Die 6 besten CRM-Systeme für Agenturen im Vergleich (2025)

Agenturen arbeiten am Puls der Zeit. Automatisierung, KI, Low Code: Themen, die im Agenturgeschäft wichtig sind – um Prozesse zu optimieren und mehr Freiräume für den Kundenkontakt zu schaffen. Dafür setzen viele Unternehmen auf eine CRM-Lösung. Eine Adito-Studie zeigt: Die Erhöhung der Kundenzufriedenheit ist beim Einsatz einer solchen Software das oberste Ziel. In diesem Artikel stellen wir Ihnen sechs CRM-Systeme für Agenturen vor und zeigen Ihnen, wie Sie damit Ihre Ziele und zufriedene Kund:innen erreichen.

Was ist ein CRM-System für Agenturen?

Ein CRM-System für Agenturen ist ein Tool, mit dem Unternehmen aus der Agenturbranche alle ihre Prozesse aus Vertrieb, Marketing und Kundenservice an einem Ort bündeln. Das System ist die „Single Source of Truth“. In einer CRM-Software sind alle Kundeninformationen gespeichert, werden Workflows gesteuert und Automatisierungen für Akquise und Kundenbetreuung angelegt.

Die größten Herausforderungen für Agenturen im Jahr 2025

KI, Konjunktur, Fachkräfte: Es gibt viele Themen, die Agenturen im Jahr 2025 beschäftigen. Die aus unserer Sicht vier größten Herausforderungen der Agenturbranche auf einen Blick:

• Konjunktur und Fachkräftemangel: In einer Umfrage des Branchenverbands GWA nennen 91 Prozent der Agenturen die schwächelnde Konjunktur als größte Wachstumsbremse. Auf dem zweiten Platz folgt der Mangel an qualifizierten Fachkräften.
• Sinkende Margen: Die Renditen in der Agenturbranche sinken laut GWA seit Jahren (2017: 9,83 Prozent, 2024: 7,7 Prozent), während der wirtschaftliche Druck auf die Kundenbudgets steigt. Agenturen müssen profitabler arbeiten – etwa mit klaren und automatisierten Prozessen im Backoffice.
• KI-Revolution: Fast jede Agentur (98 Prozent) nutzt generative KI. Zwar bringt das viele Vorteile mit sich, die „KI-Revolution“ übt aber auch Druck auf Agenturen aus. Die Herausforderung liegt in der Skalierung: Wie werden KI-Tools sicher und entlang des EU AI Acts in bestehende Workflows für Content Creation, Reporting und Kundenkommunikation integriert?
• Neukundengewinnung: Der Weg vom Lead über den Pitch bis zum Vertrag ist oft lang und unstrukturiert. Wichtige Informationen sind über E-Mail-Postfächer, Kalender und Notizen einzelner Mitarbeiter:innen verteilt. Hier fehlt es oft an strukturierten Prozessen.

Ein Agentur-CRM könnte für viele Unternehmen die Antwort auf einige der Herausforderungen sein. Mit klaren, strukturierten und bestenfalls automatisierten Prozessen von der Leadgewinnung bis zur Kundenbetreuung auch nach Projekten werden Agenturen effizienter. Das führt zu höheren Renditen und erlaubt den stärkeren Fokus auf Strategisches.

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Unverzichtbare CRM-Funktionen im Agenturgeschäft

Kriterien unseres CRM-Vergleichs der besten Systeme für Agenturen

Die Kriterien in unserem CRM-Vergleich für Agenturen gehen über allgemeine Features hinaus. Wir haben die Tools danach bewertet, wie gut sie auch in die Tiefe gehen und Agenturen im Hinblick auf künftige Herausforderungen unterstützen:

• Benutzerfreundlichkeit: Wie intuitiv ist die Bedienung? Eine einfache Oberfläche mit simplen Dashboards ist wichtig, damit von Account Manager:in über Kreative:r bis Projektverantwortliche:r alle gerne und ohne lange Einarbeitung mit dem System arbeiten können.
• Standardfunktionen: Bietet das Tool moderne Features wie KI und Automatisierung?
• Branchenspezifische Funktionen: Gibt es spezielle Features für Agenturen? Unterstützt das CRM etwa auch umfangreiches Projektmanagement?
• Integrationen: Wie gut lässt sich das System mit dem Agentur-Stack verbinden? Wichtig sind Schnittstellen etwa zu Kollaborationstools (Slack, Teams) und den gängigen Werbeplattformen.
• Skalierbarkeit: Kann das CRM mit der Agentur wachsen? Gibt es auch ein Paket für kleine Teams?
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Was bekommt die Agentur für ihr Geld? Gibt es eine transparente Preisstruktur? Ist ein Testversion verfügbar?
• Support und Implementierung: Bietet der Anbieter deutschsprachigen Support und wie schnell lässt sich das System in den Agenturalltag integrieren?

Die besten 6 CRM-Systeme für Agenturen im Vergleich

So funktioniert das HubSpot CRM für Agenturen im Detail

HubSpot ist eine All-in-One-Plattform, die gerade für Agenturen viele wertvolle Funktionen bietet. Die starke Integration von KI (HubSpot Breeze) und Automatisierungstools zeigt sich überall im Tool, es gibt KI-Agenten unter anderem für Content, Personalisierung, Datenanalyse und den Vertrieb.

Quelle: HubSpot

Zudem können Sie ganzheitliche Automatisierungen von Leadgenerierung über Routing bis hin zum Abschluss von Deals aufbauen. HubSpot ist darauf ausgelegt, den gesamten Agentur-Workflow – von der Akquise bis zur langfristigen Kundenbindung – effizienter und profitabler zu gestalten. Hier sind die wichtigsten Funktionen für Agenturen im Detail:

• Projektmanagement: In HubSpot können Sie Projekte mit Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten direkt anlegen und mit dem Kundendatensatz verknüpfen.
• Profitabilitäts-Tracking: Durch die Integration von Zeiterfassungs-Tools lässt sich die Rentabilität einzelner Projekte und Kunden direkt im CRM verfolgen.
• Zentrales Kundenreporting: Anstatt Daten aus Google Analytics, Social Media und E-Mail-Tools manuell für Kundenreportings zusammenzufügen, erstellt HubSpot teils automatisiert benutzerdefinierte Dashboards, die alle wichtigen KPIs an einem Ort visualisieren.

• KI im Vertriebprozess: Steuern Sie Ihre gesamte Akquise in einer visuellen Pipeline von der ersten Anfrage über den Pitch bis zum Vertragsabschluss. Der KI-Prospecting-Agent etwa hilft bei der Recherche potenzieller Kund:innen, der Content-Agent formuliert personalisierte E-Mails.

• Automatisierung von Agentur-Workflows: Automatisieren Sie Routineaufgaben, die im Agenturalltag viel Zeit kosten, etwa E-Mail-Sequenzen zur Nachverfolgung von Angeboten und automatisierte Kundenzufriedenheitsumfragen (NPS) nach Abschluss eines Projekts.

Preise von HubSpot:

• ab 9 € pro Monat pro Lizenz (Starter-Plattform)
• ab 1.283 € pro Monat (Professional-Plattform)
• kostenlose Tools und Pläne verfügbar

Die 5 weiteren Top-CRMs für Agenturfirmen

Salesforce

Quelle: Salesforce

Das CRM-System von Salesforce ist eine der leistungsstärksten und flexibelsten Plattformen auf dem Markt. Es ist unserer Erfahrung nach vor allem für eher größere Agenturen sinnvoll, die komplexe Prozesse abbilden wollen und ein Tool suchen, das sich bis ins kleinste Detail anpassen lässt.

Zu den wichtigsten Funktionen zählen:

• Marketing Cloud zur Steuerung komplexer, kanalübergreifender Kundenkampagnen
• Datorama (Marketing Intelligence) zum Zusammenführen und Visualisieren von Analysedaten aus allen Werbekanälen für Kundenreportings
• Benutzerdefinierte Objekte, um komplexe Kundenstrukturen mit mehreren Marken, Budgets und Retainern abzubilden
• KI „Einstein AI“ ist übergreifend integriert, etwa zu Analyse der Kampagnen-Performance und zur Optimierung von Werbebudgets

Preise von Salesforce:

• 25 € pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• 100 € pro Monat pro Lizenz (Pro Suite)
• 175 € pro Monat pro Lizenz (Enterprise)
• 350 € pro Monat pro Lizenz (Unlimited)
• 550 € pro Monat pro Lizenz (Unlimited + KI-Suite, Agentforce und mehr)
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

Microsoft 365 Dynamics

Quelle: Microsoft Dynamics

Microsoft Dynamics 365 Sales ist für Agenturen und Teams, die bisher schon im Microsoft-Ökosystem arbeiten, eine passende Lösung.

Die wichtigsten Features des Microsoft-CRMs für Agenturen im Überblick:

• Modul „Project Operations“ für durchgängige Verwaltung von Agenturprojekten
• Direkte Integration von CRM-Ansichten in Microsoft Teams-Kanäle für die Zusammenarbeit mit Kund:innen
• Zentrales Dokumentenmanagement für Pitches, Briefings und Verträge via SharePoint
• LinkedIn Sales Navigator ist nativ integriert
• KI-Assistent „Microsoft Copilot“ unter anderem für Content-Erstellung und Analysen

Preise von Microsoft 365 Dynamics:

• Hängen stark von den gewählten Modulen ab
• Dynamics 365 Sales: ab 60,80 € pro Monat und Nutzer:in
• Dynamics 365 Business Central (vereint alles in einer Plattform): ab 65,50 € pro Monat und Nutzer:in
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

SAP Sales Cloud

Quelle: SAP

Die SAP Sales Cloud ist für Agenturen spannend, die groß sind und viele komplexe Prozesse abbilden müssen.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Einheitliche Sicht auf Kund:innen
• Territory und Quota Management zur Steuerung von internationalen Vertriebs- und Account-Teams
• Detaillierte Verwaltung von Abrechnungsplänen, um komplexe Retainer- und Provisionsmodelle abzubilden
• Echtzeit-Analyse der Kundenprofitabilität durch die Verknüpfung von CRM-Daten mit den Finanzdaten aus dem ERP
• Generative KI in vielen Bereichen, unter anderem für unterstützte Kontaktaufnahme, Guided Selling und Pipeline-/Forecast-Management

Preise von SAP Sales Cloud:

• Ab 118 € pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• Weitere Add-Ons (etwa Service, Field Sales) möglich

Pipedrive

Quelle: Pipedrive 

Pipedrive ist für Agenturen eine spannende CRM-Lösung, da sich das Tool auf den Vertrieb konzentriert. E bietet so eine einfache und intuitive Lösung zur Steuerung der Neugeschäfts-Pipeline.

Die wichtigsten Funktionen des CRM-Tools:

• Intuitive und visuelle Drag-and-Drop-Oberfläche
• Möglichkeit, mehrere anpassbare Pipelines für verschiedene Prozesse zu erstellen
• E-Mail-Tracking-Funktionen, um zu sehen, wann ein:e potenzielle:r Kund:in ein Angebot oder eine Präsentation geöffnet hat
• Einfache Dashboards zur Messung von Akquise-KPIs
• Gute mobile App für iOS und Android

Preise von Pipedrive:

• Ab 14 € pro Monat pro Lizenz (Lite)
• Ab 39 € pro Monat pro Lizenz (Growth)
• Ab 49 € pro Monat pro Lizenz (Premium)
• Ab 79 € pro Monat pro Lizenz (Ultimate)
• Funktionen wie Projektmanagement (nach dem Abschluss) oder Marketing-Kampagnen sind über kostenpflichtige Add-ons buchbar
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

Monday CRM

Quelle: Monday 

Das Monday CRM ist in erster Linie ein visuelles Projektmanagement-Tool, bietet aber auch klassische CRM-Funktionen. Es eignet sich besonders gut für kreative, schlanke Agenturen, die eine flexible Plattform für die Steuerung von Kampagnen, Aufgaben und Kundenprojekten suchen.

Die wichtigsten Features auf einen Blick:

• „Boards“ als Kernfunktion, die sich flexibel darstellen lassen
• Gast-Zugänge, um Kund:innen der Agentur direkt auf ein Projekt-Board für Freigaben oder Feedback einzuladen
• Erstellung benutzerdefinierter Formulare für Prozesse wie neue Projekt-Briefings
• Visuelles Workload-Management
• „No-Code“-Bausteine, mit denen angepasste Workflows erstellen werden können und einfache Automatisierungen

Preise von Monday CRM:

• Ab 12 € pro Monat pro Lizenz (Basic)
• Ab 17 € pro Monat pro Lizenz (Standard)
• Ab 28 € pro Monat pro Lizenz (Pro)
• Enterprise auf Anfrage
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

Kostenlose CRM-Software

Kostenlose Funktionen, die Ihnen sicher gefallen werden:

• Meetingplaner
• E-Mail-Vorlagen-Designer
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In 5 Schritten zum passenden CRM für Ihre Agentur

Um aus den vorgestellten CRM-Tools für Agenturen das passende System zu wählen, haben wir für Sie eine Checkliste mit fünf Schritten zusammengestellt:

1. Analysieren Sie die eigenen Prozesse: Skizzieren Sie Ihre Abläufe von der ersten Anfrage über den Pitch und das Onboarding bis zur laufenden Kundenbetreuung und dem Reporting. Wo gehen Daten zwischen Vertrieb, Projektmanagement und Content Creation verloren? Welche Prozesse kann ein CRM abdecken?
2. Definieren Sie die wichtigsten Features: Erstellen Sie eine Checkliste mit elementaren Features. Für Agenturen gehören dazu in der Regel KI-Funktionen zur Automatisierung, Features für das Projekt- und Ressourcenmanagement, Zeiterfassung und Schnittstellen zur Integration von Kollaborationstools.
3. Holen Sie sich Team-Feedback ein: Das beste Agentur-CRM nützt Ihnen nichts, wenn es nicht von Ihrem Team akzeptiert wird. Holen Sie Account Manager:innen, das Projektmanagement und Sales-Team mit ins Boot.
4. Prüfen Sie die Gesamtkosten und den ROI: Betrachten Sie die Gesamtkosten inklusive Implementierungs- und Schulungskosten. Wo liegt der ROI, wenn Sie die Profitabilität genau tracken oder die unproduktive Zeit für manuelle Reportings reduzieren können?
5. Achten Sie auf die Skalierbarkeit: Wählen Sie eine Plattform, die mitwächst. Beginnen Sie mit den Kernfunktionen für Vertrieb und Projektmanagement und stellen Sie sicher, dass das System später um Module für Marketing-Automatisierung oder einen Service-Desk für Kundenanfragen erweitert werden kann.

Bonus: So starten Sie in 30 Tagen mit Ihrem HubSpot CRM durch

Wir empfehlen Ihnen HubSpot als CRM-System für Ihre Agentur. Durch den starken Fokus auf KI-Agents, generative KI und Automatisierung digitalisieren Sie so viele Prozesse und gewinnen Raum für die Kreativarbeit.

Wollen Sie direkt loslegen? Hier ist Ihr Plan für die ersten vier Wochen:

• Woche 1: Melden Sie sich für das kostenlose HubSpot CRM an. Importieren Sie Ihre wichtigsten Kontakte und Leads. Erstellen Sie eine erste individuelle Pipeline mit Phasen, die zu Ihrem Agentur-Vertriebsprozess passen – etwa „Anfrage“, „Briefing“, „Pitch“ und „Angebot“.
• Woche 2: Übertragen Sie Ihre 20 wichtigsten Deals in die neue Pipeline. Richten Sie E-Mail-Vorlagen für Standardanfragen ein, etwa für Follow-ups nach einem Angebot.
• Woche 3: Erstellen Sie Angebotsvorlagen für Ihre Standard-Leistungspakete, zum Beispiel für einen monatlichen Social-Media-Retainer. Verbinden Sie Ihr E-Mail-Postfach, damit die gesamte Kundenkommunikation lückenlos im CRM erfasst wird.
• Woche 4: Analysieren Sie die ersten Kennzahlen im Dashboard, etwa Öffnungsraten Ihrer E-Mails. Optimieren Sie auf Basis der Daten Ihre Pipeline-Phasen und planen Sie den Rollout für das gesamte Team.

Fazit: Setzen Sie sich mit dem HubSpot CRM im Agentur-Wettbewerb durch

Rund 58 Prozent der befragten Mitarbeiter:innen einer Asana-Studie geben an, ihre Zeit mit „Arbeit rund um die Arbeit“ zu verbringen – also mit der Suche nach Informationen, Abstimmungen und administrativen Aufgaben. Gerade in Agenturen, wo die Zeit der Fachkräfte an anderen Stellen in der Kreativarbeit deutlich besser eingesetzt ist, ist das ein Punkt, an dem gearbeitet werden muss.

Angesichts sinkender Margen und des Fachkräftemangels können es sich Agenturen schlicht nicht leisten, Kreativ- und Beratungszeit durch unstrukturierte Prozesse zu verlieren – ein Agentur-CRM kann helfen.

Die wichtigsten Erkenntnisse aus unserem Vergleich von CRM-Systemen für Agenturen auf einen Blick:

• Die drei vorgestellten Enterprise-Lösungen von Salesforce, SAP und Microsoft sind stark anpassbar. Sie bringen aber auch eine gewisse Komplexität mit sich. Daher eignen sie sich vor allem für große Agenturen, die tiefe Integrationen brauchen.
• Spezialisierte Tools wie Pipedrive und Monday) sind für kleinere, kreative und moderne Agenturen und Teams passend. Sie sind sehr intuitiv, decken aber teilweise nicht alle Bereiche im Detail ab.
• HubSpot geht als All-in-One-Plattform einen Schritt weiter und verbindet für Agenturen Neugeschäft (Sales Hub), Marketing (Marketing Hub) Projektmanagement und Kundenbetreuung sowie Analysen (Service Hub) auf einer benutzerfreundlichen Oberfläche.
• Die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl sind Funktionen für das Projekt- und Ressourcenmanagement, integrierte KI- und Automatisierungsfeatures sowie die nahtlose Anbindung an den bestehenden Agentur-Stack.

FAQ: Häufige Fragen aus der Agenturbranche zum Thema CRM