Was ist Microsoft Teams? Funktionen und Kosten im Überblick

Slack, Trello und Googles G Suite haben mit Microsoft Teams einen großen Konkurrenten bekommen, dessen Funktionsumfang mit der steigenden Relevanz digitaler Zusammenarbeit immer weiter wächst. Für diesen Guide haben wir haben uns Microsoft Teams mitsamt seinen Funktionen genauer angesehen und verglichen, was die verschiedenen Pläne bieten.

Wie funktioniert Microsoft Teams?

Microsoft Teams funktioniert als Arbeitsplattform ähnlich wie andere Kollaborationstools, etwa Slack oder Basecamp. Dennoch ist Microsoft Teams im Aufbau individuell und bietet zahlreiche verschiedene Funktionen, die wir Ihnen im Folgenden näher erklären.

Teams in Microsoft Teams

Im ersten Schritt erstellen Sie innerhalb von Microsoft Teams verschiedene Teams, die Projekten oder Abteilungen zugewiesen sind. Generell wird hier zwischen privaten, öffentlichen und unternehmensweiten Teams unterschieden.

• Private Teams: Mitglieder müssen manuell eingeladen werden.
• Öffentliche Teams: Mitglieder können nach Teams suchen und diesen ohne Einladung beitreten.
• Unternehmensweite Teams: Alle Mitarbeitenden sind automatisch Mitglieder.

Kanäle in Microsoft Teams

Für jedes Team legen Sie sogenannte Kanäle an, die als Untergruppen, für einzelne Themen oder Teilprojekte dienen. Ein Vorteil dieser Microsoft Teams-Funktion ist, dass jeder Kanal einen eigenen Chat mit separater Dokumentenablage enthält.

Registerkarten in Microsoft Teams

Jedem dieser Kanäle können Sie verschiedene Registerkarten zuweisen, über die sich externe Dienste und Apps installieren lassen. Wenn Sie Microsoft Teams herunterladen, erhalten Sie die erweiterten Funktionen nicht automatisch, sondern müssen die Tools von Drittanbietern separat einbinden.

Rollen in Microsoft Teams

Innerhalb der Teams können Sie verschiedene Rollen bestimmen: Besitzer, Mitglied, Gast. Wer ein neues Team in Microsoft Teams erstellt, ist automatisch Besitzer. Er kann diese Rolle aber auch an ein Mitglied abgeben und muss dies sogar tun, wenn er oder sie aus dem Team austreten will.

Als Mitglieder haben Mitarbeitende Ihres Unternehmens bestimmte Berechtigungen, die wiederum für Gäste, zum Beispiel externe Kooperationspartner, eingeschränkt sind.

Dennoch können Sie in Microsoft Teams die Funktionen im Gastzugang manuell bestimmen, indem Sie im Admin Center den Gastzugriff aktivieren und individuelle Berechtigungen zuteilen. Die Gäste benötigen im Gegensatz zu Mitgliedern und Besitzern kein eigenes Microsoft-Abonnement, sondern müssen für die Nutzung Ihre E-Mail-Adresse angeben und ein Passwort wählen.

Daneben können Sie, einen externen Zugriff in Microsoft Teams einrichten, der eine abgeschwächte Version des Gastzugriffs darstellt. Hier steht kein Zugang zu unternehmerischen Ressourcen wie der Dateiablage oder Gruppenchats zur Verfügung, sondern lediglich private Chats, Anrufe und Videotelefonie.

Dateifreigabe in Microsoft Teams

Die Dateifreigabe ist eine zentrale Funktion von Microsoft-Teams und ermöglicht eine zentrale Speicherung und Verwaltung in Microsoft SharePoint. In Echtzeit können mehrere Nutzerinnen und Nutzer an Microsoft-Dateien arbeiten und Änderungen verfolgen. Durch die Zugriffskontrolle legen Sie für jede Datei fest, welche Mitglieder Zugriffs- und Bearbeitungsrecht erhalten.

Terminplanung in Microsoft Teams

Im Kalender von Microsoft Teams können Sie Besprechungen planen und wiederkehrende Termine anlegen. Je nach Teams-Plan variieren Dauer und Teilnehmerzahl für eine Besprechung. Neben Terminbezeichnung, Datum, Uhrzeit und Mitgliedern können Sie weitere Notizen und Links eingeben, die für die Besprechung relevant sind.

Sofortmeeting, Chat und Videochat in Microsoft Teams

Sie können nicht nur ein geplantes Microsoft Teams Meeting erstellen, sondern auch ein spontaner Austausch ist möglich. In Chats und Gruppenchats kommunizieren die Mitglieder dezentral miteinander, während Sofortmeetings und Videochats einen direkten Austausch erlauben. Anders als Videochats werden Sofortmeetings nicht vorab geplant, sondern funktionieren, dank eines individuellen Besprechungslinks, spontan.

Neben Chat- und Videofunktionen bietet Microsoft Teams klassische Funktionen wie das Microsoft Teams Telefon. Bei Telefonaten können Sie in Teams ein Audiogespräch annehmen und ablehnen, den Anruf halten, Personen zum Gespräch hinzufügen sowie mehrere Telefonate gleichzeitig führen. Weitere Funktionen der Microsoft Teams Telefonie sind eine Anrufweiterleitung, die Änderung des Klingeltons und die Einrichtung einer Stellvertretung für Anrufe.

Webinare und Live-Veranstaltungen

Wer Webinare und Live-Veranstaltungen in Microsoft Teams professionell angehen will, ist mit diesen Features gut bedient. In Teams planen Sie das Webinar, verwalten die Registrierung und fügen ein eigenes Branding sowie Referenten-Bios hinzu. Im Anschluss lassen Sie sich einen schriftlichen Bericht anfertigen. Wenn Sie das Microsoft Teams Meeting aufzeichnen, können Sie ebenfalls wichtige Inhalte dokumentieren.

In virtuellen Veranstaltungen ermöglicht Microsoft Teams Funktionen zur Interaktion, wie F&A-Chats, Abstimmungen und Reaktionen über Emojis.

Was kann Microsoft Teams?

Microsoft Teams kann eine Sache, die andere Arbeitsplattformen nicht können: eine tiefe und nahtlose Integration mit der gesamten Microsoft-365-Produktfamilie. Bei Teams, die bereits mit Microsoft-Produkten arbeiten, ist die Nutzung von Microsoft Teams als besonders beliebt. Aber was kann Microsoft Teams noch?

Als All-in-One-Plattform kombiniert das Tool Videokonferenzen, Chat und Dateifreigabe in einer Anwendung.

Daneben lassen sich aber auch andere Apps und Dienste von Drittanbietern integrieren. Dadurch behalten Sie Arbeitsprozesse bei und optimieren sie.

Aufgrund seiner Skalierbarkeit bietet Microsoft Teams Vorteile für alle Unternehmensgrößen und wächst bei Bedarf mit dem Team mit.

Mit der mobilen Anwendung von Microsoft Teams greifen Sie, in einer immer stärker digitalisierten und mobilen Arbeitswelt, auch unterwegs bequem auf die Funktionen zu.

Was kostet Microsoft Teams?

Microsoft Teams kostet je nach Plan unterschiedlich viel, wobei sowohl der Funktionsumfang als auch die Anzahl der Teilnehmenden und die Dauer der Nutzung variieren. Daher sollten Sie vor der Installation von Microsoft Teams die Preise, aber vor allem Ihren Bedarf an Funktionen und Speicher prüfen.

In der kostenlosen Version ohne Abonnement können Sie Gruppenbesprechungen von maximal 60 Minuten und 100 Teilnehmenden abhalten. Zahlreiche erweiterte Funktionen sind hier jedoch nicht enthalten. Persönlicher Speicher: 5 GB pro Benutzer

Microsoft Teams Essentials kostet im Jahresabonnement pro Benutzer oder Benutzerin 3,70 Euro im Monat und beinhaltet bereits weitere Funktionen wie ein Whiteboard, Gesprächsaufzeichnung und Gruppenräume. Zudem sind hier bis zu 300 Teilnehmende und Gruppengespräche von bis zu 30 Stunden möglich. Persönlicher Speicher: 10 GB pro Benutzer

Microsoft 365 Business Basic für 5,60 Euro im Monat bietet Live-Untertitel in über 30 Sprachen, eine mehrstufige Authentifizierung sowie erweiterte Funktionen zu Sicherheit und Compliance. Persönlicher Speicher: 1 TB pro Benutzer

Microsoft 365 Business Standard beinhaltet eine Webinar-Funktion sowie die Desktop-Versionen von Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access und Publisher für 11,70 Euro pro Monat und Lizenz. Der persönliche Speicherplatz beträgt 1 TB pro Nutzendem

Microsoft 365 Business Premium für monatlich 20,60 Euro pro Nutzer bzw. Benutzerin bietet weitere Sicherheitseinstellungen, eine Zugriff- und Datenkontrolle sowie Schutz vor Cyberbedrohungen.

So installieren Sie Microsoft Teams

Der Microsoft Teams Download ist über diesen Link möglich. Entscheiden Sie selbst, ob Sie die Desktop-Ausführung von Microsoft Teams herunterladen möchten, oder verwenden Sie Ihr Mobilgerät, um die mobile Version einzurichten.

1. Um Microsoft Teams zu installieren, müssen Sie lediglich Ihre E-Mail-Adresse sowie ein Passwort eingeben.
2. Wählen Sie im Menü „Teams“, sodass die Webversion eingerichtet wird.
3. Klicken Sie auf die drei Punkte neben Ihrem Profilbild, um zu den Einstellungen zu gelangen.
4. Wählen Sie „Dektop-App herunterladen“ und speichern Sie die heruntergeladene Datei.
5. Öffnen Sie die Dektop-App von Microsoft Teams und melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an.

Fazit: Mit Microsoft Teams zum Dream-Work

Microsoft Teams bietet zahlreiche wichtige Funktionen, durch die Abläufe und Absprachen innerhalb von Abteilungen und unternehmensweit reibungslos vonstattengehen.

Zwar bietet Microsoft für Teams auch eine kostenlose Version, besonders für Unternehmen mangelt es hier jedoch an Funktionen. Entscheiden Sie sich hingegen für ein Business-Paket von Microsoft Teams, können Sie sich nach einer kostenlosen Testphase und einer schnellen Installation schon bald an den Vorteilen des Kollaborationstools erfreuen.

 

Titelbild: Luis Alvarez / iStock / Getty Images Plus