Checkliste: Social-Media vor, während und nach Ihrem Event sinnvoll einsetzen

Unternehmenseigene (und -fremde) Veranstaltungen bieten hervorragende Gelegenheiten, um sowohl offline als auch online für Aufmerksamkeit zu sorgen. Durch den Einsatz von Social Media gelingt das nicht nur während der Events, sondern auch davor und danach. Erfahren Sie hier, wie Sie mit der richtigen Planung die Potenziale von Facebook, Twitter und Co. clever für Event-Marketing-Zwecke ausschöpfen können.

Warum Sie von Events berichten sollten

Auf Veranstaltungen können sich Unternehmen einer breiten Öffentlichkeit präsentieren. Raus aus dem Alltag und rein in den direkten Austausch mit Branchenkollegen, Kunden oder Interessenten – das erhöht den Bekanntheitsgrad und führt idealerweise zu neuen Geschäftsbeziehungen.

Social-Media-Kanäle können die Strahlkraft des Unternehmens auf einem Event um ein Vielfaches erhöhen. Über Facebook, Twitter, Instagram und Co. lässt sich der gesamte Erzählstoff, der sich aus der Veranstaltung heraus ergibt, schließlich mit der Netz-Öffentlichkeit teilen. Das bietet die Chance, Ihre Bekanntheit auch abseits der räumlichen Begrenzung zu vergrößern und einen Kreis an Interessenten anzusprechen, der die tatsächliche Teilnehmerzahl um ein Vielfaches übertrifft.

Entsprechend verbreitet ist die Praxis über alle Branchen hinweg – Fernsehsendungen wie „Schlag den Star“ besitzen einen eigenen Hashtag, #sds. Der Regierungssprecher Stefan Seibert (@RegSprecher) teilt Videos von der jüngsten Bundespressekonferenz auf Twitter. Und auch Marketing-Messen wie die DMEXCO und OMR werden schließlich mit entsprechendem Video-Streaming und auf Social-Media-Kanälen online begleitet.

Neben überraschenden und spontanen Ereignissen stehen viele Programmpunkte schon vorab fest – das macht auch die Berichterstattung zu großen Teilen planbar. Unsere Checkliste zeigt Ihnen, was in jedem Fall in einen Social-Media-Event-Plan für Veranstaltungen gehört.

Der Social-Media-Eventplan vor, während und nach dem Event

Grundlegende Vorbereitung

Das Datum steht, das Programm ebenso – nun gilt es, die Vorlaufzeit zu nutzen, um eine detaillierte Social-Media-Strategie für das kommende Event auszuarbeiten. Die ersten Punkte auf der Agenda gestalten sich wie folgt:

Zielgruppe definieren: Legen Sie fest, wen Sie mit der Berichterstattung über das Social Media erreichen wollen. Das kann die bisherige Zielgruppe sein, aber auch ein neuer Interessentenkreis, den Sie im Rahmen Ihres Events erschließen wollen.

Zu bespielende Social-Media-Plattformen identifizieren: Dazu gehören in jedem Fall Facebook, Twitter sowie Instagram, für jüngere Zielgruppen bietet sich ebenso Snapchat an.

Ankündigungen und Informationen zum Event veröffentlichen: Stellen Sie umfassende Informationen zum Event bereit und setzen Sie beispielsweise eine eigene Unterseite inklusive Zeitplan, Themen und Redner auf Ihrer Website auf. Erstellen Sie ebenfalls entsprechende Veranstaltungen auf Facebook, LinkedIn und XING.

Event-Hashtags entwickeln und nutzen: Legen Sie zur einfacheren Kommunikation mit Nutzern event-eigene Hashtags fest, wie z. B. #cmcx für die CMCX in München oder #DMEXCO für die Digital Marketing Exposition & Conference in Köln.

Partizipationsmöglichkeiten planen: Um abwesenden Interessenten attraktive Interaktionsmöglichkeiten zu bieten, sollten Sie frühzeitig entsprechende Formate ausarbeiten und die Umsetzung organisieren, zum Beispiel die Infrastruktur für Live-Übertragungen.

Redaktionsplan zu planbaren Posts anlegen: Selbst wenn der konkrete Inhalt oder das tatsächliche Bild noch nicht feststehen, spart es Zeit und schafft Übersicht, die Social-Media-Posts mit den bereits bekannten Informationen in einem Redaktionsplan zusammenzufassen, beispielsweise gelistet nach:

• Social-Media-Kanal
• Format (Blog-Post/Bild/Tweet/etc.)
• Thema (Behind the Scenes/Bühne/etc.)
• Inhalt (ggf. schon Text vorbereiten „Los geht’s!“ oder „Jetzt spricht Speaker X über Z“ und Bild hinzufügen)
• Hashtags
• Ggf. Link zu entsprechendem Angebot (z. B. zu Livestream)

Sie können sich dabei beispielsweise am Zeitplan orientieren und zu jedem Programmpunkt bereits Posts vorbereiten.

Social Media vor dem Event

Um die eigene Vorfreude auf das Event auszudrücken sowie Aufmerksamkeit und Interesse innerhalb der Zielgruppe zu gewinnen, sollten Sie regelmäßig über das bevorstehende Event posten und die Frequenz erhöhen, je näher es rückt:

Event anteasern: Veröffentlichen Sie regelmäßig Posts, in denen die einzelnen Speaker oder behandelten Themen vorgestellt und erläutert werden, wie in diesem Beispiel:

Halten Sie die Nutzer außerdem mit Status-Updates auf dem Laufenden. Hier bieten sich unter anderem ein Countdown oder Impressionen von den Vorbereitungen an:

Nicht vergessen: Posts mit den eigenen Event-Hashtags versehen und gegebenenfalls Unternehmen oder Influencer mit @mentions einbeziehen, um weitere Nutzerkreise zu erschließen.

Gewinnspiele: Promoten Sie Ihr Event durch Ticket-Gewinnspiele oder stellen Sie Medienpartnern Ticketkontingente zur Verlosung zur Verfügung:

Bild: Screenshot auf absatzwirtschaft.de

Video-Teaser: Mit entsprechendem Budget lassen sich auch Video-Teaser für das Event produzieren und verbreiten.

Social Media während des Events

Die Türen öffnen sich – das Event beginnt! Damit Ihre Social-Media-Strategie während der Veranstaltung aufgeht, sollten die Aufgaben vorab klar verteilt sein. So werden die wichtigsten Ereignisse auch trotz Hektik lückenlos über die einzelnen Kanäle abgedeckt:

Real-Time-Posts: Bilder, Videos, Snaps, Stories – während des Events sollten Sie Ihren Schwerpunkt auf audiovisuelle Inhalte legen und alles möglichst zeitnah posten. So fühlen sich auch abwesende Nutzer an den Bildschirmen ganz nah am Geschehen.

Laden Sie Videos und Fotos zu den Speakern auf der Bühne hoch oder veröffentlichen Sie markante Zitate:

Zudem bietet das bunte Treiben auf Events stets Material, das sie veröffentlichen können, um allgemeine Eindrücke vom Geschehen zu vermitteln:

Besonders intensiv werden die Eindrücke durch kurze Videos oder Stories bzw. Snaps vermittelt. Wollen Sie Ihr Event mit Snapchat-Marketing begleiten, bieten sich hierzu auch eigene Geofilter und Lenses an.

Kontinuierliche Interaktion in den Netzwerken: Wenn Sie mit Ihrem Event eine möglichst hohe Reichweite erzielen wollen, sollten Sie die Vorträge auf Ihrer Bühne live im Internet übertragen. Dadurch lässt sich schließlich ein Publikum erreichen, das weitaus größer sein kann als die Teilnehmerzahl vor Ort. Stehen Ticketverkäufe für Sie an oberster Stelle, sollten Sie gegebenenfalls auf Live-Videoübertragungen verzichten, um Teilnehmer mit einem exklusiven Rahmenprogramm anzuziehen.

Binden Sie die Daheimgebliebenen über die sozialen Netzwerke außerdem aktiv in das Geschehen vor Ort ein. Innerhalb einer Live-Tweet-Session oder eines Facebook Live mit Fragen und Antworten könnten geladene Experten beispielsweise die Fragen der Nutzer beantworten.

Um zusätzlichen Content zu generieren, können Teilnehmer vor Ort beispielsweise durch einen von Ihnen initiierten Foto-Contest dazu animiert werden, Bilder vom Event inklusive Hashtag zu posten – am Ende gewinnt das schönste Bild, z. B. ein Ticket für das Event im nächsten Jahr!

Selbstverständlich sollten Sie stets auf die Posts der Nutzer reagieren und gegebenenfalls ihre Fragen beantworten, um die Beziehungen zum Online-Publikum zu pflegen.

Social Media nach dem Event

Wenn bei der Aftershow-Party die Lichter angehen, ist das Event in den sozialen Netzwerken noch lange nicht vorbei. Folgende Möglichkeiten bieten sich Ihnen, um die offiziell beendete Veranstaltung in eine lebhafte Anschlusskommunikation zu überführen:

Abrundendes Abschlussmaterial posten: Beispielsweise bietet sich hier ein Gruppenfoto von Team und Speakern mit einer Danksagung an alle Teilnehmer an.

Blog-Posts zu den Highlights des Events verfassen: In einem ausführlichen Rückblick lassen sich noch einmal die Höhepunkte des Events verarbeiten und zusammenfassen – gegebenenfalls auch als Serie zu jedem Event-Tag.

Foto- und Videomaterial veröffentlichen: Erstellen Sie etwa eine Bildergalerie oder laden Sie die einzelnen Vorträge der Speaker hoch.

Feedback und Ideen von Eventteilnehmern einholen: Starten Sie beispielsweise einen Twitter-Poll oder fragen Sie die Teilnehmer im Netz direkt nach Feedback zu Ihrer Veranstaltung. Denkbar ist außerdem, die Nutzer dazu zu animieren, ihre individuellen Highlights der vergangenen Tage und Stunden zu posten.

Fazit

Events sind aufregend und es kann vor Ort auch mal hektisch werden – ein Social-Media-Eventplan ist deshalb das A und O. Posts und Aktionen vor und während des Events sollten dann so weit und detailliert wie möglich im Voraus geplant und erstellt werden. So bleiben Kapazitäten frei, um auch spontane Eindrücke vor Ort via Social Media abzudecken. Das gesammelte Material lässt sich dann schließlich auch noch nach Veranstaltungsende weiterverwenden.

Neben einer ausgearbeiteten Social-Media-Strategie empfiehlt sich das passende Social-Media-Tool, damit Posts und andere Interaktionen mit Nutzern auch schnell und einfach umgesetzt werden können. Auf diese Weise lässt sich auch bei einer verhältnismäßig kurzen Event-Dauer Aufmerksamkeit erzeugen, die weit über die zeitlichen und räumlichen Grenzen des Ereignisses hinausreicht.