Microsoft Teams Meeting aufzeichnen: So gehen Sie vor

Die Funktion zur Aufzeichnung von Besprechungen in Microsoft Teams ermöglicht es Ihnen und Ihren Teilnehmerinnen und Teilnehmern, wichtige Inhalte zu dokumentieren und für spätere Referenzzwecke verfügbar zu machen. In diesem Artikel finden Sie eine detaillierte Anleitung, wie Sie Besprechungen in Microsoft Teams effektiv aufzeichnen, wo sich der Teams Aufzeichnung Speicherort befindet und wie Sie Besprechungen löschen und was Sie sonst noch beachten sollten.

Teams Besprechung aufzeichnen: Worauf Sie vorab achten sollten

Bevor Sie sich mit der Anleitung auseinandersetzen, um beispielsweise ein Webinar zu erstellen, sollten Sie folgende Hinweise berücksichtigen. Denn wie viele andere Softwareprogramme wird Teams von Microsoft nicht nur regelmäßig mit Updates versorgt, sondern auch mit neuen Verbesserungen. Umso wichtiger ist es, dass Sie auf dem Laufenden bleiben. Denn dann können Sie problemlos Ihre Teams Sitzung aufzeichnen.

Berücksichtigen Sie folgende Aspekte, wenn Sie Ihr Teams Gespräch aufzeichnen:

• Sie finden alle Ihre Aufzeichnungen unter OneDrive und SharePoint.
• Anmerkungen, App-Inhalte, freigegebene Notizen, Animationen und Videos aus PowerPoint-Live-Präsentationen und Whiteboards werden mit den Besprechungsaufzeichnungen nicht erfasst.
• In der fertigen Besprechungsaufzeichnung werden nur vier Videostreams von vier verschiedenen Personen angezeigt.
• Nachdem Sie die Aufzeichnung beendet haben, wird sie von Microsoft verarbeitet, gespeichert und kann erst dann wiedergegeben werden.
• Sie haben die Aufzeichnung gestartet? Dann erhalten Sie von Microsoft eine E-Mail, sobald Ihre Aufzeichnung zum Download oder zur Freigabe zur Verfügung steht.
• Darüber hinaus muss im Microsoft Teams Admin Center in den Besprechungsrichtlinien die Funktion „Cloud-Aufzeichnungen zulassen” aktiviert sein. Dies gilt nicht nur für die Organisierenden der Besprechung, sondern auch für das Teammitglied, das die Aufzeichnung durchführt.
• Grundsätzlich gilt: Wenn Sie ein Teams Meeting aufzeichnen, ist Datenschutz essenziell. Daher müssen Sie alle Teilnehmenden auf die Aufzeichnung hinweisen.

Wer darf Ihre Teams Besprechung aufnehmen?

Nicht alle Teilnehmenden Ihrer Online-Besprechung haben automatisch die Möglichkeit, die Besprechung aufzuzeichnen. Es ist auch möglich, dass Ihre Organisation diese Funktion nicht aktiviert hat. In diesem Fall ist im Admin Center die Option Teams Aufzeichnung beginnen ausgegraut oder gar nicht verfügbar.

Um Ihre Besprechung aufzeichnen zu können, benötigen Sie eine bestimmte Microsoft 365 Lizenz. Dazu gehören beispielsweise Microsoft 365 Business, Microsoft 365 Business Premium, Microsoft 365 Business Essentials, Microsoft Office 365 Enterprise A1, A3, A5 oder E1, E3, E5, F3.

Sie haben die kostenlose Version von Microsoft Teams? Mit dieser kostenlosen Version ist keine Aufzeichnung eines MS Teams Videomeeting möglich. Generell können auch Gäste und anonyme Personen keine Meetings aufzeichnen. Diese Regelung dient dem Datenschutz (DSGVO). Außerdem wird so verhindert, dass sensible Informationen aufgezeichnet werden.

Je nach Art der Teams Besprechung gelten zudem bestimmte Meetingregeln sowie Zugriffs- sowie Bearbeitungsrechte:

• Spontane oder geplante Besprechungen können vom Organisator oder von der Organisatorin aufgezeichnet werden. Darüber hinaus haben sie alle Bearbeitungsrechte und können die Aufzeichnung freigeben. Teilnehmer und Teilnehmerinnen, die derselben Organisation angehören, haben nur Lesezugriff und können das Video nicht herunterladen. Externe Teilnehmende und Gäste haben keinen Zugriff auf das Video. Nur organisierende Personen können die Aufnahme für sie freigeben. Haben Beteiligte der Organisation auf die Aufnahmefunktion geklickt? Dann haben sie Zugriff auf die Aufzeichnung. Der Organisator oder die Organisatorin kann diese ebenfalls bearbeiten und freigeben.
• Findet eine Kanalbesprechung statt? Wenn in diesem Fall die Besprechungsrichtlinien von Microsoft gesperrt sind, haben nur Sie alle Bearbeitungsrechte, wenn Sie für den Kanal verantwortlich sind. Alle anderen Mitglieder des Kanals können das Video nicht herunterladen, sie haben nur Lesezugriff.
• Die Besprechungsrichtlinien stehen auf Zulassen? In diesem Fall kann die beteiligte Person, der oder die das Channel-Meeting aufgezeichnet hat, das Video bearbeiten.

Schritt für Schritt: So zeichnen Sie Ihre Microsoft Teams Besprechung auf

Berücksichtigen Sie die folgenden vier Schritte, um mit der Web-Applikation oder dem Desktop-Programm von Microsoft Teams ein Video aufzuzeichnen:

1. An einer Besprechung teilnehmen oder selbst eine Besprechung beginnen

Um ein Meeting aufzeichnen zu können, müssen Sie zunächst ein Microsoft Teams Meeting starten oder daran teilnehmen.

2. Teams Aufzeichnung starten

Sobald Sie sich in einem Meeting befinden, wählen Sie die Meetingsteuerung. Unter dem Menüpunkt Weitere „Aktionen”, erkennbar an den drei Punkten, klicken Sie auf „Aufzeichnen und transkribieren” und anschließend auf „Aufzeichnung starten”.

Sobald Sie die Aufzeichnung gestartet haben, erhalten alle Teilnehmenden die Nachricht, dass die Aufzeichnung und Transkription gestartet wurde. Die Teilnehmenden haben während der Aufzeichnung die Möglichkeit, sich die Transkription anzusehen.

Es ist jedoch nicht möglich, mehrere Aufzeichnungen gleichzeitig zu starten. Es wird immer nur eine Aufzeichnung gestartet. Diese steht dann allen Teilnehmern und Teilnehmerinnen zur Verfügung.

Quelle: Screenshot Microsoft Teams

3. Teams Aufzeichnung beenden

Um die Aufzeichnung Ihrer Besprechung zu beenden, wählen Sie erneut „Weitere Aktionen”. Dort können Sie dann „Aufzeichnung beenden” wählen, wodurch die Aufzeichnung und die Livetranskription beendet werden, oder „Transkription beenden”, wodurch nur die Livetranskription beendet wird.

Teams Meeting aufzeichnen: Datenschutz spielt eine wichtige Rolle

Sobald Sie ein Teams Meeting aufnehmen, erhalten alle Beteiligten in den Desktop-, Web- und Mobilanwendungen eine Benachrichtigung. Personen, die per Telefon an der Besprechung teilnehmen, werden ebenfalls benachrichtigt.

Beachten Sie, dass Sie in einigen Ländern aufgrund gesetzlicher Bestimmungen die Zustimmung jeder teilnehmenden Person einholen müssen, bevor Sie mit der Aufzeichnung beginnen.

Daher sollten Sie sich vor der Aufzeichnung von Besprechungen über die geltenden Bestimmungen informieren. Weitere Informationen dazu finden Sie auch in der Datenschutzerklärung von Microsoft.

Teams Meeting aufzeichnen mit dem Smartphone

Sie nehmen über Ihr Smartphone an einer Besprechung teil oder möchten eine Besprechung über Ihr Mobiltelefon starten? Wenn Sie Ihr Meeting aufzeichnen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Besprechung starten oder daran teilnehmen

Um eine Besprechungsaufzeichnung zu starten, müssen Sie sich in einer Besprechung befinden.

2. Teams Aufzeichnung beginnen

Am unteren Bildschirmrand finden Sie alle wichtigen Funktionen des Microsoft Teams Meetings. Klicken Sie dort auf die drei Punkte „Weitere Aktionen”. Im unteren Bereich finden Sie den Bereich „Gruppeneinstellungen”. Direkt darunter befindet sich der Unterpunkt „Aufzeichnung starten”.

Quelle: Screenshot Microsoft Teams App

3. Aufzeichnung beenden

Sobald Ihr Meeting beendet ist, können Sie unter „Weitere Aktionen” und „Gruppeneinstellungen” Ihre Aufzeichnung mit der Funktion „Aufzeichnung beenden” stoppen.

Quelle: Screenshot Microsoft Teams App

Achten Sie bei der Verwendung der Teams-App darauf, dass Sie über die neueste Version verfügen. Eine aktuelle Version finden Sie für iOS im App Store und für Android im Google Play Store. So stellen Sie sicher, dass Sie die Besprechungsaufzeichnung und Videowiedergabe erfolgreich nutzen können.

Teams Aufzeichnung finden: Wo finden Sie den Speicherort?

Der Ort, an dem Microsoft Ihre Meeting-Aufzeichnung ablegt, hängt von der Art des Meetings ab. Besprechungen eines Teams Kanals werden von der Software in Microsoft SharePoint gespeichert.

Ihre Besprechung fand außerhalb eines Kanals statt? Dann wird Microsoft Teams das Video in OneDrive unter dem Ordner „Aufzeichnungen” speichern.

Wie können Sie Ihre Teams Aufzeichnung löschen?

Jede Aufzeichnung eines Teams Meetings verfügt über ein Ablaufdatum. Nach diesem Datum löscht Ihre Teams-Applikation automatisch Ihre Aufzeichnung. Wenn Sie die dazugehörigen Einstellungen nicht ändern, wird nach 120 Tagen die Videoaufzeichnung gelöscht. Auf Wunsch kann Ihr zuständiger IT-Administrator oder -Administratorin diese Standardeinstellung verkürzen oder verlängern.

Neben dieser automatischen Löschung haben Sie, wenn Sie die Aufzeichnung besitzen, die Möglichkeit, das Video zu löschen. Das ist die Person, die die Video-Aufzeichnung begonnen hat, oder alle weiteren Teilnehmenden, die von dieser Person als Besitzer oder Besitzerin benannt wurden.

Wenn Sie die Aufzeichung in OneDrive löschen, müssen Sie sich dafür mit Ihrem Microsoft-Account einloggen, die gewünschte Datei im Ordner „Aufzeichnungen” auswählen (ausgewählte Dateien oder Ordner sind mit einem blauen Harken gekennzeichnet) und dann in der darüber liegenden Navigation „Löschen” anklicken. Anschließend navigieren Sie zu Ihrem OneDrive-Papierkorb und entfernen dort die Aufzeichnung endgültig.

Sie wollen die Aufzeichnung aus Ihrer SharePoint-Dokumentbibliothek löschen? Dann rufen Sie Ihren SharePoint auf. Dort wählen Sie die Aufzeichnung aus, die Sie löschen wollen. Setzen Sie links neben der Datei einen Haken. Anschließend klicken Sie auf der Symbolleiste den Mülleimer an, neben dem „Löschen” steht. Bestätigen Sie im darauffolgenden Nachrichtenfeld den Löschvorgang.

Wie können Sie Ihre Teams Aufzeichnung teilen?

Teams benachrichtigt Sie nach der Sitzung automatisch, dass ein Video erstellt wurde. Die automatische Chat-Nachricht enthält auch einen Link zur Aufzeichnung. Wenn Sie neben dieser Nachricht auf „Weitere Optionen” – dargestellt durch drei Punkte – klicken, können Sie „Öffnen” auswählen. Das Video wird in Ihrem Browser und mit der Web-App „Stream” von Microsoft 365 abgespielt.

Wenn Sie „Link abrufen” verwenden, haben Sie die Möglichkeit, sich den Link zu Ihrer Sitzungsaufzeichnung anzeigen zu lassen und zu kopieren. Den kopierten Link können Sie dann per E-Mail an die Teilnehmenden versenden.

Wenn Sie Zugriff auf die Anwendung „Microsoft Stream” haben, können Sie Ihre Teams Meeting Aufzeichnung nicht nur nachträglich bearbeiten. Sie können sich in Stream einen Einbettungscode für das Video generieren lassen. Damit steht Ihnen eine weitere Teilfunktion zur Verfügung. Die Aufzeichnung kann dann auf einer Webseite eingebunden und angesehen werden.

Wie können Sie Ihre Teams Aufzeichnung herunterladen?

Die teilnehmende Person, die die Aufzeichnung startete, sowie diejenige, die die Besprechung organisiert, verfügen über die Rechte, um die Videoaufzeichnung des Meetings herunterzuladen.

Dazu wählen Sie in OneDrive oder in SharePoint die Datei mit der Videoaufzeichnung aus – bei der Auswahl erscheint neben Ihrer Datei ein blauer Haken. In der darüber liegenden Navigation klicken Sie nun auf „Herunterladen”. Der Download lässt sich auch mit einem Rechtsklick auf die jeweilige Datei und der Auswahl „Herunterladen” im erscheinenden Menü tätigen. Anschließend wählen Sie den Speicherort aus, an dem die Aufzeichnung abgelegt werden soll.

Ihr Unternehmen nutzt „Microsoft Stream”? Dann können Sie Ihre Videoaufzeichnung folgendermaßen herunterladen: Wählen Sie im Chatverlauf die drei Punkte neben der Aufzeichnung aus. Klicken Sie auf „In Microsoft Stream öffnen”. In Stream wählen Sie dann „Ursprüngliches Video herunterladen”.

Fazit: Microsoft Teams Aufzeichnungen verbessern die Team-Kommunikation

Die Möglichkeit, Besprechungen in Microsoft Teams aufzuzeichnen, ist eine praktische Lösung, um Besprechungen für eine spätere Bezugnahme oder zur Freigabe für andere Beteiligte festzuhalten. Mit der richtigen Konfiguration von Berechtigungen und Einstellungen können Sie Besprechungen einfach aufzeichnen, bewerten, kommentieren und freigeben. Dies ermöglicht eine effektive Zusammenarbeit und einen reibungslosen Informationsaustausch innerhalb und außerhalb des Teams.

Titelbild: simonkr / iStock / Getty Images Plus