Urlaubsplanung: So gehen Sie es richtig an (inkl. Vorlage)

Urlaub bedeutet Leichtigkeit – doch die Urlaubsplanung gestaltet sich in Unternehmen schnell alles andere als leicht. Eine strukturierte Urlaubsplanung mit internen Rechten und Pflichten sorgt für eine faire Verteilung und erleichtert Vorgesetzten die Ressourcenplanung.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen deshalb, welche rechtlichen Grundlagen mit der Urlaubsplanung einhergehen, und klären für Sie alle wichtigen Fragen zum Thema Urlaub.

Bundesurlaubsgesetz: Wieso der Gesetzgeber beim Urlaubsthema mitredet

Beim Thema Urlaub denken die meisten Angestellten an Sommer, Sonne, Strand und Meer. Gesetzestexte kommen hingegen wohl den wenigsten in den Sinn. Dabei sollten sowohl Arbeitnehmende als auch Arbeitgeber die gesetzlichen Regelungen bei der Urlaubsplanung kennen: Das Bundesurlaubsgesetz (BurlG) regelt den gesetzlichen Mindesturlaub und damit einhergehende Pflichten und Rechte.

Mitarbeitenden stehen in Deutschland bei einer Fünf-Tage-Woche 20 Tage gesetzlicher Mindesturlaub zu. Bei einer Sechs-Tage-Woche sind es 24 gesetzliche Urlaubstage. Damit liegt Deutschland im europäischen Schnitt sehr weit hinten – Finnland bildet mit 30 gesetzlichen Urlaubstagen die Spitze.

Der bezahlte Erholungsurlaub bietet Arbeitnehmenden eine Auszeit und dient der gesundheitlichen Förderung. Erworben wird der volle Urlaubsanspruch nach Bestehen eines sechsmonatigen Arbeitsverhältnisses.

Urlaubsplanung: Rechte vom Arbeitnehmer vs. Arbeitgeber

Das Bundesurlaubsgesetz hält neben den Rechten für Angestellte auch die Pflichten der Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber fest. Grundsätzlich sind Unternehmen dazu angehalten, die Urlaubswünsche ihrer Angestellten zu verwirklichen (§ 7 BurlG).

Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dürfen ihren Urlaub also so planen, wie sie es möchten. Möchte jemand beispielsweise vier Wochen am Stück verreisen, so können Unternehmen dem nicht einfach widersprechen. Eine Ausnahme bilden hier lediglich schwerwiegende betriebliche Gründe.

Gleichzeitig sind Angestellte dazu verpflichtet, ihren Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Gesetzliche Urlaubstage dürfen nur übertragen werden, wenn triftige Gründe vorliegen. Auch dann muss der Urlaub bis zum 31.3. des Folgejahres genehmigt und genommen werden. Wird das Arbeitsverhältnis gekündigt und es liegen noch Urlaubstage vor, so werden diese entweder ausgezahlt oder auf das neue Beschäftigungsverhältnis übertragen.

Tipp: Damit Mitarbeitende entspannt in den Urlaub starten, empfiehlt es sich, eine Urlaubsvertretung zu ernennen. Mit einem Verweis in der Abwesenheitsnotiz Ihres E-Mail-Postfachs können dringende Anfragen direkt an die Kontaktperson geleitet werden.

Arbeitsrecht: Urlaubsplanung muss Ausnahmefälle berücksichtigen

Wer Urlaub plant, sollte einen Urlaubsantrag einreichen. Gesetzlich sind Arbeitnehmende zwar nicht verpflichtet, einen schriftlichen Antrag beim Arbeitgebenden einzureichen, doch für die eigene Absicherung sollte auf einen Urlaubsantrag bestanden werden.

Denn: Urlaub ist nur mit ausdrücklicher Genehmigung durch die Chefetage gültig. Beurlauben sich Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter ohne entsprechende Bestätigung selbst, kann das zur Abmahnung oder gar zur Kündigung führen.

Obwohl Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber verpflichtet sind, die Urlaubswünsche ihrer Angestellten zu berücksichtigen, gibt es Ausnahmefälle, in denen der Urlaub abgelehnt werden kann. Dazu gehören betriebliche Gründe, die bei Ausfall der Arbeitskraft das Fortbestehen des Betriebes gefährden. Gerade in Hochzeiten wie beispielsweise beim Weihnachtsgeschäft verhängen Unternehmen für diesen Zeitraum Urlaubssperren.

Ein weiterer triftiger Grund für die Verweigerung von Urlaub ist, dass andere Angestellte aufgrund sozialer Aspekte Vorrecht bei der Urlaubsplanung genießen.

Deshalb gilt: Lassen Sie sich den Urlaubsantrag schriftlich genehmigen, damit die Erholungsphase nicht im Chaos endet.

Bekommen Arbeitnehmende bei Krankheit Urlaubstage zurück?

Der Urlaub steht kurz bevor und plötzlich werden Sie von einer bösen Überraschung heimgesucht – Sie sind krank. Die gute Nachricht zuerst: Ihre Urlaubstage müssen hierfür nicht herhalten. Werden Sie vor oder während Ihres Urlaubes krank, so werden Ihnen die Urlaubstage nicht angerechnet.

Allerdings sind Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen verpflichtet, hierfür ein ärztliches Attest vorzulegen. Die Krankheitstage werden nach Einreichen nicht auf den Jahresurlaub angerechnet.

Wer ist für die Urlaubsplanung zuständig?

Urlaubsplanung ist gemäß dem Weisungsrecht (§ 106 Gewerbeordnung) in erster Linie Angelegenheit der Vorgesetzten. Dennoch sind Unternehmen dazu angehalten, die Urlaubswünsche ihrer Mitarbeitenden umzusetzen. In der Regel werden Urlaubsanträge in Unternehmen vom Vorgesetzten selbst genehmigt.

Nicht selten ist jedoch auch die Personalabteilung für die Abwicklung der Urlaubsanträge zuständig. In jedem Fall muss Urlaub jedoch mit dem oder der direkten Vorgesetzten, beispielsweise Team-Lead oder Head, abgeklärt werden.

Kann der Arbeitgeber eine Urlaubsplanung verlangen?

Urlaubstage müssen im laufenden Kalenderjahr genommen und genehmigt werden. Um alle Urlaubswünsche berücksichtigen zu können, verlangen Unternehmen daher häufig einer Urlaubsplanung zum Jahresbeginn. Gesetzlich vorgeschrieben ist das im Bundesurlaubsgesetz nicht, jedoch dürfen Unternehmen als Weisungsgeber darauf bestehen.

Bis wann muss Urlaubsplanung abgeschlossen sein?

Zwar gibt es kein offizielles Datum, bis wann Urlaubsanträge eingereicht werden müssen, jedoch können Unternehmen hierzu interne Regeln aufstellen. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die der Aufforderung nicht nachkommen, müssen damit rechnen, dass zu spät eingereichte Urlaubsanträge benachteiligt gehandhabt werden.

Dies ist beispielsweise der Fall, wenn viele andere Kollegen oder Kolleginnen zu diesem Zeitpunkt Urlaub nehmen möchten. Beachten Sie deshalb stets die zeitlichen Fristen Ihres Arbeitgebers. Für Unternehmen stellt die zeitliche Terminierung der Urlaubsplanung eine bessere Möglichkeit dar, Wünsche frühzeitig genehmigen zu können und die internen Ressourcen effizient zu planen.

Wer hat Vorrang bei der Urlaubsplanung?

Prinzipiell herrscht bei der Urlaubsplanung Gleichberechtigung. Sprich: Jeder und jede Angestellte kann Urlaubswünsche frei äußern. Jedoch gibt es bei Kollision der Urlaubstage soziale Gesichtspunkte, nach denen Angestellte bevorzugt werden. Das betrifft vor allem die Ferienzeiten. Mitarbeitende mit Kindern erhalten hier Vorrang bei der Urlaubsplanung.

Darüber hinaus können Unternehmen eigene Richtlinien für die Urlaubsvergabe definieren. Beispielsweise kann eine Rangordnung nach dem Zeitpunkt des Einreichens der Urlaubsanträge aufgestellt werden – ganz nach dem Prinzip: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Wichtig hierbei ist jedoch die Transparenz gegenüber den Mitarbeitenden, um Konflikte zu vermeiden.

Planänderung: Ist die Urlaubsplanung verbindlich?

Ist der Urlaub bewilligt, so gilt die Verbindlichkeit für Arbeitnehmerinnen ebenso wie für Arbeitgeber. Vorgesetzte dürfen den Urlaub also nicht einfach zurückziehen. Jedoch gibt es hier eine Ausnahme: Ist die Existenz des Unternehmens bedroht, so dürfen Unternehmen den Urlaub wieder einkassieren.

Dieser Sonderfall ist jedoch äußerst selten und auch nur schwer durchzusetzen. Für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen gilt ebenso, dass sie Urlaubstage aufgrund von beispielsweise Schlechtwetter nicht so einfach absagen können. Möchten Angestellte ihren Urlaub verschieben, so müssen sie hierfür einen neuen Urlaubsantrag stellen.

Tipp für die Urlaubsplanung vom Arbeitgeber: Urlaubsplaner liefern mehr Übersicht

In großen Teams kann die Urlaubsplanung schnell zur Mammutaufgabe führen. Um Struktur und Übersicht zu behalten, sollten Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber daher auf einen Urlaubsplaner setzen.

Mit einer Vorlage haben Sie stets alle Abwesenheiten Ihrer Angestellten auf einen Blick parat. Neben bereits genehmigten Urlaubstagen lassen sich auch Resturlaubstage, Krankheitstage oder Geschäftsreisen planen. Die Übersicht erlaubt eine effiziente Personalplanung und verhindert, dass Sie in den Sommermonaten mit Engpässen kämpfen müssen.

Auch Tools zur Urlaubsplanung können helfen. Clockodo und Personio gehören zu den beliebten Anbietern.

Fazit: Erst Urlaubsantrag genehmigen lassen, dann Koffer packen

Die Urlaubsplanung steht in den meisten Unternehmen gleich zum Jahresbeginn an. Dabei gilt für Vorgesetzte, dass sie den Urlaubswünschen der Mitarbeitenden nachkommen sollten. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sollten sich jedoch darauf einstellen, dass andere Kolleginnen und Kollegen aufgrund sozialer Umstände bevorzugt werden können. Deshalb gilt stets: Erst den Urlaubsantrag verbindlich genehmigen lassen und danach die große Reise buchen.

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