Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck: Diese Binsenweisheit gilt auch für Projekte jeglicher Art. Das Kick-Off-Meeting ist dabei der entscheidende Moment, indem alle Stakeholder einander und die gemeinsame Aufgabe kennenlernen. Zusammen sollen hier die Weichen für einen erfolgreichen Projektablauf gestellt werden.

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Worauf es beim Kick-Off-Meeting ankommt und wie Sie das Treffen maximal effizient gestalten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist ein Kick-Off-Meeting?

„Kick Off“ kommt aus dem Sport und bedeutet „Anstoß“. Im Projektmanagement ist das Kick-Off-Meeting die erste Zusammenkunft aller Projektbeteiligten. Es stellt den Auftakt zur Realisierung eines Projektes dar und markiert damit den Übergang von der Planungsphase zum eigentlichen Projektstart.

Wer nimmt am Kick-Off-Meeting teil?

Teilnehmer der Kick-Off-Veranstaltung sind in der Regel die Projektleitung, das Projektteam, der Auftraggeber oder Kunde sowie andere Stakeholder, wie beispielsweise eine Agentur. Die Mindestbesetzung eines Kick-Off-Meetings ist das Projektteam.

Kick-Off-Meeting: Das Projekt startet

Eine gute Organisation bringt Ihr Projekt direkt auf den richtigen Weg. Bei der Kick-Off-Veranstaltung lernen sich die Projektbeteiligten persönlich kennen, das Projekt wird vorgestellt und die ersten Aufgaben werden verteilt. Auch inhaltliche und organisatorische Übereinkünfte zwischen den Teilnehmern, wie beispielsweise zu den Kommunikationswegen, werden hier getroffen.

Legen Sie den Charakter des Kick-Off-Meetings fest

Wichtig ist, dass Sie sich im Vorfeld darüber klar werden, welche Teile des Meetings eine reine Informationsveranstaltung sein sollen und welche Teile eher den Charakter eines Workshops bekommen. Transparenz und Klarheit in diesem Punkt sind wichtig, denn sie führen bei den Teilnehmern des Meetings oftmals zu mehr Engagement und Motivation.

Die wichtigsten Ziele des Kick-Off-Meetings

Der Erfolg der Kick-Off-Veranstaltung hängt im Wesentlichen von einer sorgfältig durchdachten Agenda ab. Damit Ihr Meeting die Weichen zum Erfolg des Projektes stellen kann, sollten Sie Ihre Tagesordnung auf folgende Ziele abstimmen:

  • Sie sorgen dafür, dass sich alle Teilnehmer und Teilnehmerinnen am Ende des Treffens persönlich kennengelernt haben. Ihre jeweilige Rolle und individuelle Bedeutung für das Projekt ist allen Beteiligten deutlich geworden.

  • Sie präsentieren das Projekt klar und eindeutig. So bringen Sie alle Beteiligten auf den gleichen Informationsstand und fördern das „Wir-Gefühl“.

  • Alle Stakeholder werden für das Vorhaben gewonnen: So versichern Sie sich der Unterstützung durch die Leitungsebene.

  • Sie verdeutlichen den Anwesenden, welchen Gewinn die Teilnahme am Projekt für sie bedeuten kann.

  • Wecken und fördern Sie den Teamgeist und die Motivation der Projektteilnehmer- und teilnehmerinnen, auch durch Ihre Begeisterung. Für den möglichst reibungslosen Ablauf des Projektes, gerade in kritischen Phasen, sind diese Ziele von besonderer Bedeutung.

  • Sie steuern die Aufteilung der Aufgaben unter den Beteiligten. Am Ende kennt auf diese Weise jeder Beteiligte seine und die Aufgaben der anderen Teilnehmer des Projektteams. Eine Situation wie „die rechte Hand weiß nicht, was die linke tut“, wird so vermieden. Gleichzeitig kann das Wissen um die Aufgabenbereiche eines anderen Beteiligten das Verständnis dafür erhöhen, wenn einmal etwas nicht sofort wie geplant klappt.

Agenda und Checkliste für Ihren Kick-Off

Die sorgfältige Planung der Tagesordnung für Ihr Kick-Off-Meeting ist zwar kein Garant für das Gelingen, kann aber maßgeblich zum Erfolg der Veranstaltung beitragen.

Um Terminschwierigkeiten zu vermeiden – insbesondere wenn beispielsweise der Auftraggeber oder eine Agentur beteiligt sind – sollten Sie die Einladung mindestens zwei Wochen vorher an die festgelegten Teilnehmer verschicken. Zu den Vorbereitungen gehört ein organisatorischer und ein inhaltlicher Part.

Das sollten Sie bei der Organisation des Kick-Off-Meetings beachten

  1. Legen Sie fest, welche Teilnehmer und Teilnehmerinnen am Meeting teilnehmen sollten und erstellen Sie eine Teilnehmerliste.

  2. Reservieren Sie einen Meetingraum mit den erforderlichen technischen Voraussetzungen, wie zum Beispiel Beamer, Flipchart oder Notebooks. Oder planen Sie eine Telefonkonferenz oder ein virtuelles Meeting mit der entsprechenden Videokonferenz-Software.

  3. Versenden Sie die Einladungen einschließlich Tagesordnung, versehen mit Ort, Datum und geplantem Zeitrahmen.

  4. Organisieren Sie das Catering sowie die Versorgung mit Getränken.

  5. Bereiten Sie Handouts in ausreichender Zahl vor.

  6. Bestimmen Sie vorab, wer das Protokoll führt. Dieses ist wichtig, um Ergebnisse des Kick-Off-Meetings zu dokumentieren.

Der 12-Punkte-Ablaufplan für Ihr Kick-Off-Meeting

  1. Vor der eigentlichen Veranstaltung sollten Sie einen kurzen Zeitraum für das erste, zwanglose Kennenlernen der Projektbeteiligten einplanen. Wenn Sie selbst vor Ort sind und möglicherweise für Kaffee etc. gesorgt haben, steht dem entspannten, offiziellen Beginn nichts mehr im Wege.

  2. Der Projektleitung steht es zu, die Versammlung zu begrüßen und mit ein paar einleitenden Worten auf das Meeting einzustimmen. Wenn Sie nicht die Projektleitung sind, stimmen Sie das Vorgehen im Vorfeld mit ihr ab.

  3. Organisieren Sie eine Vorstellungsrunde, in der jeder Beteiligte vorgestellt wird oder sich selbst vorstellt, samt Verantwortlichkeiten und Aufgaben, als Auftraggeber, Geldgeber oder Bereich im Team. Obwohl solche Vorstellungsrunden manchmal obsolet erscheinen, schaffen Sie doch eine besondere Aufmerksamkeit für das, was noch folgt.

  4. Erklären Sie kurz und bündig, welche Ziele Sie mit dem Kick-Off-Meeting verfolgen.

  5. Erläutern Sie Ihre Vision: Dazu gehört das Ziel des Projekts und die Vorteile, die sich aus seiner Realisierung für die Beteiligten ergeben können. Ihre feste Überzeugung kann die Motivation aller Beteiligten verstärken. Vermeiden sollten Sie es aber in jedem Fall, bei den Auftraggebern falsche Erwartungen zu wecken. Eine vernünftige und angemessene Erwartungshaltung des Kunden oder Geldgebers ist eine wesentliche Grundlage für den positiven Projektverlauf.

  6. Nehmen Sie sich Zeit für die Kosten des Projekts und stellen Sie eine realistische Rechnung auf, der die Beteiligten folgen können. Details schildern Sie bei Rückfragen. Eine zu starke Vertiefung in die Zahlen wird leicht zu trocken. Es gilt, die Aufmerksamkeit der Anwesenden zu behalten, ohne oberflächlich zu wirken.

  7. Die Rahmenplanung des Projektes, inklusive Arbeits- und Zeitumfang, ermöglicht den Anwesenden einen grobe Einschätzung und sorgt für Transparenz.

  8. Klären Sie die geplanten Kommunikationswege innerhalb des Projektes. Sie können beispielsweise eine zeitliche festgelegte Kombination aus Präsenz- und Online-Meetings in verschiedenen Intervallen vorschlagen oder vorgeben.

  9. Organisieren Sie die laufende Dokumentation des Projektes, sodass alle Beteiligten sich ständig über den Stand informieren können.

  10. Formulieren Sie Ihre Erwartungen an das Kernteam. Zur Projektkultur kann es beispielsweise gehören, dass regelmäßige Updates mit dem Auftraggeber oder außenstehenden Projektbeteiligten vereinbart werden.

  11. Geben Sie einen Ausblick auf die nächsten Schritte und weitere Termine.

  12. Regen Sie eine Feedbackrunde an, in der die Teilnehmer und Teilnehmerinnen Fragen stellen, die Sie beantworten. Als Teil einer gesunden Feedback-Kultur empfiehlt es sich darauf hinzuweisen, dass Fragen, Lob und Kritik grundsätzlich als Anregungen zur Verbesserung des Projektablaufs von Ihnen gewertet werden.

Das Kick-Off-Meeting gehört zum Fundament einer erfolgreichen Projektabwicklung. Es bringt die Projektteilnehmer- und teilnehmerinnen zusammen und versorgt sie mit allen wesentlichen Informationen.

Der persönliche Kontakt sowie klare Strukturen und Transparenz ermöglichen eine unkomplizierte Kommunikation zwischen den Beteiligten. Die Motivation, Einsatzbereitschaft und der Teamgeist, der aus einem gelungenen Kick-Off erwächst, kann Ihr Projekt in entscheidenden Momenten tragen.

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Titelbild: Ridofranz / iStock / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 25. Januar 2021, aktualisiert am Januar 25 2021

Themen:

Meetings