Telefonkonferenz: Einrichtung, Kosten und Anbieter

Videokonferenzen stellen viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer vor Herausforderungen: Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein? Welches Tool soll genutzt werden? Und wie funktioniert dieses Tool dann eigentlich genau? Eine unkomplizierte Lösung für Ferngespräche zwischen drei oder mehr Personen sind Telefonkonferenzen. Wir zeigen Ihnen, was Sie dafür benötigen und geben Ihnen einen Überblick über die besten Telko-Anbieter.

Was benötigt man für eine Telefonkonferenz?

Der Vorteil von Telefonkonferenzen ist der minimale Aufwand, den Unternehmen dafür betreiben müssen. Technisch wird dafür nichts weiter als ein Festnetztelefon oder ein Smartphone benötigt. Dann brauchen Sie nur noch einen passenden Anbieter, der die Zugangsdaten zur Verfügung stellt und schon können Sie Ihre Telko starten.

Wie macht man eine Telefonkonferenz?

Je nachdem, für welche Art der Telefonkonferenz Sie sich entschieden haben, gibt es zwei unterschiedliche Einwahlverfahren: Bei Dial-in-Konferenzen wählen sich Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit den entsprechenden Zugangsdaten eigenständig in die Konferenz ein. Bei Dial-out-Konferenzen hingegen werden die Teilnehmenden vom Konferenz-Operator eingeladen, indem sie vom System aus angerufen werden.

Wie funktioniert eine Telefonkonferenz?

1. Legen Sie zunächst fest, wie oft Sie Telefonkonferenzen organisieren möchten, wie viele Teilnehmer es geben soll und aus welchen Ländern diese kommen.
2. Entscheiden Sie sich zwischen Dial-in- und Dial-out-Verfahren: Sollen sich die Teilnehmenden selbstständig in die Telefonkonferenz einwählen können oder wollen Sie diese per Anruf in die Konferenz holen?
3. Entscheiden Sie sich auf Basis Ihrer Vorüberlegungen für einen Telefonkonferenz-Anbieter.
4. Melden Sie sich beim Anbieter Ihrer Wahl an.
5. Lassen Sie Ihren Anbieter einen virtuellen Telefonkonferenz-Raum anlegen und sich die Zugangsdaten geben. In der Regel sind das eine Telefonnummer sowie eine PIN.
6. Geben Sie die Zugangsdaten an die Teilnehmenden der Telko weiter.
7. Bestimmen Sie eine Moderatorin oder einen Moderator.
8. Sorgen Sie – bevor Sie die Telefonkonferenz einrichten – dafür, dass Sie sich in einer ruhigen Umgebung aufhalten.
9. Starten Sie die Telefonkonferenz.

Ist eine Telefonkonferenz kostenlos?

Die Kosten für eine Telefonkonferenz sind abhängig vom Funktionsumfang des Anbieters: Viele Dienste sind kostenlos – sie zahlen nur die normalen Verbindungsentgelte. Andere Anbieter arbeiten mit Flatrates, einem Festpreis oder rechnen minutengenau ab. Wenn Sie weitere Funktionen wie einen Vortragsmodus, Moderatorenrollen, Chat- oder Screen-Sharing-Funktionen benötigen, fallen für die Telefonkonferenz in der Regel Zusatzkosten an.

Telefonkonferenz: Wie viele Teilnehmer?

Wie viele Personen an Ihrer Telko teilnehmen, ist ausschließlich von Ihrem Vorhaben abhängig, denn die meisten Anbieter ermöglichen eine unbegrenzte Anzahl an Mitgliedern. Achten Sie jedoch darauf, dass eine hohe Teilnehmerzahl für eine verminderte Sprachqualität sorgen kann.

Daher ist es wichtig, bei großen Konferenzen eine Moderatorin oder einen Moderator festzulegen, damit nicht alle gleichzeitig. Bitten Sie außerdem alle Personen, die nicht sprechen, ihr Mikrofon stummzuschalten, um Störgeräusche zu vermeiden.

Vorteile einer Telefonkonferenz: Günstig, ortsunabhängig und umweltfreundlich

Anstatt für Termine mit Lieferunternehmen oder Kundschaft von Ort zu Ort zu reisen, bieten Telkos eine ressourcenschonende Alternative. Auch internationale Teams erhalten dadurch eine unkomplizierte Möglichkeit, sich in regelmäßigen Gesprächen auszutauschen. Die Vorteile einer Telefonkonferenz liegen klar auf der Hand:

• Ortsunabhängige Zusammenarbeit
• Einfache, kostengünstige Einrichtung
• Weniger Kosten und Aufwand für Geschäftsreisen
• Geringe technische Anforderungen
• Schutz des Konferenzraumes durch PIN-Code
• Klare Sprachqualität im Vergleich zu Videokonferenzen
• Umweltfreundliche Alternative zu Geschäftsreisen

Den richtigen Telefonkonferenz-Anbieter wählen: Darauf sollten Sie achten

Zu Beginn einer jeden Telefonkonferenz steht die Auswahl eines passenden Anbieters. Die verschiedenen Optionen unterscheiden sich in Umfang, Funktionen und Kosten. Daher ist es ratsam, sich im Vorfeld folgende Fragen zu stellen:

• Vertragsbindung: Wollen Sie einmalig zu einer Telefonkonferenz einladen oder mehrmals? Vielleicht sogar regelmäßig? Achten Sie auf kurze Laufzeiten beim Vertragsabschluss.
• Teilnehmerzahl: Wie viele Personen nehmen regelmäßig an Ihren Telkos teil? Prüfen Sie bei den verschiedenen Anbietern, wie viele Gesprächsteilnehmerinnen und -teilnehmer Sie jeweils einladen können.
• Funktionsumfang: Welche Funktionen benötigen Sie genau? Soll es nur die reine Konferenzschaltung sein? Oder wünschen Sie sich zum Beispiel die Möglichkeit, das Meeting aufzuzeichnen? Verschiedene Anbieter haben unterschiedlichste Optionen.
• Internationale Einwahlnummern: Woher kommen die Teilnehmenden Ihrer Konferenz? Wählen sie sich ausschließlich aus dem Inland ein oder sind auch Anrufer aus anderen Ländern zu erwarten?
• Kosten: Wer soll für die Kosten der Übertragung aufkommen? Während manche Anbieter Telefonkonferenzen kostenlos anbieten, müssen bei anderen alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer eine Gebühr entrichten. Möglich ist auch, dass Sie die Kosten für alle übernehmen. Manche Anbieter arbeiten auch mit Flatrates, die die Kosten für Sie geringer halten.

Kostenlose Telefonkonferenz durchführen: Die 7 besten Anbieter

Insbesondere wenn Sie nur selten Telefonkonferenzen abhalten und keine speziellen Sonderfunktionen benötigen, können Sie in vielen Fällen auf kostenlose Angebote zurückgreifen. Im Folgenden stellen wir Ihnen eine kleine Auswahl vor:

1. Deutsche Telefonkonferenz

Bei der Deutschen Telefonkonferenz registrieren Sie sich online und erhalten direkt im Anschluss die Zugangsdaten zu Ihrer Konferenz per E-Mail. Sie können beliebig viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer einladen. Die Konferenz kann beliebig lange dauern.

Solange nur Teilnehmende aus Deutschland anwesend sind, bleibt die Konferenz kostenlos. Das Tool finanziert sich über Werbung auf der Website und Spenden. Für ein werbefreies Erlebnis, mp3-Konferenzrecorder sowie einen Vortragsmodus stehen kostenpflichtige Pakete zur Verfügung.

2. meebl

Bei meebl melden Sie sich kostenfrei mit Ihrer E-Mail-Adresse an. Direkt danach bekommen Sie alle Zugangsdaten und können die Telko starten. Um diesen Dienst gratis nutzen zu können, müssen die Teilnehmer eine Festnetz-Flatrate haben.

3. WhatsApp für Telefonkonferenzen

Über WhatsApp können Sie kostenlos Telefonkonferenzen mit bis zu 32 Personen auf einmal durchführen. Die einzige Voraussetzung ist, dass alle teilnehmenden Personen der Konferenz über ein Mobiltelefon verfügen und die aktuellste Version der App installiert haben.

Um einen Gruppenanruf zu starten, tippen Sie zunächst auf den Reiter „Anrufe”, dann auf den Telefonhörer rechts oben und schließlich auf „Neuer Gruppenanruf”. Nun können Sie die gewünschten Teilnehmerinnen und Teilnehmer auswählen und die Telko starten. Auch Videoanrufe sind über WhatsApp möglich.

Quelle: Screenshot WhatsApp

4. Skype

Skype können Sie kostenlos sowohl für Telefon- als auch für Videokonferenzen nutzen, wenn alle Teilnehmenden die Software auf ihrem Computer oder ihrem Handy installiert haben. Zwar können Sie aus Skype heraus auch Personen direkt anrufen, ohne dass diese die App nutzen, jedoch wird dann eine Gebühr fällig.

5. freeTelco

Melden Sie sich bei freeTelco unkompliziert mit Ihrer E-Mail-Adresse an und erhalten Sie direkt Ihre eigene Telefonkonferenznummer: Eine umständliche Anmeldung ist hier nicht erforderlich. Außer dem normalen Festnetz-Gesprächstarif fallen bei freeTelco keine Kosten für Sie an. Sie können den Telefonkonferenz-Dienst sowohl vom Festnetz als auch vom Handy nutzen. Alles, was Sie dazu benötigen, sind die persönliche Rufnummer und Ihren Zugangscode.

6. FreeConferenceCall.com

Mit der Anmeldung bei FreeConferenceCall.com können Sie bis zu 1000 Teilnehmende aus 73 verschiedenen Ländern zu einem Anruf einladen. Das kostenlose Telefonkonferenz-Tool ermöglicht Ihnen auch die Anrufaufnahme und die Erstellung von Nebenräumen. FreeConferenceCall bietet zudem eine App für iOS und Android an.

7. Konferenzen.eu

Für nationale und internationale Telefonkonferenzen zum Festnetzpreis bietet sich Konferenzen.eu an. Sie müssen lediglich einen Konferenznamen, eine Konferenz-PIN und Server auswählen und schon können Sie Ihre kostenlose Konferenz starten.

Kostenpflichtige Telefonkonferenz-Anbieter im Überblick

Konferieren Sie regelmäßig per Telefon und sprechen Sie dabei häufig auch mit Partnerinnen und Partnern im Ausland, empfiehlt sich ein kostenpflichtiges Abonnement für Sie.

Einer der bekanntesten professionellen Anbieter für Telefonkonferenzen ist meetgreen. Dieser ermöglicht Ihnen, bis zu 35 Teilnehmende einzuladen – wahlweise per Telefon oder in eine Webkonferenz mit Chat- und Präsentationsfunktion. Die Einwahl ist aus 30 verschiedenen Ländern kostenlos. Sie können zudem einer Person die Moderationsrolle zuweisen und das Gespräch aufzeichnen. Die Preise starten bei 14,90 Euro pro Monat.

Weitere kostenpflichtige Anbieter sind beispielsweise:

• Central Meeting
• easy Audio
• VIER
• meetyoo
• Vodafone Conferencing
• Telekom Konferenz
• Placetel von Cisco (Cloud-Telefonanlage)
• Aircall (Cloud-Telefonanlage)

Festnetz auf Handy umleiten: Lohnenswert, wenn Teilnehmende unterwegs sind

Nicht immer sitzen die teilnehmenden Personen Ihrer Konferenz zu Hause oder im Unternehmen neben einem Festnetztelefon. In diesen Fällen bietet es sich an, Anrufe vom Festnetz auf das Handy umzuleiten. Dabei können allerdings zusätzliche Kosten entstehen.

Leider gibt es keine allgemeingültige Anleitung für eine Umleitung vom Festnetz auf ein Mobiltelefon. Die benötigten Menüpunkte und Tastenkombinationen sind bei jedem Gerät verschieden. Bei manchen Telefonanbietern können Sie die Rufumleitung online im Kundencenter einstellen. Im Zweifel hilft ein Blick in die Bedienungsanleitung des jeweiligen Geräts oder ein Anruf beim Kundenservice Ihres Telefonanbieters.

Fazit: In wenigen Sekunden starten Sie Ihre Telefonkonferenz

Ob für ein Kick-Off-Meeting oder das nächste Jour Fixe – eine Telefonkonferenz einzurichten und durchzuführen ist sehr einfach. Nachdem Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, können Sie sich in der Regel innerhalb weniger Sekunden die Konferenznummer inklusive PIN-Code zu Ihrer Telko zusenden lassen und die Teilnehmenden einladen.

Welcher Anbieter für Sie der Richtige ist, hängt vor allem davon ab, wie oft und mit wie vielen Teilnehmenden Sie konferieren, in welche Länder Sie telefonieren und ob Sie Zusatzfunktionen wie etwa eine Aufnahme des Gesprächs benötigen.

Titelbild: Paul Bradbury / iStock / Getty Images Plus