So funktioniert agiles Projektmanagement

Alle reden über agiles Projektmanagement, doch was genau ist das? Agil bedeutet beweglich, flexibel und wendig. Das Gegenteil von schwerfällig und träge. Viele Unternehmen stellt die Komplexität ihrer Projekte vor eine große Herausforderung. Tauchen in einer Projektphase kurzfristig Schwierigkeiten oder neue Anforderungen auf, ist eine Anpassung kaum möglich. Zudem demotivieren unübersichtliche Planungen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Agiles Projektmanagement hilft, schnell und proaktiv auf geänderte Kunden- und Marktgegebenheiten zu reagieren. Unternehmen bleiben auf Kurs und dennoch flexibel.

Wie funktioniert agiles Projektmanagement?

Im Mittelpunkt des agilen Projektmanagements steht nicht der Prozess, sondern das Ergebnis des Projektes. Jeder Schritt im Projekt ist transparent und für sich einzeln durchführbar. Charakteristisch für diese Technik des Projektmanagements ist die hohe Kundenorientierung.

Durch die Schritt-für-Schritt-Vorgehensweise ist das gesamte Projektteam stärker eingebunden, Fehler fallen schneller auf und lassen sich so besser korrigieren. Übersichtliche Workflows sparen Unternehmen wertvolle Ressourcen. Zur Umsetzung haben sich agile Methoden, wie Scrum oder Kanban, etabliert.

Agiles Projektmanagement basiert auf dem AGIL-Schema aus den 1950er Jahren und hat seinen Ursprung in der Softwareentwicklung. Erfunden hat das Modell der amerikanische Soziologe Talcott Parsons.

Nach diesem Schema sollte jedes System folgende Funktionen erfüllen:

• Adaptation: Adaption von Veränderungen in der Projektumwelt

• Goal Attainment: Verfolgung gemeinsamer Ziele

• Integration: Entwicklung einer Gemeinschaft

• Latency: Aufrechterhaltung kultureller Werte

Die zwölf Grundprinzipien des agilen Projektmanagements

Die Grundlage für die agile Arbeitsweise bilden zwölf Prinzipien, die im „Agilen Manifest“ klar geregelt sind. Laut Wikipedia gelten seit 2001 für agile Teams folgende Leitsätze:

1. Ziel ist es, Kunden und Kundinnen durch das frühe und kontinuierliche Ausliefern von erstklassigen Ergebnissen zufriedenzustellen.

2. Jede Veränderung, selbst in einer späteren Phase, ist eine Chance, den Wettbewerbsvorsprung zu vergrößern.

3. Qualitativ hochwertige Produkte oder Ergebnisse werden in kurzen, regelmäßigen Zeiträumen geliefert (wenige Wochen oder Monate).

4. Fachleute und Teammitglieder tauschen sich täglich über den aktuellen Status aus.

5. Allen im Team werden ausreichend Ressourcen, wie Tools oder Materialien, zur Verfügung gestellt, um die Aufgaben motiviert zu erfüllen.

6. Informationen werden, sofern möglich, im persönlichen Dialog ausgetauscht.

7. Um den Fortschritt des Projekts überprüfen zu können, werden Qualitätsstandards definiert, die einzuhalten sind.

8. Für eine nachhaltige Entwicklung ist es erforderlich, dass alle in einem gleichmäßigen Tempo arbeiten. Dies gilt für Auftraggebende wie Kundinnen und Kunden.

9. Ansprechendes Design und eine gute Funktionalität stehen im Fokus jeglichen Handelns.

10. Projekte werden nach dem KISS-Prinzip durchgeführt. Umso leichter lassen sich einzelne Schritte nachvollziehen.

11. Durch die Selbstorganisation des Teams entstehen die besten Ideen und Vorschläge zur Produkt- bzw. Prozessoptimierung.

12. Teams, die ihr eigenes Verhalten selbst reflektieren, steigern effektiv die Produktivität.

Der Übergang zwischen diesen Prinzipien und den agilen Methoden ist fließend.

Klassisches vs. agiles Projektmanagement: Ein Überblick über die Vor- und Nachteile

Früher war es nach der klassischen Wasserfall-Methode Standard, ein großes Projekt durch verschiedene Phasen von oben nach unten zu delegieren. Klassisches Projektmanagement ist vor allem geprägt durch jede Menge Meetings und hierarchische Strukturen. Von einer Phase zur nächsten vergingen mehrere Wochen.

Im Vergleich dazu sind agile Projektteams interdisziplinär aufgestellt und arbeiten in kurzen Arbeitszyklen. Diese Zyklen haben eine Länge von ein, maximal zwei Wochen. Aufgaben werden in mehreren Spalten auf einem Projektboard visuell dargestellt und sind für jeden aus dem Team transparent.

Sobald eine Projektaufgabe bearbeitet ist, wandert sie in die nächste Spalte. Dies wiederholt sich, bis der gesamte Prozess einmal komplett durchlaufen wurde. Aufgaben in der ersten Spalte können beliebig erweitert werden, wenn durch den Austausch mit Stakeholdern (Kunden, Kundinnen, Geschäftspartner) neue Anforderungen entstehen. Das Erreichen der Stakeholder-Ziele steht bei der agilen Projektarbeit im Fokus.

Wann agiles und wann klassisches Projektmanagement?

Für welche Prozesse eine agile oder klassische Herangehensweise besser geeignet ist, hängt ganz vom Projekt und den dazugehörigen Faktoren ab. Mit der folgenden Übersicht können Sie sich ein klares Bild über die Vor- und Nachteile der verschiedenen Ansätze machen.

Vor- und Nachteile des klassischen Projektmanagements (Wasserfall-Methode)

Vor- und Nachteile des agilen Projektmanagements

Was ist eine agile Methode?

Eine agile Methode dient dazu, Prozesse innerhalb eines Unternehmens dynamisch und flexibel zu gestalten. Durch einen zunehmend hohen Digitalisierungsgrad werden agile Methoden in Unternehmen immer beliebter.

In einer Studie untersuchten die Managementberatung Kienbaum und die Online-Jobplattform StepStone den Veränderungsgrad von Agilität und agilen Arbeitsmethoden. Das Ergebnis: Rund 31 Prozent der befragten Führungs- und Fachkräfte nutzen bereits agile Methoden. Die drei beliebtesten sind Kanban, Scrum und Design Thinking.

Welche agilen Projektmanagement-Methoden gibt es?

Eine bekannte Methode für agiles Projektmanagement ist das Scrum-Framework, in dem Teams Projekte entwickeln können. Der Begriff „Scrum“ stammt aus dem Rugbysport und bedeutet übersetzt „Gedränge“. Wie beim beliebten Mannschaftssport geht es bei dieser agilen Herangehensweise darum, alle im Team auf den gleichen Projektstatus zu bringen. Alle sollen sich auf das nächste Sprint-Ziel konzentrieren. Jeder Sprint ist ein kurzer Zeitraum, in dem das Scrum-Team eine Teil-Projektaufgabe erledigt.

Agiles Projektmanagement mit SCRUM

Standup-Meetings und Reviews sind wichtige Elemente der Scrum-Methode. Bei jedem Sprint sammelt das Scrum-Team positive wie negative Erfahrungen, die es beim nächsten Projektschritt einfließen lässt.

Ein Scrum-Team besteht aus drei Rollen. Hierbei handelt es sich um die Zuständigkeiten im Projektteam. Sie lauten:

1. Scrum-Master (moderiert und arbeitet mit jedem im Scrum-Team zusammen)

2. Product Owner (repräsentiert das Unternehmen)

3. und das Entwicklungsteam (zum Beispiel Texterinnen, Produktdesigner, Labormitarbeiterinnen, etc.)

Der Scrum-Prozess gestaltet sich zyklisch und enthält nur wenige strenge Regeln. Ziel ist es, die Dynamik des Teams beizubehalten.

Ebenfalls sehr verbreitet ist die agile Methode Kanban. Sie hat ihren Ursprung in der Automobilbranche. Schlüsselelement ist das Kanban-Board, zum Beispiel ein Whiteboard im Büro, auf das alle im Team Zugriff haben. Es enthält drei verschiedene Spalten, die individuell beschriftet werden.

Auf farbigen Karten oder Haftnotizen werden die entsprechenden Arbeitspakete geschrieben. Das Projektteam arbeitet nach dem Pull-Prinzip. Die verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter holen sich eine Karte und arbeitet diese Aufgabe ab. Nachdem sie fertig sind, wechselt die Karte in die nächste Spalte.

Ziel der agilen Methode ist es, alle Schritte klar zu visualisieren und die Performance im Team zu steigern. Mit Kanban arbeitet das Projektteam eigenverantwortlich. Jeder weist sich selbst neue Aufgabenpakete zu. Sobald ein Paket abgeliefert wurde, startet die Bewertung der Qualität.

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen auf dem Board wer, woran und seit wann arbeitet. Durch die Nachverfolgung können Engpässe, Überlastungen oder das Verlangsamen des Workflows eher vermieden werden.

Der agile Ansatz funktioniert nicht nur für große Unternehmen und Teams: Auch Einzel- oder mittelständische Unternehmen können so ihre Projekte in kleine Teile runterbrechen und einzelne Schritte leichter priorisieren. Alle Unternehmen, die schnell und flexibel Ergebnisse liefern müssen, können von einer agilen Herangehensweise profitieren.

Fazit: Agiles Projektmanagement für flexible Strukturen und eigenverantwortliches Arbeiten

In Zeiten des dynamischen Wandels ist es ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, das Geschäftsmodell und die Organisation schnell und flexibel auf neue Marktchancen ausrichten zu können. Agiles Projektmanagement bringt ein neues Mindset ins Unternehmen, das mit klar definierten Leitsätzen aufwartet.

Agile Strukturen erlauben eine flexible Rollenverteilung und mehr eigenverantwortliches Arbeiten. Das kann Mitarbeitende motivieren und leistungsstarke Kräfte dazu animieren, ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Zugleich drückt sich in der gleichmäßig verteilten Verantwortung auch die Wertschätzung und das Vertrauen der Führungsriege in ihre Angestellten aus.

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