Die 6 besten CRM-Systeme für Bauunternehmen im Vergleich (2025)

Eine matelso-Studie zeigt, dass 35 Prozent aller Anfragen im Baugewerbe gar nicht oder zu spät bearbeitet werden. So gehen wertvolle Kontakte und potenzieller Umsatz verloren. Um sowohl in der Anbahnung und der Pflege der Kundenbeziehungen als auch über Bauprojekte einen Überblick zu behalten und Prozesse zu automatisieren, hilft ein CRM-System für Bauunternehmen. Wir stellen Ihnen die sechs besten Tools vor.

Was ist ein CRM-System für Bauunternehmen?

Ein CRM-System für Bauunternehmen ist eine Software, mit der Firmen ihre Kundenbeziehungen sowie alle Interaktionen und Daten über einen gesamten Projektlebenszyklus zentralisieren. Idealerweise verbindet ein CRM in der Baubranche alle Daten und Projekte vom Büro (etwa Kalkulation, Akquise) bis zur Baustelle (etwa Projektleitung) und automatisiert Prozesse.

Die größten Herausforderungen für Bauunternehmen im Jahr 2025

Die Baubranche muss 2025 einen Spagat zwischen steigenden Material- und Energiekosten, dem seit Jahren herrschenden Mangel an Arbeitskräften und der Digitalisierung meistern:

• Fachkräftemangel: Personal fehlt der Baubranche flächendeckend. In der Schweiz sind es laut einer Studie bis 2040 rund 16 Prozent des Bedarfs, in Deutschland fehlen vor allem Ingenieur:innen und Facharbeiter:innen.
• Schlechte Prozesse: Unsere zu Beginn zitierte Studie zeigt, dass rund jede dritte Anfrage an ein Bauunternehmen zu spät oder gar nicht beantwortet wird. Hier fehlen klare Zuständigkeiten und Prozesse, damit kein Lead verloren geht.
• Datensilos: Wichtige Projektinformationen sind oft auf E-Mails, Excel-Listen und verschiedene Mitarbeiter:innen verteilt. Das sorgt für undurchsichtige Abläufe.
• Wettbewerbsdruck: Geringe Margen (85 Prozent aller Bauunternehmen verzeichnen laut PwC-Studie einen hohen Kostendruck) und hohe Kundenerwartungen erfordern professionelle Prozesse, die die Unternehmen entlasten.

Zwar löst ein CRM-System nicht alle diese Herausforderungen, es schafft jedoch aus unserer Sicht strukturierte Prozesse. Das ist wichtig, denn: Ohne optimierte Prozesse im Hintergrund verlieren Bauunternehmen zu viel Zeit mit unwirtschaftlichen, repetitiven Aufgaben. Sind diese Prozesse erst einmal optimiert, bleibt zum Beispiel mehr Zeit, sich um die Personalgewinnung zu kümmern.

Unverzichtbare CRM-Funktionen für Bauunternehmen

Kriterien unseres CRM-Vergleichs der besten Systeme in der Baubranche

Die Kriterien unseres CRM-Vergleichs für die Baubranche gehen über die Standardfunktionen hinaus. Wir haben uns angesehen, wie die Tools hinsichtlich der spezifischen Anforderungen der Bauindustrie abschneiden:

• Benutzerfreundlichkeit: Wie intuitiv ist die Bedienung des CRM-Systems? Gibt es auch eine mobile Version, die auf der Baustelle und außer Haus bei Projektbeteiligten vor Ort genutzt werden kann?
• Standardfunktionen: Implementiert der CRM-Anbieter moderne Features, die über reine Kontaktverwaltung hinausgehen? Etwa KI-Tools zum Zusammenfassen von Baustellenberichten oder Automatisierungen?
• Branchenspezifische Funktionen: Bietet das System Features wie Projektmanagement, Branchen-KPIs und Kostenabweichungsanalysen?
• Integrationen: Wie gut lässt sich das System mit möglicherweise bestehender Software-Landschaft (etwa AVA, ERP, BIM) verbinden? Gibt es offene Schnittstellen (APIs)?
• Skalierbarkeit: Kann das CRM mit dem Bauunternehmen wachsen, gibt es verschiedene Preisstufen?
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Was bekommt das Unternehmen für sein Geld? Gibt es eine transparente Preisstruktur und idealerweise eine kostenlose Testversion?
• Support und Implementierung: Bietet der Anbieter deutschsprachigen Support und wie schnell lässt sich das System im Bauunternehmen einführen?

Die besten 6 CRM-Systeme für Bauunternehmen im Vergleich

So funktioniert das HubSpot CRM für Bauunternehmen im Detail

HubSpot ist ein All-in-One-CRM für Bauunternehmen jeglicher Größe und verbindet Marketing, Akquise, Projektmanagement und Service in einer Ansicht. So greifen Sie auf sämtliche Interaktionen und Projekte zentral über eine Oberfläche zu.

Quelle: HubSpot

Einige der aus unserer Sicht wichtigsten Funktionen von HubSpot für die Baubranche im Überblick:

• Visuelle Projekt-Pipelines (Sales Hub): Bilden Sie Bauphasen (etwa Kalkulation, Ausführung und Gewährleistung) in einer Pipeline ab.
• Mobile App & 360-Grad-Sicht: Alle Daten (E-Mails, Notizen, Aufgaben) sind zentral beim Projekt gespeichert und auch auf der Baustelle abrufbar.
• Mängelmanagement (Service Hub): Nutzen Sie das Ticketsystem im Service Hub, um Mängelmeldungen strukturiert zu erfassen und dem zuständigen Gewerk zuzuweisen.
• Automatisierte Workflows: Das System automatisiert Routineaufgaben. Versenden Sie etwa automatische E-Mail-Erinnerungen, wenn ein Angebot 14 Tage unbeantwortet bleibt, oder nutzen Sie den Breeze Customer Agent als „KI-Concierge“, der die immer gleichen Fragen – etwa bei einer Mängelmeldung – abwickelt.

• Integrationen: Verbinden Sie HubSpot über den App Marketplace (etwa mit Buildertrend) oder via API mit Ihrer bestehenden AVA- oder ERP-Software.

Preise von HubSpot:

• ab 9 € pro Monat pro Lizenz (Starter-Plattform)
• ab 1.283 € pro Monat (Professional-Plattform)
• kostenlose Tools und Pläne verfügbar

Kostenlose CRM-Software

Kostenlose Funktionen, die Ihnen sicher gefallen werden:

• Meetingplaner
• E-Mail-Vorlagen-Designer
• Live-Chat-Software
• KI-gestützter-E-Mail-Generator

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Die 5 weiteren Top-CRMs für Bauunternehmen

Salesforce

Quelle: Salesforce 

Salesforce Sales Cloud bietet vor allem großen Bauunternehmen eine flexible Plattform, die ähnlich wie HubSpot weltweit genutzt wird.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Hohe Anpassbarkeit an komplexe Vertriebs- und Projektprozesse, daher auch für große Baufirmen geeignet
• AppExchange mit vielen branchenrelevanten Apps, die ans System angebunden werden können, etwa BuilderTek oder Baucore
• KI „Einstein AI“ bietet smarte Einblicke in Prognose und die Pipeline und bewertet Leads.
• Möglichkeit, Dokumentationen für Projektvorschläge, RFPs, Verträge, technische Spezifikationen und Projektbibliotheken zu generieren

Preise von Salesforce:

• 25 € pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• 100 € pro Monat pro Lizenz (Pro Suite)
• 175 € pro Monat pro Lizenz (Enterprise)
• 350 € pro Monat pro Lizenz (Unlimited)
• 550 € pro Monat pro Lizenz (Unlimited + KI-Suite, Agentforce und mehr)

Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

Microsoft 365 Dynamics

Quelle: Microsoft

Microsoft Dynamics 365 Sales ist eine geeignete CRM-Lösung für Bauunternehmen, die bereits viele Tools und Systeme aus dem Microsoft-Ökosystem (zum Beispiel Microsoft 365 und Teams) nutzen.

Die wichtigsten Funktionen aus unserer Sicht im Überblick:

• Tiefe Verbindung mit Outlook, Teams und SharePoint durch Microsoft 365-Integration
• Ähnlich wie Salesforce bietet Microsoft spezialisierte Add-ons von Partnern, die das Basissystem um spezifische Projektmanagement- und Branchenfunktionen ergänzen.
• Genaue Kosten- und Umsatzprognosen, etwa für Ausschreibungen
• Microsoft Copilot ist als generative KI integriert, zudem lassen sich mit Power BI sehr detaillierte Projekt- und Finanzanalysen selbst entwerfen.
• Allgemein sehr hohe Anpassbarkeit an komplexe Prozesse, daher auch für große Bauunternehmen geeignet

Preise von Microsoft 365 Dynamics:

• Hängen stark von den gewählten Modulen ab
• Dynamics 365 Sales: ab 60,80 € pro Monat und Nutzer:in
• Dynamics 365 Business Central (vereint alles in einer Plattform): ab 65,50 € pro Monat und Nutzer:in
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

SAP Sales Cloud

Quelle: SAP

Die SAP Sales Cloud ist eine CRM-Lösung für Großunternehmen und Konzerne aus der Baubranche, die bereits ihre Kernprozesse (wie Finanzen und Projekt-Controlling) über ein SAP-ERP-System (meist S/4HANA) steuern. Dann entfaltet die direkte Anbindung an die SAP-Backend-Systeme ihre volle Wirkung.

Zu den wichtigsten Funktionen für Bauunternehmen gehören:

• SAP Sales Cloud ist in die SAP S/4HANA-Landschaft integriert, die bereits viele Bauunternehmen für ihr ERP-System nutzen.
• Langwierige, mehrstufige B2B-Vertriebszyklen – oft üblich bei großen Bauausschreibungen und Generalunternehmer-Projekten – lassen sich effektiv verwalten.
• Komplexe Angebote (CPQ) mit vielen Varianten und Dienstleistungen (Material, Gewerke) möglich
• Integrierter KI-Assistent „Joule“ hilft bei der Automatisierung von administrativen Aufgaben

Preise von SAP Sales Cloud:

• Ab 118 € pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• Weitere Add-Ons (etwa Service, Field Sales) möglich

Pipedrive

Quelle: Pipedrive

Pipedrive ist im Vergleich zu Salesforce oder SAP weniger für sehr große Bauunternehmen geeignet und stark vertriebsorientiert. Ähnlich wie HubSpot ist das Tool sehr intuitiv und modern aufgebaut.

Die wichtigsten Pipedrive-Funktionen:

• Intuitive und visuelle Drag-and-Drop-Pipeline für Vertriebs-Deals und theoretisch auch Projektabwicklung
• Aktivitätenbasiertes Verkaufen erinnert Vertriebsmitarbeiter:innen proaktiv an die nächste fällige Aktion (Anruf, E-Mail, Meeting).
• Gute mobile App, verfügbar für iOS und Android
• Über 500 Integrationen

Preise von Pipedrive:

• Ab 14 € pro Monat pro Lizenz (Lite)
• Ab 39 € pro Monat pro Lizenz (Growth)
• Ab 49 € pro Monat pro Lizenz (Premium)
• Ab 79 € pro Monat pro Lizenz (Ultimate)
• Funktionen wie Projektmanagement (nach dem Abschluss) oder Marketing-Kampagnen sind über kostenpflichtige Add-ons buchbar.
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

Monday CRM

Quelle: Monday

Monday CRM ist weniger ein klassisches CRM, sondern mehr ein Projektmanagement- und Arbeitsorganisationtool für die Baubranche. Gerade für Unternehmen (und Teams), die eine sehr flexible und visuelle Plattform suchen, ist Monday unserer Erfahrung nach geeignet.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• „Boards“ als Kernfunktion, die sich flexibel als Kanban-Boards, Kalender oder Gantt-Charts (perfekt für die Projekt-Zeitplanung am Bau) darstellen lassen
• Verschiedene „No-Code“-Bausteine, mit denen Bauunternehmen ihre eigenen Workflows für Projektverfolgung, Ressourcenzuweisung oder Baustellen-Checklisten erstellen können
• Einfache Automatisierungen
• Viele Vorlagen, die speziell für das Bau-Projektmanagement und die Angebotsverfolgung entwickelt wurden

Preise von Monday CRM:

• Ab 12 € pro Monat pro Lizenz (Basic)
• Ab 17 € pro Monat pro Lizenz (Standard)
• Ab 28 € pro Monat pro Lizenz (Pro)
• Enterprise auf Anfrage
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

In 5 Schritten zum passenden CRM für Ihr Bauunternehmen

Um aus den vorgestellten CRM-Systemen für das Baugewerbe genau das System zu wählen, das Ihren Anforderungen entspricht, haben wir eine Checkliste in fünf Schritten vorbereitet:

1. Analysieren Sie Ihre eigenen Prozesse: Skizzieren Sie Ihre Abläufe von der Anfrage über die Kalkulation bis zur Abnahme auf der Baustelle und dem Mängelmanagement. Wo entstehen Datensilos zwischen Büro und Bau? Welche Prozesse kann ein CRM abdecken?
2. Definieren Sie die wichtigsten Funktionen: Erstellen Sie eine Checkliste mit elementaren Features. Für Bauunternehmen gehören dazu in der Regel eine mobile App, Projektmanagement-Tools und Schnittstellen zur Integration branchenspezifischer Tools wie AVA- und ERP-Software.
3. Holen Sie Team-Feedback ein: Das beste Baubranche-CRM nützt Ihnen unserer Erfahrung nach nichts, wenn es nicht von Ihrem Team akzeptiert wird. Holen Sie Controller:innen mit ins Boot, lassen Sie Projektleiter:innen Workflows testen und so weiter.
4. Prüfen Sie Gesamtkosten und den ROI: Betrachten Sie die Gesamtkosten. Wo liegt der grobe ROI der jeweiligen Systeme?
5. Achten Sie auf Skalierbarkeit: Wählen Sie eine Plattform, die mitwächst. Fangen Sie etwa mit einem kostenlosen Paket wie bei HubSpot an – wichtig ist aber, dass das System mitwachsen kann.

Bonus: So starten Sie in 30 Tagen mit HubSpot CRM durch

Wir empfehlen Ihnen HubSpot als CRM-Lösung für Ihr Bauunternehmen. So decken Sie alle Bereiche von Kontaktverwaltung über Projektmanagement bis hin zur (KI-) Automatisierung über eine Oberfläche ab.

Wollen Sie direkt loslegen? Hier ist Ihr Plan für die ersten vier Wochen:

• Woche 1: Melden Sie sich für das kostenlose HubSpot CRM an. Importieren Sie Ihre wichtigsten Kontakte von Architekt:in bis Polierer:in und erstellen Sie eine erste individuelle Pipeline mit Phasen, die zu Ihren Leistungen passen.
• Woche 2: Migrieren Sie die 20 wichtigsten aktiven Deals. Richten Sie erste E-Mail-Vorlagen für wiederkehrende Anfragen ein, etwa für die Angebotseinholung bei verschiedenen Gewerken. Testen Sie so die ersten Follow-up-Automatisierungen.
• Woche 3: Erstellen Sie Angebotsvorlagen und richten Sie das Kundenportal für ein aktives Bauprojekt ein, um Feedback zu sammeln – etwa für die Mängelmeldung. Verbinden Sie Ihr E-Mail-Postfach.
• Woche 4: Analysieren Sie die ersten Kennzahlen im Dashboard, etwa die Anzahl der eingehenden Mängel. Optimieren Sie die Pipeline-Phasen und planen Sie mit dem Team die vollständige Skalierung für das nächste Quartal.

Kostenlose CRM-Software

Kostenlose Funktionen, die Ihnen sicher gefallen werden:

• Meetingplaner
• E-Mail-Vorlagen-Designer
• Live-Chat-Software
• KI-gestützter-E-Mail-Generator

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Fazit: Setzen Sie sich mit dem HubSpot CRM im Wettbewerb der Baubranche durch

Laut einer Autodesk-Studie verbringen Fachkräfte im Bau 45 Prozent ihrer Zeit mit weniger wertschöpfenden Aktivitäten wie der Suche nach Daten. Was ist es wert, diese Zeit durch Automatisierung freizuschaufeln?

Gerade mit den Herausforderungen des Fachkräftemangels und hohen Kostendrucks im Rücken gilt es für Bauunternehmen, schlanke Prozesse zu entwickeln. Genau das gelingt für viele Geschäftsbereiche mit einem CRM. Die wichtigsten Erkenntnisse aus unserem Vergleich der besten CRM-Systeme für die Baubranche auf einen Blick:

• Enterprise-Lösungen wie Salesforce, SAP und Microsoft sind sehr leistungsstark, aber auch komplex und teuer. Sie eignen sich vor allem für Großkonzerne in der Baubranche.
• Tools wie Pipedrive und Monday legen den Fokus eher auf einzelne Bereiche – etwa Vertrieb respektive Projekt- und Task-Management.
• HubSpot ist die All-in-One-Plattform in unserem Vergleich, die den besten Kompromiss aus Benutzerfreundlichkeit und Funktionsumfang für die Baubranche bietet.
• Die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines CRM sind Projektmanagement-Features, eine intuitive mobile App für das Team vor Ort und die Integrationsfähigkeit mit bestehender Bausoftware (AVA, ERP), um doppelte Datenpflege zu vermeiden.

FAQ: Häufige Fragen aus der Bauindustrie zum Thema CRM