XVERWEIS: Die Excel-Funktion am Beispiel erklärt

Microsoft Excel ist als Kalkulations- und Tabellentool bei Anwendern und Anwenderinnen beliebt. Wer intensiv mit dem Tool arbeitet, stolpert früher oder später über den XVERWEIS. Das seit 2019 existierende Feature erleichtert die Arbeit mit großen Datenmengen. Wir erklären in diesem Artikel alles Wichtige zum XVERWEIS und zeigen Ihnen ein ausführliches Beispiel.

Was ist der XVERWEIS?

Der XVERWEIS (in englischen Versionen XLOOKUP) ist eine Funktion, um innerhalb eines bestimmten Zellbereichs Informationen zu suchen. Sie zählt in Microsoft Excel zu den Nachschlage- und Verweisfunktionen. Wenn Sie beispielsweise nach einem Namen innerhalb einer Auflistung suchen, gibt der XVERWEIS diesen inklusive weiterer Informationen aus.

Mit dem XVERWEIS wird es möglich, mehrere Einträge innerhalb eines definierten Zellbereichs nachzuschlagen. Auch die senkrechte wie waagrechte Suche ist möglich.

So können Sie beispielsweise in einem Tabellenblatt mit Kontaktinformationen – zum Beispiel Name, Adresse und E-Mail – nach einem bestimmten Namen suchen und Excel gibt Ihnen die dazugehörigen Informationen, in diesem Falle Adresse und E-Mail, ebenfalls mit aus.

Was ist der Unterschied zwischen dem SVERWEIS und dem XVERWEIS?

Kommt Ihnen die Definition des XVERWEIS bekannt vor? Die Funktion existiert erst seit 2019, weitaus länger gibt es bereits den SVERWEIS. Dieser funktioniert ähnlich, ist jedoch weniger umfangreich – mit dem SVERWEIS durchsuchen Sie lediglich eine bestimmte Spalte und die Funktion kann nur einen einzelnen Zellwert als Ergebnis ausspielen.

Kurz zusammengefasst: Der XVERWEIS ersetzt den SVERWEIS als leistungsstärkere Version der Funktion. Gleichzeitig wird auch der WVERWEIS redundant.

XVERWEIS Rückgabematrix, XVERWEIS Vergleichsmodus und Co.: Die einzelnen Parameter

Um den XVERWEIS anwenden zu können, müssen Sie die verschiedenen Parameter der Funktion kennen. Wie jede Excel-Funktion hat auch der XVERWEIS eine Syntax, die Platzhalter und Parameter enthält, mit denen Sie arbeiten.

Quelle: Screenshot Excel

Die einzelnen Parameter kurz erklärt:

• Suchkriterium: Ihr Suchbegriff. Innerhalb der Suchmatrix suchen Sie nach diesem Text, dieser Zahl oder diesem Platzhalterzeichen.
• Suchmatrix: Der Bereich (Array), in dem die Funktion suchen soll – darf allerdings nur eine Spalte breit bzw. Zeile hoch sein.
• Rückgabematrix: Der Bereich, in dem die Funktion die ermittelten Werte zurückgeben soll – kann beliebig viele Zeilen oder Spalten groß sein.
• wenn_nicht_gefunden: Die Klammer steht für einen optionalen Wert. Bei Bedarf können Sie angeben, was ausgegeben werden soll, wenn kein Treffer in der Suche erzielt wird. Geben Sie nichts an, erscheint die Meldung „#N/A“.
• Vergleichsmodus: Findet der XVERWEIS nicht den exakten Suchwert, können Sie bestimmen, ob der nächsthöhere (geben Sie den Wert „1“) ein, der nächstkleinere (Wert „-1“) oder ein Platzhalter (Wert „-2“) ausgegeben werden soll. Geben Sie nichts ein, ist als Standard die genaue Übereinstimmung (Wert „0“) hinterlegt.
• Suchmodus: Im Normalfall durchsucht die Funktion vom ersten zum letzten Element (Wert „1“). Sie können jedoch auch umgekehrt suchen (Wert „-1“).

Wie die Syntax bereits verrät, sind die drei ersten Parameter (Suchkriterium, Suchmatrix, Rückgabematrix) verpflichtend. Die drei letzten sind (wenn_nicht_gefunden, Vergleichsmodus, Suchmodus) sind optional.

Der XVERWEIS anhand eines Beispiels

Wir zeigen Ihnen, wie der XVERWEIS in der Praxis funktioniert. Öffnen Sie dazu Microsoft Excel und legen Sie ein neues Datenblatt an oder verwenden Sie ein passendes Dokument mit den zu analysierenden Informationen.

XVERWEIS mit einem Suchkriterium

Der einfache XVERWEIS ist der mit einem Kriterium. In unserem Beispiel liegt Ihnen eine Liste mit Mitgliedern eines Vereins vor, die unterschiedlich hohe Gebühren entrichten müssen. Um nun herauszufinden, wie viele Gebühren beispielsweise Johanna bezahlen muss, klicken Sie auf die Zelle, in der der Wert ausgegeben werden soll.

Die Formel lautet in diesem Fall: =XVERWEIS(A15;A2:A9;H2:H9;nichts;0;1)

Das Suchkriterium ist der Vorname in Zelle A15, die Suchmatrix ist die Spalte mit den Vornamen und die Rückgabematrix die mit den Gebühren. Die drei optionalen Felder sind mit den Standardwerten gefüllt – im Beispiel ist bei „wenn_nicht_gefunden“ der Wert „nichts“ eingetragen.

Quelle: Screenshot Excel

XVERWEIS mit 2 Suchkriterien

Einer der Vorteile des XVERWEIS gegenüber dem SVERWEIS ist die Möglichkeit, einfacher zwei Suchkriterien miteinander zu verknüpfen. Möchten Sie nun beispielsweise neben dem Betrag auch noch den Wohnort der Person ausfindig machen, lautet die Formel:

=XVERWEIS(A15;A2:A9;G2:H9;nichts;0;1)

Sie schließen die zweite Spalte (Ort) in die Rückgabematrix mit ein. So erhalten Sie beide Ergebnisse in zwei Zellen nebeneinander dargestellt.

Quelle: Screenshot Excel

XVERWEIS für mehrere Kriterien

Das Spiel lässt sich beliebig erweitern. Angenommen, Sie möchten neben dem Ort auch die Postleitzahl und die Adresse ausfindig machen, um beispielsweise direkt eine Rechnung verschicken zu können.

Dafür erweitern Sie wieder die Rückgabematrix, die Formel lautet dann: =XVERWEIS(A15;A2:A9;E2:H9;nichts;0;1)

Quelle: Screenshot Excel

Ab welcher Excel-Version gibt es den XVERWEIS?

Der XVERWEIS ist nicht in jeder Version von Microsoft Excel verwendbar. Erst ab den nach 2019 erschienenen Versionen können Sie das SVERWEIS-Upgrade nutzen. Dazu zählen beispielsweise Excel für Microsoft 365 und Excel 2021. In den Versionen Excel 2016 und 2019 kann der Verweis jedoch abgebildet werden, wenn er in einer höheren Version angelegt wurde.

Fazit: Der Excel XVERWEIS erleichtert die Arbeit mit großen Datenmengen

Bei kleineren Datenmengen und -sätzen wie dem im gezeigten Beispiel fällt die Übersicht leicht. Wer jedoch Tabellenblätter mit tausenden oder zehntausenden Zeilen und Spalten hat, ist über jede Hilfe froh. Microsoft hat mit dem XVERWEIS seine bekannte Excel-SVERWEIS-Funktion weiterentwickelt und den WVERWEIS überflüssig gemacht.

Mit dem XVERWEIS durchsuchen Sie mit einem oder mehreren Suchkriterien vom Anfang zum Ende oder umgekehrt, wobei Zeilen oder Spalten verschiedene Parameter setzen können. Gerade im Vergleich zum SVERWEIS ist das eine deutliche Erleichterung für regelmäßige Nutzer von Excel.

Titelbild: Morsa Images / iStock / Getty Images Plus