Mobiles Arbeiten: Definition, Regelungen und Vorteile

Mobiles Arbeiten und Homeoffice: Was lange für die meisten absolute Ausnahme war, ist mittlerweile für einen Großteil der Arbeitnehmenden zur Normalität geworden. Hier erfahren Sie, wie genau mobile Arbeit definiert ist, worin die Unterschiede zum Homeoffice liegen und welche die Vor- und Nachteile mobile Arbeit mit sich bringt.

Wo genau die Arbeit erledigt wird, entscheiden beim mobilen Arbeiten die Arbeitnehmenden. Diese müssen lediglich für ihre Erreichbarkeit sorgen.

Was ist der Unterschied zwischen Homeoffice und mobilem Arbeiten?

Sowohl beim Homeoffice als auch beim mobilen Arbeiten wird die Arbeitsleistung außerhalb des Betriebs erbracht – zumindest zum Teil. Homeoffice benötigt laut Definition dabei einen fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz in der eigenen Wohnstätte, der von den Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern mit den benötigten Arbeitsmitteln ausgestattet wird. Dazu gehören Kommunikationsmöglichkeiten, Hardware- und Software sowie Mobiliar.

Homeoffice ist also ortsgebunden, es gilt die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Das mobile Arbeiten hingegen ist ortsungebunden, die ArbStättV gilt nicht.

Regelungen für mobiles Arbeiten: Steuer und Gesetzeslage

Eine wichtige Info vorweg: Sowohl mobiles Arbeiten als auch Homeoffice müssen bislang ausdrücklich von Arbeitgebenden genehmigt werden.

Während beim Homeoffice dieselben Arbeitsschutzstandards gelten wie beim Arbeiten im Betrieb, sind die Anforderungen beim mobilen Arbeiten wesentlich flexibler. Der Arbeitgeber ist zwangsläufig der Pflicht zur Sicherung des Arbeitsplatzes entbunden – durch die wechselnden Arbeitsorte könnte er diese gar nicht erfüllen.

Die Arbeitsstättenverordnung greift also nicht. Arbeitsschutzgesetz und Arbeitszeitgesetz gelten jedoch auch für mobiles Arbeiten ohne Einschränkung. Dies betrifft insbesondere die folgenden Punkte:

• Die Kosten für Ausstattung trägt sowohl beim Homeoffice als auch beim mobilen Arbeiten der Arbeitgeber (nach §670 BGB), es sei denn, es gibt vertraglich abweichende Regelungen.
• Die Anforderungen an die Arbeitszeit bleiben auch bei Homeoffice und mobiler Arbeit dieselben: Die Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, dass die Schutzvorschriften eingehalten werden. Dies umfasst beispielsweise die Ruhezeit von elf Stunden und die maximale Tagesarbeitszeit von acht Stunden bzw. zehn Stunden in Spitzenzeiten, wenn diese in wenigen Wochen wieder ausgeglichen werden.
• In Sachen Datenschutz gelten bei mobiler Arbeit dieselben strengen Vorschriften wie bei der Arbeit im Büro. Auch hier hat die Arbeitgeberin für geeignete Schutzmaßnahmen Sorge zu tragen. Hier ist vor allem bei der Nutzung öffentlicher Orte als Arbeitsplatz, etwa in Cafés oder im Zug vermehrte Vorsicht angebracht. Mobil Arbeitende sollten für die Gefahren freizügig einsehbarer Bildschirme und mithörbarer Telefonate sensibilisiert werden.
• Arbeitsunfälle sind durch die gesetzliche Unfallversicherung abgedeckt. Dies gilt auch bei mobiler Arbeit.

Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer, das dem mobilen Arbeiten dient, können steuerlich geltend gemacht werden. Dies gilt zum Beispiel dann, wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht und das Arbeitszimmer zu mehr als 90 Prozent beruflich genutzt wird.

Als Alternative zum Arbeitszimmer können mobil Arbeitende aktuell noch bis Ende 2022 die Homeoffice-Pauschale ansetzen, die 5 Euro je Arbeitstag außerhalb des Büros als Werbungskosten bis zu maximal 600 Euro pro Jahr umfasst.

Weiterhin muss bei der Steuererklärung beachtet werden, dass mobiles Arbeiten wie auch Homeoffice die Entfernungspauschale mindern – diese darf nur für tatsächlich erfolgte Fahrten ins Büro angesetzt werden. Auch bei der Nutzung von Fahrtenbüchern für Firmenwagen hat mobiles Arbeiten Auswirkungen: Der anzugebende Eigenverbrauch sinkt erheblich.

Was muss der Arbeitgeber für mobiles Arbeiten bereitstellen?

Für mobiles Arbeiten gibt es aktuell keine gesetzlichen Vorgaben, die Arbeitsstättenverordnung wie erwähnt findet keine Anwendung. Wer seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mobiles Arbeiten erlaubt, sollte dennoch eine kompatible und allen, insbesondere datenschutzrechtlichen, Anforderungen genügende Hard- und Softwareausstattung bereitstellen. Denn nur so kann eine produktive und sichere Arbeit gewährleistet werden.

Mobiles Arbeiten: Wie viele Tage pro Jahr müssen gewährt werden?

Aktuell gibt es auch diesbezüglich noch keine gesetzlichen Vorgaben. Ein Gesetzentwurf aus dem Oktober 2020 sah vor, Arbeitnehmenden einen Mindestanspruch von 24 Tagen mobiler Arbeit pro Jahr bei einer Fünf-Tage-Woche zu ermöglichen, sofern die betrieblichen Erfordernisse dies zulassen. Der Entwurf fand allerdings keine Zustimmung. Es ist jedoch mit weiteren Initiativen dazu zu rechnen.

Mobiles Arbeiten im Ausland

Schön am Strand oder in Sehnsuchtsorten rund um den Globus arbeiten? Dank mobiler Arbeit ist dies technisch möglich – doch rechtlich und steuerlich warten dabei viele Fallstricke, die sich auch nicht durch arbeitsvertragliche Regelungen lösen lassen. So kann das Arbeiten im Ausland dazu führen, dass ebendort Steuern anfallen.

Auch in puncto Sozialversicherung, Meldepflichten und Datenschutz sollten sich Arbeitgeber wie Arbeitnehmerin gründlich mit den Vorschriften vor Ort beschäftigen – und die sind von Land zu Land unterschiedlich, selbst innerhalb der EU. Bei Nichtbeachtung kann dies Strafen und Bußgelder für alle Beteiligten nach sich ziehen.

Doch es naht Hoffnung auf eine Vereinfachung: Für europaweites Remote Work soll zeitnah eine Regelung getroffen werden, dies sieht der Koalitionsvertrag von 2021 vor.

Vorteile und Nachteile des mobilen Arbeitens

Mobiles Arbeiten und Homeoffice sind nicht zuletzt dank der Pandemie in aller Munde. Viele Unternehmen und Angestellte vermerken die Vor- und Nachteile. Die folgenden Punkte sind dabei am wichtigsten.

Mobiles Arbeiten: Vorteile

• Das Risiko an gegenseitiger Infektion sinkt bedeutend, wenn Teile der Belegschaft von zu Hause aus oder mobil arbeiten.
• Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer schätzen die gewonnene Flexibilität und die gestärkten Möglichkeiten der Selbstbestimmung durch mobile Arbeit. Dies kann sich sehr positiv auf Motivation, Arbeitszufriedenheit und Produktivität auswirken.
• Mobiles Arbeiten ermöglicht eine Anstellung in weit vom Wohnort entfernten Betrieben, kann langes Pendeln verkürzen und wirkt so auch ökologisch sinnvoll.
• Arbeitgeberinnen können sich, wenn dauerhaft ein gewisser Teil der Belegschaft mobil arbeitet, Kosten für Büroräume und infolgedessen bei den damit verbundenen Ausgaben wie Energiekosten sparen.

Mobiles Arbeiten: Nachteile

• Die Anforderungen an die Führungskräfte und Angestellten steigen, wenn Mitarbeitende nur noch selten persönlich gesprochen werden können. Dies erfordert mehr gegenseitiges Vertrauen und effektive, effiziente Absprachen.
• Mobiles Arbeiten führt zunehmend zu einer Auflösung der Trennung von Arbeit und Privatleben. Arbeitszeitregelungen werden oft nicht beachtet, dies führt auf Dauer zu Stress und belastet die Gesundheit.
• Die strengen Datenschutzvorgaben sind beim mobilen Arbeiten deutlich schwerer umzusetzen als in „gesicherten“ Büroräumen.

Fazit: Mobiles Arbeiten ist Chance und Herausforderung zugleich

Remote Work sorgt für Flexibilität, eröffnet Möglichkeiten für neue Jobs und bringt mehr Abwechslung in den Arbeitsalltag. Mehr und mehr Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wollen deshalb mobil arbeiten – und das wird von den Unternehmen auch als Chance begriffen. Doch noch lauern zahlreiche Fallstricke, es fehlen gesetzliche Rahmenbedingungen und mobiles Arbeiten stellt hohe Anforderungen an Führungskräfte und mobil Arbeitende.

Vor allem in Sachen Work-Life-Integration gilt es verbindliche Kommunikationsstandards und Erreichbarkeitszeiten zu vereinbaren, sodass auch bei der Arbeit von unterwegs auch bewusst und sorgenfrei mobil Feierabend gemacht werden kann.

Titelbild: Klaus Vedfelt / iStock / Getty Images Plus