So wird Ihr Firmen-Sommerfest zum Erfolg: Ideen und Tipps

Sind Sie auf der Suche nach Ideen, die Ihr Sommerfest unvergesslich machen? Von der Planung bis zum Outfit haben wir die besten Inspirationen für Sie gesammelt. Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie die Sommerparty in Ihrer Firma erfolgreich organisieren.

Sommerfest in der Firma: Ideen für die beste Party

Eine Firmenfeier im Sommer ist für alle etwas ganz Besonderes. Ob mobile Cocktailparty vor Ort, Radtour oder Flussrundfahrt: Sammeln Sie kreative Ideen am besten in einer Planungsgruppe. Angehörige verschiedener Abteilungen können sicherlich einschätzen, was ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern am meisten Spaß macht.

Sommerfest planen für die Firma: Eckdaten bestimmen und Event organisieren

Das klingt erst einmal so gar nicht nach Feiern: Der Erfolg Ihres Sommerfests hängt direkt ab von der akribischen Planung und Organisation. Unsere Tipps und Empfehlungen für ein rundum gelungenes Sommerfest gliedern sich daher in zwei Teile: die Planung und die Organisation.

In der Planungsphase legen Sie die Eckdaten für die Party fest. Wichtig ist, dass Sie zeitig damit beginnen, denn die besten Bands, das beste Catering oder auch die schönsten Locations sind oft lange im Vorhinein ausgebucht.

Wenn Sie sich aber eher kurzfristig dazu entschlossen haben, ein Sommerfest zu veranstalten, hilft oft die Kenntnis von Gegebenheiten vor Ort oder die Unterstützung von professionellen Event-Agenturen, um auch in diesem Fall noch das Passende zu finden.

Wir haben 7 Tipps für die Planung und Organisation Ihres Sommerfests zusammengefasst:

1. Ermitteln Sie die Zahl der Gäste

Definieren Sie, wer zum Sommerfest eingeladen werden soll. Bestimmte Fragen können bei der Erstellung der Gästeliste helfen: Ist das Event nur für Mitarbeitende oder darf eine Begleitung mitkommen? Oder möchten Sie die ganze Familie Ihrer Mitarbeitenden einladen?

Auch überlegenswert ist es, ob Geschäftspartnerinnen oder Kunden dabei sein sollen. Bedenken Sie, dass die Mischung und Anzahl der Gäste das Budget, das Programm und die Auswahl der Location maßgeblich mit beeinflussen.

2. Legen Sie den Termin und den Zeitrahmen fest

Möglicherweise haben Sie auch schon einmal festgestellt, dass es so gut wie unmöglich ist, in größeren Gruppen einen Termin zu finden, der wirklich allen passt. Bei der Festlegung des Termins für Ihr Sommerfest sollten Sie zunächst überlegen, welche übergeordneten Faktoren, wie zum Beispiel Ferien oder Hauptstoßzeiten, den Termin begünstigen oder nicht.

Je nachdem, wie viele Mitarbeitende involviert sind, kann eine Umfrage mit Planner-Tools wie Doodle dabei helfen, einen Wunschtermin zu ermitteln, der möglichst vielen Personen zusagt. Bestimmen Sie auch, wie lange das Event dauern soll. Eine freundliche „Save the Date“-Mail sorgt für Vorfreude.

3. Planen Sie das Budget

Sobald klar ist, wie viele Gäste zum Fest kommen werden und wie der Zeitrahmen ist, können Sie überschlagen, welchen Betrag Sie für jede Person einplanen. Für das Gesamtbudget kalkulieren Sie die Kosten für Catering, Location und Mieten ein. Eine Erkundigung bei der Steuerberatung kann sich in diesem Zusammenhang für Sie lohnen, denn bis zu einer bestimmten Höhe sind die Aufwendungen für Betriebsfeierlichkeiten steuerfrei. Nun beginnen Sie mit der eigentlichen Organisation.

4. Wählen Sie ein Motto

Besonders viel Spaß verspricht ein Event, das Sie unter ein Motto stellen. Ihre Mitarbeitenden haben dadurch schon eine Idee, auf was Sie sich freuen können. Ob Sie das Motto „Black-and-White“, „Hollywood“, „Crazy Hats”, „Bauernhof“, „Kanutour“, „Beachparty“ oder „Streetfood” ausrufen, bleibt ganz Ihnen und Ihrer Kreativität überlassen.

5. Buchen Sie die passende Location

Sicher gibt es auch an Ihrem Standort eine breite Auswahl an Eventlocations. Für Ihr Sommerfest sollten Sie etwas aussuchen, das zum gewählten Motto und der Menge an Gästen passt. Ob es eine coole Dachterrasse für die Cocktailparty, der Foodtruck im Innenhof, das Partyschiff, ein Clubhaus am See oder ein Freilichtmuseum sein soll, entscheiden Sie.

Bedenken Sie, dass das Sommerwetter häufig nicht beständig ist, sodass Ihre Gäste nach Möglichkeit zumindest eine Überdachung vorfinden sollten. Besuchen Sie die Location vorab, um sich einen persönlichen Eindruck zu verschaffen.

6. Suchen Sie den passenden Caterer

Zu einem entspannten Sommerfest gehört auch gutes Essen und Trinken. Je nachdem, ob Sie ein Grill-Event, Fingerfood oder ein Buffet bevorzugen, haben Sie fast überall eine große Auswahl an Catering-Anbietenden. Fragen Sie die Cateringfirma nach ihren Spezialitäten, denn die sind in der Regel besonders gut. Denken Sie auch an vegane, vegetarische und glutenfreie Angebote. Wenn Sie mehrere Angebote einholen, können Sie leicht vergleichen.

7. Sorgen Sie für Entertainment: Deko und Rahmenprogramm

Eine schöne Dekoration sorgt für das Ambiente und die richtige Stimmung. Das Rahmenprogramm können Sie auf Ihre Gäste zuschneiden. Kommt nur Ihre Belegschaft, kann beispielsweise ein DJ oder eine Band die richtige Wahl sein. Ist die ganze Familie geladen, könnten Sie beispielsweise einen Zauberer, ein Puppentheater oder eine Hüpfburg bestellen. Stellen Sie sicher, dass die Akteure für das Entertainment das nötige Equipment zur Hand haben. Nun ist es Zeit, Ihren Gästen die Einladung zu schicken.

Sommerfest-Einladung: die Firma als Gastgeber

Einige Wochen vor dem Termin ist es so weit: Sie verschicken die Einladungen an Ihre Gäste. Das Schreiben sollte alle wichtigen Informationen zur Veranstaltung enthalten, wie Datum, Ort, Zeit, Dauer, Motto und Informationen zur Anfahrt mit verschiedenen Verkehrsmitteln. Dazu gehören auch Parkmöglichkeiten. Bei manchen Events ist es angebracht, einen Dresscode anzugeben.

Das Outfit für das Sommerfest in der Firma

Damit Ihr Sommerfest ein Erfolg wird und sich alle wohlfühlen, sollten Sie Ihren Gästen Hinweise auf das richtige Outfit geben. So kann eine Kanutour als Überraschung bei den Eingeladenen für einige Irritation sorgen, wenn enganliegende Abendgarderobe und hohe und teure Schuhe getragen werden. Insbesondere bei Kostümpartys oder sportlichen Events ist es also wichtig, Tipps zum Outfit zu geben. Ansonsten sollte jeder das tragen, was er mag: „Come-as-you-are“.

Fazit: Mit Plan zum erfolgreichen Sommerfest

Der Erfolg Ihres Sommerfests hängt stark von der Planung und Organisation ab, die Sie im Vorfeld dafür aufwenden. Zunächst benötigen Sie eine zündende Idee für ein Thema oder Motto, das zur Belegschaft und passt. Danach steht die Erfassung der Rahmendaten an. Erst danach beginnt die eigentliche Organisation des Fests. Nutzen Sie unsere Tipps und Ideen, um ein unvergessliches Sommerfest für Ihre Mitarbeitenden auszurichten.

Titelbild: blue sky in my pocket / iStock / Getty Images Plus