Meeting-Regeln: So werden Ihre Besprechungen effizienter

In den Meetings von Jeff Bezos gilt eine bestimmte Regel: Das Meeting darf nur so viele Teilnehmer haben, dass sie alle von zwei Pizzen satt werden. Zumindest symbolisch. Was der Amazon-Gründer damit ausdrücken will? An seinen Meetings nehmen nur wenige Personen teil, da er große Gruppen für unproduktiv hält.

Ineffiziente Besprechungen sind ein großes Problem und belasten den Arbeitsalltag immens. Die beste Lösung hierfür ist, dass es Meetings nur mit klaren Regeln gibt.

Warum sollten Sie Meeting-Regeln anstoßen?

55 % aller Befragten einer Studie von Sharp, dem Experten für Technologie und Objekteinrichtung, berichten, dass ihre Meetings zu keinem klaren Ergebnis führen und somit unproduktiv sind. Außerdem verlieren Teamleiter und Führungskräfte über 16,5 Stunden Arbeitszeit pro Monat durch schlechte Meetings.

8 Tipps für mehr Effizienz in Ihren Meetings

Wie viele Studien zeigen, sind Meetings ein Zeitfresser. Unternehmen sind gut beraten, dem mit leicht verständlichen Regeln entgegenzuwirken. Das steigert die Produktivität und auch die Motivation der Mitarbeiter.

1.   Weniger ist mehr

Eine alte, wahre Volksweisheit lautet: „Viele Köche verderben den Brei.“ Laden Sie so wenig Teilnehmer wie möglich ein. Nehmen Sie nur die Leute hinzu, die wirklich einen wichtigen Beitrag zu Diskussionen und einem produktiven Ergebnis leisten können. Zum Beispiel wird es Ihnen Ihr Vorgesetzter danken, wenn er nicht bei allen (für ihn irrelevanten) Besprechungen dabei sein muss.

2.   In der Kürze liegt die Würze

Planen Sie so wenig Zeit wie möglich für ein Meeting ein. Wenn es nur 10 oder 15 Minuten dauert, ist das vollkommen in Ordnung. Manche Absprachen und Entscheidungen benötigen keine einstündigen Einladungen. Legen Sie die Dauer zu großzügig fest, steigt die Erwartungshaltung der Eingeladenen. Oder sie sind sauer, weil der Termin eine Stunde Arbeitszeit geblockt hat, die nicht benötigt wird.

3.    Was ist das Ziel?

Worum geht es in dem Meeting? Was müssen die Eingeladenen besprechen? Welches Ergebnis wollen sie erzielen? Halten Sie die Agenda und mögliche Punkte gleich in der Einladung fest. Und beenden Sie ein Meeting erst, wenn Sie mindestens eine Zielsetzung erfüllt haben.

4.    Einstimmung und Vorbereitung

Damit Sie Ihr Meeting-Ziel bestmöglich erreichen können, sollten sich die Teilnehmer darauf vorbereiten. Schreiben Sie deswegen eine Zielerwartung in die Einladung und hängen Sie wichtige Dokumente für Hintergrundinformationen an.

Im besten Fall vergibt eine Führungskraft oder der Teamleiter „Hausaufgaben“, welche die Kollegen bis zum Treffen erledigen müssen. Seien Sie dabei so konkret wie möglich.

Beispiel: „Herr Müller, bitte bringen Sie die Umsatzzahlen des letzten Quartals mit. Frau Maier, bitte die Marketingstrategie finalisieren und zusammen mit dem PR-Plan vorab herumschicken.“

5.    Technik-Check

Benötigen Sie für das Meeting einen Beamer, ein Whiteboard oder einen Internetzugang im Meeting-Raum? Läuft die Videokonferenz-Software? Überprüfen Sie vor der Besprechung die benötigte Technik und das Equipment. Führen Sie am besten mehrere Tests durch, denn sicher ist sicher. So können Sie das Meeting pünktlich und ohne Komplikationen starten.

6.    Gleich zum Punkt kommen

Beginnen Sie Ihr Meeting immer pünktlich, auch wenn noch nicht alle Teilnehmer anwesend sind. Vermeiden Sie lange Ansprachen und gehen Sie gleich in medias res („mitten in die Dinge“). Starten Sie mit einem „Knaller“, um Spannung zu erzeugen und die Teilnehmer direkt ins Thema zu bringen.

7.    Alles festhalten

Bitten Sie einen Teilnehmer, ein Protokoll für die Sitzung anzufertigen. Dieses wird nach dem Meeting versendet – eventuell mit weiteren Materialien wie Excel-Listen oder Präsentationen. Ermuntern Sie darüber hinaus alle Kollegen, sich selbst Notizen zu machen bzw. ein persönliches Protokoll anzulegen, besonders wenn es an die Vergabe von Aufgaben geht.

8.    Stand up!

Die meisten Meetings finden im Sitzen statt. Diese bequeme Haltung führt dazu, dass die Konzentration bald nachlässt. Das unterbinden Sie mit Stand-up-Meetings. Hierbei müssen alle Teilnehmer stehen. 

Diese Art von Besprechungen besitzt ihre eigenen Meeting-Regeln. Zum Beispiel ist es bei einem Stand-up-Meeting erwünscht, dass alle Teilnehmer zu Wort kommen, aber Diskussionen vermieden werden. Und die Treffen im Stehen finden regelmäßig statt.

Wie kann Software bei Meetings helfen?

Was gerne vergessen wird: Um sich mit anderen Personen abzusprechen, müssen sie nicht in einem Raum physisch anwesend sein. Vor allem, wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitern das Home-Office als Option anbietet. Digitale Collaboration- und Videokonferenz-Tools erlauben es, Meetings auch „virtuell“ stattfinden zu lassen und einen Raum somit überflüssig zu machen. 

Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung des Arbeitslebens finden immer mehr Besprechungen über Videokonferenz-Programme statt. Allein Skype hatte bereits 2017 über 1,3 Milliarden Nutzer – Tendenz steigend.

Neben Skype, dem wohl bekanntesten Programm für Online-Meetings, gibt es aktuell zahlreiche Anbieter auf dem Markt. Dazu gehören unter anderem GoToMeeting, Google Hangouts, Microsoft Teams, Zoom und viele mehr.

Wie funktioniert ein Zoom-Meeting?

Möchten Sie eine Sitzung als Videokonferenz abhalten? Das gestaltet sich als ganz einfach. Hier ein Beispiel, wie ein Online-Meeting über den bekannten Dienst Zoom funktioniert:

• Besitzen Sie einen Zoom-Account, erstellen Sie über das Tool eine Konferenz. Laden Sie hierzu mehrere Kollegen ein.

• Die Eingeladenen erhalten eine Mail mit einem Link, der zur Web-Konferenz über Zoom führt. Wer keine Möglichkeit hat, sich online einzuloggen, nimmt über eine Telefon-Einwahlnummer teil; selbstverständlich ohne Videobild.

• Läuft die Videokonferenz, können Sie mit anderen Teilnehmern telefonieren, chatten, den Bildschirm teilen (sog. Screensharing) und Dateien austauschen.

Zoom ist in seiner Basisfunktion kostenlos. Damit können Sie beispielsweise 40 Minuten am Stück über das Internet konferieren. Für mittelständische Unternehmen und Großunternehmen, die Zoom intensiv nutzen möchten, eignen sich die speziellen Business-Tarife.

Wie werden Ihre Meetings effizienter?

Ganz klare Antwort: Legen Sie dafür Regeln fest. Ob Sie dabei wie Jeff Bezos eine „Pizza-Strategie“ anwenden, sich von unseren Tipps inspirieren oder sich eigene Vorgaben einfallen lassen, ist gleichgültig. Hauptsache, Sie nehmen es nicht mehr hin, dass Ihre Meetings zeitraubend und ineffektiv ausfallen.

Titelbild: Ridofranz / getty Images