Was ist agiles Projektmanagement? Methoden und Vorteile

Viele Unternehmen stellt die Komplexität ihrer Projekte vor eine große Herausforderung. Tauchen in einer Projektphase kurzfristig Schwierigkeiten oder neue Anforderungen auf, ist eine Anpassung kaum möglich. Alle reden als Lösung über agiles Projektmanagement, doch was genau ist das? Wir erklären Ihnen alles dazu in diesem Artikel.

Wie funktioniert agiles Projektmanagement?

Anstelle eines linearen Prozesses wie beim klassischen, werden beim agilen Projektmanagement Projekte in kleine Abschnitte (Sprints) unterteilt. Teams überprüfen regelmäßig Fortschritte, passen Ziele an und beziehen Kundenfeedback ein. Das fördert schnelle Anpassungen, Zusammenarbeit und eine kontinuierliche Verbesserung.

Im Mittelpunkt des agilen Projektmanagements steht nicht der Prozess, sondern das Ergebnis des Projektes. Jeder Schritt im Projekt ist transparent und für sich einzeln durchführbar. Charakteristisch für diese Technik des Projektmanagements ist die hohe Kundenorientierung.

Durch die Schritt-für-Schritt-Vorgehensweise ist das gesamte Projektteam stärker eingebunden, Fehler fallen schneller auf und lassen sich so besser korrigieren. Übersichtliche Workflows sparen Unternehmen wertvolle Ressourcen. Zur Umsetzung haben sich agile Projektmanagement-Methoden, wie Kanban oder Scrum, etabliert.

Agiles Projektmanagement basiert auf dem AGIL-Schema aus den 1950er Jahren und hat seinen Ursprung in der Softwareentwicklung. Erfunden hat das Modell der amerikanische Soziologe Talcott Parsons.

Nach diesem Schema sollte jedes System folgende Funktionen erfüllen:

• Adaptation: Adaption von Veränderungen in der Projektumwelt
• Goal Attainment: Verfolgung gemeinsamer Ziele
• Integration: Entwicklung einer Gemeinschaft
• Latency: Aufrechterhaltung kultureller Werte

Die zwölf Grundprinzipien des agilen Projektmanagements

Die Grundlage für die agile Arbeitsweise bilden zwölf Prinzipien, die im „Agilen Manifest“ klar geregelt sind:

1. Ziel ist es, Kundinnen und Kunden durch das frühe und kontinuierliche Ausliefern von erstklassigen Ergebnissen zufriedenzustellen.
2. Jede Veränderung, selbst in einer späteren Phase, ist eine Chance, den Wettbewerbsvorsprung zu vergrößern.
3. Qualitativ hochwertige Produkte oder Ergebnisse werden in kurzen, regelmäßigen Zeiträumen geliefert (wenige Wochen oder Monate).
4. Fachleute und Teammitglieder tauschen sich täglich über den aktuellen Status aus.
5. Allen im Team werden ausreichend Ressourcen, wie Projektmanagement-Tools oder Materialien, zur Verfügung gestellt, um die Aufgaben motiviert zu erfüllen.
6. Informationen werden, sofern möglich, im persönlichen Dialog ausgetauscht.
7. Um den Fortschritt des Projekts überprüfen zu können, werden Qualitätsstandards definiert, die einzuhalten sind.
8. Für eine nachhaltige Entwicklung ist es erforderlich, dass alle in einem gleichmäßigen Tempo arbeiten. Dies gilt für Auftraggebende wie Kundinnen und Kunden.
9. Ansprechendes Design und eine gute Funktionalität stehen im Fokus jeglichen Handelns.
10. Agile Projekte werden nach dem KISS-Prinzip durchgeführt. Umso leichter lassen sich einzelne Schritte nachvollziehen.
11. Durch die Selbstorganisation des Teams entstehen die besten Ideen und Vorschläge zur Produkt- bzw. Prozessoptimierung.
12. Teams, die ihr eigenes Verhalten selbst reflektieren, steigern effektiv die Produktivität.

Der Übergang zwischen diesen Prinzipien und den agilen Methoden ist fließend.

Phasen im agilen Projektmanagement

Agiles Projektmanagement durchläuft üblicherweise verschiedene Phasen, die sich oft zyklisch wiederholen, je nachdem, wie viele Iterationen (oder Sprints) ein Projekt hat. Dieser Zyklus wiederholt sich etwa bei der Scrum-Methode, bis das Produkt fertiggestellt ist:

1. Planungsphase: Anforderungen und Prioritäten sammeln
2. Product Backlog anlegen: Liste aller gewünschten Funktionen
3. Sprintplanung: Auswahl der Aufgaben für den nächsten Sprint
4. Sprint: Intensive Arbeitsphase
5. Sprint Review: Überprüfung und Feedback-Einholung
6. Retrospektive: Diskussion über Verbesserungspotenziale

Jeder dieser Schritte ist essenziell, um den agilen Ansatz effektiv zu nutzen und kontinuierliche Verbesserungen sicherzustellen.

Wann eignet sich agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement eignet sich, wenn Anforderungen variabel sind, schnelle Anpassung nötig ist und Kundinnen und Kunden eng eingebunden werden sollen. Es ist vor allem bei hoher Projektunsicherheit ideal und stellt die Selbstorganisation in den Mittelpunkt. Gegenüber dem klassischen Ansatz passt es besonders zu dynamischen und sich schnell ändernden Umgebungen.

Was ist eine agile Projektmanagement-Methode?

Eine agile Methode dient dazu, Prozesse innerhalb eines Unternehmens dynamisch und flexibel zu gestalten. Durch einen zunehmend hohen Digitalisierungsgrad werden agile Methoden in Unternehmen immer beliebter. Die drei beliebtesten Methoden sind Kanban, Scrum und Design Thinking.

Welche agilen Projektmanagement-Methoden gibt es?

Die wohl bekannteste ist das Scrum-Framework. „Scrum“ – frei übersetzt „Gedränge“- ist ein bekannter Ansatz im agilen Projektmanagement. Ähnlich wie im Sport geht es darum, das Team auf ein gemeinsames Ziel zu fokussieren. Arbeitsschritte werden in Sprints aufgeteilt. Jeder Sprint ist ein kurzer Zeitraum, in dem das Team eine spezifische Aufgabe bearbeitet.

Neben Scrum gibt es zahlreiche andere Projektmanagement-Methoden, die in verschiedenen Branchen und Kontexten angewendet werden. Einige der bekanntesten sind:

• Wasserfallmodell (Waterfall): Lineares und sequenzielles Design, bei dem jede Phase erst beginnt, wenn die vorherige abgeschlossen ist. Es eignet sich besonders für Projekte mit klaren und unveränderlichen Anforderungen.
• Kanban: Methode zur Visualisierung des Arbeitsflusses. Sie verwendet oft ein Board, um zu zeigen, welche Aufgaben anstehen, in Bearbeitung sind und abgeschlossen wurden.
• Lean Projektmanagement: Basiert auf den Prinzipien des Lean Manufacturing und zielt darauf ab, Verschwendung in allen Formen zu eliminieren und Prozesse zu optimieren.
• PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments): Strukturierter Ansatz, der sich auf klare Prozesse und Rollen konzentriert.
• Critical Path Method (CPM): Technik, die dazu dient, die Zeitspanne von Projekten zu verkürzen, indem die kritischsten Aktivitäten identifiziert werden.
• Six Sigma: Methodischer Ansatz zur Verbesserung der Prozessqualität durch die Identifikation und Entfernung der Ursachen von Fehlern oder Mängeln.
• Extreme Programming (XP): Methode der agilen Softwareentwicklung, die sich auf Kundenfeedback und kontinuierliche Verbesserung konzentriert.
• Feature Driven Development (FDD): Iterative und inkrementelle Softwareentwicklungsmethode, die sich auf die Entwicklung spezifischer Features oder Funktionen konzentriert.
• Dynamic Systems Development Method (DSDM): Agiler Projektmanagement- und Lieferansatz, der sich auf alle Aspekte eines Projekts konzentriert.

Jede Methode hat ihre eigenen Vorzüge, je nach Art und Umfang des Projekts, den Anforderungen, der Branchenspezifik und den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens.

Agiles Projektmanagement mit Scrum

Stand-up-Meetings und Reviews sind wichtige Elemente der Scrum-Methode. Bei jedem Sprint sammelt das Scrum-Team positive wie negative Erfahrungen, die es beim nächsten Projektschritt einfließen lässt.

Ein Scrum-Team besteht aus drei agilen Projektmanagement-Rollen. Hierbei handelt es sich um die Zuständigkeiten im Projektteam. Sie lauten:

1. Scrum-Master (moderiert und arbeitet mit jedem im Scrum-Team zusammen)
2. Product Owner (repräsentiert das Unternehmen)
3. und das Entwicklungsteam (zum Beispiel Textende, Produktdesignende, Labormitarbeitende und so weiter)

Der Scrum-Prozess gestaltet sich zyklisch und enthält nur wenige strenge Regeln. Ziel ist es, die Dynamik des Teams beizubehalten.

Der agile Ansatz funktioniert nicht nur für große Unternehmen und Teams: Auch Einzel- oder mittelständische Unternehmen können so ihre Projekte in kleine Teile herunterbrechen und einzelne Schritte leichter priorisieren. Alle Unternehmen, die schnell und flexibel Ergebnisse liefern müssen, können von einer agilen Herangehensweise profitieren, vorausgesetzt es gab im Vorfeld extensive Weiterbildungen im Bereich agiles Projektmanagement.

Hilfreiche Tools und Softwares für agiles Projektmanagement

Es gibt auf dem Markt jede Menge an Projektmanagement-Tools. Manche für kleine, manche für große Projekte, kostenpflichtig oder kostenlos und so weiter. Wir stellen Ihnen fünf vor, die verschiedene Bedürfnisse abdecken:

• Trello ist ein visuelles Projektmanagement-Tool, das auf dem Kanban-System basiert. Mithilfe von Karten und Boards können Sie Aufgaben organisieren, den Fortschritt verfolgen und mit Teammitgliedern zusammenarbeiten.
• Asana bietet Teams die Möglichkeit, Projekte und Aufgaben in Listen oder Boards zu organisieren. Mit tiefgreifenden Planungs- und Kollaborationsfunktionen hilft es Unternehmen, Deadlines einzuhalten und die Arbeit zu priorisieren.
• Microsoft Project ist eine umfangreiche Projektmanagement-Lösung, die sowohl für Desktops als auch für die Cloud verfügbar ist. Damit lassen sich detaillierte Planungsfunktionen, Ressourcenmanagement und Berichterstattung für komplexe Projekte umsetzen.
• JIRA (von Atlassian) wurde ursprünglich als Bug-Tracking-Tool entwickelt, hat sich aber zu einer beliebten Projektmanagement-Lösung für Agile Teams entwickelt. Es unterstützt Scrum, Kanban und andere agile Methoden, bietet detaillierte Reporting-Tools und kann mit einer Vielzahl von Add-ons erweitert werden.
• Basecamp ist ein All-in-One-Tool für Projektmanager und -managerinnen. Es bietet Funktionen wie To-do-Listen, Kalender, Dateispeicherung und Teamchats in einer zentralen Benutzeroberfläche.

Die Auswahl des richtigen Tools hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen, der Größe des Teams und dem Umfang des Projekts ab.

Klassisches vs agiles Projektmanagement: Vor- und Nachteile

Während das klassische Modell einen linearen und strukturierten Ansatz verfolgt, bei dem alles von Anfang an geplant wird, setzt das agile Modell auf Flexibilität und iterative Entwicklungszyklen. Beide Methoden haben ihre eigenen Vorzüge und Schwachstellen, je nach Art, Umfang und Umgebung des Projekts.

Vor- und Nachteile des klassischen Projektmanagements (Wasserfall-Methode)

Vor- und Nachteile des agilen Projektmanagements

Klassisches vs. agiles Projektmanagement: Anwendung im Team-Alltag

Früher war es nach der klassischen Wasserfall-Methode Standard, ein großes Projekt durch verschiedene Projektmanagement-Phasen von oben nach unten zu delegieren. Klassisches Projektmanagement ist vor allem geprägt durch jede Menge Meetings und hierarchische Strukturen. Von einer Phase zur nächsten vergingen mehrere Wochen.

Im Vergleich dazu sind agile Projektteams mit einem oder einer agilen Projektmanagenden interdisziplinär aufgestellt und arbeiten in kurzen Arbeitszyklen. Diese Zyklen haben eine Länge von ein, maximal zwei Wochen. Aufgaben werden in mehreren Spalten auf einem Projektboard visuell dargestellt und sind für jeden aus dem Team transparent.

Sobald eine Projektaufgabe bearbeitet ist, wandert sie in die nächste Spalte. Dies wiederholt sich, bis der gesamte Prozess einmal komplett durchlaufen wurde. Aufgaben in der ersten Spalte können beliebig erweitert werden, wenn durch den Austausch mit Stakeholdern (Kundschaft, Geschäftspartner bzw. Geschäftspartnerinnen) neue Anforderungen entstehen. Das Erreichen der Stakeholder-Ziele steht bei der agilen Projektarbeit im Fokus.

Fazit: Agiles Projektmanagement für flexible Strukturen und eigenverantwortliches Arbeiten

In Zeiten des dynamischen Wandels ist es ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, das Geschäftsmodell und die Organisation schnell und flexibel auf neue Marktchancen ausrichten zu können. Agiles Projektmanagement und agiles Arbeiten bringt ein neues Mindset ins Unternehmen, das mit klar definierten Leitsätzen aufwartet.

Agile Prozesse erlauben eine flexible Rollenverteilung und mehr eigenverantwortliches Arbeiten. Das kann Mitarbeitende motivieren und leistungsstarke Kräfte dazu animieren, ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Zugleich drückt sich in der gleichmäßig verteilten Verantwortung auch die Wertschätzung und das Vertrauen der Führungsriege in ihre Angestellten aus.

Titelbild: adamkaz / iStock / Getty Images Plus