Der erste Eindruck zählt – auch wenn er nur virtuell ist. Eine E-Mail, die eine Geschäftsbeziehung mit der unpersönlichen Anrede „Lieber Geschäftsführer“ einläutet, könnte direkt der Anfang vom Ende dieser Beziehung sein.

E-Book: Best Practices im E-Mail-Marketing

Das Spektrum der Begrüßungsformeln in E-Mails ist vielfältig. Von „Sehr geehrte/r Frau/Herr" über „Hallo Frau/Herr" bis hin zu „Liebe Kolleginnen, liebe Kollegen" ist alles möglich. Doch ist die Auswahl der passenden Anrede nicht immer einfach, denn sie ist abhängig von Situation, Empfänger und dem Verhältnis, das Sie zu Ihrem Adressaten pflegen.

Die E-Mail-Anrede ist nach dem Betreff das Erste, was Empfänger lesen, daher ist es hier enorm wichtig, Fehler zu vermeiden und die Empfänger nicht durch eine unpassende Ansprache zu verärgern.

Während die korrekte Grußformel häufig abgewogen werden muss und nicht absolut eindeutigen Regeln unterliegt, gibt es für die formellen Aspekte klare Richtlinien, an die Sie sich halten sollten, um Ihren E-Mails Struktur zu verleihen und professionell rüberzukommen:

1. Nach der Anrede steht ein Komma: 

Sehr geehrter Herr Fischer,

2. Anschließend folgt ein einzeiliger Absatz: 

Liebe Frau Holtz,"

...

3. Nach dem Komma wird klein weitergeschrieben:

Hallo Karina,

vielen Dank für deine E-Mail...

Bei englischsprachigen E-Mails ist das Gegenteil der Fall, hier wird nach dem Komma mit einem Großbuchstaben begonnen.

Dear Karina,

Thank you for your message.

Distanziert oder persönlich?

Wie entscheiden Sie nun, welche die geeignete Anrede für eine E-Mail ist? Zunächst einmal ist die Wahl der Begrüßung abhängig von Ihrer Beziehung zum Empfänger. Schreiben Sie eine E-Mail an einen gut bekannten Kollegen, ist

Lieber Thomas

eine passende Variante.

Dem Geschäftsführer eines neues Vertriebspartners dagegen sollten Sie beim Erstkontakt am besten mit

Sehr geehrte/r Frau/Herr …

begegnen.

In jedem Fall sollten Sie Ihre Adressaten (sofern irgend möglich) namentlich nennen. Die persönliche Anrede zeugt von Interesse und wird dafür sorgen, dass die Empfänger sich direkter adressiert fühlen. Indem Sie zeigen, dass Sie wissen, wer Ihr Ansprechpartner ist, vermitteln Sie außerdem Professionalität und Organisation.

Die folgende Übersicht bietet eine Auswahl von Anreden für E-Mails und führt auf, welche Personen Sie mit der Formel idealerweise adressieren:

  • Sehr geehrte/r Frau/Herr ..."
    Diese Anrede eignet sich meistens, wenn es sich um einen Erstkontakt handelt. Sie bietet die notwendige Distanz und zeugt von einem respektvollen Auftreten, z. B. bei neuen Geschäftspartnern, Vorgesetzten, Behörden.
  • Liebe/r Frau/Herr …"
    Diese Grußformel deutet auf ein bekanntes Verhältnis zum Adressaten hin. Eine sehr liebevolle und zugewandte Anrede, die dennoch den nötigen Respekt beweist, z. B. bei Kollegen, Bekannten, Geschäftspartnern, mit denen Sie bereits zusammenarbeiten oder persönlich in Kontakt stehen.
  • Guten Morgen/Guten Tag Frau/Herr …"
    Bezugnehmend auf die Tageszeit bietet diese Anrede eine geläufige Alternative zur förmlichen Anrede. Zu vermeiden sind gekürzte Formen wie „Morgen“ oder „Tag“, und auch auf die Abendstunde („Guten Abend“) gilt es im Geschäftskontext eher zu verzichten, da sie als subtile Aufforderung verstanden werden kann, noch zu später Stunde antworten zu müssen.
  • Hallo Frau/Herr …"
    Hallo“ ist eine informelle Anrede, die bei längerem Kontakt nicht unüblich ist, z. B. unter befreundeten Kollegen, sehr engen Geschäftskontakten. Dennoch sollten Sie bedenken, dass diese Ansprache schnell auch z. B. unpersönlich und forsch wirken kann.
  • Hi, / Hey,
    Diese Anreden sind unter den jüngeren Generationen durchaus geläufig. Im Geschäftskontext sollten Sie ohne Zustimmung des Gegenübers jedoch keine Anwendung finden.

E-Mails an mehrere Empfänger adressieren

Sind Ihnen die Namen aller Beteiligten bekannt, bietet sich eine Aufreihung der Personen nach dem folgenden Schema an:

Liebe Frau Schmidt, lieber Herr Fuchs, …

Beachten sollten Sie hierbei stets, die Person mit der höchsten Position zuerst zu nennen, nachfolgend wird dann an die Rangfolge angeschlossen. Begehen Sie nicht den Fehler, den Azubi vor dem Geschäftsführer zu nennen!

Des Weiteren können bei gleichgestellten Adressaten, Frauen vor Männern und Ältere vor Jüngeren genannt werden. Als alternative Lösung, gerade bei Unsicherheiten bezüglich der Hierarchien, bietet sich eine alphabetische Ordnung an.

E-Mails an unbekannt formulieren

Nachrichten an E-Mail-Adressen, bei denen der oder die Empfänger üblicherweise unbekannt ist (z. B. info@-Adressen) bergen einige Tücken. Während in konservativen Branchen noch immer gern auf

Sehr geehrte Damen und Herren

zurückgegriffen wird, werden Sie damit in einem hippen Start-up wohl auf taube Ohren stoßen. Zudem ist die Phrase jedoch stark branchen- und altersabhängig. Allerdings unterstreichen so eine besonders höfliche und respektvolle Art der Anrede.

Als Orientierung können Sie beim Kontakt mit Geschäftspartnern die Nutzeransprache auf der jeweiligen Website ins Auge fassen. Wird dort geduzt und ein eher lockerer Ton angeschlagen, kann auch Ihre E-Mail weniger förmlich ausfallen.

Bei der Anrede an unbekannt ist es sinnvoll, mit Gruppierungen zu arbeiten, wie die folgenden Beispiele verdeutlichen:

  • Liebe Kolleginnen und Kollegen,"
  • Liebes Vertriebsteam/Marketingteam,"
  • Hallo Support,"

Ein weiterer Tipp: Nehmen Sie die Website im Hinblick auf mögliche Ansprechpartner unter die Lupe und adressieren Sie Ihre E-Mail nach Möglichkeit an diese. Denn die individuelle Anrede beweist zielgerichtetes Interesse, statt plumpem Massen-Versand.

Allgemeine Tipps für die richtige Begrüßung

Wissen Sie von einem akademischen Titel eines Adressaten, ist es ratsam, diesen zu nennen, denn im deutschsprachigen Raum hat sich die Verwendung ab dem Doktortitel etabliert.

Auch die Adressfelder CC und BCC können hilfreich sein. Während im CC alle Adressdaten für die Empfänger offengelegt werden, versteckt das BCC die E-Mail-Adressen weiterer Empfänger.

Beim Versand an mehrere Personen ist es ratsam, nur solche namentlich in der Anrede zu nennen, die im Empfängerfeld „An“ gelistet sind. CC oder BCC-Kontakte müssen nicht zwangsläufig angesprochen werden.

Obwohl es in anderen Sprachen durchaus geläufig ist, unverheiratete Frauen mit einem gesonderten Begriff anzusprechen, ist dies im Deutschen rechtlich abgeschafft worden. Wollen Sie Ihre weiblichen Adressaten nicht verärgern, verzichten Sie also lieber auf die Formulierung „Fräulein“.

Um auf Nummer sicher zu gehen, wählen Sie im Erstkontakt am besten immer die höflichere Form. Die Antwort Ihres Gegenübers wird Ihnen schließlich verraten, wie förmlich er oder sie die Korrespondenz gestalten möchte.

Die richtige Anrede in E-Mails kann als Eisbrecher zwischen Sender und Empfänger fungieren. Vor allem im geschäftlichen Kontext sowie im Vertrieb empfiehlt es sich, die grundlegende E-Mail-Etiquette zu beachten, um die gebotene Höflichkeit zu zeigen und Adressaten nicht vor den Kopf zu stoßen.

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Headerbild: Pablo Gentile / Unsplash

Ursprünglich veröffentlicht am 6. Februar 2020, aktualisiert am Februar 10 2020