Qualifiziertes Arbeitszeugnis: Inhalt, Aufbau und Anspruch

Steht Ihr nächster Jobwechsel bevor? Von der Kündigung der alten Stelle, über das Erstellen von Bewerbungsunterlagen bis hin zu Vorstellungsgesprächen – die Entscheidung für einen neuen Arbeitsplatz erfordert einiges an Organisation. Um aus der Masse an Bewerbenden herauszustechen, hilft ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Wann Sie Anspruch darauf haben und was dieses enthalten sollte, erfahren Sie hier.

Was ist der Unterschied zwischen einem einfachen und qualifizierten Arbeitszeugnis?

In der Praxis werden zwei Arbeitszeugnisse unterschieden. Das einfache Arbeitszeugnis enthält Angaben zur Dauer des Beschäftigungsverhältnisses, zur Art des Jobs und zu den ausgeführten Tätigkeiten.

Beim qualifizierten Arbeitszeugnis werden diese Informationen um eine Beurteilung Ihrer Leistung ergänzt. Dabei beschränken sich die Angaben nicht nur auf die rein fachliche Erfüllung der angefallenen Aufgaben, sondern beziehen auch soziale Aspekte mit ein. Auch bei einem Zwischenzeugnis, welches ein laufendes Beschäftigungsverhältnis bezeugt, kann zwischen der einfachen und der qualifizierten Form unterschieden werden.

Ein einfaches Arbeitszeugnis für Personalverantwortliche nur bedingt aussagekräftig ist. Ein qualifiziertes Zeugnis hingegen vermittelt dem Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben, einen ersten fundierten Eindruck Ihrer Leistungsfähigkeit und Sozialkompetenz.

Wer hat Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Um Ihre erbrachten Leistungen nachweisen zu können, sollten Sie sich nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses stets ein entsprechendes Zeugnis ausstellen lassen. Ihr Arbeitgeber bzw. Ihre Arbeitgeberin kann das nicht ablehnen:

Gemäß §630 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) und §109 GewO (Gewerbeordnung) ist die Ausstellung eines einfachen Zeugnisses Pflicht. Wünschen Sie zudem eine Bewertung Ihrer Tätigkeit und Ihres Sozialverhaltens, können Sie aktiv ein qualifiziertes Arbeitszeugnis anfordern.

Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie im Unternehmen als Werkstudentin, Festangestellte, Praktikant oder Trainee gearbeitet haben. Losgelöst von der Art der Beschäftigung, gilt der gesetzliche Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Zudem ist in den entsprechenden Paragrafen geregelt: Das Zeugnis muss schriftlich ausgestellt werden – die elektronische Form ist ausgeschlossen.

Was gehört in ein qualifiziertes Arbeitszeugnis? Aufbau und Inhalt

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält, neben grundlegenden Informationen über Sie und Ihren Job, eine Leistungsbewertung und eine Einschätzung Ihrer Sozialkompetenz. Das Zeugnis muss wahrheitsgemäß sein und darf Ihre Jobsuche nicht negativ beeinträchtigen. Das bedeutet: Es muss seitens des Arbeitgebers wohlwollend formuliert werden.

Damit Ihr qualifiziertes Arbeitszeugnis brauchbar ist und erfolgreich in Ihre Bewerbungsunterlagen integriert werden kann, sollten Sie wissen, welche Inhalte nicht fehlen dürfen. Die Struktur eines Zeugnisses ist nicht genormt oder gesetzlich geregelt.

In der Praxis wenden die meisten Unternehmen jedoch folgenden Aufbau an:

• Einführung: Zu Beginn werden allgemeine Informationen wie Ihr Name und die Dauer der Tätigkeit aufgeführt.
• Tätigkeitsbeschreibung: In einer Auflistung oder im Fließtext führt Ihr Arbeitgeber alle Tätigkeiten auf, die Sie geleistet haben. Bei mehreren Stationen im Unternehmen oder stark abweichenden Aufgabenfeldern, wird Ihr letzter Posten ausführlich beschrieben. Dazu zählen auch Verantwortlichkeiten und Kompetenzen.
• Beurteilung Ihrer Leistung: An dieser Stelle wird aus einem einfachen ein qualifiziertes Arbeitszeugnis und die Leistungen des oder der Beschäftigten werden bewertet. Ihr Arbeitgeber beurteilt Ihre Arbeitsbereitschaft und -befähigung, Ihre Kompetenzen, Fachkenntnisse sowie Ihre Erfolge. Am Ende dieses längeren Teils folgt meist eine Zusammenfassung.
• Beurteilung Ihrer Sozialkompetenz: Ähnlich wie bei Ihrer Leistungsbeurteilung wird hier ein weiterer Aspekt Ihres Arbeitsverhältnisses bewertet – die Soft Skills und der Umgang mit Ihren Kolleginnen und Kollegen, Vorgesetzten und weiteren beteiligten Personen.
• Schluss: Am Ende des qualifizierten Arbeitszeugnisses wird üblicherweise erwähnt, ob das Unternehmen auf eigenen Wunsch oder nicht verlassen wurde. Positive Zukunftswünsche und Dankesformeln schließen das Schreiben ab – hier bietet sich für Ihren Arbeitgeber nochmals die Gelegenheit, sich in wohlwollender Formulierung über Sie zu äußern.

Achten Sie darauf, dass Ihr Arbeitszeugnis alle Elemente enthält. Lässt Ihr ehemaliger Arbeitgeber Passagen aus, kann das aus Versehen, aber auch bewusst geschehen sein, um beispielsweise Unzufriedenheit zum Ausdruck zu bringen.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis: Typische Formulierungen und ihre Bedeutung

Bestimmt haben Sie den Begriff „Zeugnissprache“ schon einmal gehört. Da Unternehmen verpflichtet sind, sich im Arbeitszeugnis wohlwollend zu äußern, haben sich typische sprachliche Formulierungen etabliert, die in Schulnoten übersetzt werden können.

Bei der Leistungsbeurteilung bedeutet das:

• „stets zu unserer vollsten / höchsten Zufriedenheit“ entspricht einer 1, also einer sehr guten Leistung
• „stets zur vollen Zufriedenheit“ entspricht einer 2, also einer guten Leistung
• „stets zur Zufriedenheit“ entspricht einer 3, also einer befriedigenden Leistung
• „zur Zufriedenheit“ entspricht einer 4, also einer ausreichenden Leistung
• „stets bemüht zur Zufriedenheit“ entspricht den Noten 5 oder 6, also einer mangelhaften bis ungenügenden Leistung

Auch bei der Bewertung des Sozialverhaltens verwenden Personalverantwortliche bestimmte „Geheimcodes“. Ein Beispiel: Die Formulierung „vorbildlich und respektvoll“ wird gesteigert. Wer hier einwandfreie soziale Fähigkeiten bewiesen hat, wird den Satz „zu jeder Zeit stets vorbildlich und respektvoll“ lesen. Wer in diesem Bereich nicht punkten konnte, findet eine Formulierung wie „war um eine vorbildliche und respektvolle Arbeitsweise bemüht“ in seinem bzw. ihren qualifizierten Arbeitszeugnis.

Wann muss der Arbeitgeber ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausstellen?

Möchten Sie Ihr Arbeitszeugnis für die Bewerbung bei einem anderen Unternehmen nutzen, profitieren Sie davon, es so früh wie möglich zu erhalten. Grundsätzlich gilt: Das qualifizierte Arbeitszeugnis sollte bis zum Ende der Kündigungsfrist ausgestellt werden. Im Arbeits- oder Tarifvertrag können jedoch abweichende Regelungen und Fristen festgehalten werden.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis: Welche Frist gilt es zu beachten?

Eine einheitliche Rechtsprechung bezüglich der geltenden Fristen bei Arbeitszeugnissen gibt es nicht. Als Faustregel gilt, dass ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausgestellt werden kann, sobald eine objektive Leistungsbeurteilung des bzw. der Arbeitnehmenden möglich ist. Dadurch haben Mitarbeitende in der Regel schon nach einigen Wochen im Beschäftigungsverhältnis Anspruch auf ein entsprechendes Zeugnis.

Es empfiehlt sich, das qualifizierte Arbeitszeugnis mit oder zügig nach der schriftlichen Kündigung anzufordern. Als angemessene Frist für die Erstellung gelten zwei bis drei Wochen. Lassen Sie sich nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht zu viel Zeit mit der Beantragung des Zeugnisses: Nach drei Jahren verjährt Ihr Anspruch.

Fazit: Wissen, was drinstehen muss

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis dokumentiert und bewertet Ihre geleistete Arbeit, verzeichneten Erfolge und soziale Kompetenzen. Als Teil Ihrer Bewerbungsunterlagen genießt es bei einem bzw. einer potenziellen neuen Arbeitgebenden einen hohen Stellenwert.

Damit Sie mit Ihrem Zeugnis erfolgreich punkten, ist es wichtig, dass Sie wissen, was es enthalten muss – so können Sie im Zweifel während des Offboardings nochmals Rücksprache mit der Personalabteilung halten und das Dokument korrigieren lassen.

Titelbild: kate_sept2004 / iStock / Getty Images Plus