E-Mail-Knigge: Tipps zur richtigen Anrede

Der erste Eindruck zählt – auch wenn er nur virtuell ist. Eine E-Mail, die eine Geschäftsbeziehung mit der unpersönlichen Anrede „Lieber Geschäftsführer“ oder “Liebe Geschäftsführerin” einläutet, könnte direkt der Anfang vom Ende dieser Beziehung sein.

In diesem Artikel finden Sie nützliche Tipps zur richtigen Anrede in einer E-Mail.

E-Mail-Anrede: Struktur

Das Spektrum der Begrüßungsformeln in E-Mails ist vielfältig. Von „Sehr geehrte/r Frau/Herr" über „Hallo Frau/Herr" bis hin zu „Liebe Kolleginnen, liebe Kollegen" ist alles möglich. Die Auswahl der passenden Anrede ist nicht immer einfach, denn sie ist abhängig von Situation, Empfangenden und dem Verhältnis, das Sie zu Ihrem Adressaten oder Ihrer Adressatin pflegen.

Die E-Mail-Anrede ist nach dem Betreff das Erste, was Empfänger und Empfängerinnen lesen. Daher ist es hier sehr wichtig, Fehler zu vermeiden und Ihre Kontakte nicht durch eine unpassende Ansprache zu verärgern.

Während die korrekte Grußformel häufig abgewogen werden muss, gibt es für die formellen Aspekte klare Richtlinien. Wenden Sie folgende Regeln an, um Ihren E-Mails Struktur zu verleihen und professionell rüberzukommen:

1. Nach der Anrede steht ein Komma:

„Sehr geehrter Herr Fischer,“

2. Anschließend folgt ein einzeiliger Absatz:

„Liebe Frau Holtz,

...”

3. Nach dem Komma wird klein weitergeschrieben:

„Hallo Karina,

vielen Dank für deine E-Mail...“

Welche Anrede in einer E-Mail verwenden?

Wie entscheiden Sie nun, welche die geeignete Anrede für eine E-Mail ist? Zunächst einmal ist die Wahl der Begrüßung abhängig von Ihrer Beziehung zu den Empfangenden. Schreiben Sie eine E-Mail an einen gut bekannten Kollegen, ist

„Lieber Thomas“

eine passende Variante.

Der Geschäftsleitung eines neuen Vertriebspartners dagegen sollten Sie beim Erstkontakt am besten mit

Sehr geehrte/r Frau/Herr …“

begegnen.

In jedem Fall sollten Sie Ihre Adressaten und Adressantinnen (sofern irgend möglich) namentlich nennen. Die persönliche Anrede zeugt von Interesse und wird dafür sorgen, dass die Empfänger sich direkter adressiert fühlen. Indem Sie zeigen, dass Sie wissen, wer Ihr Ansprechpartner oder Ihre Ansprechpartnerin ist, vermitteln Sie außerdem Professionalität und Organisation.

Die folgende Übersicht bietet eine Auswahl von Anreden für E-Mails und führt auf, welche Personen Sie mit der Formel idealerweise adressieren:

• „Sehr geehrte/r Frau/Herr ..."
  Diese Anrede eignet sich meistens, wenn es sich um einen Erstkontakt handelt. Sie bietet die notwendige Distanz und zeugt von einem respektvollen Auftreten, z. B. bei neuen Geschäftspartnern und Geschäftspartnerinnen, Vorgesetzten, Behörden.
• „Liebe/r Frau/Herr …"
  Diese Grußformel deutet auf ein bekanntes Verhältnis zum Adressaten oder zur Adressatin hin. Eine sehr liebevolle und zugewandte Anrede, die dennoch den nötigen Respekt beweist, z. B. bei Kollegen und Kolleginnen, Bekannten, Geschäftspartnern und Geschäftspartnerinnen, mit denen Sie bereits zusammenarbeiten oder persönlich in Kontakt stehen.
• „Guten Morgen/Guten Tag Frau/Herr …"
  Bezugnehmend auf die Tageszeit bietet diese Anrede eine geläufige Alternative zur förmlichen Anrede. Zu vermeiden sind gekürzte Formen wie „Morgen“ oder „Tag“. Auch auf die Abendstunde („Guten Abend“) gilt es im Geschäftskontext eher zu verzichten, da sie als subtile Aufforderung verstanden werden kann, noch zu später Stunde antworten zu müssen.
• „Hallo Frau/Herr …"
  „Hallo“ ist eine informelle Anrede, die bei längerem Kontakt nicht unüblich ist, z. B. unter befreundeten Kollegen und Kolleginnen sowie sehr engen Geschäftskontakten. Dennoch sollten Sie bedenken, dass diese Ansprache schnell auch unpersönlich und forsch wirken kann.
• „Hi, / Hey,“
  Diese Anreden sind unter den jüngeren Generationen durchaus geläufig. Im Geschäftskontext sollten Sie ohne Zustimmung des Gegenübers jedoch keine Anwendung finden.

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E-Mail-Anrede an mehrere Personen

Sind Ihnen die Namen aller Beteiligten bekannt, bietet sich eine Aufreihung der Empfangenden nach dem folgenden Schema an:

„Liebe Frau Schmidt, lieber Herr Fuchs, …“

Beachten sollten Sie hierbei stets, die Person mit der höchsten Position zuerst zu nennen, nachfolgend wird dann an die Rangfolge angeschlossen. Begehen Sie nicht den Fehler, die Auszubildenden vor der Geschäftsleitung zu nennen.

Des Weiteren können bei gleichgestellten Empfangenden, Frauen vor Männern und Ältere vor Jüngeren genannt werden. Als alternative Lösung, gerade bei Unsicherheiten bezüglich der Hierarchien, bietet sich eine alphabetische Ordnung an.

E-Mail-Anrede an unbekannte Empfänger und Empfängerinnen

Nachrichten an E-Mail-Adressen, bei denen der Empfänger oder die Empfängerin üblicherweise unbekannt ist (z. B. info@-Adressen) bergen einige Tücken. Während in konservativen Branchen noch immer gern auf

„Sehr geehrte Damen und Herren“

zurückgegriffen wird, werden Sie damit in einem modernen Start-up wohl auf taube Ohren stoßen. Zudem ist die Phrase stark branchen- sowie altersabhängig und nur bedingt inklusiv. Allerdings gilt es als eine besonders höfliche und respektvolle Art der Anrede.

Als Orientierung können Sie beim Kontakt mit Geschäftspartnern und Geschäftspartnerinnen die Nutzeransprache auf ihrer Website ins Auge fassen. Wird dort geduzt und ein eher lockerer Ton angeschlagen, kann auch Ihre E-Mail weniger förmlich ausfallen.

Bei der E-Mail-Anrede an unbekannt ist es sinnvoll, mit Gruppierungen zu arbeiten, wie die folgenden Beispiele verdeutlichen:

• „Liebe Kolleginnen und Kollegen,"
• „Liebes Vertriebsteam/Marketingteam,"
• „Hallo Support,"

Geschlechtsneutrale E-Mail-Anreden

Die oben erwähnten Gruppenbezeichnungen sind ebenfalls angebracht, wenn die Anrede geschlechtsneutral bleiben soll und an mehrere Personen adressiert ist.

Bei einem einzigen und Ihnen bekannten Empfangenden können Sie je nach Beziehung den Vor- und Nachnamen verwenden. Zum Beispiel:

“Guten Tag, Anna Schmidt.”

E-Mail-Anrede auf Englisch

Wird die E-Mail auf Englisch verfasst, hängt die Anrede ebenfalls von der Beziehung zum Empfänger oder der Empfängerin ab. Hier die Übersicht:

Beachten Sie folgende die Unterschiede in Kommasetzung im amerikanischen (AE) und britischem Englisch (BE):

• AE: Nach der Anrede ist ein Komma verpflichtend. Dasselbe gilt für die Schlussformel.
• BE: Das Komma ist optional. Entscheiden Sie sich jedoch für ein Satzzeichen nach der Anrede, gehört auch eins nach der Schlussformel.

In beiden Sprachen beginnt der Satz nach dem Komma mit einem Großbuchstaben.

„Dear Karina,

Thank you for your message.“

Ein weiterer wichtiger Punkt: Ms. (AE: mit Punkt) und Ms (BE: ohne Punkt) ist die richtige und neutrale Ansprache für alle Frauen im beruflichen Kontext, unabhängig von ihrem Familienstand.

E-Mail-Anrede: Allgemeine Tipps für die richtige Begrüßung

• Wissen Sie von einem akademischen Titel des Adressaten oder der Adressantin, ist es ratsam, diesen zu nennen. Im deutschsprachigen Raum hat sich die Verwendung ab dem Doktortitel etabliert.
• Auch die Adressfelder CC und BCC können hilfreich sein. Während im CC alle Adressdaten für die Empfangenden offengelegt werden, versteckt das BCC die E-Mail-Adressen weiterer Ansprechpartner und Ansprechpartnerinnen.
  Beim Versand an mehrere Personen ist es ratsam, nur solche namentlich in der Anrede zu nennen, die im Empfängerfeld „An“ gelistet sind. CC oder BCC-Kontakte müssen nicht zwangsläufig angesprochen werden.
• Auch im Deutschen wurde die gesonderte Ansprache unverheirateter Frauen rechtlich abgeschafft. Wollen Sie Ihre Empfängerinnen nicht verärgern, verzichten Sie also lieber auf die Formulierung „Fräulein“.
• Um auf Nummer sicher zu gehen, wählen Sie beim Erstkontakt am besten immer die höflichere Form. Die Antwort Ihres Gegenübers wird Ihnen schließlich verraten, wie förmlich er oder sie die Korrespondenz gestalten möchte.

Fazit: Auf die richtige Anrede in den E-Mails achten

Die passende Anrede in E-Mails kann als Eisbrecher zwischen der sendenden und der empfangenden Person fungieren. Vor allem im geschäftlichen Kontext sowie im Vertrieb empfiehlt es sich, die grundlegende E-Mail-Etiquette zu beachten, um die gebotene Höflichkeit zu zeigen und die Ansprechpersonen nicht vor den Kopf zu stoßen.

Titelbild: mrs / iStock / Getty Images Plus