PIM-System: Definition, Funktionsweise und Anbieter

Onlineshops haben nicht selten Sortimentsgrößen von 500.000 verschiedenen Produkten und mehr. Doch wer soll da den Überblick behalten? Mit einem zentralen Product Information Management verwalten Sie alle relevanten Daten an einem Ort – Marketer und Marketerinnen bezeichnen es liebevoll als PIM.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Funktionen ein PIM-System übernimmt und welche unterschiedlichen Tools es gibt.

Was ist ein PIM-System?

Unter einem Product Information Management System (kurz: PIM) wird eine Software verstanden, in der produktrelevante Informationen abgespeichert und verwaltet werden. Erfasst werden alle Daten zu einem Produkt, die für den Verkauf benötigt werden. Dazu zählen technische sowie logistische Angaben.

Wie funktioniert ein PIM-System?

Das PIM-System stellt den Dreh- und Angelpunkt für den Verkauf von Produkten dar. Dazu werden die Produktdaten zunächst in das PIM eingespeist. Das kann sowohl manuell über CSV- oder XLSX-Dateien, über ein ERP-System oder externe Lieferanten geschehen.

Im PIM selbst werden die Produktdaten schließlich mit Informationen angereichert wie Bildern oder der Kategorisierung. Schließlich werden die Daten in das Ausgangssystem, beispielsweise das Shopsystem, kommuniziert, sodass das Produkt in den Verkauf gehen kann.

Wer braucht ein PIM-System?

Anwendung finden PIM-Systeme vor allem im Handel und E-Commerce. Lohnenswert ist ein solches IT-System insbesondere für Unternehmen, die ein vergleichsweise großes Sortiment haben. Durch das PIM wird die Verwaltung der Produktdaten zu einem effizienten Prozess, an dem unterschiedliche Abteilungen arbeiten.

Abteilungen, die besonders häufig mit einem PIM in Kontakt kommen, sind Content Production, Marketing, Vertrieb, Einkauf sowie das Produktmanagement. Durch das zentrale System liegen jeder Abteilung stets dieselben Informationen vor, was die Zusammenarbeit ungemein erleichtert.

Aufgaben eines PIM-Systems

Ein Product Informationen Management hat im Wesentlichen drei Aufgaben – und zwar:

1. Daten sammeln

Hauptaufgabe eines PIM-Systems ist die Verwaltung und Steuerung von Produktdaten. Dazu werden die Daten manuell eingepflegt oder durch einen Datenimport ins System geladen.

2. Daten ausgeben

Darüber hinaus dient ein PIM auch als Schnittstelle für andere Systeme und gibt die Daten dabei weiter, um beispielsweise einen Onlineshop, Apps oder andere Systeme zu befüllen. Außerdem können Druck-Dokumente wie Etiketten für die Logistik oder den Handel erstellt werden.

3. Daten anreichern

Neben der einfachen Eingabe von Informationen können auch Übersetzungen für Produkttexte oder die Überprüfung der Qualität hinzutreten, um die Daten entsprechend anzureichern.

Die wichtigsten Vorteile: PIM-System schafft eine hohe Datenqualität

Stellen Sie sich vor, Sie müssten die 10.000 Produkte in Ihrem Shop in unterschiedlichen Excel-Listen pflegen und verwalten – eine Liste mit Logistikdaten, eine Liste mit Inhaltsstoffen, eine mit der Produktbeschreibung und so weiter. Dieses Vorgehen braucht nicht nur übermäßig viel Zeit, sondern ist darüber hinaus besonders fehleranfällig. Mit einem PIM-System schaffen Sie diese Herausforderung aus dem Weg.

Folgende Vorteile ergeben sich:

• Das PIM steigert die Produktivität zwischen einzelnen Abteilungen und kann somit auch eine kürzere Time-to-Market erzielen.
• Die Speicherung in einem technischen System reduziert das Risiko des Datenverlustes und erhöht die Datenqualität.
• Durch eine Rechte- und Rollenverteilung wird der Zugriff auf die Produktdaten und deren Änderung eingeschränkt.
• Ein PIM-System ermöglicht die Ausgabe der produktrelevanten Daten in viele weitere Systeme und fungiert daher als Schnittstelle.
• Durch bessere Produktinformationen können Conversions gesteigert und Retouren vermindert werden.

Deshalb ist ein System für das Produktinformationsmanagement quasi unersetzlich.

Welche Daten werden im Produktinformationsmanagement gespeichert?

In einem PIM-System können sämtliche Informationen zu Ihren Produkten festgehalten werden. Unterscheiden lassen sich die Art der Daten in drei grobe Kategorien:

Technische Daten

Die technischen Daten eines Produktes sind essenziell für den Verkauf. Dazu gehören unter anderem Produktnummer, EAN (Barcode), Farben, Größen oder Inhaltsstoffe. Diese Art der Information wird für gewöhnlich in einem ERP-System festgehalten, um die Lagerung und Logistik zu gewährleisten.

Nutzungsdaten

Die Nutzungsdaten eines Produktes beschreiben die Anwendung des Produktes. Dazu gehört etwa ein klassischer Anwendungstext, aber auch eine Produktkategorie und weitere Subkategorien.

Emotionale Daten

Emotionale Daten dienen hauptsächlich verkaufsfördernden und marketingtechnischen Zwecken. Dazu zählen die Produktbeschreibung, Bilder, Videos und andere darstellende Elemente. Ziel ist es, ein Storytelling rund um das Produkt zu erzeugen, um die Kaufbereitschaft bei Kunden und Kundinnen zu erhöhen.

Drei Beispiele für ein PIM-System: Akeneo, Pimcore und Salsify

Die Auswahl der PIM-Systeme ist riesig. Neben einem Drittanbieter besteht für große Unternehmen mit eigener IT-Abteilung auch die Möglichkeit, ein eigenes PIM zu entwickeln. Doch die Kosten und der Aufwand sind nicht zu unterschätzen. Nachfolgend stellen wir Ihnen daher drei Lösungen vor, die Sie nahtlos in Ihren Produktmanagement-Prozess integrieren können.

Akeneo

Akeneo gehört zweifelsohne zu den Big Playern im Bereich PIM. Das Tool überzeugt durch eine besonders intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche. Je nach Branche und Unternehmensgröße stehen verschiedene Pakete bereit, mit denen sich unterschiedlich große Sortimente verwalten lassen. Binden Sie Akeneo an Ihre E-Commerce-Plattform an und profitieren Sie von automatisierten Funktionen.

Pimcore

Auf Pimcore setzen namhafte Unternehmen wie Audi, Burger King und fritz-kulturgüter (fritz-kola) sowie über 100.000 weitere Kunden. Die Open-Source-Lösung bietet unzählige Möglichkeiten für Schnittstellen. Um die Daten ihrer Produkte zu verbessern, steht Unternehmen darüber hinaus ein kluges Datenqualitätsmanagement zur Verfügung. Über das Digital Asset Management (DAM) lassen sich digitale Medieninhalte zu den Produkten hinzufügen, die das Content Marketing beflügeln.

Salsify

Kreieren Sie Produktinformationen für den Handel oder Webshops in einem zentralen System inklusive PIM, DAM und Experience Builder. Mit Salsify können Sie Ihr PIM-System modular zusammenstellen und somit an Ihren Workflow anpassen. Die benutzerfreundliche Oberfläche und der enorme Funktionsumfang der Plattform begeistert renommierte Kunden wie Bosch, Coca-Cola oder L’Oréal.

Fazit: Lassen Sie mit PIM Ihre Produkte glänzen

Mit einem PIM-System verwalten Sie alle Produktdaten in einer zentralen Plattform und geben die Daten an unterschiedliche Systeme aus. Das sorgt nicht nur für eine hohe Qualität der Produktinformationen, sondern zusätzlich für einen effizienten Livegang der Produkte in Ihrem Shop. Lassen Sie keine Fragen bei Ihren Kundinnen offen und pflegen Sie Ihre Daten wie die Produktbeschreibung sorgfältig – denn so generieren Sie Verkäufe.

Titelbild: Luis Alvarez / iStock / Getty Images Plus