In Ihren Meetings arbeitet niemand mit? Sie schaffen Ihre Agenda nicht? Zu leugnen, dass die eigenen Meetings schlecht sind, fällt uns meist ziemlich leicht. Wer will, der findet immer eine Ausrede.

Das klingt dann – je nach Wochentag oder Tageszeit – vermutlich in etwa so:

  • Montag: „Alle müssen erst mal mit der grauen Arbeitsrealität klarkommen.
  • Generell morgens: Niemand steht gern früh auf.
  • Grundsätzlich Nachmittags: Nach dem Mittag folgt das Konzentrationstief.
  • Freitag: Das Wochenende steht bevor.

Die Auflistung ließe sich problemlos fortsetzen. Falls Sie sich auch schon mal bei derartigen Rechtfertigungen ertappt haben, stehen Sie vor der Wahl: Man kann entweder leugnen, dass die eignen Meetings verbesserungswürdig sind, oder man ändert etwas daran.

Schlechte Meetings erkennen

Der erste Schritt zu besseren Meetings: Erkennen, wie gut oder schlecht sie tatsächlich sind. Diese Anzeichen deuten darauf hin, dass Kollegen Ihren Meetings nicht gerade freudig entgegensehen.

  • Sie erhalten Absagen auf Ihre Einladung.
  • Die Teilnehmer kommen zu spät.
  • Die Teilnehmer sind unvorbereitet.
  • Sie sind die einzige Person, die redet.
  • Die Teilnehmer werfen häufig den Blick auf die Uhr.
  • Die Teilnehmer verlassen das Meeting vorzeitig.
  • Ihre Meetings bleiben ohne Konsequenz.

Eines dieser Anzeichen allein ist kein Grund zur Sorge mehrere schon. Es gibt eine gute Nachricht: Sie können etwas daran ändern.

Webinar-Aufzeichnung: Work Smarter, Not Harder

Tipps für effiziente Meetings

Beachten Sie die folgenden Tipps und gestalten Sie Ihre Meetings für Ihre Kollegen als angenehmer, effizienter und besser strukturiert.

1. Planen Sie mehr

Viele Meetings scheitern, weil die Vorbereitung zu kurz kommt. Nehmen Sie sich die Zeit, um sich klar darüber zu werden, welches Ziel das Meeting verfolgt und wie die Ausgangssituation ist. Klären Sie so viel wie möglich im Voraus, anstatt sich im Meeting das erste Mal Gedanken zu einer Frage zu machen. Nutzen Sie auch die Möglichkeit, einzelne Teilnehmer im Vorhinein anzusprechen. Auf diese Weise beginnen Sie ein Meeting nicht mit einem weißen Blatt.

2. Überlegen Sie, wen Sie einladen

Machen Sie sich Gedanken über die Teilnehmer ihres Meetings. Achten Sie zum einen darauf, dass alle Personen am Tisch sitzen, die von einem Problem betroffen sind. Denken Sie zum anderen daran, dass nicht jeder an der Entscheidung beteiligt ist und manchen Personen auch das Protokoll reicht, das Sie im Anschluss versenden. Wenn Sie regelmäßig Personen einladen, die sich im Meeting fehl am Platz fühlen, wird es Ihnen schwerer fallen, diese in Zukunft für wichtige Meetings zu gewinnen.

3. Setzen Sie die richtige Länge für das Meeting an

Häufig sind Meetings zu lang. Geht es zum Beispiel um ein Treffen, um die Woche zu planen, oder einen regelmäßigen Rückblick auf die vergangenen Tage, reichen für gewöhnlich 10 bis maximal 30 Minuten. Meetings, die sich mit strategischen Entscheidungen befassen, können 30 bis 60 Minuten dauern. Ist mehr Zeit nötig, um eine Frage zu beantworten, kann es sinnvoll sein, das Format des Treffens zu ändern, beispielsweise zu einem Workshop, den es detailliert vorauszuplanen gilt.

Versuchen Sie, Ihre aktuellen Meetings kürzer zu halten und sie werden feststellen, dass dies in vielen Fällen ohne Probleme möglich ist.

4. Werfen Sie einen Blick auf die Kalender Ihrer Kollegen

Der Google Kalender erlaubt es Ihnen, die Termine Ihrer Kollegen einzusehen. Nutzen Sie diese Funktion! Wählen Sie in der linken Spalte die Kalender der Kollegen an, die Sie einladen wollen. Sie sehen nun, zu welchen Zeiten alle Teilnehmer verfügbar sind, und wann Sie also mit deren Anwesenheit rechnen können. Alternativ können Sie ein Doodle anlegen. Hier besteht jedoch das Risiko, dass die Teilnehmer keine oder unrichtige Angaben machen.

5. Formulieren Sie eine verständliche Beschreibung

Wenn Sie Ihre Einladung an die Teilnehmer versenden, geben Sie dem Meeting nicht nur einen Titel, sondern auch eine aussagekräftige Beschreibung. Einige Teilnehmer wissen vielleicht, worum es geht und wieso sie eingeladen sind  andere nicht. Versetzen Sie sich in die Lage der Empfänger: Würden Sie in einer vollen Woche - zu einem Meeting gehen, dessen Zweck Ihnen nicht klar wird?

In der Einladung können Sie außerdem gezielt darum bitten, sich auf das Meeting vorzubereiten und bereits Zuständigkeiten verteilen. Diese Vorbereitung kommt Ihrem Meeting zu Gute.

6. Erzählen Sie Ihren Kollegen von Charlie

Nicht immer kennen sich alle Teilnehmer eines Meetings. Eine Vorstellungsrunde lässt sich dann nicht vermeiden aber kurz halten! Mit der App Charlie können sich Meeting-Teilnehmer vorab Einseiter zu anderen Teilnehmern erstellen lassen. Das erlaubt es Ihnen wiederum, schneller in das eigentliche Thema einzusteigen.

7. Beginnen und enden sie pünktlich

Starten Sie Ihre Meetings zu spät, vermitteln Sie den Eindruck, dass es in Ordnung ist, zu spät zu kommen. Überziehen Sie mit Ihren Meetings, verkomplizieren Sie den Arbeitstag Ihrer Kollegen. Erarbeiten Sie sich den Ruf, pünktlich zu beginnen und zu enden, und Sie haben es in Sachen Meetings deutlich leichter.

PS: Gegen Meetings, die schneller vorbei sind als ursprünglich geplant, hat niemand etwas.

8. Folgen Sie der Agenda

Meetings können vom Weg abkommen, wenn ein Teilnehmer das Gespräch an sich reißt und zu lenken beginnt. Weisen Sie solche Personen daraufhin, dass sie sich von der Agenda entfernen. Gegebenenfalls halten Sie angrenzende Themen und neu aufgeworfene Fragen im Protokoll fest.

9. Dokumentieren Sie

Viele Meetings bleiben ohne Konsequenz: Wenige Minuten nach dem Meeting haben sich die Teilnehmer bereits einer neuen Aufgabe zugewendet und vermutlich vergessen, was gerade entschieden wurde.

Legen Sie vor dem Meeting fest, wer ein Protokoll führt und achten Sie darauf, dass dieses Protokoll mit klaren Handlungsanweisungen endet. Auf diese Weise stellen Sie auch sicher, dass alle Aufgaben verteilt und einer Person zugeordnet sind. Versenden Sie das Protokoll im Anschluss an das Meeting.

10. Lüften Sie

Schlechte Luft verringert die Produktivität um bis zu 9 %  kein Wunder, dass es Ihnen nach 50 Minuten Diskussion nicht gelingt, in den übrigen 10 Minuten eine Entscheidung zu fällen!

Denken Sie daran, regelmäßig zu lüften. Eine Erinnerung können Sie entweder in der Agenda für das Meeting festhalten oder Sie bitten vorab einen der Teilnehmer darum, daran zu denken.

Fazit

Meetings sind ein notwendiges Übel: Manche Dinge lassen sich nur mündlich mit allen Beteiligten klären. Es empfiehlt sich jedoch, regelmäßig zu prüfen, ob Sie Ihre Meetings optimieren können. Nutzen Sie unsere Auflistung dabei als Leitfaden.

Denken Sie außerdem darüber nach, mit Ihren Kollegen Tage ohne Meetings zu vereinbaren. Oft unterbrechen Meetings den Arbeitsfluss gerade dann, wenn man im Flow ist und es gut läuft, steht ein Meeting an. Das Gefühl, das sich in diesen Momenten einstellt, ist stets negativ. Geben Sie sich und Ihren Kollegen die Möglichkeit, an manchen Tagen durchzuarbeiten.

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Ursprünglich veröffentlicht am 15. September 2016, aktualisiert am Juni 01 2018

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