Kanban: Die agile Projektmanagement-Methode erklärt

Ein fester Plan ist eine gute Orientierung, engt Projektteams aber auch ein. Um kreatives Potenzial auszuschöpfen, mehr Transparenz und kundenspezifisches Arbeiten zu ermöglichen, bietet sich das agile Projektmanagement an.

Hier stehen Teammitglieder, die Unternehmensführung sowie Kunden und Kundinnen im regen Austausch zueinander und erarbeiten zielführende, flexible und transparente Lösungen. Ein wichtiges Tool im Rahmen des agilen Projektmanagements ist die Kanban-Methode.

Was ist Kanban?

Kanban ist eine Methode für das Arbeitsmanagement, die nach dem Pull-System funktioniert. Bei der Kanban-Methode werden Produkte nach Kundenwunsch erstellt und nicht wie bei Push-Systemen auf den Markt gebracht, um dann eine Nachfrage zu erzeugen.

Das japanische Wort „Kanban“ für „Schild“ spielt auf das Kanban-Board an, bei dem einzelne Prozessschritte mit Hilfe von Schildern visualisiert werden. Mit Kanban decken und beseitigen Sie Schwächen im Workflow Ihrer Teams und sorgen so für transparente, effiziente und professionelle Betriebsprozesse.

Kanban-Methode: Das sollten Sie darüber wissen

Die auf dem Pull-Prinzip fußende Kanban-Methode geht auf den Toyota-Konzern zurück. Dieser führte 1940 die „Just-in-time-Produktion“ ein. Die Kanban-Methode hat das Ziel, Betriebsprozesse zu optimieren, indem unnötige Aktivitäten, die zu Verlusten führen, minimiert und die einzelnen Arbeitsschritte perfektioniert werden. Hierbei steht Kanban in engem Zusammenhang zu Kaizen. Dieses Konzept strebt eine kontinuierliche Verbesserung der Unternehmensprozesse an und ist somit eine wichtige Komponente im Qualitätsmanagement eines Unternehmens.

Kanban eignet sich für alle Unternehmen, die ein agiles Arbeiten anstreben. Es bietet sich vor allem für kleinere Teams an, für die Scrums zu aufwendig sind. Außerdem steht Kanban für eine größtmögliche Flexibilität, weswegen sich der Ansatz für Aufgaben eignet, die schnell und unerwartet auftreten. Das ist vor allem im Support häufig der Fall.

Nicht zuletzt ist Kanban eine gute Lösung, wenn Fachleute im Unternehmen in verschiedenen Prozessen integriert sind. Diese stellen ihr Fachwissen dann mit der Kanban-Methode gezielt dort zur Verfügung, wo es benötigt wird.

Wie funktioniert das Kanban-System?

Das Kanban-System unterstützt das Workflowmanagement mit Hilfe eines Kanban-Boards, das sowohl als konkrete Tafel als auch in digitaler Form vorliegen kann. Dieses wird grob in die drei Bereiche „angefordert“, „in Arbeit“ und „erledigt“ aufgeteilt, die gelegentlich auch als „ToDo/Backlog“, „Work in Progress“ und „Final“ bezeichnet werden.

In den ersten beiden Spalten kommen zumeist verschiedene Unterpunkte zum Einsatz, die eine möglichst exakte Visualisierung des Workflows erlauben. Jede Aufgabe innerhalb einer Spalte erhält eine Karte (Kanban), auf der Informationen zur jeweiligen Tätigkeit enthalten sind. Einzelne Aufgaben priorisieren Sie. Außerdem legen Sie fest, wie viele Aufgaben parallel von einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin bearbeitet werden dürfen.

Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben dank Kanban stets eine konkrete Anzahl an Aufgaben, die sie abarbeiten. Insgesamt steht eine bestimmte Zahl an Aufgaben zur Verfügung, die als Team zu erledigen ist. Sobald eine bestimmte Task erledigt wurde, wandert die entsprechende Karte auf dem Kanban-Board in eine andere Spalte.

Sollten sich an einer Stelle zu viele Karten sammeln, kommt es zu einem Engpass. Diesen müssen Sie auflösen, indem Sie zum Beispiel Teamgrößen anpassen oder die bestehenden Prozesse optimieren.

Beispiel für Kanban: Anwendung im Marketing

Verschiedene Marketingaufgaben können Sie mit Kanban besonders effizient visualisieren. So teilen Sie die Spalte „angefordert“ beispielsweise in die Unterspalten „demnächst“ und „Priorität“ auf. In der ersten Spalte fügen Sie die Aufgabe „Artikel zum Content Marketing erstellen“ ein, wohingegen „Social Media Kalender“ und „Recherche zu Content Marketing“ priorisiert erledigt werden sollen und in Spalte zwei wandern.

Die Spalte „in Arbeit“ teilen Sie zusätzlich in die Unterspalten „Erstellung“, „Wartend“ und „Kontrolle“ ein. In der ersten Unterspalte tragen Sie etwa „Artikel zu Social Media erstellen“ ein, während unter „Wartend“ die Aufgabe „Website-Design modernisieren“ steht. Unter „Kontrolle“ ist beispielsweise „Recherche zum Influencer Marketing“ zu finden.

Unter „Erledigt“ fügen Sie zum Beispiel „Artikel zum Content Marketing erstellen“ ein.

Kanban-Regeln und -Prinzipien

Beim Einsatz von Kanban helfen Ihnen folgende Prinzipien zur Orientierung:

• Ordnen Sie ein, wo Sie gerade stehen und respektieren Sie vorhandene Verantwortlichkeiten und Prioritäten.
• Legen Sie, ausgehend von Ihrem derzeitigen Ist–Zustand, Veränderungen fest, die Sie gerne umsetzen würden.
• Ermutigen Sie Ihr Team, gemeinsam an den festgelegten Zielen zu arbeiten und Verantwortung zu zeigen.

Im Alltag haben sich zudem konkrete Kanban-Regeln bewährt, die den Umgang mit der Methode für das ganze Team einfacher machen und einen Leitfaden darstellen:

• Visualisierung auf einem Board → dient der Veranschaulichung
• Klares Prozessmanagement → sorgt für Transparenz
• Engpässe vermeiden → einzelne Spalten, Aufgaben und Prozesse werden optimiert
• Aufgaben je Spalte limitieren → Schutz vor Engpässen und davor, dass Aufgaben immer wieder aufgeschoben werden.
• Alle müssen am Workflow mitarbeiten → Optimierung durch vielfältigen Input
• Regelmäßiges Feedback einholen → Austausch fördern und Schwachstellen erkennen
• Kontinuierliche Verbesserungen anstreben → Prozesse nach dem Kaizen-Ansatz optimieren

Vorgefertigte und oft kostenlos verfügbare Kanban-Boards können Ihnen helfen, Ihre Projekte optimal zu strukturieren.

Kanban vs. Scrum: Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Scrum ist ein weiterer Ansatz im agilen Projektmanagement. Im Unterschied zu Kanban, wo kontinuierlich am Fortschritt gearbeitet wird, kommen bei Scrum regelmäßige Sprints zum Einsatz. Unter Sprints versteht man Projektprozesse mit einer klar definierten Länge.

Innerhalb eines Sprints nehmen die Teams keine Veränderungen vor, während bei Kanban jederzeit Veränderungen vorkommen können. Scrum arbeitet mit verschiedenen Rollen wie dem Scrum Master oder dem Product Owner, bei Kanban gibt es solche Aufteilungen hingegen nicht. Außerdem liegen bei Scrum am Ende jedes Sprints Ergebnisse vor, während Kanban kontinuierlich Ergebnisse liefert.

Vorteile und Nachteile von Kanban

Kanban steht für eine hohe Flexibilität und Einbindung der Belegschaft. Das vorhandene kreative Potenzial wird voll ausgeschöpft und die Durchlaufzeit verkürzt. Schwierigkeiten und Engpässe erkennen Sie mit Kanban schnell und können zielgerichtet dagegen vorgehen. Ferner gewinnen Sie durch die Kanban-Methode eine größtmögliche Transparenz bei allen Prozessen.

Allerdings stößt der Kanban-Ansatz bei großen Teams an seine Grenzen. Nicht zuletzt ist er speziell für kurzfristige und spontane Arbeiten gedacht und eignet sich weniger für langfristige Projekte.

Für wen eignet sich Kanban?

Die Kanban-Methode eignet sich folglich vor allem für kurzfristige Projekte und kleinere Teams. Doch auch für Unternehmen, die auf einem Markt mit hohem Wandel angesiedelt sind, bietet sich die Kanban-Methode an, um agil und effizient reagieren zu können.

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