Nicht zuletzt wegen der COVID-19-Pandemie sind in den vergangenen Monaten viele Menschen ins Homeoffice gewechselt. Was im ersten Moment recht simpel klingt, bringt jedoch eine ganze Reihe von Problemen mit sich. Eins der größten: Wie kann ein Team effektiv zusammenarbeiten, wenn seine Mitglieder alle an verschiedenen Orten sitzen?

Eine beliebte Lösung ist das Projektmanagement-Tool Trello, das es Ihnen unter anderem ermöglicht, Aufgaben auf einem Kanban-Board zu organisieren. Doch obwohl Trello derzeit zu den Marktführern in Sachen Projektmanagement gehört, ist es nicht unbedingt für jeden die beste Lösung. 18 vielversprechende Trello-Alternativen stellen wir Ihnen in diesem Beitrag vor.

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Was macht die perfekte Trello-Alternative aus?

Trello zeichnet sich durch seine intuitiv nutzbaren Kanban-Boards aus. Nach einer kurzen Einarbeitungsphase ist es sehr einfach, Boards für bestimmte Projekte zu erstellen, innerhalb der Boards Listen anzulegen und in den Listen Karten mit To-dos oder Informationen zu platzieren. Vom Redaktionsplan bis zum Kundenprojekt: Mit Trello lässt sich alles organisieren.

Hilfreich dabei sind die vielen verschiedenen Ansichten: Sie können beispielsweise Fälligkeiten für To-dos vergeben und diese in einem Kalender anzeigen lassen. Auch die Darstellung von Zeitleisten in einem Gantt-Diagramm ist möglich. 

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Bei der Arbeit in großen Teams können Sie mit Trello jedoch schnell an Grenzen stoßen. Ob es das perfekte Tool für Sie ist oder ob ein anderes Programm besser geeignet wäre, richtet sich vor allem nach Ihren Bedürfnissen und Ansprüchen. Bei welchen Aufgaben soll Ihr Projektmanagement-Tool Sie genau unterstützen? Welche Funktionen sind dafür zwingend erforderlich? Wie viele Personen sollen mit dem Programm arbeiten? Und welches Budget haben Sie zur Verfügung?

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Nutzerfreundlichkeit: Mit welchen Methoden und Tools haben Sie und Ihr Team in der Vergangenheit bereits gearbeitet und welche Erfahrungswerte bestehen deshalb? Was muss ein Tool haben und wie muss es aussehen, damit alle Team-Mitglieder es so intuitiv wie möglich verwenden können?

Bevor Sie sich Trello oder seine Alternativen näher anschauen, sollten Sie sich über diese Fragen klar werden. Das macht es Ihnen einfacher, in der großen Zahl von Möglichkeiten die besten Optionen zu identifizieren.

MeisterTask vs. Trello: Die beiden großen Konkurrenten im Vergleich

Einer von Trellos schärfsten Konkurrenten ist MeisterTask. Die beiden Tools sind sich grundsätzlich recht ähnlich. Beide überzeugen durch einen übersichtlichen Funktionsumfang und eine intuitive Nutzbarkeit. Beide bieten eine Kanban-Board-Ansicht, auf der To-dos flexibel zwischen verschiedenen Listen beziehungsweise Projektphasen verschoben werden können. Beide eignen sich gut für kleine Teams.

MeisterTask hat Trello jedoch eine Funktion voraus: die Zeiterfassung. Team-Mitglieder können mit nur einem Klick stoppen lassen, wie lange sie für eine Aufgabe brauchen. Das ist insbesondere dann praktisch, wenn Sie mit Freelancerinnen und Freelancern arbeiten, die nach Stunden bezahlt werden. Zudem werden Vergleiche zwischen verschiedenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern möglich. Braucht eine Person für eine Aufgabe deutlich länger als eine andere, merken Sie das zum Beispiel sofort und können reagieren.

Ein weiterer Vorteil von MeisterTask ist, dass es in Deutschland entwickelt wird und auf europäischen Servern läuft. Das erleichtert es Ihnen, alle Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) korrekt umzusetzen.

Auf der Contra-Seite für MeisterTask steht, dass Sie in der kostenlosen Version nur drei Projekte anlegen können. Bei Trello sind es zehn. Verwalten Sie mehr Projekte, müssen Sie auf den kostenpflichtigen Tarif umsteigen. 

Für Office 365-Nutzende wichtig: Trello-Alternative Microsoft Planner und Microsoft Project

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Microsoft Office 365 nutzen, müssen Sie möglicherweise gar kein weiteres Tool für Ihr Projektmanagement suchen – denn Microsoft selbst bietet dazu zwei Lösungen an.

Der Microsoft Planner ist im Geschäftstarif von Office 365 bereits enthalten. Es handelt sich um ein sehr simples Programm, in dem Sie Aufgaben auf einem Kanban-Board organisieren können. Zudem können Sie den Fortschritt Ihres Projektes in einem Balken- oder Kreisdiagramm verfolgen.

Eine Alternative mit mehr Funktionen, dafür aber auch höherer Komplexität, ist Microsoft Project. Es ist nicht in Office 365 enthalten, lässt sich aber problemlos mit allen darin enthaltenen Programmen verbinden. 

Microsoft Project eignet sich gut, um auch größere Teams zu koordinieren. Sie können darin Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Aufgaben zuweisen, Deadlines festlegen, Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aufgaben darstellen, To-dos in einer Zeitleiste anzeigen lassen und einiges mehr. Alle Team-Mitglieder können so jederzeit nachsehen, für welche Aufgaben sie zuständig sind, mit wem sie sich gegebenenfalls abstimmen müssen und wie die Aufgaben zu gewichten sind.

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Kanban-Boards: Open-Source-Lösungen

Sie haben es an dieser Stelle möglicherweise schon gemerkt: Kanban-Boards sind die Grundlage zahlreicher Projektmanagement-Tools. Wenn Sie alleine oder in einem sehr kleinen Team arbeiten, kann diese Funktion allein schon ausreichend sein, um Ihre Projekte erfolgreich zu verwalten. Open-Source-Programme wie die folgenden geben Ihnen die Möglichkeit, bei Bedarf kleine Anpassungen vorzunehmen:

1. Kanboard

Kanboard ist wohl das rudimentärste Tool in dieser Liste. Es bietet Ihnen ein simples Kanban-Board auf PHP-Basis – nicht mehr und nicht weniger.

Sie können für jede Arbeitsphase eine Spalte anlegen. Für die einzelnen Aufgaben erstellen Sie farbige Kärtchen und verschieben diese nach und nach von Spalte zu Spalte. Innerhalb der Kärtchen können Sie Dateianhänge platzieren, Kommentare schreiben und Tags vergeben.

Eine spannende Funktion ist die Automatisierung: Dank ihr können Sie einstellen, dass eine Handlung ein bestimmtes Ereignis auslösen soll. Es ist beispielsweise möglich, dass Sie eine Karte in eine andere Spalte verschieben und diese daraufhin automatisch ihre Farbe ändert.

2. Taiga

Taiga geht über ein reines Kanban-Board hinaus, denn es bringt zusätzlich auch Sprint- und Scrum-Funktionen mit. Das Tool basiert auf Python/Django und eignet sich besonders für agile Teams mit Entwickler-Knowhow.

Die Nutzeroberfläche ist aufgeräumt und modern, wodurch Sie sich einfach und schnell zurechtfinden können. Nützlich ist die Import-Funktion: Wenn Sie bisher mit Trello oder einem anderen Tool gearbeitet haben und nun zu Taiga umsteigen möchten, können Sie mit wenigen Klicks alle alten Boards mitnehmen.

3. Restyaboard

Wie Kanboard ist auch Restyaboard ein Kanban-Tool auf PHP-Basis. Es ist jedoch deutlich vielfältiger als der Konkurrent. Neben klassischen Funktionen wie Kommentaren, Tags und Datei-Anhängen können Sie zum Beispiel verschiedene Nutzerrollen mit unterschiedlichen Befugnissen für Ihre Team-Mitglieder einrichten. Interessant ist auch das Voting-Feature, mit dem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über Karten auf dem Board abstimmen können.

4. Wekan

Ein großer Vorteil von Wekan ist, dass Sie es auf Ihrem eigenen Server hosten können. Dadurch werden Sie völlig unabhängig von Dritten. Was die Funktionen angeht, liefert Wekan ein einfaches Kanban-Board ohne viel Schnickschnack. Optisch kommt es etwas moderner daher als Kanboard, in der Funktionalität unterscheiden sich die beiden Programme aber kaum.

Weitere kostenlose Trello-Alternativen

Wenn Sie Open-Source-Programme verwenden wollen, ist es sinnvoll, mindestens über grundlegende Entwicklerkenntnisse zu verfügen oder ein fachkundiges Team-Mitglied ins Boot holen zu können. Nur so können Sie das volle Potenzial dieser Tools ausschöpfen und sie nach Ihren Ansprüchen einrichten. 

Wollen Sie sich mit den Möglichkeiten, die Ihnen eine Open-Source-Lösung bietet, nicht näher auseinandersetzen, können Sie immer noch aus etlichen anderen Programmen wählen. Eine Auswahl der besten kostenlosen Projektmanagement-Tools:

1. Airtable

Airtable verfolgt einen einzigartigen Ansatz: Neben den klassischen Kanban-Boards steht Ihnen in diesem Tool auch eine umfangreiche Tabellenansicht zur Verfügung. Darin können alle Beteiligten auf einen Blick erfassen, welche Aufgaben es innerhalb eines Projektes gibt, bis wann diese erledigt sein müssen und wer dafür verantwortlich ist. Zusätzlich lassen sich die Aufgaben nach Priorität ordnen.

Als dritte Ansichtsform ist ein Kalender verfügbar, in dem Sie alle Deadlines einsehen können und sofort erkennen, ob die Aufgaben gleichmäßig auf die verbleibende Zeit bis zum Projektende verteilt sind. Sollte es ungenutzte Zeitblöcke geben oder Phasen, in denen der Aufgabenberg kaum zu bewältigen ist, können Sie Ihre Planung ganz einfach anpassen.

Airtable können Sie auf dem Desktop, im Browser oder als App verwenden. In der kostenlosen Version haben Sie zwei Gigabyte Platz für Dateianhänge. Sollten Sie mehr benötigen, können Sie auf einen kostenpflichtigen Tarif upgraden.

Ein Nachteil von Airtable ist, dass es vergleichsweise wenige Integrationen mit anderen Tools zulässt: nur 32 Schnittstellen sind angelegt. Zum Vergleich: In Trello sind es über 180.

2. Asana

Asana zählt zu den bekanntesten Projektmanagement-Tools am Markt. Das Kanban-Board funktioniert genauso wie in Trello, was den Umstieg einfach macht. Zur weiteren Erleichterung können bei einem Umzug alle in Trello bestehenden Boards per Import-Funktion mitgenommen werden.

Neben dem Kanban-Board bekommen Sie bei Asana eine Listenansicht, in der alle To-dos übersichtlich erfasst sind, sowie eine Kalenderansicht.

Asana ist in der kostenlosen Version vergleichsweise umfangreich: Sie können unbegrenzt viele Projekte und Aufgaben erstellen, so viele Nachrichten versenden wie Sie wollen und unbegrenzt viel Speicherplatz in Anspruch nehmen. 

Einen kostenpflichtigen Zugang benötigen Sie nur, wenn Sie mit mehr als 15 Personen zusammenarbeiten oder zusätzliche Funktionen nutzen wollen – zum Beispiel ein Gantt-Diagramm, die optische Darstellung von Meilensteinen, benutzerdefinierte Felder in den Kanban-Kärtchen oder eine Workload-Übersicht für einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Asana ist ein echter Allrounder für Ihr Projektmanagement und eignet sich sowohl für kleine als auch für große Teams. Wegen der vielen Funktionen ist allerdings eine gewisse Einarbeitungszeit erforderlich.

3. Avaza

Avaza ist eines der umfangreichsten Tools in dieser Liste. Wie bei Trello können Sie Projekte und Aufgaben erfassen. Darüber hinaus ist es aber auch möglich, Ressourcen und Ausgaben zu verwalten und die Zeit zu erfassen, die Team-Mitglieder für die Ausführung einer Ausgabe benötigen.

Ausgaben, Kosten und sogar Rechnungen können Sie mit Personen außerhalb Ihres Teams teilen, zum Beispiel mit Kundinnen und Kunden. Das Tool ist eine hervorragende Lösung, wenn Sie nicht nur eigene Projekte planen und umsetzen, sondern auch im Auftrag anderer agieren.

Nachteil von Avaza ist, dass einige Funktionen nicht für das komplette Team kostenlos verfügbar sind, sondern nur für eine ausgewählte Person. Wenn Sie beispielsweise andere Personen in die Finanzplanung einbeziehen möchten, müssen Sie erst zu einem kostenpflichtigen Tarif wechseln. 

Die Benutzeroberfläche ist außerdem komplett auf Englisch gehalten und nicht im Browser aufrufbar. Dadurch können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur von ihrem Arbeitsrechner aus auf die Daten zugreifen und sind unterwegs von Neuigkeiten abgeschnitten.

4. factro

factro ist schon allein deshalb eine Überlegung wert, weil es vollständig in Deutschland entwickelt und gehostet wird. Im Hinblick auf die DSGVO und die Frage, inwieweit Daten überhaupt noch in Länder außerhalb der EU übertragen werden dürfen, ist das ein großer Vorteil. 

Innerhalb des Tools können Sie flexibel zwischen einer Kanban- und Tabellenansicht wechseln. Praktisch ist der Newsfeed, in dem neue Aufgaben, Kommentare oder Anhänge erfasst werden. Wenn Nutzerinnen und Nutzer sich einloggen, sehen Sie sofort, was sie seit ihrem letzten Besuch verpasst haben. 

factro kann von bis zu zehn Nutzenden kostenlos verwendet werden. Wird Ihr Team größer, müssen Sie kostenpflichtig aufstocken. Mit Kosten verbunden sind auch zusätzliche Funktionen wie Gantt-Diagramme, eine Zeiterfassung oder die Möglichkeit, Aufgaben und Kanban-Boards projektübergreifend zu erstellen.

5. Jira

Jira wurde primär für Software-Entwicklerinnen und -Entwickler konzipiert und bietet daher neben einem Kanban-Board auch agile Funktionen wie Scrum Boards, Backlogs und agile Berichte. Auch Automatisierungen lassen sich einrichten.

Herausragend ist die Zahl der externen Tools, die mit Jira verbunden werden können. Sie können aus mehr als 1.000 möglichen Integrationen wählen.

Für bis zu zehn Nutzer ist Jira kostenlos nutzbar. Danach wird ein Upgrade erforderlich.

6. Sortd

Sortd ist ein besonderes Tool, denn es funktioniert nicht alleinstehend. Stattdessen ist es fest mit Ihrem Gmail-Account verknüpft und legt ein Kanban-Board direkt in Ihrem Postfach an. Das Programm eignet sich daher perfekt für Unternehmen, in denen viel über E-Mails kommuniziert wird.

7. Zenkit

Auch Zenkit ermöglicht Ihnen die Arbeit mit einem Kanban-Board. Einzigartig ist die Wiki-Funktion, mit der Sie an zentraler Stelle Anleitungen, Branding-Hinweise, Wordings und andere wichtige Informationen für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hinterlegen können.

Der Wiki-Bereich macht sich besonders dann bezahlt, wenn Sie neue Team-Mitglieder einarbeiten müssen. 

Zenkit ist kein reines Projektmanagement-Tool, sondern dient auch als CRM-System. Das ermöglicht es Ihnen, Kundendaten innerhalb einer einzigen Plattform mit Aufgaben zu verknüpfen.

Wie factro ist auch Zenkit ein deutsches Unternehmen mit deutschen Servern und deshalb im Vergleich mit vielen anderen Tools besonders sicher was Datenschutzrichtlinien angeht. 

Leider ist das Programm in der kostenlosen Variante recht eingeschränkt. Nur drei Nutzerinnen und Nutzer haben Zugang und der Speicherplatz ist auf 1 Gigabyte beschränkt. Auch viele der Funktionen – zum Beispiel die Nutzung von Gantt-Diagrammen oder das Anlegen spezifischer Nutzerrollen – ist nur in der Bezahlversion möglich.

Kostenpflichtige Trello-Alternativen

Die meisten Trello-Alternativen lassen sich zumindest bis zu einem gewissen Grad kostenlos nutzen. Einige andere sind von Anfang an kostenpflichtig – dafür aber auch besonders leistungsstark:

1. Basecamp

Basecamp beschränkt sich nicht auf Projektmanagement, sondern liefert zusätzlich viele Funktionen für eine erfolgreiche Remote-Zusammenarbeit. Dazu gehören zum Beispiel ein Gruppenchat, ein Ordner zum Sammeln wichtiger Dokumente und Grafiken sowie eine Pinnwand für Neuigkeiten im Unternehmen oder in einzelnen Projekten und Teams.

Basecamp hat den Anspruch, alles auf einer Plattform zu vereinen, was Sie für die Zusammenarbeit im Team benötigen. Es kann daher diverse andere Tools wie Slack oder Dropbox komplett ersetzen.

Der Preis liegt bei 99 US-Dollar pro Monat. Bevor Sie sich entscheiden, können Sie das Programm 30 Tage kostenlos testen.

2. ClickUp

ClickUp ähnelt in weiten Teilen Asana: Sie erhalten ein Kanban-Board, eine To-do-Liste, einen Kalender und eine Gantt-Diagramm-Ansicht, um Ihre Projekte zu organisieren. Was ClickUp besonders macht, sind die Zusatzfunktionen

Sie können beispielsweise direkt im Programm Dokumente anlegen, statt diese extern zu erstellen und danach hochzuladen. Das Tool ermöglicht zudem Bildschirmaufzeichnungen, sodass Sie Team-Mitgliedern unkompliziert Dinge zeigen können. Auch eine Zeiterfassung für Aufgaben ist integriert.

Sie können ClickUp theoretisch kostenfrei nutzen, haben allerdings nur Zugriff auf 100 Megabyte Speicherplatz. Deshalb werden Sie vermutlich bald aufstocken müssen. Der Preis ist mit 5 US-Dollar pro Monat (bei jährlicher Zahlung) jedoch vergleichsweise niedrig.

3. monday

monday hat sich rein auf Projektmanagement spezialisiert. Es gibt also keine Chats oder sonstige Funktionen, die die Kommunikation im Team erleichtern könnten. In seinem Spezialgebiet gehört monday aber zu den umfangreichsten Tools. 

Neben einem Kanban-Board und einer Gantt-Ansicht haben Sie auch Zugang zu Automatisierungsmöglichkeiten. Das spart Ihnen besonders bei wiederkehrenden Aufgaben viel Zeit.

Für die einzelnen Aufgaben können Sie Fristen und Zuständigkeiten vergeben. In einer Übersicht lässt sich dann anhand einer Zeitleiste einfach ablesen, wie viel Zeit für die Bearbeitung verbleibt. Nützlich sind auch die Möglichkeiten, mit einem einfachen Sternesystem Prioritäten anzuzeigen oder Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Team-Mitgliedern zu visualisieren.

Die Preise für monday starten bei acht Euro pro Monat und Nutzerin beziehungsweise Nutzer.

4. Workzone

Workzone ist auf größere Teams und Agenturen spezialisiert. Neben dem klassischen Projektmanagement lässt es Sie auch die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Blick behalten. Dazu wird erfasst, wie viele Stunden Arbeit einzelne Aufgaben voraussichtlich erfordern.

In Verbindung mit den dazugehörigen Deadlines erkennt das Programm, bis zu welchem Tag welche Arbeitslast bewältigt werden muss – und warnt Sie, wenn Team-Mitglieder über- oder unterlastet sein könnten.

Die Preise für Workzone beginnen bei 24 US-Dollar im Monat pro Nutzerin beziehungsweise Nutzer.

Fazit: Trello-Alternativen sind so vielfältig wie die Unternehmen, die sie nutzen

Welches der zahlreichen Projektmanagement-Tools ist nun das Beste für Sie? Das können Sie nur beurteilen, wenn Sie an die eingangs aufgeworfenen Fragen zurückdenken. Jedes Unternehmen ist einzigartig und muss individuelle Herausforderungen meistern. Es ist deshalb unmöglich, eine pauschale Empfehlung für Trello oder eine seiner Alternativen auszusprechen.

Wenn Sie beispielsweise einfach nur nach einem schlichten Kanban-Board suchen, könnten Kanboard oder Restyaboard eine gute Wahl sein. Wenn Ihnen eine Zeiterfassung wichtig ist, leisten MeisterTask, factro und einige andere gute Dienste.

Vielleicht wollen Sie aber nicht nur Projekte managen, sondern die Kommunikation im Team oder die Verwaltung von Kundendaten erleichtern? Dann wären Avaza, Zenkit oder Basecamp einen Blick wert. Sowohl Trello als auch die in diesem Artikel vorgestellten Alternativen können die perfekte Wahl sein, je nach Ihren Ansprüchen.

Werden Sie sich deshalb darüber klar, was genau Sie sich von dem Tool erwarten und treffen Sie dann eine grobe Vorauswahl. Danach können Sie einige Programme testen – und letztlich dasjenige behalten, das die besten Ergebnisse liefert und mit dem Sie und Ihr Team am besten zurechtkommen.

produktivität im home office

Titelbild: Visual Generation / iStock / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 20. April 2021, aktualisiert am April 20 2021

Themen:

Projekt-Management