallen sich seltener ins Wort, während gleichzeitig weniger unangenehme Pausen entstehen, weil niemand den ersten Schritt machen möchte.

Allerdings sind Präsenzveranstaltungen natürlich an verschiedene Voraussetzungen gebunden: Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer müssen sich bereits am gleichen Ort befinden oder zumindest mit zumutbarem Aufwand zum Treffpunkt kommen können. Außerdem bedarf es eines Raums, in dem alle Personen Platz finden und ungestört sprechen können. Zudem sind sie durch gegebenenfalls anfallende An- und Abreisezeiten zeitlich wenig effizient.

Online-Meetings

Reisezeiten entfallen beim Online-Meeting. Dadurch, dass eine Videokonferenz mit der entsprechenden Software mit wenigen Klicks und von jedem Standort aus durchzuführen ist, sinkt außerdem die Hemmschwelle, sich mit Kolleginnen und Kollegen persönlich zu besprechen. Das wiederum spart im Gegensatz zu umständlicher schriftlicher Kommunikation häufig Zeit.

Durch die hohe Flexibilität lassen sich Online-Meetings tendenziell auch spontaner einberufen, sodass schnellere Entscheidungen möglich sind. Werden Tools genutzt, die die Aufnahme des Meetings erlauben, können die besprochenen Inhalte im Nachhinein außerdem leicht anderen Mitarbeitenden zugänglich gemacht werden, die nicht live teilnehmen konnten.

Allerdings können Online-Meetings etwas unpersönlicher als Präsenz-Meetings sein – schließlich sitzen alle allein vor ihrem Bildschirm und ihrer Webcam. In der Studie „Digitale Meeting-Kultur“ von NeXR Technologies gaben 76 Prozent der Befragten an, dass Online-Konferenzen weniger emotional abliefen als Präsenzveranstaltungen.

Gleichzeitig besteht die Gefahr, dass einzelne Personen gedanklich abschweifen und sich von ihrer Umgebung ablenken lassen – vor allem dann, wenn Sie ein großes Meeting einberufen. Mit einem großen Teilnehmerkreis lässt sich zudem auch nicht so entspannt diskutieren, da das Timing im Gespräch durch kurze Übertragungsverzögerungen schwieriger einzuschätzen ist.

Telefonkonferenz

Die Telefonkonferenz stellt gewissermaßen das „Online-Meeting light“ dar. Hier sind Sie noch flexibler, schließlich benötigen Sie weder einen Computer noch eine Webcam oder einen Internetanschluss – ein Telefon genügt. Damit ist diese Form des Meetings vermutlich am unkompliziertesten, da sie auch spontane Besprechungen ohne aufwändige Hard- und Software-Vorkehrungen ermöglicht.

Allerdings sind Telefonkonferenzen deutlich weniger persönlich als das Online-Meeting – schließlich ist das Gegenüber hier gar nicht mehr zu sehen. Das macht wiederum auch die Koordination des Gesprächs schwierig, sodass große Meetings mit vielen Teilnehmerinnen und Teilnehmern auf diese Weise kaum möglich sind.

Aktivierende Elemente passend zum Team-Meeting einbinden

Wie wir gerade herausgearbeitet haben, ist es gerade in Meetings, die nicht in Präsenz stattfinden, teilweise schwierig, die Aufmerksamkeit der Teilnehmerinnen und Teilnehmer dauerhaft zu halten. Beherzigen Sie daher folgende Tipps bei der Planung der Besprechung:

• Rotierende Meeting-Leiter für mehr Dynamik

Damit das Meeting seine Struktur behält, die Gespräche nicht abschweifen und alle relevanten Punkte besprochen werden, ist eine Meeting-Leitung hilfreich. Bei kritischen Diskussionen kann ein Leiter oder eine Leiterin außerdem gewährleisten, dass Redeanteile ungefähr gleich ausfallen und jeder den anderen aussprechen lässt.

Um die Aufmerksamkeit der Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu erhöhen, ist es gerade bei regelmäßigen Meetings sinnvoll, den Leiterposten rotierend zu besetzen: Jede Woche ist jemand anderes am Zug. Werden innerhalb eines langen Meetings unterschiedliche fachliche Schwerpunkte gesetzt, kann die Position der Leitung auch innerhalb eines Meetings wechseln.

• Eisbrecher zu Beginn

Der Beginn eines Meetings kann schnell hölzern und steif geraten. Um direkt für eine angenehme, gelöste Atmosphäre zu sorgen, können Sie verschiedene Eisbrecher nutzen. Die lösen entweder einfach die Stimmung oder helfen den Teilnehmerinnen und Teilnehmern, sich untereinander besser kennenzulernen. Gerade für Kreativ-Meetings, in denen Inspiration und Einfallsreichtum gefragt sind, bestimmen sie den richtigen Ton. Ihnen stehen die unterschiedlichsten Methoden zur Verfügung, zum Beispiel:

• Der Ein-Wort-Eisbrecher („Wie würden Sie Ihr Team/ Ihre Person/ Ihre Aufgabe in einem Wort beschrieben?“).
• Teilnehmerinnen und Teilnehmer müssen zehn Gemeinsamkeiten miteinander herausfinden.
• Alle Teilnehmenden tätigen drei Aussagen über sich, wobei zwei wahr sind und eine gelogen. Die anderen müssen die Lüge identifizieren.
• Kurze, aufheiternde Frage („Wenn Sie ein Cocktail wären, welcher wäre es?“, „Wenn Sie sich selbst mit einem Gegenstand in diesem Raum beschreiben müssten, welcher wäre das?“).

Bei der Frage, welchen Eisbrecher Sie nutzen, sollten Sie sowohl die zur Verfügung stehende Zeit, den Rahmen des Meetings und das Ziel des Eisbrechers berücksichtigen.

• Fragen stellen, um zu aktivieren und Aufmerksamkeit zu erhöhen

In den meisten Meetings gibt es einzelne Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die sich eher zurückhalten und weniger beitragen. Diese lassen sich vor allem durch Fragen einbinden, die gezielt an sie adressiert sind. Auf die gleiche Weise können auch Kolleginnen und Kollegen wieder eingebunden werden, die offensichtlich gerade gedanklich abschweifen. Denn Fragen wirken weniger brüsk als eine offensive Ermahnung und zwingen die Angesprochenen gleichzeitig, sich kognitiv wieder zu involvieren.

• Ein Protokoll sichert die Ergebnisse

Die Erkenntnisse und Ergebnisse der Besprechung sollten unbedingt in einem Dokument protokolliert werden. So kann auch zu einem späteren Zeitpunkt oder von abwesenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erfasst werden, was die Quintessenz des Meetings war. Dazu muss zu Beginn des Meetings klar kommuniziert und abgesprochen werden, wer das Gesagte protokolliert.

Im Bericht selbst lassen sich dann ebenfalls Aufgaben klar verteilen und zuweisen. Wird das Ergebnisprotokoll im Anschluss dann allen zugänglich gemacht, ist für jeden sofort ersichtlich, was er oder sie zu tun hat, sodass die geplanten Maßnahmen in die Tat umgesetzt werden können.

Der Meeting-Knigge: Elegante Tricks für Online-Meetings

Die Höflichkeitsregeln in Präsenz-Meetings dürften den meisten Menschen bekannt sein: Während des Meetings sollte nicht gegessen oder auf das Smartphone geschaut werden, Sie lassen die anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmer aussprechen und halten sich an den vereinbarten Ablauf. Im Home-Office fehlt allerdings die Büroatmosphäre und in der heimischen Umgebung der eigenen vier Wände geht die professionelle Haltung in Online-Meetings schnell verloren. Damit Sie trotzdem keinen negativen Eindruck hinterlassen, sollten Sie die folgenden Tipps beherzigen.

“Hey babe, I think we got this working from home thing down 👍🏽”

30 min later ... pic.twitter.com/jwhRbNsU95

— David Brymer (@davidbrymer) March 24, 2020

Starten Sie das Video erst, wenn Sie bereit sind

Sie haben sich bereits in die Konferenz eingeloggt, wollen nun aber doch noch kurz zur Toilette oder sich die Nase putzen? Dann lassen Sie Video und Ton solange ausgeschaltet, bis Sie tatsächlich zur Teilnahme bereit sind. Auch bei der Installation aller nötigen Technik müssen die anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmer nicht dabei sein – machen Sie also vorher Ihren Arbeitsplatz bereit!

Hintergrund geschmackvoll gestalten

Wäscheständer, Berge von schmutzigem Geschirr oder das gerahmte Foto der letzten wilden Party: In der eigenen Wohnung befinden sich natürlich private Gegenstände, die Kollegen oder Ihre Kundschaft nicht unbedingt zu sehen bekommen sollten. Setzen Sie sich daher für Ihr Online-Meeting vor einen möglichst neutralen Hintergrund, idealerweise direkt vor eine weiße Wand.

Allerdings sind dabei natürlich auch Aspekte wie eine ausreichende Beleuchtung zu beachten, weshalb sich nicht in jeder Wohnung der optimale Meeting-Hintergrund finden lässt. In diesem Fall können Sie einen kleinen Trick nutzen: Viele Online-Meeting-Tools wie Zoom bieten Ihnen die Möglichkeit, eigene virtuelle Hintergründe einzurichten. Auf diese Weise können Sie künstlich einen passenden Hintergrund schaffen und Privates privat halten.

Aber Achtung: Wenn Sie auf solche technischen Kniffe setzen, sollten Sie sich im Vorhinein mit den entsprechenden Funktionen vertraut machen und sicherstellen, dass Sie sie souverän einsetzen können. Sonst ergeht es Ihnen schnell wie der Chefin der Non-Profit-Organisation „People for the American Way“, die einen Filter in Microsoft Teams nicht mehr ausschalten konnte und das Meeting als Kartoffel verbringen musste.

Bild: Twitter-Screenshot von Buzzfeed

Stumm schalten, wenn Sie essen, trinken oder husten

Grundsätzlich sollten Sie es sich eher verkneifen, Ihr Mittagessen während des Online-Meetings einzunehmen. Gerade während längerer Meetings, bei denen die Mittagspause in weite Ferne rückt, kann es aber notwendig sein, zwischendurch einen Schluck zu trinken oder auch einen kleinen Snack zu sich zu nehmen.

Achten Sie dabei aber unbedingt darauf, sich währenddessen stumm zu schalten. Denn Ihr Mikrofon verstärkt unschöne Kau-, Schluck- und Knistergeräusche, die die Beiträge Ihrer Kolleginnen und Kollegen schnell übertönen und zu unangenehmen Hintergrundgeräuschen führen.

Vollständig angezogen sein

Ein großer Vorteil des Home-Office: Wir müssen uns nicht in unbequeme Anzüge oder hohe Schuhe zwängen, sondern können in unserer gemütlichsten Wohlfühlkleidung am Schreibtisch sitzen. Manch einer ist da sogar verleitet, gleich im Schlafanzug zu bleiben, die löchrige Jogginghose oder sogar nur eine Boxershorts zu wählen. Auch in Meetings ist die Versuchung groß, entsprechend bekleidet zu bleiben – schließlich ist in der Regel nur der Oberkörper zu sehen.

Allerdings sollten Sie sich doch dazu aufraffen, passende Kleidung anzuziehen. Denn zum einen wissen Sie nie, ob eine unbedachte Bewegung vor dem Bildschirm nicht doch einmal den Blick auf den Unterkörper freigibt, zum anderen bringen Sie sich selbst mit adäquater Kleidung auch leichter in ein professionelles Mindset. Wenn Ihre Kleidung Ihnen vermittelt, dass es sich gerade um einen ganz normalen Arbeitstag handelt, ist die Konzentration während der Besprechung gleich höher.

Diesen Tipp sollten übrigens nicht nur Sie selbst, sondern am besten auch Ihre Mitbewohnerinnen und Mitbewohner beherzigen:

Hintergrundgeräusche minimieren

Genau wie in Präsenz-Meetings ist für das nötige Maß an Konzentration vor allem Ruhe nötig. Suchen Sie sich einen möglichst stillen Platz, damit Ihre Kolleginnen und Kollegen Sie problemlos verstehen und nicht von Hintergrundlärm gestört werden. Falls Sie die Vorzüge des Home-Office nutzen und beispielsweise neben der Arbeit Radio hören, sollte das während des Meetings also ausgeschaltet sein.

Ideal ist hier natürlich ein eigenes Arbeitszimmer, in dem Sie völlig ungestört sind. Aber nicht jeder verfügt über so einen separaten Raum. In dem Fall sollten Sie zumindest Ihre Mitbewohner oder Familie darauf hinweisen, dass Sie für die Zeit des Meetings ein Zimmer für sich beanspruchen und nach Möglichkeit nicht gestört werden möchten.

Pünktlich sein

Pünktlichkeit ist bei Online- wie Offline-Meetings ein Gebot der Höflichkeit. Schließlich sind die Kalender Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vermutlich eng getaktet und eventuell ist schon eine halbe Stunde später die nächste Konferenz angesetzt. Wenn sich das Meeting wegen Zuspätkommern also verzögert, können unter Umständen nicht mehr alle Tagesordnungspunkte besprochen werden.

Im Home-Office fällt es vielen schwerer, Termine exakt einzuhalten. Denn ganz allein am Schreibtisch verlieren wir schnell das Zeitgefühl und werden etwa von aufbrechenden Teammitgliedern nicht an das Meeting erinnert. Stellen Sie sich deshalb am besten einen Wecker, der Sie einige Minuten im Voraus an das digitale Treffen erinnert.

Teilnehmerinnen und Teilnehmer direkt ansprechen

Online-Meetings können sich auch nach so langer Übung noch anonym anfühlen, weshalb sich nicht alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit derselben Begeisterung beteiligen wollen wie an persönlichen Besprechungen. Versuchen Sie daher, wo passend, alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer aktiv in das Meeting einzubeziehen, damit auch sie einen Mehrwert vom virtuellen Treffen haben.

Bedenken Sie zudem, dass Körpersprache per Video mitunter anders wirkt als im direkten Austausch. Haben Sie also das Gefühl, eine Teilnehmerin habe eine Frage, traue sich aber nicht, diese in der Online-Runde zu stellen, können Sie direkt auf sie zugehen. Übrigens: Wenn Sie vermeiden wollen, dass bei Fragerunden alle Teilnehmenden durcheinander sprechen und sich wegen der Audioeinstellungen nicht gegenseitig hören, können Sie die Melde- oder Chat-Funktionen Ihrer Meeting-Software einsetzen. So können sich alle Interessentinnen und Interessenten, die etwas beitragen wollen, melden.

Fazit: Meetings als große Chance nutzen

Besprechungen können Fluch und Segen zugleich sein. Umso besser ist es also, wenn Sie genau abschätzen, wann ein Meeting mit mehreren Teilnehmerinnen und Teilnehmern sinnvoll ist, welche Themen sich hierfür eignen und wie Sie ein erfolgreiches Meeting aufsetzen – egal ob persönlich oder online.

Wenn Sie Ihre Teilnehmerrunde aktiv in das Gespräch miteinbeziehen, produktiv Fragen klären und Entscheidungen treffen, ohne das Zeit- und Nervenbudget Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu überziehen, werden Ihre Meetings ein Erfolg.

Titelbild: Viktor Morozuk / iStock / Getty Images Plus