Videokonferenzen stellen viele Teilnehmer vor Herausforderungen: Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein? Welches Tool soll genutzt werden? Und wie funktioniert dieses eigentlich genau? Eine unkomplizierte Lösung für Ferngespräche zwischen drei oder mehr Personen sind Telefonkonferenzen. Teilnehmer brauchen lediglich ein Festnetztelefon oder Handy und die Einrichtung der Telefonkonferenz ist schnell abgeschlossen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie am besten vorgehen.

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Wollen Sie eine Telefonkonferenz – kurz Telko – abhalten, haben Sie Folgendes zu tun:

Den richtigen Telko-Anbieter wählen: Darauf sollten Sie achten

Zu Beginn einer jeden Telefonkonferenz steht die Auswahl eines passenden Anbieters. Die verschiedenen Optionen unterscheiden sich in Umfang, Funktionen und Kosten. Deshalb sollten Sie sich schon vorab Gedanken über Ihre Telko machen:

  • Wollen Sie einmalig zu einer Telefonkonferenz einladen oder mehrmals? Vielleicht sogar regelmäßig? Manche Anbieter arbeiten mit Flatrates, die die Kosten für Sie schmälern könnten.

  • Welche Funktionen benötigen Sie genau? Soll es nur die reine Konferenzschaltung sein? Oder wünschen Sie sich zum Beispiel die Möglichkeit, das Meeting aufzuzeichnen? Verschiedene Anbieter haben unterschiedlichste Optionen für Sie im Repertoire.

  • Wo kommen die Teilnehmer Ihrer Konferenz her? Wählen sie sich ausschließlich aus dem Inland ein oder sind auch Anrufer aus anderen Ländern zu erwarten?

  • Wer soll für die Kosten der Übertragung aufkommen? Während manche Anbieter Telefonkonferenzen kostenlos anbieten, müssen bei anderen alle Teilnehmer eine Gebühr entrichten. Möglich ist auch, dass Sie die Kosten für alle übernehmen.

Telefonkonferenz kostenlos durchführen: die besten Anbieter

Insbesondere wenn Sie nur selten Telefonkonferenzen abhalten und keine speziellen Sonderfunktionen benötigen, können Sie in vielen Fällen auf kostenlose Angebote zurückgreifen. Eine kleine Auswahl stellen wir Ihnen vor.

Deutsche Telefonkonferenz

Auf der Website von Deutsche Telefonkonferenz registrieren Sie sich und erhalten direkt im Anschluss die Zugangsdaten zu Ihrer Konferenz per E-Mail. Sie können unbegrenzt viele Teilnehmer einladen und die Konferenz so lange dauern lassen, wie Sie möchten. Solange nur Teilnehmer aus Deutschland anwesend sind, bleibt die Konferenz kostenlos. Das Tool finanziert sich über Werbung auf der Website und Spenden.

meebl

Bei meebl melden Sie sich kostenfrei mit Ihrer E-Mail-Adresse an. Direkt danach bekommen Sie alle Zugangsdaten und können die Telko starten. Um diesen Dienst gratis nutzen zu können, müssen die Teilnehmer eine Festnetz-Flatrate haben.

WhatsApp für Telefonkonferenzen

In WhatsApp können Sie seit April 2020 kostenlos mit bis zu acht Personen auf einmal sprechen. Voraussetzung ist, dass alle Konferenzteilnehmer über ein Mobiltelefon verfügen und die aktuellste Version der App installiert haben.

Um einen Gruppenanruf zu starten, tippen Sie zunächst auf den Reiter „Anrufe”, dann auf den grünen Button mit dem Telefonhörer rechts unten und schließlich auf „Neuer Gruppenanruf”. Nun können Sie die gewünschten Teilnehmer auswählen und die Telko starten. Auch Videoanrufe sind über WhatsApp möglich.

Skype

Skype können Sie kostenlos für Telefon- und auch Videokonferenzen nutzen, wenn alle Teilnehmer die Software auf ihrem Computer oder ihrem Handy installiert haben. Zwar können Sie aus Skype heraus auch Menschen direkt anrufen, ohne dass diese die App nutzen. Dann wird jedoch eine Gebühr fällig.

Professionelle Telefonkonferenzen mit meetgreen

Konferieren Sie regelmäßig per Telefon und sprechen Sie dabei häufig auch mit Partnern im Ausland, kann sich ein kostenpflichtiges Abonnement für Sie lohnen. Einer der bekanntesten professionellen Anbieter für Telefonkonferenzen ist meetgreen. Es ermöglicht es Ihnen, bis zu 35 Teilnehmer einzuladen – wahlweise per Telefon oder in eine Webkonferenz mit Chat- und Präsentationsfunktion. Die Einwahl ist aus 30 verschiedenen Ländern kostenlos. Sie können zudem einem Teilnehmer die Moderatorenrolle zuweisen und das Gespräch aufzeichnen. Die Preise starten bei rund 15 Euro pro Monat.

Festnetz auf Handy umleiten: Lohnenswert, wenn Teilnehmer unterwegs sind

Nicht immer sitzen die Teilnehmer Ihrer Konferenz zu Hause oder im Unternehmen neben einem Festnetztelefon. Vielleicht befinden sie sich gerade auf Geschäftsreise, sind im Urlaub oder anderweitig unterwegs. In diesen Fällen kann es hilfreich sein, Anrufe vom Festnetz auf das Handy umzuleiten. Auf diese Weise können Gespräche flexibel von fast jedem Ort der Welt entgegengenommen werden – vorausgesetzt natürlich, das Handy hat Empfang. Dabei können allerdings zusätzliche Kosten entstehen.

Leider gibt es keine allgemeingültige Anleitung für eine Umleitung vom Festnetz auf ein Mobiltelefon. Die benötigten Menüpunkte und Tastenkombinationen sind bei jedem Gerät verschieden. Bei manchen Telefonanbietern können Sie Rufumleitung online im Kundencenter einstellen. Im Zweifel hilft ein Blick in die Bedienungsanleitung des jeweiligen Geräts oder ein Anruf im Service-Zentrum Ihres Telefonanbieters.

Fazit: In wenigen Sekunden starten Sie Ihre Telefonkonferenz

Eine Telefonkonferenz einzurichten und durchzuführen ist sehr einfach. Nachdem Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, können Sie sich in der Regel innerhalb weniger Sekunden die Zugangsdaten zu Ihrer Telko zusenden lassen und die Teilnehmer einladen. Welcher Anbieter für Sie der Beste ist, hängt vor allem davon ab, wie oft Sie konferieren, mit wie vielen Teilnehmern, in welche Länder Sie telefonieren und ob Sie Zusatzfunktionen wie etwa eine Aufnahme des Gesprächs benötigen.

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Titelbild: Paul Bradbury / getty images

Ursprünglich veröffentlicht am 1. Juli 2020, aktualisiert am Juli 01 2020

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Meetings