Warenwirtschaftssysteme: Definition, Vorteile und Anbieter

Es gibt eine ganze Reihe von Warenwirtschaftssystemen, die die Arbeitsabläufe im Handel vereinfachen und nachhaltig verbessern. Wir stellen vor, welche Systeme Sie nutzen können und welche Vorteile Ihnen die Software bietet.

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem, kurz WWS oder WaWi, ist eine Software, die den Warenfluss eines Unternehmens über alle Schritte hinweg abbildet und unterstützt. Wesentliche Bestandteile eines WaWis sind Einkauf und Verkauf, Wareneingang und -ausgang sowie die Lagerverwaltung.

Ein Warenwirtschaftssystem hat unter anderem die Aufgabe, wichtige Informationen zwischen den beteiligten Unternehmensbereichen zu transportieren. Mithilfe der Warenwirtschaft-Software lassen sich somit sämtliche Unternehmensprozesse im Handel und der Produktion automatisieren und optimieren.

Was kostet ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem kostet zwischen 30 und 1.000 Euro im Monat. Die Ausgaben für ein WaWi hängen stark davon ab, ob Sie einen kleinen Webshop mit Standardsoftware oder einen großen Onlineshop mit Individualsoftware betreiben. In diesem Fall können die Einmalkosten in einem fünfstelligen Bereich liegen.

Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es?

Unternehmen stellen individuelle Anforderungen. Daraufhin haben sich im Laufe der Zeit drei verschiedene Arten von Warenwirtschaftssystemen entwickelt, die auf unterschiedlicher Software basieren.

• Geschlossenes Warenwirtschaftssystem: Bei einem geschlossenen Warenwirtschaftssystem werden alle Kernprozesse der Warenwirtschaft (Einkauf, Lager, Verkauf) von einer zentralen Software erfasst. Damit ein geschlossenes WaWi gewährleistet werden kann, muss das Tool über alle hierfür notwendigen Module verfügen.

• Offenes Warenwirtschaftssystem: Ein offenes Warenwirtschaftssystem verfügt nicht über alle Funktionsbausteine, bietet aber die Möglichkeit, bestimmte Vorgänge über Zusatzmodule abzudecken. So lässt sich ein offenes WaWi über Schnittstellen mit Softwarelösungen anderer Hersteller und Herstellerinnen verknüpfen. Auf diese Weise kann das System flexibel an individuelle Anforderungen angepasst werden.

• Integriertes Warenwirtschaftssystem: Die integrierte Variante enthält auch alle erforderlichen Software-Module, reicht aber über die Grenzen eines Warenwirtschaftssystems hinaus. Sie besitzt beispielsweise Schnittstellen zu Ihrer Finanzbuchhaltung, zu Ihrem CRM-System oder Ihrem Shopsystem. Sogar die Anbindung an Online-Marktplätze wie Ebay ist mit einer geeigneten Multichannel-Schnittstelle möglich. Ratsam ist es in jedem Fall, kompatible Systeme anzuschaffen, damit möglichst viele Unternehmensprozesse verknüpft und automatisiert werden können.

Warenwirtschaftssystem-Aufbau: Welche Daten werden erfasst?

Eine Warenwirtschaft-Software ist auf einer Datenbank aufgebaut, in welche sämtliche Stamm- und Bewegungsdaten des Unternehmens integriert sind.

Die Stammdaten sind in erster Linie die Warenbestände wie Artikel, Produkte und Materialien, die kontinuierlich in das Warenwirtschaftssystem eingepflegt werden. Es kann sich hierbei aber auch um Lieferanten, Kunden und Kundinnen, Mitarbeitende und andere für die Datenbank relevante Objekte handeln.

Bei den Bewegungsdaten geht es um dynamische Daten, die kontinuierlich im Rahmen der täglichen Geschäftsvorfälle entstehen. Beispiele hierfür sind Bestellungen, lagerinterne Umbuchungen, Retouren oder Lieferscheine.

Alle durchgeführten Aktionen werden im Warenwirtschaftssystem erfasst und dokumentiert. Auf diese Weise können ab dem Zeitpunkt des Wareneingangs bis zum Warenausgang alle Prozesse abgebildet und gesteuert werden.

Typische Funktionen eines Warenwirtschaftssystems

Dank folgender Funktionen stellt Ihnen das Warenwirtschaftssystem immer die aktuellen Daten und Zahlen zur Verfügung:

• Das Einkaufssystem verwaltet das Sortiment, nimmt Bestellungen und Aufträge entgegen, teilt diese auf und verarbeitet sie. Darüber hinaus nimmt es Reklamationen entgegen.
• Im Verkaufssystem werden Kundendaten entgegengenommen, verkaufsrelevante Daten erfasst, Verkäuferdaten bereitgestellt, Retouren organisiert und Verkaufsaktionen geplant.
• Die Überprüfung von Rechnungen und eingehenden Waren sowie deren Annahme und Anlieferung übernimmt das Wareneingangssystem.
• Das Lagerwirtschaftssystem zeichnet Artikel aus, verwaltet Lagerplätze, erfasst den Gesamtbestand, organisiert Umlagerungen und erledigt Inventurprozesse.
• Das Warenausgangssystem schließlich bearbeitet Aufträge, kontrolliert den Warenausgang, stellt Waren bereit und erledigt den Versand.

Vorteile von Warenwirtschaftssystemen: Warum brauchen Onlineshops ein WaWi?

Der Onlinehandel boomt und für viele gehört der Kauf im Internet zum Alltag. Das bestätigt eine Studie zur Umsatzentwicklung im E-Commerce. Zum Vergleich: 2015 lag der E-Commerce-Umsatz im B2C noch unter 40 Milliarden Euro. Im Jahr 2021 hat sich der Umsatz mit 86,7 Milliarden Euro mehr als verdoppelt.

Mit der Verlagerung des Einzelhandels in den Online-Bereich ergeben sich jedoch neue Herausforderungen für Shop-Betreibende. So können Sie bei der Umstellung von Warenwirtschaftssystemen profitieren:

• Automatisierung von Unternehmensprozessen
• Zeitersparnis und Fehlerminimierung
• Effizienzsteigerung
• Kostenreduzierung
• Mehr Transparenz
• Wachstumsförderung

Nicht nur beim Sortiment, sondern auch bei den Warenströmen kommt es darauf an, den Überblick zu behalten. Ebenso erleichtert Ihnen ein Warenwirtschaftssystem die Arbeit mit verwandten Bereichen, wie beispielsweise der Buchhaltung (siehe integriertes WaWi). Dank Schnittstellen erfolgt der Datenaustausch mühelos und kann unter anderem die Erstellung von Rechnungen (Fakturierung) erleichtern.

Warenwirtschaftssystem: Ziele für einen effizienten Handel

Der Hauptzweck von Warenwirtschaftssystemen ist, die Warenbewegungen im Handelsunternehmen möglichst reibungslos, transparent und effizient zu gestalten. Darüber hinaus konzentriert sich die Warenwirtschaft auf diese drei Ziele:

• Materielle Liquidität: Hierbei geht es darum, das richtige Produkt, zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort, in der richtigen Menge und in der richtigen Qualität zur Verfügung zu stellen. Und das zu einem möglichst geringen Preis.

• Optimierung der Lagerhaltung: Warenwirtschaftssysteme verfolgen das Ziel, Warenströme zu analysieren, um daraufhin Lagerbestände zu optimieren und potenzielle Kostenersparnisse zu identifizieren.

• Nachhaltigkeit und Umweltschutz: Nachhaltigkeit und Umweltschutz rücken bei vielen Unternehmen immer stärker in den Fokus. Über das Warenwirtschaftssystem lassen sich zum Beispiel der Versand mit recycelbaren Verpackungen oder ein umweltfreundlicher Transport regeln.

Warenwirtschaftssystem vs. ERP: Was ist der Unterschied?

Oft werden Warenwirtschafts- und Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) als Synonyme verwendet. Das stimmt so nicht ganz:

Das ERP befasst sich mit der Planung aller Ressourcen innerhalb eines Unternehmens und kommt öfter zum Tragen. Das ERP-System hat den Vorteil, dass alle Abteilungen mit einbezogen werden und somit ein ganzheitliches System abgebildet wird.

Das WaWi konzentriert sich hingegen nur auf die reine Material- und Bestandsverwaltung, kann aber als Teilmodul eines unternehmensweiten ERP-Systems eingesetzt werden. Die nachfolgende Übersicht zeigt Ihnen die wesentlichen Unterschiede.

Warenwirtschaftssysteme im Vergleich: Diese Softwarelösungen stehen zur Auswahl

Warenwirtschaftssysteme sind in der Regel Teilmodule von ERP-Systemen. Wir stellen Ihnen die beliebtesten Anbieter vor:

• SAP S4/HANA ist das vielseitige Aushängeschild des Konzerns und besonders für größere und international agierende Unternehmen geeignet. Es integriert künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen und ist sowohl On-Premises (auf dem eigenen Server), in öffentlicher oder privater Cloud sowie in hybrider Umgebung einsetzbar.
• SAP Business One ist speziell auf kleinere Firmen ausgerichtet und umfasst die Kernbereiche des WaWis. Sie haben bei diesem kostengünstigen System die Option auf eine On-Premise-Hosting-Option.
• SAP Business ByDesign ist ebenfalls für kleinere Unternehmen geeignet. Unternehmen nutzen das System zur Miete. Es ähnelt der SAP Business One, hat aber eine ganze Reihe von Zusatzfunktionen und kann mobil genutzt werden.
• Microsoft Dynamics 365 verbindet die Vorzüge des Warenwirtschaftssystems mit denen des CRMs. Die Software kann über Module flexibel angepasst werden und ist daher auch kostentechnisch flexibel.

• plentymarkets ERP ist eine All-in-One-Lösung für kleine und mittelständische Online-Shops im B2B oder B2C mit höherem Budget. Die Software ist modular aufgebaut, sodass Sie Ihr E-Commerce-Menü an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
• ALPHAPLAN ERP ist bereits seit 30 Jahren auf dem Markt und gehört zu den Pionieren der erweiterten Warenwirtschaft. ALPHAPLAN ist eine vollständig komplettierte ERP-Software mit CRM, Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Webshop. Das Tool eignet sich besonders für Einsteiger und Einsteigerinnen.
• enfore hat sich auf Unternehmen im Gastgewerbe, im Einzelhandel und in der Dienstleistungsbranche fokussiert. Integriert sind Kasse, Warenwirtschaft, CRM, Gutschein- und Reservierungsmanagement, Einkauf und Logistik.
• pixi ERP ist ein umfassendes Tool für die Warenwirtschaft. Das Programm richtet sich an alle Branchen aus dem E-Commerce. Das Tool gibt es On-Premises und Cloud-basiert.
• Sage X3 ist ein effizientes und umfassendes System, das schnell und flexibel beispielsweise im Finanzmanagement, der Supply Chain und im Produktionsmanagement eingesetzt werden kann. Größere und international arbeitende Unternehmen sind die Zielgruppe für diese Software.
• Speziell für KMU eignen sich Sage 50 und Sage 100. Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft und Buchhaltung werden integriert und vom Hersteller als Desktop-Software oder Cloud-Lösung angeboten.
• Sage 50 Handwerk wiederum ist eine Komplettlösung speziell für Handwerksbetriebe. Optimierte Prozessabläufe, beispielsweise bei der Inventur, der Lagerverwaltung, dem Bestellwesen sowie ein Kassenmodul sparen Zeit und helfen bei der Projektverwaltung.
• OpenZ ist ein von den Universitäten Potsdam und Würzburg ausgezeichnetes ERP-System im Bereich Open Source. Es eignet sich branchenübergreifend für Start-Ups ebenso wie für KMU und setzt auf gute Bedienbarkeit, Agilität, geringe Kosten und leichtes Customizing.

Open-Source-Warenwirtschaftssystem

Wie Anfangs erwähnt, ist die Preisspanne bei Warenwirtschaftssystemen je nach Funktionsumfang sehr groß. Aber Sie können auch zu kostenlosen Open-Source-Angeboten greifen.

Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen bietet JTL-Software eine kostenfreie Lösung an. Wer neu in den Onlinehandel einsteigt oder bislang noch kein professionelles WaWi benutzt, hat die Möglichkeit, innerhalb weniger Tage und ohne Ausgaben zu starten. JTL hat einen modularen Aufbau und kann nach und nach – dann kostenpflichtig – aufgestockt werden.

Fazit: Ein Warenwirtschaftssystem für Ihr Geschäft

Vom großen Onlinehändler Amazon bis zum kleinen Ladengeschäft um die Ecke: Warenwirtschaftssysteme kommen online sowie offline zum Einsatz. Sie lassen sich je nach Software ganz individuell an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens anpassen.

Der Markt an Anbietenden von Warenwirtschaftssystemen ist groß. Wichtig ist es, darauf zu achten, dass Ihre Softwarelösungen miteinander kompatibel sind, damit Bits und Bytes ungehindert fließen können.

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