Was ist Prozessdokumentation? (inkl. Vorlage)

„Das haben wir schon immer so gemacht!“ ist ein Satz, der Unternehmen im besten Fall auf der Stelle treten lässt und es im schlechtesten hinter die Konkurrenz zurückwirft. Um zukunftsfähig zu sein, müssen Betriebe sich und ihre Arbeit regelmäßig hinterfragen und bei Bedarf flexibel Anpassungen vornehmen. Grundlage dafür ist, Prozessdokumentationen für alle wichtigen Abläufe im Unternehmen zu erstellen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dabei am besten vorgehen.

Laden Sie unsere Vorlage zur Prozessdokumentation direkt herunter. 

Prozessdokumentation: Wichtiger Teil des Prozessmanagements

Eine Prozessdokumentation hat das Ziel, die einzelnen Schritte eines Prozesses aufzuzeichnen. Sie entsteht während der Umsetzung des Projekts und wird laufend aktualisiert. Dabei sorgt sie für Übersichtlichkeit und einheitliche Abläufe im Unternehmen. Besonders sinnvoll ist sie, wenn an einer Aufgabe mehrere Mitarbeiter mitwirken oder ein Prozess öfter als einmal abläuft.

Ist ein Prozess umfassend und leicht verständlich dokumentiert, können sich Team-Mitglieder – inklusive der Projektmanager – in ihrer Arbeit an dem Dokument orientieren. Die nötigen Tätigkeiten gehen dann effizienter und zeitsparender von der Hand.

Dokumentieren Sie wiederkehrende, wichtige Prozesse hingegen nicht, kann das zu Problemen im Team, der unpünktlichen Umsetzung von Aufgaben und auch zu wirtschaftlichen Ausfällen führen.

Vorteile der Prozesserfassung

Die Prozessdokumentation bringt eine Reihe von positiven Effekten für Ihr Unternehmen mit sich. Durch die laufende Beobachtung lassen sich mögliche Probleme in den Abläufen schnell erkennen und beheben.

Schritt für Schritt werden die Prozesse immer weiter verbessert. Die Effizienz steigt, während die für die einzelnen Aufgaben benötigte Zeit gleichzeitig sinkt. Auch Kosten und Ressourcen können durch einen gut dokumentierten und immer wieder verbesserten Prozess reduziert werden.

Neben dem Prozess selbst profitieren die Ergebnisse von der Dokumentation. Für alle Beteiligten ist klar einsehbar, welche Person zu welcher Zeit welche Aufgabe zu erledigen hat. Der gesamte Ablauf kann so besser überwacht werden. Die Qualität der Arbeit und der entstehenden Produkte steigt.

Große Vorteile bietet die Prozesserfassung zudem auf der Mitarbeiterebene: Ihr Unternehmen ist nicht abhängig vom Wissen einer einzelnen Person, sondern kann alle für den Prozess wichtigen Informationen und Fertigkeiten schnell und einfach an neue Team-Mitglieder weitergeben. Bei Bedarf können Sie auf Basis der Dokumentation sogar Anleitungen oder Video-Tutorials erstellen. Einarbeitungen gehen dadurch künftig schneller von der Hand und auch eine Auslagerung von Aufgaben ist einfacher umsetzbar.

Nicht zuletzt zeigt die Prozessdokumentation Ihren Mitarbeitern auf, wieso der Prozess so wichtig ist und welche Rolle er für das Unternehmen insgesamt spielt. Das gibt ihnen das Gefühl, etwas Sinnvolles zu tun und kann ihre Motivation steigern.

All diese Punkte führen letztlich zu besseren Ergebnissen und damit zu zufriedeneren Kunden. Auch eine Steigerung des Umsatzes ist möglich.

Nachteile der Prozessdokumentation

Der wohl größte Nachteil der Prozesserfassung ist der vergleichsweise hohe Zeitaufwand. Im besten Fall gibt es für die Dokumentation einen eigenen Mitarbeiter, der nicht am Prozess beteiligt ist und sich voll auf das Festhalten und die Analyse der einzelnen Schritte konzentrieren kann. Voraussetzung dafür, dass er sinnvolle Verbesserungen anstoßen kann, ist, dass er die betreffenden Abläufe und ihre Bedeutung für das Unternehmen gut versteht und sich mit der Materie auskennt.

Eine mögliche Gefahr für die Prozessdokumentation geht von den Mitarbeitern aus. Sie könnten sich beobachtet fühlen und sich deshalb anders verhalten als sie es normalerweise tun würden. Dadurch könnten die Ergebnisse der Analyse verfälscht werden.

So erstellen Sie eine Prozessdokumentation ganz einfach mit einer Vorlage

Für die Prozessdokumentation in Ihrem Unternehmen ist es hilfreich, mit der immer gleichen Vorlage zu arbeiten. So können später verschiedene Abläufe besser miteinander verglichen werden und die mit der Erfassung betrauten Mitarbeiter müssen sich bei einem neuen Projekt nicht neu in die Methode einarbeiten. Eine Vorlage zur Prozessdokumentation können Sie hier herunterladen. 

Nun können Sie schon mit der Protokollierung beginnen:

1. Prozess beschreiben

Schreiben Sie auf, welcher Prozess genau dokumentiert werden soll und welche Aufgaben währenddessen genau erledigt werden müssen. Der Umfang und die Tonalität Ihrer Ausführungen sollten sich an den Menschen orientieren, die später mit dem Dokument arbeiten sollen. Sind sie zum Beispiel Anfänger? Vielleicht sogar neu in Ihrem Unternehmen? Oder handelt es sich um erfahrene Team-Mitglieder? Für manche Prozesse kann auch das Alter der Beteiligten eine Rolle spielen.

2. Zweck des Prozesses festhalten

Erklären Sie, welche Ziele und konkreten Ergebnisse mit dem Prozess erreicht werden sollen und warum dies wichtig für das Unternehmen ist.

3. Beteiligte Personen auflisten

Im nächsten Schritt halten Sie fest, welche Personen am Prozess beteiligt sind. Dabei geht es nicht darum, Namen zu nennen, sondern Positionen und Ihre Verantwortlichkeiten zu definieren. Auf diese Weise kann das Dokument auch nach dem ersten Prozessdurchlauf mit wechselnder Team-Besetzung genutzt werden.

4. Umfang der Prozessdokumentation definieren

Damit die Prozessdokumentation übersichtlich und leicht zu verwenden bleibt, empfiehlt es sich, möglichst kleine Abläufe darzustellen. Möglich ist beispielsweise, nicht den gesamten Prozess abzubilden, sondern nur einzelne Aufgaben darin. Machen Sie sich über den Umfang der Dokumentation schon vorab Gedanken.

5. Grenzen des Prozesses festlegen

Entscheiden Sie sich, an welcher Stelle genau mit der Prozessdokumentation begonnen werden und wann damit aufgehört werden soll.

6. Notwendigen Input sammeln

Halten Sie fest, welche Voraussetzungen zum Gelingen des Prozesses unabdingbar sind. Dazu gehören unter anderem das Budget und die benötigten Ressourcen.

7. Prozessablauf beschreiben

Nun erläutern Sie den genauen Ablauf des Prozesses. Setzen Sie die einzelnen Aufgaben in Beziehung zueinander und bringen Sie sie in eine sinnvolle Reihenfolge.

8. Output festhalten

Als Nächstes beschreiben Sie den Output des Prozesses. Schreiben Sie alle Ergebnisse auf, die tatsächlich erreicht wurden.

9. Flussdiagramm erstellen

Dieser Schritt ist wahrscheinlich der schwierigste: Erstellen Sie auf Basis der bisher erfassten Daten ein Flussdiagramm, indem alle Aufgaben, Inputs und Outputs erfasst sind. Zum besseren Verständnis können Sie den einzelnen Punkten auch Erläuterungen, Fotos, Videos oder Fallstudien beifügen.

10. Abweichungen vom Standard protokollieren

Wenn Sie einen Prozess mehrfach wiederholen, kann es ab und an zu Abweichungen vom definierten Standard kommen. Schreiben Sie diese unbedingt auf und erfassen Sie auch, wie es dazu kam und ob die Änderungen positiv oder negativ zu bewerten sind. Daraus können sich dauerhafte Änderungen am Prozessablauf ergeben.

11. Kontrollen aufschreiben

Abschließend sollten Sie festhalten, welche Kontrollen und Messergebnisse es während des Prozesses gegeben hat. Später können Sie genau ablesen, welche Version des Prozesses Sie Ihren Zielen am nächsten gebracht hat.

Wichtig ist, dass Sie Ihre Prozessdokumentationen stets aktuell halten. So sollte mindestens einmal pro Jahr kontrolliert werden, dass alle Schritte nach wie vor Gültigkeit haben - denn unter veralteten Anweisungen leidet die Produktivität des Teams.

Zudem sollten Sie darauf achten, dass alle Beteiligten jederzeit problemlos auf das Dokument zugreifen können. Am besten platzieren Sie es zentral im Büro oder speichern es digital an einem Ort, der für alle zugänglich ist.

Fazit: Prozessdokumentation macht Abläufe effizienter

Nur, wenn Sie die Abläufe in Ihrem Unternehmen sehr genau kennen und fundiert bewerten können, sind Sie in der Lage, Verbesserungen einzuleiten. Eine Prozessdokumentation ist deshalb die Grundlage für mehr Effizienz, Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit. Spätestens, wenn Sie ein Team beschäftigen oder Abläufe oft wiederholen, sollten Sie sich also mit dieser Methode auseinandersetzen.

Titelbild: ojogabonitoo / getty images