Was ist ein Kanban-Board? Definition und Tools

Wissen Sie, was der häufigste Grund für ineffizientes Arbeiten in der Gruppe ist? Geht es nach unseren Erfahrungen, ist es ganz klar mangelnde Übersicht. Doch Hilfe naht: Mit Kanban-Boards können Sie diese Probleme unkompliziert aus der Welt schaffen, Zeit sparen und für mehr Produktivität sorgen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen alle Vorteile der Kanban-Methode und stellen Ihnen sieben kostenfreie Online-Tools vor, die Ihnen die Projektarbeit merklich erleichtern können.

Was ist ein Kanban-Board?

Das Kanban-Board ist ein Tool, mit dem sich Aufgaben und Arbeitsabläufe visualisieren lassen. Teams, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten, haben so einen schnellen Überblick über den Projektfortschritt. Zudem ist genau ersichtlich, wer mit welchen Aufgaben betraut ist und welche noch bearbeitet werden müssen.

Der Begriff „Kanban“ stammt aus dem Japanischen und bedeutet auf Deutsch so viel wie „Signal“ oder „Tafel“.

Das Kanban-System wurde von Toyota in den 1940er-Jahren entwickelt. Das Ziel: Eine effizientere Produktion, die bestenfalls nach dem Just-in-Time-Prinzip funktioniert.

Heute nutzen viele Unternehmen Kanban-Boards als zentrales Werkzeug dieser ursprünglichen Methode und visualisieren Workflows sowie gesamte Projekte.

Warum ist ein Kanban-Board sinnvoll?

Gerade wenn größere Teams gemeinsam an einem Projekt arbeiten, helfen Methoden wie Scrum oder das Kanban-Board dabei, den Projekt-Workflow zu optimieren.

Folgende Vorteile bieten sich dabei aus unserer Sicht:

• Bessere Übersicht: Mögliche Probleme, die während der einzelnen Projektphasen auftreten könnten, lassen sich visualisieren und werden so greifbarer.
• Mehr Transparenz: Durch das Prinzip der transparenten Aufgabenverteilung ist genau ersichtlich, welche Mitarbeiterin oder welcher Mitarbeiter mit welchen Aufgaben beschäftigt ist. So können Doppelarbeiten, Leerläufe und Engpässe gleichermaßen vermieden werden.
• Teamwork wird gefördert: Da alle Projektbeteiligten sehen, wer welche Aufgaben bearbeitet, können sich Teams untereinander optimal abstimmen und unterstützen.
• Keine unnötigen Meetings: Da der Projektstatus jederzeit eingesehen werden kann und alle Beteiligten Zugang zu wichtigen Projektinfos haben, können Sie Status-quo-Meetings merklich reduzieren.
• Leicht anwendbar: Auch wenn Sie in Ihrem Team keine anderen agilen Methoden einsetzen, ist ein Kanban-Board schnell aufgesetzt und leicht verständlich.

Deutschland hat in Sachen agiles Arbeiten, wie es Kanban vorgibt, allerdings noch Nachholbedarf. Nur rund 45 Prozent der im Rahmen einer Studie der Hochschule Karlsruhe befragten Unternehmen nutzen bereits agile Methoden.

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Aus welchen Elementen besteht ein Kanban-Board?

Kanban-Boards sind in mehrere Spalten und Bahnen (Kanban Swimlanes) aufgeteilt. Jede Spalte erfasst eine bestimmte Prozessphase, zum Beispiel „in Bearbeitung“.

In den Swimlanes werden weitere wichtige Infos wie Zuständigkeiten, Fristen und Prioritäten eingetragen.

Sobald eine neue Aufgabe ansteht, wird sie auf eine Kanban-Karte eingetragen und durchläuft – je nach Arbeitsprozess – die entsprechenden Spalten des Boards.

Oft gewählte Kategorien sind:

• Offen oder to do: In dieser Spalte landen alle anstehenden Arbeiten. Wenn eine Aufgabe angefangen wird, wandert die Karte in den nächsten Bereich „in Bearbeitung“.
• In Bearbeitung: Hier sind alle Aufgaben aufgelistet, die gerade von Teammitgliedern bearbeitet werden.
• Erledigt oder done: Sobald die Arbeiten erledigt sind, wird die Karte hierhin verschoben.

Die Kategorien unseres Kanban-Board-Beispiels können Sie natürlich individuell an Ihr Projekt anpassen oder erweitern.

Was macht ein gutes Kanban-Tool aus?

Ein gutes Kanban-Tool ist in erster Linie intuitiv, flexibel und auf Ihre Bedürfnisse anpassbar. Aufgaben sollten einfach zu erstellen und zu verwalten sein, wichtig sind auch Funktionen zur Zusammenarbeit im Team. Achten Sie auch auf die Integration mit anderen Tools und die Anpassung des Boards an spezifische Workflows für den perfekten Arbeitsprozess.

Theoretisch würde sich auch eine Pinnwand oder ein Whiteboard als analoges Kanban-Board eignen. Es gibt mittlerweile aber auch viele praktische – und sogar kostenfreie – Software-Lösungen, die Sie verwenden können.

Der große Vorteil am digitalen Kanban-Board aus unserer Sicht: Mit der Kanban-Software haben alle Mitarbeitenden eines agilen Teams online Zugang zum Kanban-Board, auch wenn sie an unterschiedlichen Standorten arbeiten. Außerdem können Zeiterfassungstools integriert werden, die transparent machen, wie lange einzelne Arbeitsschritte dauern.

Unser Tipp: Physische Kanban-Boards mit einzelnen Aufgaben, Haftnotizen & Co. gehören bei Entwicklungsteams längst der Vergangenheit an. Nutzen Sie also ein digitales Tool stattdessen und verzichten Sie auch auf Kanban-Boards in Excel.

Der Einsatz von Kanban mit Vorlagen und entsprechenden Tools ist deutlich weniger fehleranfällig, schneller im Handling und sorgt so für eine kontinuierliche Verbesserung.

7 kostenlose Kanban-Boards im Überblick

Mit diesen Features im Hinterkopf stellen wir Ihnen beliebte digitale Kanban-Boards vor, die kostenlose Varianten anbieten. Erweiterte Optionen wie die Verwaltung mehrerer Boards und Teammitglieder können bei Bedarf gegen Gebühren dazu gebucht werden.

1. Kanbantool

Quelle: Screenshot Kanbantool

Die Software Kanbantool ist sehr professionell aufbereitet und lässt sich intuitiv bedienen. Für größere Projekte können Boards mit umfangreichen Spaltenteilungen aufgebaut werden. Zusätzlich gibt es ein Analysetool, mit dem das Board ausgewertet werden kann. In der kostenfreien Variante sind zwei Boards und zwei Benutzende enthalten.

Kanbantool: Funktionen

Zu den wichtigsten Funktionen des Tools, die uns überzeugen, zählen:

• Intuitive und einfache Bedienung
• Kanban-Analysen und Metriken zur Überwachung des Projekts
• Intelligenter KI-Assistent für verschiedene Elemente und Aufgaben
• Mobile Apps für iOS und Android

Kanbantool: Preis

Kanbantool ist neben der kostenlosen Grundversion im Team-Plan ab sechs Euro pro Benutzer bzw. Benutzerin und Monat erhältlich. Der Enterprise-Plan liegt bei elf Euro.

2. Zenkit

Quelle: Screenshot Zenkit

Mit Zenkit lassen sich auch komplizierte Projekte gut planen. Neben der Kanban-Ansicht gibt es auch Listen- oder Mindmap-Ansichten, die für mehr Übersicht und strukturiertes Arbeiten sorgen. Der Anbieter agiert zudem DSGVO-konform und hat seinen Serverstandort in Deutschland.

Zenkit: Funktionen

Zenkit überzeugt uns unter anderem mit folgenden Funktionen:

• Moderne und personalisierbare Dashboards mit bis zu zehn Widgets und Drag-and-Drop-Funktionalität
• Globales Kanban-Board für Aufgaben aus allen Projekten
• Automatisierungen für Projekte und Aufgaben, die sich individuell einrichten lassen
• Reports über alle Projekte hinweg
• Benutzerdefinierte Felder (etwa für Texte, Daten, Labels oder auch ganze Formulare)

Zenkit: Preise

Neben der kostenlosen Version für Privatpersonen und kleine Teams gibt es drei weitere Pakete:

• Plus: acht Euro pro Monat und Zugang
• Business: 21 Euro pro Monat und Zugang
• Enterprise: auf Anfrage

3. Trello

Quelle: Screenshot Trello

Trello gehört zu den bekanntesten Projektmanagement-Tools und ist besonders für seine übersichtliche Benutzeroberfläche beliebt. Alle Informationen wie Termine, Dateianhänge oder Kommentare können auf den Karten erfasst und einfach per Drag-and-Drop verschoben werden.

Trello: Funktionen

Neben den klassischen Kanban-Features bietet das Trello-Kanban-Board zahlreiche weitere Funktionen, die über den Standard hinausgehen:

• Sehr viele verschiedene Ansichten und Dashboards
• Automatisierung von Aufgaben und Workflows mit Butler
• Integration von über 210 Tools wie z. B. Slack, Jira Cloud, Miro und Evernote
• Vorlagen und „Power-ups“, um Projekte schneller zu erstellen und voranzubringen

Trello: Preise

Das (auch bei uns) beliebte Projektmanagement- und Kanban-Tool von Atlassian können Sie neben der kostenlosen Version auch mit weiteren Funktionen nutzen. Die Preise beginnen bei fünf US-Dollar pro Nutzer bzw. Nutzerin und Monat in der Standard-Version und reichen bis zu 17,50 US-Dollar in der Enterprise-Version.

4. Wekan

Quelle: Screenshot Wekan

Das Open-Source-Kanban-Board Wekan weist einen ähnlichen Aufbau wie Trello auf und punktet mit einem minimalistischen Design ohne Ablenkungen. Auch für umfangreiche Projekte lässt sich Wekan gut einsetzen – die Boards, Listen und Karten sind schnell eingerichtet.

Wekan: Funktionen

Uns gefallen an Wekan besonders die folgenden Features:

• Übersichtliche Darstellung der Boards, Listen und „Cards“
• Durch den Open-Source-Charakter gibt es eine Community, die das Produkt überwacht und die Softwareentwicklung vorantreibt
• Komplett kostenloses, einfaches Kanban-Board

Wekan: Preise

Wekan ist als Open-Source-Projekt komplett kostenlos.

5. Meistertask

Quelle: Screenshot Meistertask

Der direkte Konkurrent zu Trello ist Meistertask. Das Tool legt seinen Fokus auf kreatives und agiles Arbeiten. Die Boards sind flexibel anpassbar und Spalten lassen sich beliebig hinzufügen. Zudem lassen sich Aufgaben mit Prioritäten gut verwalten: Beispielsweise kann Aufgabe Nr. 2 erst bearbeitet werden, wenn Aufgabe Nr. 1 fertig ist.

Meistertask: Funktionen

Meistertask erfüllt als deutscher Anbieter alle Anforderungen an ein gutes Kanban-Board – uns gefällt besonders:

• KI-Integration, die bei Blog-Posts oder E-Mails hilft
• Guter Support in deutscher Sprache
• Aufgaben können direkt aus E-Mails importieren werden
• DSGVO-konform und Hosting in Deutschland

Meistertask: Preise

In der kostenlosen Version können Sie bis zu drei Projekte verwalten. Wer mehr will, muss mindestens 13,50 Euro pro Monat und Nutzer bzw. Nutzerin für die Pro-Version bezahlen. Für die Business-Version zahlen Sie 24 Euro und die Enterprise-Version gibt es auf Anfrage.

6. Kanboard

Quelle: Screenshot Kanboard

Kanboard ist ein schlicht gehaltenes Tool, das alle wichtigen Funktionen bereithält. Es ist das zweite Open-Source-Tool auf unserer Liste. Obwohl es keine deutsche Dokumentation gibt, ist das Tool selbst auf Deutsch verfügbar.

Kanboard: Funktionen

Wer ein simples Tool mit grundlegenden Funktionen sucht, ist bei Kanboard richtig:

• Farbig markierbare Karten mit Datenspeicher für Anhänge, Tags und Kommentare
• Automatisierungsfunktion, die Aktivitäten automatisch Aktionen zuordnet (etwa dass Karten, die in eine andere Spalte verschoben werden, automatisch eine bestimmte Farbe erhalten)
• Drag-and-Drop-Funktionalität zum einfachen Verschieben der Elemente

Kanboard: Preise

Kanboard ist, wie Wekan, durch seinen Open-Source-Charakter komplett kostenlos.

7. Jira

Quelle: Screenshot Atlassian

Auch Jira selbst bietet als eines der am weitesten verbreiteten Projektmanagement-Tools ein eigenes Kanban-Board. Wer sich in der Atlassian-Umgebung wohl fühlt, findet hier alles, was benötigt wird. Für Anfängerinnen und Anfänger ist das Jira-Kanban-Board möglicherweise etwas überfordernd.

Jira: Funktionen

Jira vereint auf seinem Kanban-Board jede Menge Funktionen eines digitalen Boards – die aus unserer Sicht wichtigsten im Überblick:

• Visuelle Darstellung verschiedener Aufgabenphasen für verbesserte Workflows
• WIP (Work in Progress) zeigt die Anzahl der Storys für jeden Status – WIP-Limits sind so eine Sicherung für reibungslose Prozesse
• Dutzende Apps zur Erweiterung wie Quantify, Great Gadgets und Timesheet Tracking

Jira: Preise

Sie können Jira wie alle anderen Tools kostenlos nutzen. Pakete mit mehr Funktionen und Möglichkeiten beginnen bei 7,16 US-Dollar pro Monat und User bzw. Userin im Standard-Paket. Die Premium-Version gibt es ab 12,48 US-Dollar und die Enterprise-Version erhalten Sie auf Anfrage.

Kanban-Boards im Vergleich

Einen direkten Vergleich der unterschiedlichen Anbieter können Sie der nachfolgenden Tabelle entnehmen.

Kanban-Boards erstellen: Tipps, wie es mit jedem Tool klappt

Egal, für welches Kanban-Board Sie sich entscheiden – die grundlegenden Funktionen sind unserer Erfahrung nach immer ähnlich. Achten Sie daher auf folgende Tipps, wenn Sie mit einem der Tools Ihr erstes Kanban-Board für einen besseren Arbeitsfluss erstellen:

• Definieren Sie die Phasen Ihres Workflows
• Erstellen Sie Karten für jede Aufgabe und platzieren Sie sie in der passenden Spalte.
• Nutzen Sie Farbcodierungen, Tags, Deadlines & Co., um Aufgaben klar zu strukturieren.
• Vermeiden Sie komplett überladene Boards – lieber übersichtlich und fokussiert.
• Aktualisieren Sie das Board regelmäßig beziehungsweise halten Sie alle Beteiligten dazu an, damit der Arbeitsfortschritt aktuell gehalten wird.

Vergessen Sie außerdem nicht, das Kanban-Board immer wieder an die Bedürfnisse Ihres Teams anzupassen. Prozesse und Anforderungen ändern sich. Das muss auch im Board ersichtlich werden.

Fazit: Kanban-Tools helfen im Projektmanagement

Kanban-Boards bieten ähnlich wie Scrum-Boards gute Möglichkeiten, um alle Aufgaben, die in einem Projekt anfallen, transparent darzustellen. Durch diese übersichtliche und gleichzeitig reduzierte Projektdarstellung inklusive Teilerfolgen können Sie und Ihre Teams optimal arbeiten und bessere Arbeitsergebnisse liefern.

Das führt unserer Erfahrung nach im agilen Projektmanagement besonders bei großen Projekten zu einer höheren Zufriedenheit und motivierteren Teammitgliedern. Die kostenlosen Kanban-Boards sind ideal, um mit der Kanban-Methode vertraut zu werden.

Titelbild: HubSpot