Wissen Sie, was der häufigste Grund für ineffizientes Arbeiten in der Gruppe ist? Mangelnde Übersicht! Häufig herrscht in Teams Unklarheit darüber, wer gerade welche Aufgabe bearbeitet und was überhaupt anliegt. Das führt dazu, dass der aktuelle Projektstatus ständig erfragt werden muss und im schlimmsten Fall sogar Aufgaben doppelt ausgeführt werden.

Doch Hilfe naht: Mit Kanban-Boards können Sie diese Probleme unkompliziert aus der Welt schaffen, Zeit sparen und für mehr Produktivität sorgen.

In diesem Artikel erfahren Sie alle Vorteile der Kanban-Methode und lernen kostenfreie Online-Tools kennen, die Ihnen die Projektarbeit merklich erleichtern können.

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Warum ein Kanban-Board sinnvoll ist

Gerade wenn größere Teams gemeinsam an einem Projekt arbeiten, hilft ein Kanban-Board dabei, den Workflow zu optimieren. Folgende Vorteile bieten sich hier:

  • Bessere Übersicht: Mögliche Probleme, die während der einzelnen Projektphasen auftreten könnten, lassen sich visualisieren und werden so greifbarer.

  • Mehr Transparenz: Durch das Prinzip der transparenten Aufgabenverteilung ist genau ersichtlich, welcher Mitarbeiter mit welchen Arbeiten beschäftigt ist. So können Doppelarbeiten und Leerläufe gleichermaßen vermieden werden. 

  • Teamwork wird gefördert: Da alle Projektbeteiligten sehen, wer welche Aufgaben bearbeitet, können sich Teams untereinander optimal abstimmen und unterstützen.

  • Keine unnötigen Meetings: Da der Projektstatus jederzeit eingesehen werden kann und jeder Mitarbeiter Zugang zu wichtigen Projektinfos hat, können Sie Status-quo-Meetings merklich reduzieren.

  • Leicht anwendbar: Auch wenn Sie in Ihrem Team keine anderen agilen Methoden einsetzen, ist ein Kanban-Board schnell aufgesetzt und leicht verständlich.

Wie ist ein Kanban-Board aufgebaut?

Kanban-Boards sind in mehrere Spalten und Bahnen (Kanban Swimlanes) aufgeteilt. Jede Spalte erfasst eine bestimmte Prozessphase, zum Beispiel „in Bearbeitung“.

In den Swimlanes werden weitere wichtige Infos wie Zuständigkeiten, Fristen und Prioritäten eingetragen. Sobald eine neue Aufgabe ansteht, wird sie auf eine Kanban-Karte eingetragen und durchläuft – je nach Arbeitsprozess – die entsprechenden Spalten des Boards.

Oft gewählte Kategorien sind:

  • offen oder to do: In dieser Spalte landen alle anstehenden Arbeiten. Wenn eine Aufgabe angefangen wird, wandert die Karte in den nächsten Bereich „in Bearbeitung“.

  • in Bearbeitung: Hier sind alle Aufgaben aufgelistet, die gerade von Teammitgliedern bearbeitet werden.

  • erledigt oder done: Sobald die Arbeiten erledigt sind, wird die Karte hierhin verschoben.

Diese Kategorien können natürlich individuell an Ihr Projekt angepasst oder erweitert werden.

Praktische Kanban-Softwares: Kanban-Boards online nutzen

Theoretisch würde sich auch eine Pinnwand oder ein Whiteboard als analoges Kanban-Board eignen, es gibt mittlerweile aber auch viele praktische – und sogar kostenfreie – Software-Lösungen, die Sie verwenden können.

Der Vorteil am digitalen Kanban-Board: Mit der Kanban-Software haben alle Mitarbeiter online Zugang zum Kanban-Board, auch wenn sie an unterschiedlichen Standorten arbeiten. Außerdem können Zeiterfassungstools integriert werden, die transparent machen, wie lange einzelne Arbeitsschritte dauern.

7 kostenlose Kanban-Boards im Überblick

Hier stellen wir Ihnen beliebte digitale Kanban-Boards vor, die kostenlose Varianten anbieten. Erweiterte Optionen wie die Verwaltung mehrerer Boards und Teammitglieder können bei Bedarf gegen Gebühren dazu gebucht werden.

1) Kanbantool

Die Software Kanbantool ist sehr professionell aufbereitet und lässt sich intuitiv bedienen. Für größere Projekte können Boards mit umfangreichen Spaltenteilungen aufgebaut werden. Zusätzlich gibt es ein Analysetool, mit dem das Board ausgewertet werden kann. In der kostenfreien Variante sind 2 Boards und 2 Benutzer enthalten.

2) Zenkit

Mit Zenkit lassen sich auch komplizierte Projekte gut planen. Neben der Kanban-Ansicht gibt es auch Listen- oder Mindmap-Ansichten, die für mehr Übersicht und strukturiertes Arbeiten sorgen. Der Anbieter agiert zudem DSGVO-konform und hat seinen Serverstandort in Deutschland.

3) Trello

Trello gehört zu den bekanntesten Projektmanagement-Tools und ist besonders für seine übersichtliche Benutzeroberfläche beliebt. Alle Informationen wie Termine, Dateianhänge oder Kommentare können auf den Karten erfasst und einfach per Drag-and-Drop verschoben werden.

4) Wekan

Das Open-Source-System Wekan weist einen ähnlichen Aufbau wie Trello auf und punktet mit einem minimalistischen Design ohne Ablenkungen. Auch für umfangreiche Projekte lässt sich Wekan gut einsetzen – die Boards, Listen und Karten sind schnell eingerichtet.

5) Meistertask

Der direkte Konkurrent zu Trello ist Meistertask. Das Tool legt seinen Fokus auf kreatives und agiles Arbeiten. Die Boards sind flexibel anpassbar und Spalten lassen sich beliebig hinzufügen. Zudem lassen sich Aufgaben mit Prioritäten gut verwalten: Beispielsweise kann Aufgabe Nr. 2 erst bearbeitet werden, wenn Aufgabe Nr. 1 fertig ist.

6) Kanboard

Kanboard ist ein schlicht gehaltenes Tool, das alle wichtigen Funktionen bereithält: Es gibt farbig markierbare Karten mit Datenspeicher für Anhänge, Tags und Kommentare. Besonders praktisch ist die Automatisierungsfunktion. Hier können Aktivitäten automatische Aktionen zugeordnet werden. Zum Beispiel können Sie einstellen, dass Karten, die in eine andere Spalte verschoben werden, automatisch eine bestimmte Farbe erhalten.

7) Restyaboard

Das Tool Restyaboard ist Trello ebenfalls sehr ähnlich. Das Unternehmen bezeichnet sein Board sogar selbst als „trello like“. Restyaboard muss sich aber nicht verstecken: Neben den klassischen Funktionen wie Karten mit Tags und farbigen Markierungen bietet Restyaboard zusätzliche Features wie ein Voting-System für Kanban-Karten und E-Mail- sowie Board-Vorlagen.

Kanban-Boards bieten gute Möglichkeiten, um alle Aufgaben, die in einem Projekt anfallen, transparent darzustellen. Durch diese übersichtliche und gleichzeitig reduzierte Projektdarstellung inklusive Teilerfolgen können Teams optimal arbeiten und bessere Arbeitsergebnisse liefern. Das führt besonders bei großen Projekten zu einer höheren Zufriedenheit und motivierteren Teammitgliedern. Die kostenlosen Kanban-Boards sind ideal, um mit der Kanban-Methode vertraut zu werden.

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Titelbild: NicoElNino / Getty Images

Ursprünglich veröffentlicht am 12. November 2020, aktualisiert am November 12 2020

Themen:

Projekt-Management