So können Sie den größtmöglichen Nutzen aus Konferenzen ziehen

Angemeldet, Ticket per E-Mail erhalten – es ist offiziell, Sie gehen auf eine Konferenz. Was wird Sie erwarten? Sie werden vermutlich Dutzende von Vorträgen besuchen, die von Profis Ihrer Branche geleitet werden, eine Menge neuer Leute kennenlernen und viele Eindrücke mit nach Hause nehmen.

Wenn Sie ein Konferenzexperte sind, haben Sie wahrscheinlich Ihre eigene Herangehensweise, um das Beste aus einer Konferenz zu machen. Aber wenn nicht, keine Angst – wir haben unsere besten Tipps für Sie zusammengetragen.

Vorspiel: Bevor Sie gehen

Seien Sie vorbereitet. Seien Sie vorbereitet. Seien Sie vorbereitet.

Es bedarf der Wiederholung. Der schnellste Weg, Hunderte von Euro zum Fenster raus zu schmeißen (außer sie tatsächlich wegzuwerfen), ist, zu einer Konferenz zu gehen, ohne zunächst einen Plan zu formulieren.

Es ist nicht gerade ein militärisches Staatskunstwerk, aber es ist wichtig. Denn wenn Sie erst einmal auf der Veranstaltung angekommen sind, werden Sie kaum die Zeit dazu finden. Nehmen Sie sich also einen Moment, um die folgenden Punkte zu erledigen, bevor Sie sich auf den Weg machen.

1) Überprüfen Sie die Tagesordnung

Das ist ein Kinderspiel. Setzen Sie sich ein Ziel für das, was Sie auf der Konferenz lernen möchten, und verwenden Sie die Agenda, um einen speziell auf dieses Ziel zugeschnittenen Zeitplan zu entwerfen. Stellen Sie sicher, dass Sie an konferenzweiten Veranstaltungen wie Keynote-Vorträgen teilnehmen. Die meisten Konferenzen werden während dieser Präsentationen keine einzelnen Workshops abhalten, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, etwas anderes zu verpassen.

Wenn es um kleinere Veranstaltungen geht, sollten Sie sowohl den Redner als auch das Thema berücksichtigen. Hochgradig taktische Vorträge sind in der Regel nützlich, unabhängig davon, wer sie leitet. Aber auch Veranstaltungen, die weniger direkt mit Ihrem Beruf zu tun haben, können wertvoll sein, wenn sie von einer Person geleitet werden, die Sie treffen wollen.

2) Orientieren Sie sich

Machen Sie sich mit dem Veranstaltungsort vertraut, damit Sie sich nicht verlaufen. Schließlich wollen Sie keine wichtigen Informationen verpassen oder dass andere Teilnehmer einen negativen ersten Eindruck von Ihnen bekommen, weil sie zu spät zu einem Vortrag kommen.

Wenn Sie an einer kleineren Konferenz teilnehmen, sollte es ausreichen, am Vorabend oder am frühen Morgen des ersten Tages ein bisschen Zeit für einen kleinen Spaziergang einzuplanen. Bei größeren Konferenzen ist dies möglicherweise nicht möglich, insbesondere dann nicht, wenn sie an mehreren Orten stattfindet. Hier empfiehlt es sich, sich eine Karte vom Veranstalter zu holen und eine Kopie auf dem Handy zu behalten.

3) Finden Sie heraus, wer noch an der Konferenz teilnimmt

Die Personen, mit denen Sie an der Konferenz und den Vorträgen teilnehmen werden, sind genauso wichtig wie die Veranstaltung selbst. Es gibt keine bessere Zeit, um sich mit Gleichgesinnten zu vernetzen, mit neuen Interessenten in Kontakt zu treten oder mit Kunden zu plaudern als auf einer Konferenz.

Die meisten Konferenzen haben eine Facebook-Event-Seite und/oder einen Twitter-Hashtag eingerichtet. Die Gastgeber der Konferenz werden diese Seiten bereits im Vorfeld der Veranstaltung bewerben, und sie sind eine gute Möglichkeit, sich einen Überblick über Bekannte und Leute zu zu verschaffen, die Sie gerne treffen würden.

Falls Sie geschäftlich unterwegs sind, sollten Sie nicht damit rechnen, dass Sie auf der Konferenz einfach nur zufällig auf Interessenten treffen. Stattdessen sollten Sie sich vorab an sie wenden, um sie wissen zu lassen, dass Sie beide anwesend sein werden. Auf diese Weise können Sie Zeit auf ihren Kalendern buchen und haben ihre volle, ungeteilte Aufmerksamkeit, anstatt zu versuchen, ein 15-minütiges Gespräch zwischen Tür und Angel zu packen.

4) Legen Sie eine Abwesenheitsnotiz fest

Seien wir ehrlich: Wahrscheinlich werden Sie während der Konferenz Ihre Arbeits-E-Mails abrufen. Aber selbst wenn Sie es tun, werden Sie definitiv nicht in der Lage sein, so zeitnah zu reagieren wie im Büro. Stellen Sie sicher, dass Interessenten und Kunden wissen, warum sie einige Tage lang nichts von Ihnen hören, indem Sie eine Abwesenheitsnotiz einrichten.

5) Bringen Sie die richtige Ausrüstung mit

Konferenzen sind mehrtägige Veranstaltungen, bei denen Sie jeden Tag lange Stunden unterwegs sein werden. Um Stress möglichst zu vermeiden, sollten Sie sicherstellen, dass Sie sich um die folgenden Aspekte gekümmert haben, bevores losgeht:

• Haben Sie Ihr Handy und Ihre Laptop-Ladegeräte stets zur Hand. Sie werden einen großen Teil Ihres Tages mit Ihren Geräten verbringen – lassen Sie sich nicht mit leeren Batterien erwischen.
• Packen Sie genug Visitenkarten ein. Man weiß nie, wie viele Leute man treffen wird.
• Bringen Sie die Materialien mit, die Sie für Verkaufsgespräche benötigen. Wenn eins Ihrer vereinbarten Meetings eine reale Verkaufschance ist, ist es zielführender – und eindrucksvoll – wenn Sie alle Informationen auf dem Punkt zur Verfügung stellen können.

Vor Ort auf der Konferenz

Sie sind da … Was nun? Die nächsten Tage werden im Nu an Ihnen vorbeiziehen, aber keine Panik. Sie sind mit einem Ziel und einem Plan bewaffnet – es gibt nur ein paar zusätzliche Dinge zu beachten, die Ihnen helfen, Ihre Zeit optimal zu nutzen.

6) Melden Sie sich frühzeitig an

Vermeiden Sie es, am Registrierungsschalter hängen zu bleiben, während alle anderen sich schon auf der Veranstaltung tummeln. Melden Sie sich so früh wie möglich an, damit Sie Ihre Zeit in Warteschlangen minimieren und Ihre Lern- und Besprechungszeiten maximieren können.

7) Aufteilen und erobern

Wenn Sie mit Kollegen an der Konferenz teilnehmen, sollten Sie versuchen, so viel wie möglich abzudecken, seien es Vorträge oder Gesprächstermine. Denn wenn Sie alle an den gleichen Sitzungen und Veranstaltungen teilnehmen, könnte Ihr Unternehmen auch nur einen von Ihnen geschickt haben. Wenn Sie die Sitzungen untereinander aufteilen, können Sie mehr lernen, und so sicherzustellen, dass jeder von Ihnen einzigartige Einblicke gewinnt, die er in Ihr Unternehmen mitnehmen kann.

Allein zu einer Konferenz zu gehen bedeutet, dass Sie mehr Leute kennenlernen können. Je mehr Teilnehmer Sie treffen und je mehr Gespräche Sie führen, desto mehr sind Sie ein Gewinn für Ihr Verkaufsteam. Es ist von unschätzbarem Wert, herauszufinden, wie Ihr Unternehmen in Ihre Branche passt und wie andere Unternehmen ihre Abteilungen führen.

8) Verbinden Sie sich mit Ihren Kunden

Sicherlich haben Sie in den letzten Monaten E-Mails mit Ihren Kunden ausgetauscht, aber nichts geht über eine persönliche Interaktion. Wenn die Dinge nicht so gut laufen, ist dies eine gute Gelegenheit, Probleme anzusprechen, bevor Sie einen bösen Rückruf erhalten. Aber haben Sie nicht das Gefühl, dass Sie jedes Problem direkt lösen müssen; sprechen Sie mit Ihrem Kunden über alle hochrangigen Anliegen und legen Sie dann eine Nachbereitungszeit für die Zeit nach der Konferenz fest.

Und wenn es gut läuft, wird ein Treffen auf einer Konferenz nicht nur Ihre Beziehung stärken – es wird auch Spaß machen! Genießen Sie es, Zeit mit einem zufriedenen Kunden zu verbringen und achten Sie auf Upsell-Möglichkeiten.

9) Bereiten Sie ein Follow-up vor

Wenn Sie Treffen mit Interessenten vereinbart haben, heißt es jetzt, diese Zeit auch zu nutzen. Hören Sie sich ihre Probleme und Sorgen an und zeigen Sie auf, wie Ihr Produkt dazu beitragen kann, diese Probleme anzugehen und ihr Geschäft auf die nächste Ebene zu bringen.

Wie Sie nehmen auch Ihre Interessenten an dieser Konferenz teil, um zu lernen und Erfahrungen zu sammeln. Nutzen Sie diese Gespräche, um sich für zukünftige gezielte Gespräche über bestimmte Problempunkte oder Fragen einzurichten. Schließen Sie jedes Gespräch mit einer Liste von Punkten ab, die Sie verfolgen möchten und lassen Sie die Interessenten wissen, dass Sie mit relevanten Materialien weiterarbeiten werden.

10) Beteiligen Sie sich an der übergeordneten Konversation

Die meisten Konferenzen haben einen eigenen Hashtag. Stellen Sie während der Veranstaltung sicher, dass Sie Ihre Tweets und Instagram-Posts richtig markieren. Sie können auch den Hashtag während der Konferenz überwachen, um zu sehen, worüber die Leute reden. Ein Gespräch online zu führen ist ein guter Weg, um jemanden zu erreichen, der Sie interessiert, den Sie aber noch nicht persönlich kennengelernt haben.

11) Bleiben Sie organisiert

Konferenzen sind Informationslawinen. Mit zahlreichen Vorträgen, Workshops und Einzelgesprächen werden Sie mehr Notizen, Namen und Nummern sammeln, als Sie realistisch im Gedächtnis behalten können. Diese Fülle an Informationen wird Ihnen auch in Zukunft weiterhelfen, aber wenn Sie mit einem Durcheinander von Visitenkarten und einer Reihe von unsortierten Notizen nach Hause kommen, werden Sie die doppelte Zeit damit verbringen, alles zu organisieren und zu versuchen, sich daran zu erinnern, was Sie mit „Mario Müller, CEO“ besprochen haben.

Glücklicherweise ist es gar nicht so schwierig, die eigenen Unterlagen in Ordnung und auf dem neuesten Stand zu halten, solange man zuschlägt, wenn das Eisen heiß ist. Machen Sie sich also z. B. auf der Rückseite von Visitenkarten Notizen, um sich an die wichtigsten Punkte eines Gesprächs zu erinnern, oder erfassen Sie die Karten digital und machen Sie Notizen in einer Anwendung wie CamCard. Notieren Sie Details über das Gespräch oder den Vortrag – alles, was Sie brauchen, um Ihr Gedächtnis ein Tag oder eine Woche später wieder aufzufrischen.

Wenn Sie Notizen von Hand machen, sollten Sie zumindest Überschriften einfügen und zu Beginn jeder Sitzung eine neue Seite beginnen, damit Ihre Notizen nicht zu einer langen Liste von Aufzählungspunkten werden. Wenn Sie eher geneigt sind, alles digital zu halten, empfiehlt es sich, eine Notizen-App wie Evernote zu nutzen. Damit können Sie ein eigenes Notizbuch für Ihre Konferenznotizen erstellen und jede Notiz mit mehreren Beschriftungen versehen, um sie beliebig zu organisieren - nach Thema, Sprecher oder sogar nach dem Tag, an dem die Sitzung stattfand.

Nachspiel: Zurück im Büro

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um sich nach Ihrer Rückkehr zu dekomprimieren. Aber nicht zu viel, denn die Arbeit ist noch nicht beendet. In den Tagen und Wochen nach einer Konferenz können Sie alles, was Sie gelernt haben, nutzen – beispielsweise für ein Follow-up nach einem persönlichen Treffen auf der Veranstaltung.

12) Machen Sie sich an Ihre Hausaufgaben

All die Informationen, die Sie von Kunden und Interessenten gesammelt haben, sollten Sie nun in Ihr CRM übertragen. Notieren Sie sich alles, woran Sie sich aus Ihren Gesprächen erinnern können bzw. wozu Sie sich Notizen gemacht haben, sodass Sie die neue Erkenntnisse im Nachhinein für die Pflege langfristiger Beziehungen nutzen können.

13) Bleiben Sie in Kontakt

Die Kontaktaufnahme mit Menschen, die Sie während der Konferenz getroffen haben, erfolgt am besten in den Tagen unmittelbar nach Ihrer Rückkehr. Senden Sie Follow-up-Nachrichten und LinkedIn-Anfragen, während die Konferenz noch frisch im Gedächtnis ist. Fügen Sie Anfragen auf LinkedIn auch immer eine persönliche Nachricht bei. Denken Sie daran, dass der Posteingang von Ihrem Gegenüber mitunter mit Anfragen überflutet wird. Es empfiehlt sich also, auf etwas Bezug zu nehmen, das Sie auf der Konferenz besprochen haben.

Dabei sollten Sie gegebenenfalls auch die Erkenntnisse aus vertriebsrelevanten Gesprächen nutzen. Sie könnten Ihren Gesprächspartnern beispielsweise relevante Inhalte schicken oder ein Verkaufsgespräch planen. Nutzen Sie die Informationen, die Sie erhalten haben, um potenzielle Kunden näher an Ihr Unternehmen heranzuführen.

14) Geben Sie Ihr Wissen weiter

Die Erkenntnisse, die Sie auf der Konferenz gewonnen haben, werden wahrscheinlich für Ihr Team nützlich sein, also nehmen Sie sich Zeit, das Gelernte weiterzugeben. Unabhängig davon, ob Sie ein Meeting leiten oder eine E-Mail schreiben, um die wertvollsten Informationen zu dokumentieren, wird der proaktive Austausch von Informationen Ihren Kollegen helfen, effektiver zu arbeiten und Sie als Führungskraft in Ihrem Team etablieren.

Es gibt keinen besseren Ort als eine Konferenz, um Bilanz über den Stand Ihrer Branche und Ihren Beruf zu ziehen. Nutzen Sie Ihre Zeit und haben Sie Spaß!