Die 6 besten CRM-Systeme für Bauingenieure im Vergleich (2026)

Für Bauingenieure im B2B- und B2G-Geschäft ist die Kundenakquise nur der Anfang einer langwierigen Beziehung. Von der ersten Anfrage über Planung, Genehmigung und Ausschreibung bis zur Fertigstellung vergehen oft Monate oder Jahre. In dieser Zeit müssen dutzende Stakeholder koordiniert werden.

Alles zu koordinieren, alles an einem Ort zu haben, um alles sauber nachvollziehen zu können und gleichzeitig effizienter und produktiver arbeiten zu können brauchen Sie eine professionellen Verwaltung aller Kontakte, Marketing-Initiativen und E-Mails. Hier setzt ein spezialisiertes CRM-System an.

Wir stellen Ihnen die sechs besten CRM-Systeme für Bauingenieure vor.

Was ist ein CRM-System für Bauingenieure?

Ein CRM-System für Bauingenieure ist die zentrale Plattform für alle Kundenbeziehungen und Kommunikationsverläufe. Die Lösung bildet idealerweise den gesamten Vertriebszyklus und spätere Phasen ab.

Es vernetzt das gesamte Unternehmen und baut Silos ab. Für Bauingenieure bedeutet dies: maximale Transparenz über Status, Pläne und Kommunikationshistorie bei jedem einzelnen Kunden.

Die größten Herausforderungen für Bauingenieure im Jahr 2025

Laut dem Zentralverband Deutsches Baugewerb (ZDB) erwirtschaftet die Bauindustrie 2025 in Deutschland einen Umsatz von über 168 Milliarden Euro. Trotzdem stehen Bauingenieure vor einem komplexen Markt, der sehr vielschichtige Möglichkeiten und Herausforderungen mit sich bringt:

• Fachkräftemangel: Die Baubranche kämpft nach wie vor mit einem massiven Mangel an qualifizierten Ingenieuren und Fachkräften. Auch wenn sich die allgemeine Situation laut Bauindustrie etwas entspannt hat.
• Komplexe Genehmigungsverfahren: Von der Einreichung bis zur Baugenehmigung vergehen oft Monate. Bauingenieure müssen zahlreiche Stakeholder koordinieren.
• Lange Zyklen: Bauprojekte haben typischerweise lange Laufzeiten und lange Vertriebszyklen. Die strukturierte Verwaltung dieser Pipeline über mehrere Jahre ist anspruchsvoll.
• Preisdruck und Kostenrisiken: Steigende Materialkosten erfordern präzise Kalkulation und Kostenkontrolle. Jedes Projekt muss profitabel bleiben.

Ein CRM-System ist für Bauingenieure die Antwort auf viele dieser Herausforderungen. Es schafft die notwendige Struktur für lange Vertriebszyklen, ermöglicht effiziente Stakeholder-Kommunikation und stellt sicher, dass keine wichtigen Fristen, Dokumente oder Aufgaben übersehen werden.

Unverzichtbare CRM-Funktionen für Bauingenieure

Kriterien unseres CRM-Vergleichs der besten Systeme für Bauingenieure

Die Kriterien unseres CRM-Vergleichs für Bauingenieure berücksichtigen neben Standard-Features auch die spezifischen Anforderungen des Bauingenieurwesens. Wir haben die Systeme nach folgenden Punkten bewertet:

• Benutzerfreundlichkeit: Wie schnell können verschiedene Teams ohne aufwändige Schulung produktiv arbeiten?
• Standardfunktionen: Bietet das System moderne Features wie KI-gestützte Lead-Bewertung, automatisierte Workflows und mehrstufige Projekt-Pipelines?
• Integrationen: Wie gut lässt sich das CRM mit dem aktuellen Tech-Stack verbinden?
• Skalierbarkeit: Kann das System mit wachsender Projektanzahl und Bürogröße mithalten?
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Was erhält ein Ingenieurbüro für die Investition? Sind die Kosten transparent und planbar?
• Support und Implementierung: Gibt es deutschsprachigen Support und wie komplex ist die Einführung?

Die besten 6 CRM-Systeme für Bauingenieure im Vergleich

So funktioniert das HubSpot CRM für Bauingenieure im Detail

Quelle: HubSpot

HubSpot ist eine All-in-One-Plattform, die besonders für Ingenieurbüros mit komplexen Bauprojekten und vielfältigen Stakeholdern zahlreiche Funktionen bietet. Die nahtlose Integration von KI (HubSpot Breeze) und Automatisierungstools durchzieht das gesamte System.

Für Bauingenieure besonders relevant: HubSpot ermöglicht eine strukturierte Verwaltung über mehrere Jahre hinweg, bietet umfassendes Dokumentenmanagement und erlaubt die Segmentierung nach unterschiedlichen Typen. Das Tool ist darauf ausgelegt, komplexe Projekte von der Akquise bis zur Abnahme transparent zu managen. Hier sind die wichtigsten Funktionen für Bauingenieure im Detail:

• Pipeline Management: Bilden Sie Ihren Vertriebszyklus detailliert ab. Erstellen Sie mehrere Pipelines für verschiedene Leistungsbereiche.
• Kontakt- und Firmenverwaltung: Organisieren Sie alle Beteiligten strukturiert. Erstellen Sie benutzerdefinierte Eigenschaften für verschiedene Rollen.
• Dokumentenmanagement: Hinterlegen Sie alle projektrelevanten Dokumente direkt am Deal oder Kontakt.
• Angebotserstellung: Erstellen Sie professionelle Angebote direkt aus dem CRM mit vordefinierten Templates und automatischer Preisstaffelung.
• Automatisierte Workflows: Richten Sie Automatisierungen ein für Fristerinnerungen, Status-Updates oder weitere Eskalationen.
• E-Mail-Marketing: Versenden Sie automatisierte Lead-Nurturing E-Mails, informieren Sie Bestandskunden über Neuerungen oder laufende Projekte. 
• Reporting & Dashboards: Erstellen Sie individuelle Dashboards für KPIs wie Umsatz nach Leistungsbereich, neue Projekte oder gewonnene Kunden.
• Integrationen: Verbinden Sie HubSpot mit Projektmanagement-Tools wie Asana, Abrechnungssoftware oder Dokumentenmanagementsystemen über 1.500+ verfügbare Integrationen.
• KI-Integration (Breeze): HubSpots KI Breeze ist umfänglich in die ganze Plattform integriert und bietet verschiedene KI-Agents, um die tägliche Arbeit leichter zu machen. So unterstützt Sie zum Beispiel der Prospecting Agent bei Suche nach neuen Aufträgen

Preise von HubSpot:

Smart CRM

• Kostenlos 
• Smart CRM Professional ab 45 Euro pro Monat 
• Smart CRM Enterprise ab 75 Euro pro Monat

Komplette HubSpot Platform 

• ab 9 Euro pro Monat pro Lizenz (Starter-Plattform)
• ab 1.283 Euro pro Monat (komplette Professional-Plattform)
• kostenlose Tools und Pläne verfügbar

Die 5 weiteren Top-CRMs für Bauingenieure

Salesforce

Quelle: Salesforce 

Die Salesforce Sales Cloud ist eine konfigurierbare Enterprise-Plattform, die sich besonders für große Ingenieurbüros und Baukonzerne eignet. Die Plattform bietet viele Anpassungsmöglichkeiten für komplexe Bauprojektprozesse.

Zu den wichtigsten Funktionen für Bauingenieure zählen:

• Maximale Anpassbarkeit für mehrstufige Projektphasen, verschiedene Genehmigungswege und komplexe Stakeholder-Strukturen
• AppExchange mit spezialisierten Apps für die Baubranche, darunter Baustellenmanagement-Tools und Rechnungsverwaltung
• Einstein AI für prädiktive Analysen zu Projekterfolgswahrscheinlichkeiten und automatische Priorisierung von Opportunities
• Field Service Lightning zur Koordination von Baustellen-Begehungen und Inspektionen

Preise von Salesforce:

• 25 Euro pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• 100 Euro pro Monat pro Lizenz (Pro Suite)
• 175 Euro pro Monat pro Lizenz (Enterprise)
• 350 Euro pro Monat pro Lizenz (Unlimited)
• 550 Euro pro Monat pro Lizenz (Unlimited + KI-Suite)
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

Microsoft Dynamics 365

Quelle: Microsoft 

Microsoft Dynamics 365 Sales ist für Ingenieurbüros, die bereits Microsoft-Produkte wie Office und Teams nutzen, eine naheliegende Wahl. Die tiefe Integration ermöglicht effiziente Workflows zwischen Vertrieb, Projektplanung und Bauleitung.

Die wichtigsten Features für Bauingenieure:

• Tiefe Verbindung mit Outlook, Teams, SharePoint (und allen anderen Microsoft-Tools) für eine erleichterte Zusammenarbeit zwischen Teams
• Modul „Project Operations“ für durchgängige Verwaltung von Projekten
• Microsoft Copilot ist als generative KI integriert und unterstützt bei Kommunikation und Datenanalyse
• Mit Power BI lassen sich sehr detaillierte Projekt- und Finanzanalysen erstellen

Preise von Microsoft Dynamics 365:

• Dynamics 365 Sales: ab 60,80 Euro pro Monat und Nutzer:in
• Dynamics 365 Business Central: ab 65,50 Euro pro Monat und Nutzer:in
• Project Operations: Preise auf Anfrage
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

SAP Sales Cloud

Quelle: SAP

Die SAP Sales Cloud ist eine umfassende CRM-Lösung für große Bauunternehmen und Konzerne, die bereits SAP-Systeme im Einsatz haben. Die Plattform eignet sich besonders für Unternehmen mit komplexen Strukturen.

Zu den wichtigsten Funktionen zählen:

• Einheitliche Sicht auf Kund:innen
• Tiefe Integration mit anderen SAP-Systemen
• KI für den Vertrieb mit Funktionen für unterstützte Kontaktaufnahme und Pipeline-Management
• Guided Selling hilft dabei, Kundenanforderungen durch einen interaktiven, datengestützten Ansatz zu verstehen
• Echtzeit-Analyse der Kundenprofitabilität durch die Verknüpfung von CRM-Daten mit den Finanzdaten aus dem ERP

Preise von SAP Sales Cloud:

• Ab 118 Euro pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• Weitere Add-Ons individuell buchbar
• Testversion auf Anfrage

Pipedrive

Pipedrive ist ein schlankes, vertriebsorientiertes CRM, das sich besonders für kleinere Ingenieurbüros eignet, die einen unkomplizierten Einstieg in strukturiertes Kundenmanagement suchen. Der Fokus liegt auf übersichtlicher Pipeline-Verwaltung.

Quelle: Pipedrive

Die wichtigsten Funktionen:

• Visuelle Pipeline-Darstellung mit Drag-and-Drop für verschiedene Projektphasen von Akquise bis Abschluss
• Aktivitätsbasiertes Arbeiten mit automatischen Erinnerungen für Follow-ups und nächste Schritte
• E-Mail-Integration zur Dokumentation der gesamten Bauherren-Kommunikation
• Dokumentenanhang direkt an Projekten für Angebote, Verträge und Pläne
• Mobile App für Zugriff von unterwegs oder der Baustelle
• Sales-Reporting mit Fokus auf Conversion-Raten und Verkaufsaktivitäten

Preise von Pipedrive:

• Ab 14 Euro pro Monat pro Lizenz (Lite)
• Ab 39 Euro pro Monat pro Lizenz (Growth)
• Ab 49 Euro pro Monat pro Lizenz (Premium)
• Ab 79 Euro pro Monat pro Lizenz (Ultimate)
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

Monday CRM

Monday CRM ist eine visuelle Arbeitsplattform, die sich besonders für Teams eignet, die Projekte über flexible Boards managen wollen. Für Bauingenieure bietet es intuitive Möglichkeiten zur Darstellung von Projektphasen und Zeitplänen.

Quelle: Monday 

Die wichtigsten Features:

• Flexible Boards mit verschiedenen Ansichten (Kanban, Timeline, Gantt) zur Visualisierung von Projektphasen
• No-Code-Automatisierungen für Benachrichtigungen bei Meilensteinen, Fristerinnerungen und Status-Updates
• Gantt-Ansicht zur Planung von Projektphasen, Genehmigungsverfahren und Bauzeiten
• Dokumentenverwaltung mit zentraler Ablage aller Projektdokumente
• Custom Dashboards für projektübergreifende Übersichten zu allen laufenden Bauprojekten
• Farb-Codierung zur schnellen Identifikation kritischer Projekte oder überfälliger Aufgaben

Preise von Monday CRM:

• Ab 12 Euro pro Monat pro Lizenz (Basic)
• Ab 17 Euro pro Monat pro Lizenz (Standard)
• Ab 28 Euro pro Monat pro Lizenz (Pro)
• Enterprise auf Anfrage
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

In 5 Schritten zum passenden CRM für Ihr Ingenieurbüro

Um aus den vorgestellten CRM-Tools das richtige System für Ihr Ingenieurbüro auszuwählen, haben wir eine praktische Checkliste mit fünf Schritten zusammengestellt:

1. Analysieren Sie Ihren Projektzyklus: Dokumentieren Sie detailliert alle Phasen von der Akquise über Planung und Genehmigung bis zur Bauausführung und Abnahme. Wo entstehen Verzögerungen oder Medienbrüche? Welche Stakeholder sind in welchen Phasen involviert?
2. Definieren Sie Muss-Funktionen: Erstellen Sie eine Prioritätenliste der essentiellen Features. Für die meisten Ingenieurbüros gehören 
3. Beziehen Sie alle Abteilungen ein: Holen Sie Feedback von allen Teams ein. Verschiedene Abteilungen haben unterschiedliche Anforderungen ans CRM.
4. Kalkulieren Sie Gesamtkosten: Berücksichtigen Sie neben Lizenzkosten auch Implementierung, Datenmigration, Schulungen und laufende Administration. Berechnen Sie den ROI durch effizientere Prozesse und höhere Abschlussquoten.
5. Prüfen Sie Skalierbarkeit: Wählen Sie eine Plattform, die mit Ihrem Büro wachsen kann. Idealerweise starten Sie mit einem flexiblen System (wie HubSpot) und erweitern bei Bedarf modular.

Bonus: So starten Sie in 30 Tagen mit Ihrem HubSpot CRM durch

Wir empfehlen Ihnen HubSpot als CRM-Lösung für Ihr Ingenieurbüro. Die Plattform deckt alle Bereiche von der Akquise bis zur letzten Kommunikation ab – über eine zentrale Oberfläche.

Hier ist Ihr Fahrplan für die ersten vier Wochen:

• Woche 1: Registrieren Sie sich für das kostenlose HubSpot CRM. Importieren Sie Ihre Bauherren, Projektpartner und laufenden Projekte. Erstellen Sie eine Pipeline mit Phasen wie.
• Woche 2: Übertragen Sie Ihre 10-15 wichtigsten laufenden Projekte detailliert ins System. Erstellen Sie Segmente für verschiedene Typen.
• Woche 3: Richten Sie automatisierte Workflows ein: Verknüpfen Sie Ihr E-Mail-Postfach für automatisches Tracking.
• Woche 4: Erstellen Sie Ihr erstes Dashboard mit KPIs wie Anzahl Projekte pro Phase, durchschnittliche Dauer von Beauftragung bis Abnahme, Umsatz nach Leistungsbereich. Analysieren Sie Ihre Daten und optimieren Sie Prozesse. Planen Sie den Rollout für das gesamte Büro.

Fazit: Mit dem richtigen CRM effizienter Bauprojekte managen

Die Baubranche steht vor großen Veränderungen. Laut Prognosen wird die Digitalisierung im Bauwesen in den nächsten Jahren massiv zunehmen.

Gleichzeitig verschärft sich der Fachkräftemangel. Ein professionelles CRM-System kann hier auf mehreren Ebenen unterstützen: durch effizientere Prozesse, strukturierte Dokumentation, effizientere Neukundenakquise und Bestandskundenpflege .

Die wichtigsten Erkenntnisse aus unserem Vergleich von CRM-Systemen für Bauingenieure:

• Enterprise-Lösungen wie Salesforce, SAP und Microsoft Dynamics 365 bieten maximale Funktionstiefe und Anpassungsmöglichkeiten, eignen sich aber primär für große Ingenieurbüros und Baukonzerne mit entsprechenden IT-Ressourcen.
• Spezialisierte Tools wie Pipedrive und Monday punkten mit intuitiver Bedienung und schneller Implementierung, decken aber möglicherweise nicht alle spezifischen Anforderungen komplexer Bauprojekte ab.
• HubSpot bietet als All-in-One-Plattform die optimale Balance aus Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit und Preis-Leistung für Ingenieurbüros. 

FAQ: Häufige Fragen aus dem Bauingenieurwesen zum Thema CRM