Sie haben die Entscheidung für ein bestimmtes Shopsystem getroffen und suchen nun das passende Warenwirtschaftssystem? Es gibt eine ganze Reihe von Herstellern, die unterschiedliche Warenwirtschaftssysteme anbieten, welche den Unternehmensalltag erleichtern. Wenn Sie herausfinden möchten, welches Warenwirtschaftssystem das Richtige für Ihr Unternehmen ist, finden Sie hier die Antwort.

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Warenwirtschaftssystem für den Onlineshop: Warum eigentlich?

Nicht nur beim Sortiment, sondern auch bei den Warenströmen kommt es darauf an, den Überblick zu behalten. Ebenso erleichtert es die Buchhaltung, wenn Daten nicht mühsam zusammengetragen und abgeglichen werden müssen. Das passende Warenwirtschaftssystem stellt Ihnen immer die aktuellen Daten und Zahlen zur Verfügung. In der folgenden Übersicht haben wir für Sie die wichtigsten Bestandteile und Funktionen eines Warenwirtschaftssystems kurz beschrieben.

Funktionen eines Warenwirtschaftssystems

  • Das Einkaufssystem verwaltet das Sortiment, nimmt Bestellungen und Aufträge entgegen, teilt diese auf und verarbeitet sie. Darüber hinaus nimmt es Reklamationen entgegen.

  • Im Verkaufssystem werden Kundendaten entgegengenommen, verkaufsrelevante Daten erfasst, Verkäuferdaten bereitgestellt, Retouren organisiert und Verkaufsaktionen geplant.

  • Die Überprüfung von Rechnungen und eingehender Waren sowie deren Annahme und Anlieferung übernimmt das Wareneingangssystem.

  • Das Lagerwirtschaftssystem zeichnet Artikel aus, verwaltet Lagerplätze, erfasst den Gesamtbestand, organisiert Umlagerungen und erledigt Inventurprozesse.

  • Das Warenausgangssystem schließlich bearbeitet Aufträge, kontrolliert den Warenausgang, stellt Waren bereit und erledigt den Versand.

Unabhängig davon, welches WWS Ihnen am meisten zusagt: Überzeugen Sie sich, dass Ihr Shopsystem über eine Schnittstelle für das Warenwirtschaftssystem verfügt. Ratsam ist es in jedem Fall, kompatible Systeme anzuschaffen, damit möglichst viele Prozesse verknüpft und automatisiert werden können, beispielsweise das CRM-System, das Shopsystem und die Buchhaltung. 

Online Warenwirtschaft: Diese Systeme stehen zur Auswahl

Für viele Konsumentinnen und Konsumenten gehört der Online-Kauf bereits zum Alltag. Gerade während der Pandemie empfinden zahlreiche Kundinnen und Kunden den Online-Einkauf als komfortabel und attraktiv. Smartphones, die als mobile Endgeräte für die meisten Menschen zur Standardausstattung gehören, fördern diesen Trend weiter.

Wie eine Studie zu den Erwartungen deutscher Unternehmer zeigt, erwarten 87 Prozent durch die Digitalisierung eine Optimierung in der Warenwirtschaft. Als maßgebliche Vorteile werden eine Verbesserung des Einkaufserlebnisses für die Kundinnen und Kunden, eine Reduzierung der Arbeitsstunden und Entlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ein besserer Überblick über interne Abläufe und eine optimierte Ressourcenplanung gesehen. 

Warenwirtschaftssysteme sind in aller Regel ERP-Systeme (Enterprise-Resource-Planning), die von verschiedenen Anbietern bereitgestellt werden. Diese elf Warenwirtschaftssysteme der wichtigsten sieben Anbieter möchten wir Ihnen vorstellen:

  1. SAP S4/HANA ist das vielseitige Aushängeschild des Konzerns und besonders für größere und international agierende Unternehmen geeignet. Es integriert künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen und ist sowohl on-premise, in öffentlicher oder privater Cloud sowie in hybrider Umgebung einsetzbar.
  2. SAP Business One ist speziell auf kleinere Firmen ausgerichtet und umfasst die Kernbereiche des WWS. Sie haben bei diesem kostengünstigeren System die Option auf eine On-Premise-Hosting-Option.
  3. SAP Business ByDesign ist ebenfalls für kleinere Unternehmen besonders geeignet. Unternehmen nutzen das System zur Miete. Es ähnelt der SAP Business One, hat aber eine ganze Reihe von Zusatzfunktionen und kann mobil genutzt werden.
  4. Microsoft Dynamics 365 verbindet die Vorzüge des Warenwirtschaftssystems mit denen des CRMs. Die Software kann über Module flexibel angepasst werden und ist daher auch kostentechnisch flexibel.
  5. Oracle Fusion Cloud ERP ist ein hoch skalierbares System aus der Gen 2-Cloud. Es punktet durch Geschwindigkeit, Sicherheit und Stabilität. Laut Hersteller Oracle ist es für Unternehmen jeder Größe geeignet.
  6. Oracle NetSuite ist ein breit aufgestelltes, erprobtes System mit Cloud-Option. Das System unterstützt das Finanzwesen, CRM, Lagerhaltung und das Fertigungsmanagement sowie diverse andere Bereiche.
  7. Odoo wirbt mit Anwenderfreundlichkeit, seinem relativ günstigen Preis und zahlreichen Modulen, die Sie individuell dazubuchen können. Damit stellt Odoo eine echte Alternative zu anderen WaWis dar.
  8. Sage X3 ist ein effizientes und umfassendes System, das schnell und flexibel beispielsweise im Finanzmanagement, der Supply Chain und im Produktionsmanagement eingesetzt werden kann. Größere und international arbeitende Unternehmen sind die Zielgruppe für diese Software.
  9. Speziell für KMU eignet sich Sage 50. Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft und Buchhaltung werden integriert und vom Hersteller als Desktop-Software oder Cloud-Lösung angeboten.
  10. Sage 50 Handwerk wiederum ist eine Komplettlösung speziell für das Handwerk. Optimierte Prozessabläufe, beispielsweise bei der Inventur, der Lagerverwaltung, dem Bestellwesen sowie ein Kassenmodul sparen Zeit und helfen bei der Projektverwaltung.
  11. OpenZ ist ein von den Universitäten Potsdam und Würzburg ausgezeichnetes ERP-System im Bereich Open Source. Es eignet sich branchenübergreifend für Start-Ups ebenso wie für KMU und setzt auf gute Bedienbarkeit, Agilität, geringe Kosten und leichtes Customizing.

Warenwirtschaftssystem: Gibt’s auch kostenlos!

Die Preisspanne bei WaWis ist riesengroß. Kostengünstige Systeme können Sie für zweistellige Monatsbeiträge mieten, andere für fünfstellige Summen kaufen. Insbesondere für kleine und mittlere Einsteiger bietet JTL-Software ein kostenfreies Warenwirtschaftssystem an.

Wer also neu in den Onlinehandel einsteigt oder bislang noch kein professionelles WWS benutzt, hat die Möglichkeit, kostenfrei innerhalb weniger Tage zu starten. JTL hat einen modularen Aufbau und kann nach und nach – dann kostenpflichtig –  aufgestockt werden.

Fazit: Die Einsatzmöglichkeiten von Warenwirtschaftssystemen sind vielfältig. 

Welche Lösung für Ihr Unternehmen genau das Richtige ist, richtet sich nach den individuellen Anforderungen, die Sie an das System stellen. Wichtig ist es, darauf zu achten, dass Ihre Softwarelösungen miteinander kompatibel sind, damit Bits und Bytes ungehindert fließen können.

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Titelbild: Tevarak / iStock / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 1. Juni 2021, aktualisiert am Januar 20 2023

Themen:

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