Die 6 besten CRM-Systeme für die Gastronomie im Vergleich (2025)

Zahlreiche Gastronomiebetriebe können sich an einzelne Krisen anpassen. Laut einer Studie lassen die aktuellen Krisen (Personalmangel nach der Pandemie, Teuerung durch den Angriffskrieg auf die Ukraine, Inflation) etwa 40 Prozent der Betreiber:innen von Gastronomiebetrieben in niedersächsischen Städten um ihre Existenz bangen. 

Ein CRM-System für die Gastronomie kann helfen, Abläufe zu verschlanken und so Kosten zu sparen – sowie gleichzeitig die Kundenbindung zu stärken. Die sechs besten Tools dafür stellen wir Ihnen in unserem Vergleich vor.

Was ist ein CRM-System für die Gastronomie?

Ein CRM-System für die Gastronomie ist eine Software, mit der Gastronom:innen die Dokumentation aller Arbeitsabläufe zentralisieren. Idealerweise verbindet ein CRM in der Gastronomie die Kassensysteme, alle Reservierungen und Bestellungen, die Vorlieben und wichtigen Termine der Stammkundschaft sowie Vertrieb, Marketing und Controlling.

Die größten Herausforderungen für die Gastronomie im Jahr 2025

Die Gastronomie muss 2025 einen Spagat zwischen steigenden Lebensmittel- und Energiekosten, dem seit Jahren herrschenden Arbeitskräftemangel und der Digitalisierung meistern:

• Mangel an Arbeitskräften: Obwohl die Fachkräftelücke in der Gastronomie Mitte 2024 fast halbiert wurde, konnte noch immer mehr als jede vierte Stelle nicht besetzt werden.
• Geringere Umsätze: Noch immer liegen die Umsätze in der Gastronomie unter denen vor der Pandemie – und das bei stark steigenden Kosten. Mittels hochwertigen Services, unterstützt von gut aufbereiteten Daten, können Sie die Treue Ihrer Gäste stärken.
• Wettbewerbsdruck: Weniger Menschen besuchen Gastronomiebetriebe, und die Gäste verzehren auch nicht mehr so viel wegen der gestiegenen Kosten. Der Konkurrenzkampf erfordert professionelle Prozesse, die die Unternehmen entlasten.

Zwar ist ein CRM-System nicht darauf ausgelegt, alle diese Herausforderungen zu meistern. Es schafft aber strukturierte Prozesse, die Zeit zu sparen helfen, die Sie andernfalls mit unwirtschaftlichen, repetitiven Aufgaben verschwenden. Sind diese Prozesse erst einmal optimiert, haben Sie zum Beispiel mehr Muße, sich um die Personalgewinnung zu kümmern.

Unverzichtbare CRM-Funktionen für die Gastronomie

Kriterien unseres CRM-Vergleichs der besten Systeme in der Gastronomie

Mit den Kriterien unseres CRM-Vergleichs für die Gastronomie gehen wir über die Standardfunktionen hinaus. Wir haben uns angesehen, wie die Tools hinsichtlich der spezifischen Anforderungen von Gastronomiebetrieben abschneiden:

• Benutzerfreundlichkeit: Wie intuitiv ist die Bedienung des CRM-Systems für neue Mitarbeitende und Aushilfen, die kurzfristig einspringen? Gibt es auch eine mobile Version, die mit Endgeräten an den Tischen genutzt werden kann?
• Standardfunktionen: Implementiert der CRM-Anbieter moderne Features, die über reine Kontaktverwaltung hinausgehen? Etwa KI-Tools für Reservierungen und Fragen zu Inhaltsstoffen oder Automatisierungen?
• Branchenspezifische Funktionen: Bietet das System Features wie Online-Reservierungen, Branchen-KPIs und Kostenanalysen?
• Integrationen: Wie gut lässt sich das System mit möglicherweise bestehender Software-Landschaft (etwa eigene App, ERP) verbinden? Gibt es offene Schnittstellen (APIs)?
• Skalierbarkeit: Kann das CRM mit dem Gastronomiebetrieb wachsen und gibt es verschiedene Preisstufen?
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Was bekommt das Unternehmen für sein Geld? Sind die Preise transparent und gibt es vielleicht sogar eine kostenlose Testversion?
• Support und Implementierung: Bietet der Anbieter deutschsprachigen Support und wie schnell lässt sich das System im Gastronomie-Alltag einführen?

Die besten 6 CRM-Systeme für die Gastronomie im Vergleich

So funktioniert das HubSpot CRM für die Gastronomie im Detail

Quelle: HubSpot

HubSpot ist ein All-in-One-CRM für Gastronomiebetriebe jeglicher Größe und verbindet Marketing, Akquise, Reservierungen und Service in einer Ansicht. So greifen Sie auf sämtliche Interaktionen und Projekte zentral über eine Oberfläche zu.

Einige der aus unserer Sicht wichtigsten Funktionen von HubSpot für die Gastronomie im Überblick:

• Übersicht über alle Reservierungen: Zeigen Sie alle Reservierungen mit etwaigen Platzvorlieben und bereits bekannten Informationen wie Ernährungsgewohnheiten oder Nahrungsmittelunverträglichkeiten an.
• Mobile App & 360-Grad-Sicht: Alle Daten (Reservierungen, Anfragen, E-Mails) sind zentral gespeichert und abrufbar.
• Customer Feedback: Bitten Sie um Feedback, wie Ihren Gästen der Aufenthalt gefallen hat und finden Sie heraus, was gut läuft und was Sie noch verbessern können.
• Automatisierte Workflows: Das System automatisiert Routineaufgaben. Versenden Sie etwa automatische Newsletter, wenn Sie eine spezielle saisonale Speisekarte launchen oder nutzen Sie den Breeze Customer Agent, um mittels KI häufige Fragen zu Inhaltsstoffen und Allergenen beantworten zu lassen.

• Integrationen: Verbinden Sie HubSpot über den App Marketplace oder via API mit Ihrer bestehenden POS- oder ERP-Software.

Preise von HubSpot:

• ab 9 Euro pro Monat pro Lizenz (Starter-Plattform)
• ab 1.283 Euro pro Monat (Professional-Plattform)
• kostenlose Tools und Pläne verfügbar

Kostenlose CRM-Software

Kostenlose Funktionen, die Ihnen sicher gefallen werden:

• Meetingplaner
• E-Mail-Vorlagen-Designer
• Live-Chat-Software
• KI-gestützter-E-Mail-Generator

Jetzt loslegen

Die 5 weiteren Top-CRMs für die Gastronomie

Salesforce

Quelle: Salesforce

Salesforce Sales Cloud bietet vor allem großen Gastronomiebetrieben und Franchises eine flexible Plattform, die ähnlich wie HubSpot weltweit genutzt wird.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Leichte Skalierbarkeit für Franchises durch einfache Erweiterungen und Standortintegration, außerdem vereinfachte Koordination von Richtlinien und Kommunikation
• AppExchange mit vielen branchenrelevanten Apps, die ans System angebunden werden können, etwa POS oder unternehmenseigenen Applikationen
• Customer Service KI, die das Kundenerlebnis verbessert, den Service beschleunigt und zur Kundenzufriedenheit beiträgt
• Einheitliche Interaktionsplattform für alle Mitarbeitenden als zentrale Informationsquelle über Service, Marketing, IT und Handel

Preise von Salesforce:

• 25 Euro pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• 100 Euro pro Monat pro Lizenz (Pro Suite)
• 175 Euro pro Monat pro Lizenz (Enterprise)
• 350 Euro pro Monat pro Lizenz (Unlimited)
• 550 Euro pro Monat pro Lizenz (Unlimited + KI-Suite, Agentforce und mehr)
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

Microsoft 365 Dynamics

Quelle: Microsoft 365 

Microsoft Dynamics 365 Sales ist eine geeignete CRM-Lösung für Gastronomiebetriebe, die bereits viele Tools und Systeme aus dem Microsoft-Ökosystem (zum Beispiel Microsoft 365) nutzen.

Die wichtigsten Funktionen aus unserer Sicht im Überblick:

• Tiefe Verbindung mit Outlook, Teams und SharePoint durch Microsoft 365-Integration
• Ähnlich wie Salesforce bietet Microsoft spezialisierte Add-ons von Partnern, die das Basissystem um spezifische Projektmanagement- und Branchenfunktionen ergänzen
• Genaue Kosten- und Umsatzprognosen
• Microsoft Copilot ist als generative KI integriert, zudem lassen sich mit Power BI sehr detaillierte Analysen selbst entwerfen
• Allgemein sehr hohe Anpassbarkeit an komplexe Prozesse, daher auch für große Gastronomiebetriebe und Franchises geeignet

Preise von Microsoft 365 Dynamics:

• Hängen stark von den gewählten Modulen ab
• Dynamics 365 Sales: ab 60,80 Euro pro Monat und Nutzer:in
• Dynamics 365 Business Central (vereint alles in einer Plattform): ab 65,50 Euro pro Monat und Nutzer:in
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

SAP Sales Cloud

Quelle: SAP

Die SAP Sales Cloud ist eine CRM-Lösung für Großunternehmen und Konzerne aus der Gastronomie, die bereits ihre Kernprozesse (wie Finanzen und Projekt-Controlling) über ein SAP ERP-System (meist S/4HANA) steuern. Dann entfaltet die direkte Anbindung an die SAP-Backend-Systeme ihr volle Wirkung.

Zu den wichtigsten Funktionen für die Gastronomie gehören:

• SAP Sales Cloud ist in die SAP S/4HANA-Landschaft integriert, die bereits viele Gastronomiebetriebe für ihr ERP-System nutzen
• Personalplanung mit angestellten und saisonalen und freien Mitarbeitenden lässt sich effektiv umsetzen
• Übergreifende Aktionen und komplexe Angebote (CPQ) mit vielen Varianten in Franchises sind möglich
• Der integrierter KI-Assistent „Joule“ hilft bei der Automatisierung administrativer Aufgaben

Preise von SAP Sales Cloud:

• Ab 118 Euro pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• Weitere Add-Ons (etwa Service, Field Sales) möglich

Pipedrive

Quelle: Pipedrive 

Pipedrive ist im Vergleich zu Salesforce oder SAP weniger für sehr große Gastronomiebetriebe geeignet und stark vertriebsorientiert. Ähnlich wie HubSpot ist das Tool sehr intuitiv und modern aufgebaut.

Die wichtigsten Pipedrive-Funktionen:

• Intuitive und visuelle Drag-and-Drop-Pipeline für Bestellungen
• Aktivitätenbasiertes Verkaufen erinnert Vertriebsmitarbeiter:innen proaktiv an die nächste fällige Aktion (Anruf, E-Mail, Meeting)
• Gute mobile App, verfügbar für iOS und Android
• Über 500 Integrationen

Preise von Pipedrive:

• Ab 14 Euro pro Monat pro Lizenz (Lite)
• Ab 39 Euro  pro Monat pro Lizenz (Growth)
• Ab 49 Euro pro Monat pro Lizenz (Premium)
• Ab 79 Euro pro Monat pro Lizenz (Ultimate)
• Funktionen wie Projektmanagement (nach dem Abschluss) oder Marketing-Kampagnen sind über kostenpflichtige Add-ons buchbar
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

Monday CRM

Quelle: Monday

Monday CRM ist weniger ein klassisches CRM, sondern mehr ein Projektmanagement- und Task-Management-Tool für die Gastronomiebranche. Gerade für Unternehmen (und Teams), die eine sehr flexible und visuelle Plattform suchen, ist Monday unserer Erfahrung nach geeignet.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• „Boards“ als Kernfunktion, die sich flexibel als Kanban-Boards, Kalender oder Gantt-Charts darstellen lassen
• Verschiedene „No-Code“-Bausteine, mit denen die Gastronomie ihre eigenen Workflows für Einkauf, Kochen und Herrichten der Räumlichkeiten erstellen können
• Einfache Automatisierungen
• Viele Vorlagen, die speziell für die Gastronomie und die Kundenbindung entwickelt wurden

Preise von Monday CRM:

• Ab 12 Euro pro Monat pro Lizenz (Basic)
• Ab 17 Euro pro Monat pro Lizenz (Standard)
• Ab 28 Euro pro Monat pro Lizenz (Pro)
• Enterprise auf Anfrage
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

In 5 Schritten zum passenden CRM für Ihren Gastronomiebetrieb

Um aus den vorgestellten CRM-Systemen für die Gastronomie genau das System zu wählen, das Ihren Anforderungen entspricht, haben wir eine Checkliste in fünf Schritten vorbereitet:

1. Analysieren Sie Ihre eigenen Prozesse: Skizzieren Sie Ihre Abläufe von der Kalkulation über den Einkauf bis zu den Reservierungen und den Besuchen. Wo entstehen Datensilos zwischen Planung und Termin? Welche Prozesse kann ein CRM abdecken?
2. Definieren Sie die wichtigsten Funktionen: Erstellen Sie eine Checkliste mit elementaren Features. Für die Gastronomie gehören dazu in der Regel eine mobile App, Reservierungs- und Anfrage-Tools sowie Schnittstellen zur Integration branchenspezifischer Tools wie POS- und ERP-Software.
3. Holen Sie Team-Feedback ein: Das beste Gastronomie-CRM nützt Ihnen unserer Erfahrung nach nichts, wenn es nicht von Ihrem Team akzeptiert wird. Holen Sie Controller:innen mit ins Boot, lassen Sie Ihre Angestellten Workflows testen und so weiter.
4. Prüfen Sie Gesamtkosten und den ROI: Machen Sie eine Aufstellung der Gesamtkosten. Wo liegt der ungefähre ROI der jeweiligen Systeme?
5. Achten Sie auf Skalierbarkeit: Wählen Sie eine Plattform, die mitwächst. Fangen Sie etwa mit einem kostenlosen Paket wie bei HubSpot an – wichtig ist aber, dass das System mitwachsen kann, wenn Sie Ihren Betrieb vergrößern.

Bonus: So starten Sie in 30 Tagen mit HubSpot CRM durch

Wir empfehlen Ihnen HubSpot als CRM-Lösung für Ihren Gastronomiebetrieb. So decken Sie alle Bereiche von der Verwaltung Ihrer Kontakte über den Einkauf und die Personalplanung bis hin zur (KI-)Automatisierung über eine Oberfläche ab.

Wollen Sie direkt loslegen? Hier ist Ihr Plan für die ersten vier Wochen:

• Woche 1: Melden Sie sich für das kostenlose HubSpot CRM an und lernen Sie das Tool kennen.
• Woche 2: Importieren Sie 20 wichtigsten Gäste mit ihren Daten. Richten Sie erste E-Mail-Vorlagen für Newsletter und Rabattangebote ein. Testen Sie so die ersten Follow-up-Automatisierungen.
• Woche 3: Richten Sie das Portal für das Feedback Ihrer Gäst:innen ein und verbinden Sie Ihr E-Mail-Postfach.
• Woche 4: Analysieren Sie die ersten Kennzahlen im Dashboard, etwa Auslastung, Umsatz und Personalverteilung. Optimieren Sie die Besetzung und planen Sie mit dem Team die vollständige Skalierung für das nächste Quartal.

Kostenlose CRM-Software

Kostenlose Funktionen, die Ihnen sicher gefallen werden:

• Meetingplaner
• E-Mail-Vorlagen-Designer
• Live-Chat-Software
• KI-gestützter-E-Mail-Generator

Jetzt loslegen

Fazit: Setzen Sie sich mit dem HubSpot CRM im Wettbewerb der Gastronomie durch

Der reale Gastgewerbeumsatz lag im ersten Halbjahr 2025 bei -15,1 Prozent im Gegensatz zu 2019. „Damit gehen wir auf das sechste Verlustjahr in Folge zu“, sagt Guido Zöllick, der Präsident des Deutschen Hotel- und Gaststättenverbandes (DEHOGA Bundesverband).

Wenn die ganze Branche kämpft, ist es umso wichtiger, dass Sie sich einen Vorteil verschaffen: Schlanke Prozesse helfen Ihnen dabei, sich besser zu organisieren und eventuell mit etwas weniger Personal auszukommen. Gleichzeitig können Sie die Zufriedenheit Ihrer Gäst:innen verstärken, damit diese immer wieder gerne kommen.

Beides ist mit einem CRM unterstützend möglich. Hier sind noch einmal die wichtigsten Erkenntnisse über die verglichenen CRM-Systeme für Gastronomien auf einen Blick:

• Enterprise-Lösungen wie Salesforce, SAP und Microsoft sind sehr leistungsstark, aber auch komplex und teuer. Sie eignen sich vor allem für Großbetriebe und Franchises in der Gastronomiebranche.
• Tools wie Pipedrive und Monday legen den Fokus eher auf einzelne Bereiche – etwa Vertrieb respektive Projekt- und Task-Management.
• HubSpot ist die All-in-One-Plattform in unserem Vergleich, die den besten Kompromiss aus Benutzerfreundlichkeit und Funktionsumfang für die Gastronomiebranche bietet.
• Die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines CRMs sind Automatisierungsfunktionen, ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und die Integrationsfähigkeit mit bestehender Software.

FAQ: Häufige Fragen aus der Gastronomie zum Thema CRM