Office Manager: Definition, Aufgaben und Gehalt

Je größer ein Unternehmen, je höher der organisatorische Aufwand und je komplexer die Strukturen, desto wichtiger wird das Office Management. Als Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und der Belegschaft sind Office Manager und Office Managerinnen für den reibungslosen Ablauf im Büroalltag zuständig. Welche Skills für diesen Beruf notwendig sind, welche typischen Aufgaben im Büromanagement anfallen und mit welchem Gehalt Sie rechnen können, erfahren Sie hier.

Was ist ein Office Manager?

Ein Office Manager bzw. eine Office Managerin ist für die bürokratische Leitung, Koordination und Organisation eines Unternehmens zuständig. Das Ziel des Office Managers ist es, einen reibungslosen und effizienten Ablauf im Betrieb zu garantieren und dabei die verschiedenen Abteilungen in ihren Kernaufgaben zu unterstützen.

Was macht ein Office Manager?

Für Office Manager und Office Managerinnen gehören Aufgaben mit administrativer und organisatorischer Natur zum Arbeitsalltag. Darunter fallen unter anderem:

• Büroorganisation: Die Organisation eines Büros beinhaltet die Beschaffung von Büromaterial und anderen Ressourcen, die Sicherstellung von effizienten Arbeitsabläufen und die Gestaltung der Räumlichkeiten
• Terminmanagement: Office Manager und Office Managerinnen planen und organisieren Meetings, Events und andere Termine für die Geschäftsleitung und andere Abteilungen.
• Administration: Zu den administrativen Aufgaben der Office Managerinnen gehört die Bearbeitung der Post, das Erstellen und Korrigieren von Dokumenten, die Organisation und Verwaltung von Datenbanken, Akten und Archiven.
• Personalbetreuung: Je nach Unternehmen werden Office Manager mit Aufgaben der HR-Abteilung betreut, zum Beispiel der Organisation von Weiterbildungen oder dem Onboarding von neuen Mitarbeitenden.
• Kommunikation: Eine der wichtigsten Aufgaben im Office Management ist die interne und externe Kommunikation. Als zentrale Anlaufstelle sind Office Managerinnen in der Regel telefonisch, via E-Mail oder auch persönlich erreichbar.
• Betreuung von Kundschaft und Gästen: Office Managerinnen sind oft dafür zuständig, Gäste des Unternehmens in Empfang zu nehmen, Informationen bereitzustellen und eine optimale Versorgung sicherzustellen.
• Technischer Support: Zwar müssen Office Manager keine Aufgaben der IT übernehmen, bei einfachen technischen Problemen oder Mängeln sind sie aber oft die erste Anlaufstelle. Sie kümmern sich beispielsweise um die Beschaffung und Aktualisierung von Software oder, wenn notwendige Geräte wie Drucker oder Zugangsdaten nicht mehr funktionieren.

Voraussetzungen für Office Manager: Soft und Hard Skills

Das Office Management ist ein Feld mit vielen unterschiedlichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Als Allrounder müssen Office Managerinnen und Office Manager verschiedene Voraussetzungen erfüllen, die sowohl Soft Skills als auch Hard Skills beinhalten.

Hards Skills für Office Manager

Einige Hard Skills sind für den Beruf als Office Manager oder Office Managerin besonders relevant:

1. Kaufmännische Skills: Grundkenntnisse in Finanzen, Recht und Betriebswirtschaft sind nützlich, um Budgets zu planen, zu überwachen und um betriebsrechtliche Aufgaben zu erfüllen.
2. Technische Fähigkeiten: Der Umgang mit Office-Programmen wie PowerPoint und Excel ist ebenso wichtig wie Softwares zur Arbeitsorganisation oder Customer Relationship Management (CRM). Hierzu gehört auch ein Grundverständnis für technische Geräte wie Beamer oder Drucker.
3. Sprachen: Vor allem für international tätige Unternehmen sind Englischkenntnisse unabdingbar, um die reibungslose Organisation und Kommunikation zu gewährleisten.
4. Eventplanung: Ob großes externes oder kleines internes Event – Office Manager udn Office Managerinnen übernehmen regelmäßig die Planung und Durchführung von unterschiedlichen Veranstaltungen.
5. HR: Personalwesen ist eine wichtige Aufgabe im Office Management und beinhaltet neben Urlaubsplanung, Recruiting und Onboarding auch die Betreuung bei internen Konflikten.
6. Schreiben: Das fehlerfreie Formulieren und Abtippen von vertraglichen Texten und anderen Dokumenten ist eine der Kernaufgaben der Office Manager und Managerinnen.

Soft Skills für Office Manager

Besonders die Soft Skills nehmen eine besondere Rolle im Berufsbild Office Management ein:

1. Kommunikation: Als Office Managerin oder Office Managerin sind Sie im ständigen Austausch mit Mitarbeitenden und externen Personen. Gute kommunikative Skills sind daher eine wichtige Voraussetzung, um Office Manager oder Office Managerin zu werden.
2. Selbstorganisation: Neben dem Organisieren zahlreicher Prozesse, Abteilungen und Aufgaben müssen Office Managerinnen in der Lage sein, ihre eigenen Verantwortlichkeiten zu organisieren. Hierfür ist ein hohes Maß an Selbstorganisation und Zeitmanagement notwendig.
3. Konfliktmanagement: Nicht nur Office Manager mit HR-Aufgaben müssen Soft Skills im Konfliktmanagement mitbringen. Auch bei organisatorischem Stress müssen Office Managerinnen in der Lage sein, den Zustand der Ordnung wiederherzustellen und die passenden Stellschrauben zu drehen.
4. Entscheider: Im Office Management müssen Tag für Tag Entscheidungen getroffen werden, sowohl im Zusammenspiel mit unterschiedlichen Abteilungen als auch im Alleingang. Die Fähigkeit, sichere und effektive Entscheidungen zu treffen, ist daher unabdingbar, um die reibungslose Maschinerie aufrechtzuerhalten.
5. Multitasking: Die Zusammenarbeit mit verschiedenen Personen und Abteilungen sowie die Vielfalt der Aufgaben bedingen, dass Office Manager schnell zwischen verschiedenen Bereichen und To-do‘s wechseln müssen.
6. Teamfähigkeit: Office Managerinnen sind neben der Führungskraft oft die erste Ansprechperson in Unternehmen. Ein hohes Einfühlungsvermögen ist hilfreich, um die verschiedenen Anforderungen der Abteilungen zu überblicken und die Kooperation unter den Mitarbeitenden zu fördern.

Wie wird man Office Manager?

Wie die Hard Skills bereits zeigen, ist für die Arbeit im Office Management eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich hilfreich. Hier erlernen Sie wichtige Fähigkeiten, die den Einstieg in den Beruf als Office Manager oder Office Managerin erleichtern. Zwar gibt es keine offizielle Ausbildung, die IHK und andere Ausbildungsstellen bieten jedoch verschiedene Zertifikate an, mit denen Office Manager bzw. Offer Managerinnen eine Weiterbildung absolvieren können.

Daneben ist der Beruf als Office Manager als Quereinsteiger möglich, sofern bereits Fachwissen in relevanten Bereichen vorhanden ist. Generell sind die beruflichen Chancen aber höher, wenn Sie einen kaufmännischen Abschluss oder eine ähnliche Qualifikation vorweisen können.

Was verdient ein Office Manager?

Die Bezahlung hängt stark von der Branche, der Unternehmensgröße und der Berufserfahrung ab. Auch der Standort kann entscheidend sein, wenn Office Managerinnen ihr Gehalt verhandeln. Durchschnittlich verdienen Office Manager in Deutschland etwa 2.800 € brutto im Monat. Vor allem in großen Konzernen, in denen die Aufgaben und Verantwortlichkeiten entsprechend komplexer und größer sind, können Office Manager bzw. Office Managerinnen ein Gehalt bekommen, das deutlich über dem Durchschnitt liegt.

Fazit: Als Office Manager die Fäden ziehen

Office Manager und Office Managerinnen sind die Alleskönner in Unternehmen und zeichnen sich vor allem durch ihr organisatorisches Talent aus. Sie haben ihre Finger im Spiel, wenn administrative Aufgaben anstehen, müssen aber auch mit unterschiedlichen Abteilungen und externen Personen effizient und empathisch kommunizieren.

Wer nicht gerne im Büro arbeitet, ist bei diesem Beruf allerdings falsch. Zwar müssen Office Manager und Office Managerinnen nicht alle Aufgaben vor Ort erledigen, ein Großteil der Organisation und Leitung des Büros erfordert jedoch ihre Anwesenheit und volle Konzentration. Nur so behalten sie die unterschiedlichen Aufgabengebiete im Blick und schaffen einen reibungslosen Ablauf für alle Mitarbeitenden.

Titelbild: alvarez / iStock / Getty Images Plus