Professionelle und seriöse E-Mail-Adresse erstellen: So geht's

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Philipp Becker
Philipp Becker

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Wenn Sie ernst genommen werden wollen, ist eine professionelle E-Mail-Adresse unabdingbar. Sie mögen vielleicht Ihre alte Mail-Adresse aus der Schulzeit, aber wenn Ihre Kundschaft, Geschäftspartnerinnen oder- partner sowie andere berufliche Kontakte eine E-Mail von „trompetentom25@web.de“ erhalten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie direkt im Papierkorb landet.

Frau denkt über professionelle und seriöse E-Mail-Adresse nach

Andererseits ist es nicht immer einfach, eine professionelle Adresse zu erstellen. Um Ihnen zu helfen, eine professionelle E-Mail-Adresse für Ihr Unternehmen einzurichten, habe ich einige der besten Tools zum Erstellen von E-Mail-Adressen getestet.

Im Folgenden zeige ich Ihnen einige der wichtigsten Dos and Don'ts aus meiner Marketingkarriere, bevor ich Ihnen drei meiner Lieblingstools zur Generierung von E-Mail-Namen vorstelle.

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So erstellen Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse

  1. Wählen Sie Ihren E-Mail-Anbieter
  2. Verbinden Sie Ihre E-Mail mit einem E-Mail-Client
  3. Verbinden Sie Ihre E-Mail mit Ihrer Marketing-Automatisierungssoftware

1. Wählen Sie Ihren E-Mail-Anbieter

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Domain für Ihr Unternehmen wollen, müssen Sie zunächst eine Domain und das Hosting kaufen.

Eine Möglichkeit, eine geschäftliche E-Mail-Adresse einzurichten, ist ein Hosting-Paket inklusive geschäftlicher E-Mail-Adresse. Eine E-Mail-Adresse kostet in der Regel extra, aber viele Nutzerinnen und Nutzer richten ihre geschäftliche E-Mail-Adresse auf diese Weise ein – dieser Weg ist oft einfacher als Alternativen.

Wenn Sie sich für diesen Ansatz entscheiden, müssen Sie über das Hosting Ihre E-Mail einrichten. Gehen Sie dazu zum Abschnitt „E-Mail“ (oder ähnlich) auf Ihrer Hosting-Website und wählen eine E-Mail aus (siehe Tipps und Beispiele unten).

Alternativ können Sie die E-Mail auch über Google Workspace und nicht über das Hosting einrichten – so machen wir das bei HubSpot. Google führt Sie Schritt für Schritt durch diesen Prozess, der ebenfalls ziemlich unkompliziert ist.

2. Verbinden Sie Ihre E-Mail mit einem E-Mail-Client

Haben Sie Ihre E-Mail über Ihre Hosting-Plattform gehostet, müssen Sie als Nächstes Ihre E-Mail-Adresse mit einem E-Mail-Client verbinden.

Melden Sie sich dazu zunächst bei Ihrer Hosting-Plattform an. Gehen Sie dann zum Abschnitt „E-Mail“ (oder ähnlich) und suchen Sie eine Schaltfläche mit der Aufschrift „Mail-Client einrichten“ oder ähnlicher Formulierung.

Ein Assistent führt Sie durch die Einrichtung Ihrer E-Mail mit Outlook, Gmail oder einer anderen E-Mail-Anwendung.

3. Verbinden Sie Ihre E-Mail mit Ihrer Marketing-Automatisierungssoftware

Abschließend müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Marketingautomatisierungsplattform Zugriff auf Ihre E-Mails hat.

Um das mit HubSpot zu tun, können Sie diese Anweisungen befolgen. Wenn Sie ein anderes System verwenden, müssen Sie in Ihren Einstellungen nach „Domains“ oder „E-Mail-Versand“ suchen. Befolgen Sie dann die angezeigten Schritte, um Ihre E-Mail zu verbinden und so die Grundlage für Ihr E-Mail-Marketing zu schaffen.

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Beispiele für unprofessionelle E-Mail-Adressen

Wir haben jetzt die technischen Grundlagen für die Einrichtung einer E-Mail-Adresse abgedeckt. Aber welche Adresse sollten Sie nun wählen?

Ich kann Ihnen aus eigener Erfahrung sagen, dass es ausgesprochen wichtig ist, eine unprofessionelle E-Mail-Adresse zu vermeiden. Bevor ich Ihnen etwas Inspiration für professionelle E-Mail-Adressen gebe, stelle ich Ihnen häufige Fehler vor, die Sie unbedingt vermeiden sollten.

Spitznamen

Auch wenn Ihre Kolleginnen und Kollegen Sie mit Spitznamen ansprechen, sollten Sie Spitznamen und Alter-Egos bei Ihrer beruflichen E-Mail-Adresse vermeiden.

Angenommen, Sie heißen Philipp Gruder, aber Ihre Kollegen, Kolleginnen, Freunde und Familie nennen Sie Philly oder Phil G. Auch wenn Sie es mögen, mit diesen Spitznamen angesprochen zu werden, wären die folgenden E-Mail-Adressen trotzdem unpassend:

  • phillygruder@domain.de
  • philg@domain.de
  • phillyg@domain.de

Um einen guten Eindruck zu hinterlassen, sollten Sie Ihr Privat- und Ihr Berufsleben getrennt halten. Ihre engen Mitarbeiter und Kolleginnen können Sie weiterhin mit Ihrem Spitznamen ansprechen. Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse muss jedoch Ihren beruflichen Namen widerspiegeln – vor allem, wenn Sie jemandem zum ersten Mal per E-Mail kontaktieren oder Ihre Kontaktdaten an potenzielle Kundschaft weitergeben.

Wie sieht das in der Praxis aus? Anstatt einen Spitznamen zu verwenden, nutzen Sie eine Kombination aus Ihrem Vornamen, Nachnamen und respektive oder Ihren Initialen, etwa:

  • pgruder@domain.de
  • philippgruder@domain.de
  • philippg@domain.de

Position im Unternehmen

Obwohl es okay ist, Ihren Beruf in Ihre geschäftliche E-Mail aufzunehmen, sollten Sie es vermeiden, darin Ihre aktuelle Position zu nennen. Schließlich kann sich Ihre Position im Unternehmen im Laufe der Zeit ändern – Ihre E-Mail-Adresse sollte aber dieselbe bleiben.

Außerdem erfasst Ihr Jobtitel möglicherweise nur einen Teil Ihrer Fähigkeiten. Die Person, die Sie kontaktieren, interessiert sich möglicherweise nicht für diese speziellen Skills. Daher empfehle ich, keine E-Mail-Adresse wie diese zu erstellen:

  • aylin-storemanagerin@domain.de
  • storemanagerinaylinschmidt@domain.de

Denken Sie daran, dass Sie in Ihrer E-Mail-Signatur eher Ihre berufliche Position angeben können. Am besten ist es für die E-Mail-Adresse, wenn Sie Ihren Namen und Ihre Initialen in der Adresse kombinieren. Zudem ist diese Variante kürzer und leichter zu lesen.

Zahlen

Die meisten Namen sind nicht einzigartig. Vor allem, wenn Sie ziemlich verbreitete Namen haben, kann es schwierig sein, eine E-Mail-Adresse zu finden, die noch nicht vergeben ist. Daher könnten manche in Versuchung kommen, Zahlen in ihre E-Mail-Adressen einzubauen.

Das kann meiner Erfahrung nach mehr schaden als nützen. Vermeiden Sie es deshalb, bei der Erstellung von E-Mail-Adressen zusätzliche Zahlen hinzuzufügen, wie zum Beispiel:

  • stella48@domain.de
  • swittek1984@domain.de
  • stellawittek1508@domain.de

Namen wie diese wirken oft unzuverlässig und unglaubwürdig. Sie können sogar als Spam klassifiziert werden – so landen Ihre E-Mails direkt in den Spam-Ordnern der Empfänger und Empfängerinnen.

Statt Zahlen können Sie auch Punkte oder Unterstriche verwenden – seien Sie aber auch damit sparsam, da zu viele Satzzeichen oder Symbole ebenfalls Spam-Filter auslösen können. Wenn Sie diesen Weg wählen, sollten Sie nur ein oder zwei Satzzeichen in Ihrer E-Mail-Adresse verwenden.

Zum Beispiel sind die folgenden Formate für eine professionelle E-Mail vorstellbar:

  • stella.wittek@domain.de
  • stella.e.wittek@domain.de
  • stella_wittek@domain.de

Ideen und Beispiele für seriöse E-Mail-Adressen

Da Sie jetzt wissen, wie Sie Ihre geschäftlichen E-Mails einrichten (und was Sie bei der Erstellung einer Adresse vermeiden sollten), möchte ich Ihnen einige meiner Lieblingsideen und -beispiele vorstellen, die Ihnen bei der Auswahl Ihrer Adresse helfen sollen.

Eine seriöse E-Mail-Adresse ohne Namen ist im geschäftlichen Kontext nicht zu empfehlen – Ihr Name (oder eine Abwandlung) zeugt von Transparenz und Seriosität.

Kombinieren Sie Ihre Namen

  • Vorname + Nachname = maxdzugic@domain.de
  • Vorname.Nachname = max.dzugic@domain.de
  • Vorname.Zweiter Vorname.Nachname = max.fedor.dzugic@domain.de
  • Erste Initiale des Vornamens + Nachname = mdzugic@domain.de
  • Erste Initiale des Vornamens + Zweiter Vorname + Nachname = mfedordzugic@domain.de
  • Erste Initiale des Vornamens + Zweiter Vorname + Nachname = mfdzugic@domain.de

Pro-Tipp: Ein Punkt ist hilfreich, wenn Sie Ihren Vor- und Nachnamen voneinander trennen möchten.

Kürzen Sie Ihren Namen

Angenommen, Sie heißen Alexander Moritz Moss:

  • alexmoss@domain.de
  • alexmomoss@domain.de
  • alexmoritzmoss@domain.de
  • alexandermomoss@domain.de

Am besten geeignet für: Wenn Ihr Name länger ist, lohnt es sich oft, eine kürzere Version zu finden.

Kombinieren Sie Ihren Namen mit Ihrem Beruf, Ihrer Stadt oder Ihrem Abschluss

  • alexandermossingenieur@domain.de
  • alexmossingenieur@domain.de
  • amossingenieur@domain.de
  • alexandermossberlin@domain.de
  • alexmossberlin@domain.de
  • amossberlin@domain.de
  • alexandermossdipling@domain.de
  • alexmossdipling@domain.de
  • amossdipling@domain.de

Was mir gefällt: Wenn Sie Ihrer E-Mail-Adresse einen Beruf, eine Stadt oder einen Abschluss hinzufügen, können Sie sich effektiv von anderen unterscheiden.

Generatoren für E-Mail-Namen

Meiner Erfahrung nach kann es schwierig sein, sich auf eine professionelle E-Mail-Adresse festzulegen. Wenn Sie also immer noch Schwierigkeiten haben, wie Sie eine seriöse geschäftliche E-Mail-Adresse einrichten sollen, empfehle ich Ihnen, einen Blick auf einige der unten aufgeführten Generatoren für E-Mail-Namen zu werfen.

1. Romarto

Romarto ist einer der einfachsten E-Mail-Generatoren, die ich bisher benutzt habe. Geben Sie einfach Ihren Vor- und Nachnamen ein und das Tool erstellt verschiedene Kombinationen, die Sie für Ihre Adresse verwenden können.

Sie können auch Ihren Beruf oder Ihre Stadt angeben, um weitere Optionen zu erhalten.

Ich habe Romarto ausprobiert und meinen Vor- und Nachnamen in den Generator eingegeben. Ich hatte die Möglichkeit, meinen zweiten Vornamen, meinen Beruf und meinen Wohnort anzugeben.

Romarto hat daraufhin Dutzende von Optionen erstellt, die ich für meine E-Mail verwenden konnte – einfach nur, indem verschiedene Elemente meines Namens und Berufs gemischt wurden. Das ist eine sehr einfache und gute Option mit vielen Möglichkeiten, wenn Ihre Kreativität Sie im Stich lässt.

Screenshot Generator für E-Mail-Adresse Romarto

Quelle: Screenshot Romarto

Am besten geeignet für: Romarto ist eine Top-Option für vielbeschäftigte Berufstätige, die ein schnelles und einfaches Tool zur Erstellung von E-Mail-Namen suchen.

2. 4MeNearMe

Eine weitere Option, die ich ausprobiert habe, ist 4MeNearMe. Dieser kostenlose E-Mail-Adressen-Generator funktioniert ähnlich wie Romarto, erlaubt es Ihnen jedoch, Ihren E-Mail-Host hinzuzufügen.

Ich habe 4MeNearMe getestet. Ähnlich wie bei Romarto hatte ich die Möglichkeit, meinen Namen, meinen Beruf und meine Region anzugeben. Ich konnte auch den E-Mail-Server angeben, den ich verwenden wollte – zum Beispiel Gmail.

Die Ergebnisse werden übersichtlich in Tabellen dargestellt, unterteilt nach den verwendeten Kombinationen des Algorithmus.

Screenshot Generator für E-Mail-Adresse 4MeNearMe

Quelle: Screenshot 4MeNearMe

Pro-Tipp: Wenn Sie ein Tool zum Hinzufügen eines E-Mail-Hosts suchen, ist 4MeNearMe genau das Richtige für Sie.

3. GetMara.com

Zu guter Letzt ist GetMara.com ein weiteres gutes Tool, das Ihnen bei der Auswahl Ihrer professionellen E-Mail-Adresse hilft.

Wie Sie auf dem Screenshot unten sehen können, ermöglicht GetMara den Nutzerinnen und Nutzern, die Domain Ihres Unternehmens hinzuzufügen, um die richtige geschäftliche E-Mail-Adresse für Ihre Organisation zu finden.

Bei GetMara.com gab es weniger Felder zum Ausfüllen. Ich musste lediglich meinen Namen und den Firmennamen eingeben. Daher hatte ich weniger Optionen zur Auswahl als bei den anderen beiden E-Mail-Generatoren.

Diese Beschränkungen können jedoch hilfreich sein. Wenn Sie eine kurze Auswahlliste suchen, ist GetMara.com die richtige Wahl.

Screenshot Generator für E-Mail-Adresse GetMara

Quelle: Screenshot GetMara

Was mir gefällt: GetMara ermöglicht es Ihnen, über 50 verschiedene E-Mail-Adressen zu generieren, sodass Sie die beste Option finden können.

Fazit: Gestalten Sie die perfekte geschäftliche E-Mail-Adresse

Zusammenfassend gibt es ein paar wichtige Punkte, die ich Ihnen zur Erstellung Ihrer professionellen E-Mail-Adresse mitgeben möchte:

  • Bleiben Sie bei einer Variation Ihres echten Namens und vermeiden Sie Spitznamen.
  • Verwenden Sie keine Zahlen, da diese dazu führen können, dass Ihre E-Mail als Spam eingestuft wird.
  • Wenn Sie Satzzeichen oder Symbole verwenden müssen, gehen Sie sparsam damit um und verwenden Sie nur Punkte und Unterstriche.
  • Trennen Sie Ihr berufliches und persönliches Leben.

Die Wahl einer professionellen E-Mail-Adresse kann herausfordernd sein. Glücklicherweise gibt es viele Möglichkeiten, eine ansprechende und professionelle E-Mail-Adresse zu erstellen – meine Erfahrung hat mir gezeigt, dass sich der Aufwand lohnt.

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Titelbild: HubSpot

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