Was ist das beste CRM für Fitnessstudios und Personal Trainer im Jahr 2025?

Gute und schlechte Neuigkeiten aus der Fitness-Branche: Mit beinahe zwölf Millionen Mitgliedern in Deutschland erreicht die Branche einen Höchststand, so die Studie „Eckdaten der deutschen Fitnesswirtschaft 2025“. Die Mitgliedschaften sind allerdings volatil, da die Abwanderungsquote sehr hoch ist. Ein probates Mittel für eine verbesserte Kundenbindung ist ein CRM-System für Fitnessstudios und Personal Trainer. Was dabei wichtig ist und welches die besten Tools sind, erfahren Sie in diesem Vergleich.

Was ist ein CRM-System für Fitnessstudios und Personal Trainer?

Ein CRM-System für Fitnessstudios ist eine zentrale Software-Plattform, mit der Sie alle administrativen und kommunikativen Prozesse mit Ihren Kund:innen managen. Dazu gehören die (erste) Kontaktaufnahme, Terminvereinbarungen, Trainingspläne und Besonderheiten, die Koordination von Trainer:innen bis hin zu automatisierten Angeboten für die Kundenbindung.

Die größten Herausforderungen in der Fitness-Branche im Jahr 2025

Die Fitness-Branche in der DACH-Region kämpft mit wechselwilligen Kund:innen, wachsender Konkurrenz und dem Fachkräftemangel. Konkret stehen Anbieter in der Branche gerade vor diesen Herausforderungen:

• Abwanderungsquote: Die Zahl der Kund:innen, die innerhalb eines Jahres ihren Vertrag wieder kündigen, liegt bei 30 bis 40 Prozent. Manchen fehlt die Motivation, andere wechseln zur Konkurrenz.

• Wachsende Konkurrenz: Fitness boomt, die Zahl der Kund:innen wächst – das Angebot aber auch. Es gilt, die Sportler:innen besser an das eigene Unternehmen zu binden.

• Fachkräftemangel: Wo viele Fitnessstudios sind, sind auch viele Arbeitsplätze für Trainer:innen. Es ist wichtig, als Arbeitgeber für gut geschulte Fachkräfte attraktiv zu sein. 

• Administrativer Aufwand: Anbieter, die bei der Digitalisierung hinterherhinken, haben einen hohen administrativen Aufwand und eine verhältnismäßig hohe Fehlerquote, da Informationen quer über Mails, Kalendern, Notizen und Listen verstreut sind. 

Auch ein modernes CRM für Fitnessstudios kann nicht all diese Probleme lösen, es trägt aber seinen Teil dazu bei: Mit schlanken, fehlerfreien Prozessen empfehlen Sie sich gut ausgebildeten Trainer:innen als Arbeitgeber, kümmern sich eingehender um die individuellen Bedürfnisse Ihrer Kund:innen und behaupten sich gegenüber der Konkurrenz.

Unverzichtbare CRM-Funktionen für Fitnessstudios

Kriterien unseres CRM-Vergleichs der besten Systeme für Fitnessstudios

Die Kriterien für unseren Vergleich der besten CRMs für Fitnessstudios und Personal Trainer gehen über die grundlegenden Funktionen hinaus. Wir haben die Tools daraufhin betrachtet, wie gut sie in der Fitness-Branche – sowohl für Unternehmen als auch freiberufliche Fitnesstrainer:innen – funktionieren:

• Benutzerfreundlichkeit: Wie intuitiv ist die Bedienung? Damit das Tool einen echten Mehrwert bietet, müssen alle Bediener:innen leicht damit umgehen können.

• Datenschutz & Sicherheit: Ist das System DSGVO-konform und werden Daten sicher auf europäischen Servern gehostet?

• Standardfunktionen: Implementiert der CRM-Anbieter moderne Features, die mehr bieten als reine Kontaktverwaltung? Etwa KI-Tools wie Chatbots für wiederkehrende Fragen und Automatisierungen für die Terminvergabe?

• Branchenspezifische Funktionen: Bietet das System branchenspezifische Funktionen, etwa Anwesenheitsverfolgung, personalisiertes Marketing, Abbildung von Kursen oder Community-Features?

• Integrationen: Wie gut lässt sich das System in Ihre bestehende IT-Infrastruktur einbinden? Ist die Verbindung mit gängigen Fitness-Anwendungen möglich?

• Skalierbarkeit: Wenn Ihr Fitnessstudio größer wird, kann das CRM mit dem Unternehmen wachsen?

• Preis-Leistungs-Verhältnis & Support: Was bekommt das Unternehmen für sein Geld? Ist die Preisstruktur transparent, können Sie eine kostenlose Testversion nutzen? Ist ein deutschsprachiger Support vorhanden? 

Die besten 6 CRMs für Fitnessstudios und Personal Trainer im Vergleich

So funktioniert das HubSpot CRM für Fitnessstudios im Detail

Quelle: HubSpot

Mit dem HubSpot CRM gelingt die Organisation aller Daten rund um Ihre Kund:innen. Dank einer einheitlichen Datenbasis können Sie und alle Mitarbeiter:innen Kundendaten auf einen Blick einsehen und so bei Anfragen sofort weiterhelfen. Gleichzeitig sorgen automatisierte digitale Prozesse dafür, dass Sie im Hintergrund beispielsweise erkennen, welche Kampagnen zur Neukundengewinnung funktionieren oder wie sich Ihre Auslastung entwickelt.

Das CRM wird durch die Bündelung aller wichtigen Informationen zur zentralen Plattform für die Kommunikation und die Verwaltung Ihrer Kundschaft. Das sind wichtigsten Funktionen von HubSpot für Fitnessstudios und Personal Trainer im Detail:

• 360-Grad-Kundensicht: In einer übersichtlichen Kontaktdatenbank werden alle Interaktionen – sei es per Telefon, E-Mail oder Chatbot – zentral gespeichert und sind immer auf einen Blick sichtbar.

• Automatisierte Kommunikation: Personalisierte E-Mails mit individuellen Trainings- und Ernährungstipps oder speziellen Treuerabatten helfen dabei, die Kundenbindung zu stärken. Erstellen Sie die Inhalte mithilfe des Breeze Content-Agent und nutzen Sie das integrierte Buchungstool für die Terminvereinbarung.

• Ticketsystem: Im zentralen Ticketsystem laufen Anfragen aus allen Quellen zusammen, sodass Sie sie strukturiert abarbeiten können.

• Proaktive Betreuung: Stärken Sie die Autonomie Ihrer Kund:innen, indem Sie eine Wissensdatenbank (Knowledge Base) anlegen und ihnen den Zugriff ermöglichen.

• Kundenfeedback: Über automatisch versendete Feedback-Umfragen können Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitglieder systematisch messen.

• Integrationen: Verbinden Sie HubSpot über den App Marketplace oder via API mit Ihrer bestehenden ERP-Software.

Preise von HubSpot:

• ab 9 € pro Monat pro Lizenz (Starter-Plattform)

• ab 1.283 € pro Monat (Professional-Plattform)

• kostenlose Tools und Pläne verfügbar

Kostenlose CRM-Software

Kostenlose Funktionen, die Ihnen sicher gefallen werden:

• Meetingplaner
• E-Mail-Vorlagen-Designer
• Live-Chat-Software
• KI-gestützter-E-Mail-Generator

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Die 5 weiteren Top-CRMs für Fitnessstudios

Salesforce

Quelle: Salesforce

Salesforce richtet sich mit seinen vielfältigen, aber komplexen Features vor allem an größere Unternehmen und Konzerne der Fitness-Branche, etwa Fitnessstudio-Ketten, die eine tief integrierte und hochgradig anpassbare Plattform für das Kundenmanagement benötigen.

Zu den wichtigsten Funktionen von Salesforce für Fitnessstudios zählen:

• 360°-Kundensicht und -management für umfassende Personalisierung

• KI „Einstein AI“ bietet smarte Einblicke in Prognosen und Pipeline

• Integration mit speziellen Apps für die Fitness-Branche über AppExchange

• Durchführung von Analysen und Generierung von Dokumentationen

Preise von Salesforce:

• 25 € pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)

• 100 € pro Monat pro Lizenz (Pro Suite)

• 175 € pro Monat pro Lizenz (Enterprise)

• 350 € pro Monat pro Lizenz (Unlimited)

• 550 € pro Monat pro Lizenz (Unlimited + KI-Suite, Agentforce und mehr)

• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

Microsoft 365 Dynamics

Quelle: Microsoft

Microsoft Dynamics 365 Sales ist eine geeignete CRM-Lösung für Fitnessstudios und Personal Trainer, die bereits viele Tools und Systeme aus dem Microsoft-Ökosystem (zum Beispiel Microsoft 365 und Teams) nutzen.

Die wichtigsten Features auf einen Blick:

• Tiefe Verbindung mit Outlook, Teams und SharePoint durch Microsoft 365-Integration

• Wie auch Salesforce bietet Microsoft spezialisierte Add-ons von Partnern, die das Basissystem um spezifische Projektmanagement- und Branchenfunktionen ergänzen

• Personalisierte Kundenkommunikation, Trainingspläne und Marketingkampagnen

• Konsequente Integration des KI-Assistenten „Microsoft Copilot“

Preise von Microsoft 365 Dynamics:

• Hängen stark von den gewählten Modulen ab

• Dynamics 365 Sales: ab 60,80 € pro Monat und Nutzer:in

• Dynamics 365 Business Central (vereint alles in einer Plattform): ab 65,50 € pro Monat und Nutzer:in

• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

SAP Sales Cloud

Quelle: SAP

Die SAP Sales Cloud ist die passende CRM-Lösung für große Unternehmen der Fitness-Branche, die idealerweise schon alle ihre Kernprozesse über ein ERP-System von SAP steuern. Für sie entfaltet die direkte Anbindung an die SAP-Backend-Systeme ihr volle Wirkung.

Zu den wichtigsten SAP-Funktionen für Fitnessstudios gehören die folgenden:

• SAP Sales Cloud ist in die SAP S/4HANA-Landschaft integriert, die bereits viele Fitnessstudio-Ketten für ihr ERP-System nutzen

• Individuelle Kundenkommunikation und gezieltes Marketing sind auch bei sehr großen Zahlen problemlos umsetzbar dank der 360-Grad-Kundenansicht

• Komplexe Personalplanung mit angestellten und freien Mitarbeitenden an verschiedenen Einsatzorten ist übersichtlich möglich

• Integrierter KI-Assistent „Joule“ unterstützt der Automatisierung administrativer Aufgaben

Preise von SAP Sales Cloud:

• Ab 118 € pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)

• Weitere Add-Ons (etwa Service, Field Sales) möglich

Pipedrive

Quelle: Pipedrive

Pipedrive ist verglichen mit SAP oder Microsoft ein ziemlich einfaches, dafür aber sehr intuitives CRM für Personal Trainer und Fitnessstudios. Das Terminmanagement, eine einheitliche Datenbasis für die Kund:innen und Automatisierungen lassen sich damit schnell und unkompliziert umsetzen.

Die wichtigsten Features von Pipedrive im Überblick:

• Intuitive und visuelle Drag-and-Drop-Oberfläche

• Integration von Webformularen zur einfachen Online-Terminanfrage

• Aktivitätenmanagement zur Nachverfolgung von Anfragen

• Einfache Dashboards zur Analyse von Kennzahlen

• Gute mobile App, verfügbar für iOS und Android

• Über 500 Integrationen

Preise von Pipedrive:

• Ab 14 € pro Monat pro Lizenz (Lite)

• Ab 39 € pro Monat pro Lizenz (Growth)

• Ab 49 € pro Monat pro Lizenz (Premium)

• Ab 79 € pro Monat pro Lizenz (Ultimate)

• Funktionen wie Projektmanagement (nach dem Abschluss) oder Marketing-Kampagnen können Sie mit kostenpflichtigen Add-ons dazubuchen

• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

Monday CRM

Quelle: Monday CRM

Monday.com ist weniger ein klassisches CRM als vielmehr eine visuelle Plattform zur Optimierung von internen Prozessen und administrativen Abläufen bei Personal Trainern und in Fitnessstudios. Es hilft mit einfachen Mitteln, den Überblick zu behalten.

Die wichtigsten Features von Monday für die Fitness-Branche aus unserer Sicht:

• „Boards“ als Kernfunktion, die sich flexibel als Kanban-Boards, Kalender oder Gantt-Charts darstellen lassen

• Verschiedene „No-Code“-Bausteine, mit denen Sie Ihre eigenen Workflows für Terminvereinbarungen, Erstellen von Trainings- und Kursplänen sowie Marketingmaßnahmen erstellen können

• Viele Vorlagen

• Erstellung anpassbarer digitaler Anmeldeformulare 

• Einfache Automatisierungen

Preise von Monday CRM:

• Ab 12 € pro Monat pro Lizenz (Basic)

• Ab 17 € pro Monat pro Lizenz (Standard)

• Ab 28 € pro Monat pro Lizenz (Pro)

• Enterprise auf Anfrage

• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

In 5 Schritten zum passenden CRM für Ihr Unternehmen in der Fitness-Branche

Um aus den vorgestellten CRM-Tools das passende System für Ihr Fitnessstudio zu wählen, haben wir für Sie eine Checkliste in fünf Schritten zusammengestellt:

1. Analysieren Sie Ihre Arbeitsprozesse: Wie laufen sie ab von der ersten Kontaktaufnahme über die Terminvereinbarung, Anmeldung und Betreuung bis zum personalisierten Marketing? Wo entstehen Informationslücken zwischen Verwaltung, Trainer:innen und Kund:innen, die ein CRM schließen kann?

2. Definieren Sie die wichtigsten Funktionen: Erstellen Sie eine Checkliste mit elementaren Features. Für Personal Trainer und Fitnessstudios sind das vor allem umfassende Kommunikationsmöglichkeiten, Automatisierungsfunktionen und Tools für ein personalisiertes Marketing.

3. Holen Sie sich Team-Feedback ein: Das beste CRM für Fitnessstudios nützt nichts, wenn Ihr Team es nicht akzeptiert. Holen Sie es also mit ins Boot, lassen Sie die Belegschaft die Tools testen und bitten Sie um Feedback.

4. Prüfen Sie die Gesamtkosten und den ROI: Vergleichen Sie die Preise für die verschiedenen Tools und bedenken Sie, was Sie auf jeden Fall brauchen. Wie hoch könnte der ROI jeweils sein, wenn Sie die Kundenbindung erhöhen und die Arbeitsprozesse beschleunigen?

5. Achten Sie auf die Skalierbarkeit: Wächst Ihr Unternehmen noch oder möchten Sie sich später vergrößern, sollte Ihr CRM Schritt halten können. HubSpot zum Beispiel startet mit einer kostenlosen Basis, die Sie durch Add-ons beliebig erweitern können.

Bonus: So starten Sie in 30 Tagen mit Ihrem HubSpot CRM durch

Wir empfehlen Ihnen HubSpot als CRM für Personal Trainer und Fitnessstudios. Wollen Sie direkt loslegen? So könnt Ihr Plan für die ersten vier Wochen aussehen:

• Woche 1: Melden Sie sich für das kostenlose HubSpot CRM an und importieren Sie Ihre Kundenkontakte.

• Woche 2: Richten Sie Ihre E-Mail-Vorlagen für die wiederkehrende Kommunikation ein, etwa mit Informationen zu Kursen oder Zufriedenheitsabfragen. Testen Sie eine erste Automatisierung, etwa automatische Rabattangebote per Mail.

• Woche 3: Verbinden Sie Ihr E-Mail-Postfach und richten Sie das Kundenportal ein, damit Kund:innen dort sicher ihre Dokumente einsehen, in der Wissensdatenbank stöbern oder den Status ihrer Anmeldung sehen können.

• Woche 4: Analysieren Sie die ersten Kennzahlen im Dashboard. Wichtige Indikatoren könnten die Anzahl der Anmeldungen oder die Öffnungsraten Ihrer Marketing-E-Mails sein.

Fazit: Setzen Sie sich mit dem HubSpot CRM im Wettbewerb der Fitness-Branche durch

Mit einem CRM für Personal Trainer und Fitnessstudios automatisieren Sie viele manuelle Prozesse und erhalten so mehr Zeit für strategische Aufgaben oder die Betreuung Ihrer Kund:innen, Kursteilnehmer:innen & Co. Zudem können Sie dafür sorgen, dass alle Interessierten genau die Werbung erhalten, die sie direkt anspricht.

Hier sind noch einmal die wichtigsten Erkenntnisse aus unserem CRM-Vergleich für Personal Trainer und Fitnessstudios auf einen Blick:

• Enterprise-Lösungen von Salesforce oder Microsoft mit ihren komplexen Strukturen bieten spezialisierte, leistungsfähige Plattformen. Sie eignen sich für große Unternehmen und Ketten, die eine tiefe Integration in ihre komplexe IT-Landschaft benötigen.

• Spezialisierte Tools können vor allem Teilprobleme sehr gut lösen: Pipedrive und Monday sind intuitiv und schlank. Typische Prozesse wie Kurspläne oder E-Mail-Automatisierungen richten Sie damit schnell ein.

• HubSpot vereint das Beste aus beiden Welten. Die All-in-One-Plattform bietet sowohl einen einfachen, intuitiven Einstieg als auch die Möglichkeit, das CRM auszubauen und komplexe Prozesse damit abzubilden.

• Die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl Ihres CRMs für Personal Trainer und Fitnessstudios sind umfassende Kundenkommunikation auf allen Kanälen, die nahtlose Integration in bestehende Systeme und einfach zu bedienende Werkzeuge für die Automatisierung und das Marketing.

FAQ: Häufige Fragen aus der Fitness-Branche zum Thema CRM