Die 6 besten CRM-Systeme für den Einzelhandel im Vergleich (2025)

Die Digital Leaders Studie bescheinigt vor allem großen Einzelhandelsunternehmen im Hinblick auf die Digitalisierung, verglichen mit anderen Branchen, eine starke Position. Rund 70 Prozent verschicken etwa E-Mail-Marketingkampagnen, 92 Prozent nutzen FAQs als Wissensdatenbanken für ihre Kund:innen.

Es gibt allerdings noch Potenziale – etwa im Bereich Kundenfeedback. Ein modernes CRM kann helfen. Es bündelt personalisierte Kommunikation, gezielte Kampagnen und Kundenbindungsprogramme an einem Ort. Wir stellen Ihnen die sechs besten CRM-Systeme für den Einzelhandel vor.

Was ist ein CRM-System für den Einzelhandel?

Ein CRM-System für den Einzelhandel ist eine Software, die alle Kundendaten und Interaktionen über sämtliche Verkaufskanäle auf einer Plattform integriert. Es verbindet zum Beispiel Daten aus dem Online-Shop, E-Mail-Marketing, Kundenservice und idealerweise über Anbindungen auch die Warenwirtschaft. Das Ziel ist eine einheitliche 360-Grad-Sicht auf jede:n Kund:in.

Die größten Herausforderungen für den Einzelhandel im Jahr 2025

Der Einzelhandel in der DACH-Region kämpft 2025 mit einem Wandel. Die Konsumlaune geht zurück, der Wettbewerb (vor allem durch Online-Only-Unternehmen) steigt, Kundenerwartungen verschieben sich:

• Weniger Konsum: Die wirtschaftliche Unsicherheit aufgrund geopolitischer Spannungen drückt auf den Konsum. Das HDE-Konsumbarometer zeigt, dass die Anschaffungsneigung der Verbraucher:innen seit Jahren auf niedrigem Niveau bleibt, gleichzeitig werden Innenstädte weniger stark frequentiert.
• Verändertes Kundenverhalten: Babyboomer gehen, neue Generationen dominieren. Laut der PwC-Studienreihe „Future of Retail“ werden künftig andere Dinge im Einzelhandel gefragt sein als bisher. Vier Trends dominieren: wachsende Diversität, hohes Preisbewusstsein, innovative Technologien und nachhaltiger Konsum.
• Personalisierung gefordert: Kund:innen erwarten heute personalisierte Angebote und eine individuelle Ansprache. IFH-Wissenschafter:innen empfehlen etwa im stationären Einzelhandel in ihren Forschungsergebnissen eine Kombination aus technologischer Personalisierung und physischer Präsenz.

Ein CRM-System kann im Einzelhandel die technologische Basis sein, um viele der Herausforderungen zu meistern. Es schafft die nötige 360-Grad-Sicht auf Kund:innen, ermöglicht Personalisierung und Automatisierung für nahtlose Omnichannel-Erlebnisse. Gleichzeitig bietet es durch Prozessoptimierung auch Einsparpotenziale.

Unverzichtbare CRM-Funktionen für Unternehmen im Einzelhandel

Kriterien unseres CRM-Vergleichs für den Einzelhandel

Die Kriterien in unserem CRM-Vergleich für den Einzelhandel gehen über Standardfunktionen hinaus. Wir haben die Systeme auch danach bewertet, wie gut sie auch in die Tiefe gehen und Unternehmen aus dem Einzelhandel – ob stationär oder online – im Hinblick auf aktuelle und künftige Herausforderungen unterstützen:

• Benutzerfreundlichkeit: Wie intuitiv ist die Bedienung? Eine einfache Oberfläche ist entscheidend, damit sowohl das Marketing-Team, der Kundenservice und alle anderen Mitarbeiter:innen das CRM ohne lange Einarbeitung nutzen können.
• Standardfunktionen: Bietet das Tool moderne Features wie KI und Automatisierung? Kann die KI beispielsweise personalisierte Produktempfehlungen ausspielen oder das Kaufverhalten von Kundensegmenten analysieren?
• Branchenspezifische Funktionen: Gibt es spezielle Features für den Einzelhandel? Dazu gehören Module für Kundenbindungsprogramme (Loyalty), die Verwaltung von Gutscheinen und Rabattaktionen sowie die Anbindung an Warenwirtschaftssysteme.
• Integrationen: Wie gut lässt sich das System mit bestehender IT verbinden? Entscheidend sind dabei vor allem Schnittstellen zu E-Commerce-Plattformen wie Shopify oder WooCommerce.
• Skalierbarkeit: Wächst das CRM mit dem Unternehmen mit?
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Was bekommt der Händler für sein Geld? Gibt es eine transparente Preisstruktur und idealerweise eine kostenlose Startversion?
• Support und Implementierung: Bietet der Anbieter deutschsprachigen Support und wie schnell lässt sich das System in die bestehende E-Commerce- und Filial-Landschaft integrieren?

Die besten 6 CRM-Systeme für den Einzelhandel im Vergleich

So funktioniert das HubSpot CRM für den Einzelhandel im Detail

HubSpot ist eine All-in-One-Plattform, die im Einzelhandel Online-Shop, stationäres Geschäft, Marketing und Kundenservice smart miteinander verknüpft. Anstatt dass Kundendaten an verschiedenen Orten liegen, verbindet HubSpot alle Phasen der Customer Journey in einer zentralen Ansicht – das Tool ist vor allem für Online-Einzelhändler passend.

Quelle: HubSpot 

Hier sind die aus unserer Sicht wichtigsten Funktionen von HubSpot für den Einzelhandel im Detail:

• Omnichannel-Verbindung: Synchronisieren Sie Ihre Produktdaten, Bestellungen und Kundeninformationen in Echtzeit zwischen Ihrem E-Commerce-System (etwa Shopify) und dem CRM. So schaffen Sie eine einheitliche Datenbasis für alle Kanäle.
• Automatisierte Kampagnen: Erstellen Sie im Marketing Hub mit den Automatisierungstools Workflows für typische Retail-Szenarien – zum Beispiel E-Mails zur Rückgewinnung von Warenkorbabbrecher:innen, Follow-ups nach dem Kauf oder Produktempfehlungen.
• Kundensegmentierung: Bilden Sie mit dem Segmentierungs-Tool dynamische Kundengruppen, um diese mit personalisiert anzusprechen.
• Kundenservice: Bündeln Sie mit dem Service Hub alle Kundenanfragen – ob zu einer Bestellung, einer Retoure oder einer Produktfrage – in einem zentralen Ticketsystem.
• KI für personalisierte Erlebnisse: Nutzen Sie die KI-Funktionen von HubSpot Breeze, um personalisierte Marketing-E-Mails zu erstellen oder mit dem Content Agent Produktbeschreibungen und Social-Media-Posts zu generieren.

Preise von HubSpot:

• ab 9 € pro Monat pro Lizenz (Starter-Plattform)
• ab 1.283 € pro Monat (Professional-Plattform)
• kostenlose Tools und Pläne verfügbar

Kostenlose CRM-Software

Kostenlose Funktionen, die Ihnen sicher gefallen werden:

• Meetingplaner
• E-Mail-Vorlagen-Designer
• Live-Chat-Software
• KI-gestützter-E-Mail-Generator

Jetzt loslegen

Die 5 weiteren Top-CRMs für Einzelhandelsunternehmen

Salesforce

Quelle: Salesforce

Das CRM-System von Salesforce ist mit „Marketing Cloud“ und „Commerce Cloud“ gerade für größere Einzelhandelsunternehmen geeignet. Die Plattform bietet ähnlich wie HubSpot viele datengetriebene und KI-gestützte Funktionen rund um das personalisierte Kundenerlebnis und automatisierte Prozesse.

Zu den wichtigsten Salesforce-Funktionen zählen:

• „Journey Builder“ zur Erstellung kanalübergreifender Customer Journeys (Omnichannel)
• KI „Einstein“ ist integriert, etwa spannend für 1:1-Produktempfehlungen und prädiktive Kundenanalysen
• Loyalty Management zur Erstellung und Verwaltung von Kundenbindungsprogrammen
• Order Management zur Abwicklung von Bestellungen über Online- und Offline-Kanäle hinweg
• Detaillierte Kundensegmentierung in Echtzeit basierend auf dem aktuellen Kauf- und Surfverhalten

Preise von Salesforce:

• 25 € pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• 100 € pro Monat pro Lizenz (Pro Suite)
• 175 € pro Monat pro Lizenz (Enterprise)
• 350 € pro Monat pro Lizenz (Unlimited)
• 550 € pro Monat pro Lizenz (Unlimited + KI-Suite, Agentforce und mehr)
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

Microsoft 365 Dynamics

Microsoft Dynamics 365 bietet stark anpassbare Lösungen für den Einzelhandel und mit „Dynamics 365 Commerce“ eine spezielle Plattform für den Onlinehandel.

Die wichtigsten Features des Microsoft-CRMs im Überblick:

• Vereinheitlichung aller Kanäle von Filiale bis Online-Shop für ein nahtloses Omnichannel-Kundenerlebnis
• Intelligente Produktempfehlungen und personalisierte Angebote durch den Einsatz von KI (Copilot)
• Integriertes Management von Kundenbindungsprogrammen und personalisierten Werbeaktionen
• Starke Integration aller Microsoft-Tools, etwa zur Erstellung eigener Workflows (Power BI und Power Automate) und für die Verwaltung (Office-Tools wie Word, Excel und Outlook)

Preise von Microsoft 365 Dynamics:

• Hängen stark von den gewählten Modulen ab
• Dynamics 365 Sales: ab 60,80 € pro Monat und Nutzer:in
• Dynamics 365 Business Central (vereint alles in einer Plattform): ab 65,50 € pro Monat und Nutzer:in
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

SAP Sales Cloud

Quelle: SAP

CRM-Funktionen für den Einzelhandel sind bei SAP Teil der Branchenlösung „SAP for Retail“, die darüber hinaus gerade für große Unternehmen spannend ist. Der deutsche Software-Gigant bietet eine Business Suite, mit der Einzelhändler so ihre gesamten Prozesse steuern können.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Umfassende Branchenlösung mit tiefer Integration in das S/4HANA ERP-System
• Bestands- und Auftragsmanagement (Omnichannel-Inventar)
• Echtzeit-Personalisierung von Inhalten und Produktempfehlungen im E-Commerce
• „Headless Commerce“-Architektur zur flexiblen Anbindung beliebiger Frontends und Touchpoints
• Einheitliche Sicht auf Kund:innen
• Generative KI (Joule) in vielen Bereichen

Preise von SAP Sales Cloud:

• Ab 118 € pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• Weitere Add-Ons (etwa Service, Field Sales) möglich

Pipedrive

Quelle: Pipedrive

Als Vertriebs-CRM ist Pipedrive darauf spezialisiert, den Prozess von der ersten Kundeninteraktion bis zum Abschluss zu visualisieren und zu beschleunigen. Es ist ähnlich wie HubSpot daher vor allem für Onlinehändler interessant.

Die wichtigsten Funktionen von Pipedrive für den Einzelhandel:

• Zentrale Kontakthistorie zur Nachverfolgung aller Kundeninteraktionen über verschiedene Kanäle
• Klare Dashboards mit intuitive und visueller Drag-and-Drop-Oberfläche zur Analyse der Verkaufsleistung und der Team-Aktivitäten
• Integrationen mit E-Commerce-Plattformen und Kommunikations-Tools
• Bestellmanagement für Retail- und Wholesale-CRM
• Gute mobile App für iOS und Android

Preise von Pipedrive:

• Ab 14 € pro Monat pro Lizenz (Lite)
• Ab 39 € pro Monat pro Lizenz (Growth)
• Ab 49 € pro Monat pro Lizenz (Premium)
• Ab 79 € pro Monat pro Lizenz (Ultimate)
• Funktionen wie Projektmanagement (nach dem Abschluss) oder Marketing-Kampagnen sind über kostenpflichtige Add-ons buchbar
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

Monday CRM

Quelle: Monday

Das Monday CRM ist primär ein visuelles Projektmanagement-Tool, bietet aber auch klassische CRM-Funktionen. Es ist damit ideal für Retail-Teams, die ihre internen Prozesse – von der Marketingkampagne bis zur Inventur – an einem zentralen Ort planen und steuern möchten.

Die wichtigsten Monday-Funktionen für den Einzelhandel auf einen Blick:

• „Boards“ als Kernfunktion, die sich flexibel nutzen lassen, etwa zur Planung und Steuerung von Marketingkampagnen, Social-Media-Content oder der Einführung neuer Produkte
• Vorlagen für das Bestands- und Inventarmanagement
• Einfache Automatisierungen, um Routineaufgaben zu beschleunigen
• „No-Code“-Bausteine, mit denen angepasste Workflows erstellen werden können

Preise von Monday CRM:

• Ab 12 € pro Monat pro Lizenz (Basic)
• Ab 17 € pro Monat pro Lizenz (Standard)
• Ab 28 € pro Monat pro Lizenz (Pro)
• Enterprise auf Anfrage
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

Kostenlose CRM-Software

Kostenlose Funktionen, die Ihnen sicher gefallen werden:

• Meetingplaner
• E-Mail-Vorlagen-Designer
• Live-Chat-Software
• KI-gestützter-E-Mail-Generator

Jetzt loslegen

In 5 Schritten zum passenden CRM für Ihr Unternehmen im Einzelhandel

Um aus den vorgestellten CRM-Tools das passende System für Ihr Einzelhandelsunternehmen zu wählen, haben wir für Sie eine Checkliste mit fünf Schritten zusammengestellt:

1. Analysieren Sie Ihre Customer Journey: Skizzieren Sie die typischen Wege Ihrer Kund:innen – egal, ob online oder offline. Wie sieht der typische Kauf aus?
2. Definieren Sie die wichtigsten Funktionen: Erstellen Sie eine Checkliste mit elementaren Features. Für den Einzelhandel sind das zum Beispiel Schnittstellen zu bestehenden Systemen und Features zur Marketing-Automatisierung.
3. Holen Sie sich Team-Feedback ein: Das beste Retail-CRM nützt nichts, wenn es im Alltag nicht akzeptiert wird. Holen Sie Ihr E-Commerce-Team, die Filialleitung und den Kundenservice mit ins Boot.
4. Prüfen Sie die Gesamtkosten und den ROI: Betrachten Sie die Gesamtkosten. Wo liegt der ROI, wenn Sie die Rate der Warenkorbabbrüche senken, die Wiederkaufrate erhöhen und den Customer Lifetime Value Ihrer Stammkund:innen steigern?
5. Achten Sie auf die Skalierbarkeit: Wählen Sie eine Plattform, die mitwächst. HubSpot etwa ermöglicht einen kostenlosen Start und ist danach modular erweiterbar.

Bonus: So starten Sie in 30 Tagen mit Ihrem HubSpot CRM durch

Wir empfehlen Ihnen HubSpot als CRM-System für Ihren Laden oder Ihren Onlineshop als Einzelhandelsunternehmen. Durch den starken Fokus auf Kundenzentrierung, KI und Automatisierung – ergänzt durch hunderte Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools – ist das Tool perfekt für den Einzelhandel geeignet.

Wollen Sie direkt loslegen? Hier ist Ihr Plan für die ersten vier Wochen:

• Woche 1: Melden Sie sich für das kostenlose HubSpot CRM an. Verbinden Sie beispielsweise Shopify und importieren Sie Ihre bestehende Kundenliste.
• Woche 2: Richten Sie Ihre erste Automatisierung ein, zum Beispiel eine E-Mail-Serie zur Rückgewinnung von Warenkorbabbrecher:innen.
• Woche 3: Erstellen Sie Ihre ersten intelligenten Kundensegmente. Verbinden Sie Ihr E-Mail-Postfach, damit die gesamte Kundenkommunikation lückenlos im CRM erfasst wird.
• Woche 4: Analysieren Sie die ersten Kennzahlen im Dashboard, etwa Conversion Rates. Planen Sie den Rollout für das gesamte Team.

Fazit: Setzen Sie sich mit dem HubSpot CRM im Einzelhandelswettbewerb durch

Einfachere Prozesse, mehr Zeit für die Kundschaft, Entlastung der Mitarbeiter:innen – ein CRM im Einzelhandel bringt viele Vorteile mit sich. Entscheidend ist aus unserer Sicht allerdings: es ermöglicht Personalisierung auf höchstem Niveau. Und diese erwarten Ihre Kund:innen, drei von vier sind sogar enttäuscht, wenn nicht personalisiert wird.

Gerade angesichts der „Konsumpause“ und des intensiven Wettbewerbs müssen Einzelhändler ihre Kundenbeziehungen aktiv und persönlich gestalten, um die Loyalität zu stärken.

Die wichtigsten Erkenntnisse aus unserem Retail-CRM-Vergleich auf einen Blick:

• Enterprise-Lösungen wie Salesforce, SAP und Microsoft bieten spezialisierte Commerce-Clouds. Für größere Unternehmen eignen sie sich ideal, da sie sehr viel möglich machen. Aber: sie sind auch komplex(er) als etwa Pipedrive, Monday und HubSpot.
• Diese drei Tools sind intuitiver zu bedienen. Gerade HubSpot ist eine sehr benutzerfreundliche All-in-One-Plattform, die sich nahtlos mit führenden E-Commerce-Systemen wie Shopify verbindet und Werkzeuge für Marketing-Automatisierung und Kundensegmentierung bietet.
• Grundsätzlich sind die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines Einzelhandel-CRMs die mögliche Integration mit dem Online-Shop und Kassensystem (POS), Features zur Marketing-Automatisierung und die Möglichkeit zur detaillierten Kundensegmentierung.

FAQ: Häufige Fragen aus dem Einzelhandel zum Thema CRM