Wie oft sitzen Sie an Ihrem Arbeitsplatz und müssen schon wieder ein und dieselbe langweilige Aufgabe erledigen? Zweimal? Fünfmal? Zehnmal? Wahrscheinlich wird Ihre Antwort irgendwo dazwischen liegen. Wie wäre es, wenn man viele dieser Aufgaben einfach automatisieren könnte? Sie hätten dann viel mehr Zeit, sich um die wirklich interessanten Dinge Ihres Jobs zu kümmern. In diesem Beitrag geben wir Ihnen einige Tipps und Tricks, wie Sie Ihren Alltag im Marketing, Sales und Service effizienter gestalten können.

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Drei Marketingaufgaben, die Sie einfach automatisieren können

Schon 2017 fand Venture Harbour heraus, dass der größte Vorteil der Automatisierung für Marketingspezialisten darin besteht, Zeit zu sparen - und genau da wollen wir ansetzen.

1. Leadpflege

boringometer-leadpflegeStarten wir doch gleich mit der langweiligsten Aufgabe im Marketing: Leadpflege.

Ganz nebenbei: Gepflegte Leads kaufen 47 % öfter als nicht gepflegte Leads. 

In den meisten Unternehmen flattern täglich neue Leads ein. Die Qualität der Daten ist mal mehr, mal weniger gut. Wenn die Anzahl übersichtlich ist, kann man sich täglich hinsetzen und die Datenbank pflegen. Dabei werden diverse Eigenschaften eines Leads überprüft, nachgepflegt oder der Lead auch komplett wieder entfernt. Schwieriger wird es, wenn täglich mehr als 50 Leads eingehen – die Zeit der Pflege ist in der Regel einfach nicht mehr gegeben. Mit einem guten CRM und einer dazu passenden Automation-Software können Sie sich diese Arbeit ersparen.

aufnahmetrigger-hubspotIn der Regel werden die Daten eines Kontakts anhand seiner E-Mail-Adresse gesammelt. Je nach Ausrichtung eines Unternehmens kann man hier schon die Qualität der Daten erhöhen, indem man bspw. im B2B-Bereich festlegt, dass man nur berufliche E-Mail-Adressen in Formularen akzeptiert.

Anhand der E-Mail ermittelt ein CRM recht schnell die URL der Unternehmenswebseite – und bietet damit wieder eine Eigenschaft mehr im System. Über die Unternehmenswebseite lässt sich ebenfalls der Unternehmensname und eine Telefonnummer automatisch eruieren.

Werden nun im CRM Unternehmensdaten getrennt von den Kontaktdaten gespeichert, kann man mit einem kleinen Workflow das System anweisen, die Daten zu kopieren. Fertig und Zeit gespart!

2. Neuer Abonnent für Newsletter und/oder Blog

boringometer-newsletter-abonenntenGehen wir davon aus, dass sich einer der oben genannten Kontakte für einen Newsletter angemeldet oder ein Blog-Abonnement abgeschlossen hat, dann sollten Sie sich für deren Interesse bedanken und zusätzliche Informationen über die künftigen E-Mails geben, beispielsweise wie oft der Kontakt diese erhält und wo er seine Einstellungen anpassen kann. Dies ist eine typische Aufgabe, die man automatisieren kann, da sie immer wieder auftritt und man wenig Lust hat, jedem einzelnen Kontakt eine eigene E-Mail zuzusenden. So einen Willkommens-Workflow kann man auch für Kontakte erstellen, die das erste Mal etwas auf Ihrer Webseite heruntergeladen haben.

3. Event-Registrierung

boringometer-event-registrierungEs gibt kaum ein Unternehmen, welches nicht einmal im Jahr ein spezielles Event plant. Sei es ein Webinar, Seminar oder eine Firmenveranstaltung. Jetzt haben Sie sich schon die Arbeit gemacht, die passenden Kontakte per E-Mail und mit anderen Werbeaktionen einzuladen, und dennoch wollen sich einige Kontakte einfach nicht dafür registrieren. Bevor Sie nun in regelmäßigen Abständen neue E-Mails senden, automatisieren Sie einfach diesen Vorgang. Gleiches können Sie auch für die Erinnerung zur Teilnahme am Event erstellen. Hier ein Beispiel:

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Drei Vertriebsaufgaben, die sich automatisieren lassen

Auch im Sales gibt es diverse Aufgaben, die eine Menge Zeit fressen. Laut InsideSales.com verbringen Vertriebsmitarbeiter im Durchschnitt nur etwa 35 % ihrer Zeit mit dem Verkaufen und 27 % der Vertriebsmitarbeiter verbringen jeden Tag eine Stunde oder mehr mit der Dateneingabe. Zeit hier etwas zu ändern!

1. Leadzuweisungen

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Gehen wir davon aus, dass in Ihrem Unternehmen mehr als nur ein Vertriebsmitarbeiter arbeitet und dass den Mitarbeitern bestimmte Regionen zur Bearbeitung zugewiesen sind. Ihr Marketing macht einen guten Job und die gesammelten Leads werden zu qualifizierten Marketing Leads (MQLs) und sollen an das Vertriebsteam übergeben werden. Doch wer soll welchen MQL erhalten? Ein Vertriebler, der dann manuell die MQLs an seine Kollegen verteilt? Nein, das geht automatisiert!

Dazu muss der Automatisierungssoftware zu Beginn erklärt werden, welche Regionen Sie wie aufteilen. Dies lässt sich zum Beispiel über Postleitzahlen, Städte oder Ländern erstellen. Im Anschluss weisen Sie dann über eine Lead-Rotation oder direkt die entsprechende Region einem bzw. mehreren Mitarbeitern zu.

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Und wenn Sie eh schon einen Workflow erstellt haben, können Sie auch gleich eine passende Aufgabe für den Kollegen erstellen, damit er gleich aktiv auf den Kontakt zugehen kann.

2. Lead-Rejection

boringometer-lead-rejectionEigentlich hoffen wir ja sehr, dass diese Aufgabe nie bis selten vorkommt, aber dennoch müssen wir an dieser Stelle darüber sprechen. Es gibt immer wieder Gründe, warum ein MQL nicht zu einem qualifizierten Sales Lead (SQL) konvertiert werden kann. Hier einige Beispiele:

  • Schlechtes Timing: Neue Kontaktierung in 6 Monaten, 9 Monaten oder 1 Jahr
  • Niedriges Budget
  • Außerhalb der Vertriebsregion
  • Kann nicht bedient werden / schlechter Fit
  • Rechtliche bzw. regulatorische Einschränkungen
  • Bot-Einreichung / Spam
  • Bei einem Wettbewerber unter Vertrag

enrollment-rejection-trigger-HubSpotEinige der Gründe schließen endgültig aus, dass man mit dem Lead weiterarbeiten kann, andere verlagern die Bearbeitung in Zukunft. Hier besteht jedoch die Gefahr, dass man diese Leads einfach vergisst bzw. der Lead Sie vergisst. Mit einem Workflow lässt sich dies verhindern. Sobald einem MQL einer der oben genannten Gründe zugewiesen wurde, kann dieser ausgelöst werden. Wie wäre es mit einer E-Mail-Reihe, die den Kontakt in regelmäßigen Abständen an Sie erinnert und nach Ablauf der Wartefrist eine Aufgabe für das Sales-Team erstellt?

3. Gewonnener Deal

boringometer-very-lowOk, an dieser Stelle werden Sie sich fragen, was ist bitte so langweilig an einem gewonnenen Deal, dass man ihn automatisieren sollte? Grundsätzlich nichts, daher bewegt sich unsere Nadel nur im grünen Bereich.

Aber denken Sie doch mal an Ihre Vertriebsmitarbeiter: Werden deren Leistungen immer gewürdigt? Erfährt jeder im Unternehmen von einem neuen Deal? Meist eher nicht. Daher haben wir hier einen weiteren Tipp.

deal-won-workflow-notificationIn vielen Unternehmen werden Kommunikationstools wie Slack verwendet. In verschiedenen Gruppen kann man sich zu bestimmten Themen austauschen oder auch Einzelgespräche führen. Sicher gibt es eh schon eine Gruppe, in welcher alle Mitarbeiter anzutreffen sind. Sofern sich Ihr CRM mit dem Tool kombinieren lässt, können Sie mit einem Workflow den gewonnenen Deal auf amüsante Weise ankündigen. So sieht die Ankündigung bei BEE Inbound aus:

Quelle: GIPHY

Drei Serviceaufgaben, die Sie automatisieren können

Es ist kein Geheimnis, dass Kunden besonders zufrieden mit einem Unternehmen sind, wenn sie ein ausgezeichnetes Kauferlebnis hatten und sich beim Kundenservice gut aufgehoben fühlen. Dies lässt sich einfach durch Kommunikationstools und schnelle Antworten erfüllen. Viele dieser Anfragen und Aufgaben lassen sich wiederum automatisieren und geben Zeitfenster für individuelle Anfragen frei.

1. Chatbots

boringometer-very-highGerade im Kundenservice gibt es viele Fragen, die immer und immer wieder gestellt werden. Denken Sie dabei an „Wie setze ich mein Passwort zurück?” oder „Wie kann ich meine Bestellung wieder zurücksenden?”. Mithilfe von kleinen Anleitungen in einer Wissensdatenbank können diese Antworten schnell zusammengeschrieben und Kunden darauf verwiesen werden. Nicht immer ist diese Datenbank bekannt.

Mit Hilfe eines Chatbots kann man Kunden gezielter und zeitnah darauf verweisen. Die Erstellung eines Chatbots ist heute relativ einfach, denn es gibt diverse Anbieter wie HubSpot, Drift oder Intercom, die diese mit Hilfe von vorgefertigten Templates zur Verfügung stellen.

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2. Service-Tickets

boringometer-moderatNicht immer steht ein entsprechender Artikel in der Wissensdatenbank zur Verfügung und ein Kunde braucht daher eine individuelle Beratung. Die Anfragen können dabei über den Chatbot, einen Messenger, per E-Mail oder Telefon eingehen. In den ersten beiden Fällen lassen sich sogenannte Service-Tickets automatisch erstellen und einem Mitarbeiter aus dem Service-Team zuweisen.

Per Chatbot und Messenger kann man dem Kunden die Möglichkeit geben, direkt mit einem Mitarbeiter zu sprechen und sollte gerade keiner zur Verfügung stehen, wird ein Ticket erstellt und der Mitarbeiter meldet sich umgehend nach Erhalt beim Kunden.

Per E-Mail kann über eine Inbox, die mit einem CRM verbunden ist, ein Ticket manuell ausgelöst werden, welches dann wiederum wie oben bei den Vertriebsaufgaben einem entsprechenden Mitarbeiter zugewiesen wird.

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3. Feedback-Umfragen

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Wie heißt es so schön? Manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht. Und genauso geht es hin und wieder einem Kundenbetreuer, wenn es um die Zufriedenheit seiner Kunden geht.

Das mag an der Vielzahl der betreuten Kunden liegen oder einfach daran, dass einem manchmal die Zeit fehlt, gezielt nachzufragen.

umfragen-automatisieren-hubspotMachen Sie es sich doch einfacher und erstellen Sie eine Umfrage, die in regelmäßigen Abständen automatisch an Ihre Kunden gesandt wird. Ob Sie nun einen umfangreichen Fragebogen oder eine kurze NPS-Umfrage (Net Promoter Score) versenden hängt ganz davon ab, welche Art von Antworten Sie sich erhoffen. Mit dem entsprechenden Feedback lassen sich wiederum neue automatische Aufgaben erstellen. Zum Beispiel könnte bei unzufriedenen Kunden sofort ein Kundenbetreuer Kontakt aufnehmen oder sehr zufriedene Kunden könnten um ein Testimonial, also ihre Meinung zum Unternehmen, gebeten werden.

Work Smarter Not Harder 2019

Net Promoter, Net Promoter System, Net Promoter Score, NPS und die NPS-bezogenen Emoticons sind eingetragene Marken von Bain & Company, Inc., Fred Reichheld und Satmetrix Systems, Inc.

Ursprünglich veröffentlicht am 10. Dezember 2019, aktualisiert am Juni 30 2020

Themen:

Marketing-Automatisierung