Kreist Ihr Mauszeiger 30 Sekunden zu lange über dem „Allen antworten“-Button? Packt Sie das kalte Grausen, wenn Sie die x-te E-Mail in einem Thread bekommen, der Sie eigentlich gar nichts angeht? Kommen Ihnen die Freudentränen, wenn Sie jemand in einer E-Mail sinnvollerweise auf „Bcc“ setzt?

Dann wissen Sie, wie wichtig es ist die verschiedenen Optionen zum Beantworten von E-Mails richtig einzusetzen.

In diesem Beitrag werden wir häufig auftretende Situationen analysieren, in denen man sich bei der Beantwortung von E-Mails die uralte Frage stellt: „Wie beantworte ich diese E-Mail korrekt, um möglichst wenige Leute auf die Palme zu bringen?

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie „Antworten“, „Allen antworten“, „Cc“ und „Bcc“ in Gmail richtig einsetzen, klicken Sie hier, um direkt zur Anleitung zu gelangen.

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E-Mail-Etikette – „Antworten“, „Allen Antworten“, „Cc“ und „Bcc“ richtig verwenden

Wie man sich richtig zwischen „Antworten“ und „Allen antworten“ entscheidet

Wenn Sie „Antworten“ verwenden, bekommt nur der Absender der E-Mail (bzw. der letzten E-Mail in einem Thread) Ihre Antwort.

Bei „Allen antworten“ erhalten sowohl der Absender als auch alle Personen, die „auf Cc“ stehen, Ihre Antwort.

Bevor Sie sich für „Antworten“ oder „Allen antworten“ entscheiden, sollten Sie sich einige Fragen stellen:

  1. Ist die E-Mail direkt an mich adressiert?
  2. Müssen außer dem Absender noch andere Personen wissen, dass die E-Mail beantwortet wurde?
  3. Könnte es für Verwirrung sorgen, wenn die anderen Empfänger der E-Mail, die ich beantworten will, meine Antwort nicht erhalten?
  4. Ist meine E-Mail für 70 % der Empfänger relevant?
  5. Ist es wichtig, dass alle Empfänger im Thread bleiben?

Sie sollten „Antworten“ verwenden, wenn eine E-Mail an Sie persönlich gerichtet ist und nur der Absender wissen muss, dass Sie geantwortet haben, und auch sonst niemand irritiert wäre, falls er Ihre Antwort nicht zu sehen bekommt.

„Allen antworten“ sollten Sie hingegen in folgenden Fällen verwenden: Wenn Ihre Antwort für mindestens 70 % der Empfänger in dem Thread relevant ist, wenn andere davon irritiert sein könnten, dass sie Ihre Antwort nicht zu sehen bekommen, oder wenn Sie andere Personen in dem Thread auf dem Laufenden halten wollen.

Falls Ihr Chef beispielsweise die Beförderung einer Kollegin in einer E-Mail an die gesamte Abteilung verkündet, gratulieren Sie nur der Kollegin, indem Sie auf „Antworten“ klicken.

Auch wenn Ihr CEO in einer E-Mail der gesamten Belegschaft mitteilt, dass die Quartalsziele übererfüllt wurden, sollten Sie Ihrer Begeisterung natürlich nicht mit „Allen antworten“ Ausdruck verleihen. Falls Sie Fragen oder Kommentare für Ihren CEO haben, sollten Sie entweder „Antworten“ nutzen oder eine neue E-Mail schreiben.

Doch es gibt natürlich auch Situationen, für die „Allen antworten“ ausgesprochen nützlich ist, beispielsweise in einem Projekt, bei dem man alle Beteiligten auf den gleichen Stand bringen will.

Auch in Fällen, in denen andere im selben Thread eine ähnliche Frage haben könnten, oder, wenn Ihre Chefin um Feedback von seinem gesamten Team bittet, könnte „Allen antworten“ die richtige Lösung sein.

Wenn Ihre Chefin hingegen „Ich gehe heute früher, weil ich zum Arzt muss.“ schreibt, sollten Sie es sich verkneifen, einen Kommentar wie „Apropos, kann mir irgendjemand einen guten Zahnarzt empfehlen?“ mit „Allen antworten“ zu verschicken. Dafür gibt es schließlich Google.

Wir werden im Folgenden noch genauer betrachten, in welchen Situationen die beiden Optionen sinnvoll eingesetzt werden können.

Wenn Ihre Antwort die Entscheidungen anderer beeinflussen kann oder die Empfänger der E-Mail darüber Bescheid wissen sollten, dass noch weitere Personen informiert werden, sollten Sie „Cc“ und „Allen antworten“ einsetzen.

Wenn ein Kollege Sie beispielweise per E-Mail einem anderen Vertriebsmitarbeiter vorstellt, würden Sie nicht „Allen antworten“ verwenden, denn dann würde ja Ihr Kollege sämtliche zukünftige E-Mails in diesem Thread erhalten.

Andererseits sollten Sie den Kollegen auch nicht einfach nur vom Verteiler löschen, ohne ihn darüber zu informieren, dass Sie auf seine E-Mail reagiert haben. Denn dann könnte er sich fragen, ob Sie den Vertriebsmitarbeiter jemals kontaktiert haben oder ob Sie seine E-Mail überhaupt erhalten haben.

In diesem Fall ist es klug, Ihren Kollegen „auf Bcc“ zu setzen und eine E-Mail zu versenden, die in etwa so aussehen könnte:

So weiß Ihr Kollege, dass Sie geantwortet haben und Sie ersparen ihm gleichzeitig zukünftige E-Mails in diesem Thread, die nicht relevant für ihn sind.

Das war ja noch einfach. Aber wie sieht es in anderen Fällen aus?

  • Eine neue Mitarbeiterin im Team wird per E-Mail vorgestellt. Schicken Sie Ihre Antwort nur an sie oder an alle?
  • Ihr Team plant eine Veranstaltung. Teilen Sie Ihre Ideen nur mit dem Event-Manager oder mit allen, die beteiligt sind?
  • Sie haben eine ganz spezielle Frage in einem Thread, aber nur ein Kollege in dem Thread ist auf dieses Thema spezialisiert. Und nun?

In solch komplexen Situationen ist die Antwort manchmal nicht einfach. Deshalb haben wir für sie ein umfassendes Flussdiagramm erstellt, mit dem Sie ganz einfach überprüfen können, wie Sie am besten auf eine E-Mail reagieren sollten.

So funktioniert „Cc“ in Gmail

1. Klicken Sie auf „Schreiben“, um eine neue E-Mail zu öffnen.

HubSpot-E-Mail-Etikette-Schreiben

2. Klicken Sie im E-Mail-Fenster rechts oben auf „Cc“.

HubSpot-E-Mail-Etikette-CC

Geben Sie zuerst einen Empfänger im Feld „An“ ein. Klicken Sie dann auf „Cc“.

3. Fügen Sie einen Kontakt im Feld „Cc“ hinzu.

HubSpot-E-Mail-Etikette-CC-BeispielSuchen Sie im Feld „Cc“ nach dem Namen oder der E-Mail-Adresse eines Kontakts und wählen Sie den richtigen Kontakt aus. Wenn Sie einen Empfänger im „Cc“-Feld eingeben, werden zusätzliche Kontakte vorgeschlagen. Sie können auch nach weiteren Kontakten suchen und beliebig viele Kontakte „auf Cc“ setzen.

So funktioniert „Bcc“ in Gmail

1. Klicken Sie im E-Mail-Fenster rechts oben auf „Bcc“.

HubSpot-E-Mail-Etikette-BCC

2. Fügen Sie Kontakte im Feld „Bcc“ hinzu.

HubSpot-E-Mail-Etikette-BCC-BeispielJetzt können Sie Ihre Betreffzeile und den E-Mail-Text eingeben und auf „Senden“ klicken.

So funktioniert „Allen antworten“ in Gmail

1. Klicken Sie auf die E-Mail, die Sie beantworten wollen.

Sie sehen nun den gesamten E-Mail-Thread.

2. Scrollen Sie zum unteren Seitenrand und klicken Sie auf „Allen antworten“.

HubSpot-E-Mail-Etikette-Allen-antworten

3. Schreiben Sie den Text Ihrer E-Mail und verschicken Sie Ihre Antwort.

Nachdem Sie Ihre Nachricht Korrektur gelesen haben, klicken Sie auf „Senden“. Alle Kontakte in diesem E-Mail-Thread erhalten jetzt Ihre Antwort.

Sind Sie immer noch nicht ganz sicher, wann Sie die Option „Allen antworten“ verwenden sollen? Wir alle hatten sowohl als Absender als auch als Empfänger schon unsere Schwierigkeiten mit diesem Thema. Lassen Sie uns also dafür sorgen, dass es weniger Probleme mit E-Mails gibt, indem wir die verschiedenen Antwort-Optionen richtig einsetzen. Das folgende Flow-Chart kann dabei als Entscheidungshilfe dienen:

HubSpot-Infografik-E-Mail-Etikette

Kostenloser Download – So schreiben Sie die perfekte E-Mail

Ursprünglich veröffentlicht am 15. April 2019, aktualisiert am April 15 2019

Themen:

E-Mails Vertrieb