Was ist das beste CRM für Universitäten und Hochschulen im Jahr 2025?

Das Hochschul-Barometer aus dem April 2025 zeigt: Die Stimmung an deutschen Hochschulen und Universitäten ist eher pessimistisch geprägt. Es gibt zahlreiche verschiedene Herausforderungen, mit denen Bildungseinrichtungen zu kämpfen haben – die schleppende Digitalisierung ist die offensichtlichste Hürde, aber nur eine von vielen. Um Kapazitäten für die wichtigen Aufgaben freizusetzen, ist ein CRM für Universitäten und Hochschulen eine Stellschraube, an der Einrichtungen selbst drehen können. Wir stellen Ihnen hier die sechs besten Tools vor.

Was ist ein CRM-System für Hochschulen und Universitäten?

Ein CRM-System für Universitäten und Hochschulen ist eine Software, mit der die Bildungseinrichtungen alle Interaktionen mit Studierenden zentralisieren. Idealerweise bündelt es alle Daten und Informationen für bestmögliche Beratung, ermöglicht jederzeit die Kontaktaufnahme und automatisiert Prozesse.

Die größten Herausforderungen für Universitäten und Hochschulen im Jahr 2025

Hochschulen und Universitäten kämpfen aktuell mit Herausforderungen an verschiedenen Fronten. Schleppende Digitalisierung, Fachkräftemangel, sinkende Förderungen sowie notwendige Anpassungen der Studieninhalte an tatsächlich geforderte Fähigkeiten auf dem Arbeitsmarkt halten die Bildungseinrichtungen auf Trab:

• Schleppende Digitalisierung: Punktuelle Lösungen, uneinheitliche Vorgehensweisen, Silo-Strukturen und fehlende Ressourcen machen die Digitalisierung an Hochschulen zur Herausforderung.

• Fachkräftemangel: Personal fehlt an allen Ecken und Enden – sowohl in der Lehre und Forschung als auch in der Verwaltung. Nur 27 Prozent der für das eingangs genannte Hochschulbarometer Befragten schätzte die Personalsituation des eigenen Bildungsinstituts als gut oder sehr gut ein.

• Sinkende Förderungen: Politisch wird viel von Hochschulen gefordert, Stichpunkte sind Digitalisierung, Modernisierung, Internationalisierung, bessere Wettbewerbsfähigkeit. Gleichzeitig sinken allerdings in mehreren Bundesländern die Förderungen.

• Anpassung der Studieninhalte: Arbeitgeber beschweren sich, dass Absolvent:innen nicht mit den erforderlichen Fähigkeiten von den Hochschulen kommen – ein Anpassungsprozess der Lehrinhalte ist nötig, aber kompliziert umzusetzen.

Zwar löst ein CRM-System für Hochschulen und Universitäten nicht alle diese Herausforderungen, es schafft jedoch strukturierte Prozesse. Das ist wichtig, denn: Ohne optimierte Abläufe verlieren Hochschulen zu viel Zeit mit repetitiven Aufgaben. Eine Verschlankung des Verwaltungsapparats schafft Freiräume, andere Herausforderungen anzugehen.

Unverzichtbare CRM-Funktionen für Universitäten und Hochschulen

Kriterien unseres CRM-Vergleichs der besten Systeme für Universitäten und Hochschulen

Die Kriterien unseres CRM-Vergleichs für Hochschulen und Universitäten beschränken sich nicht auf die Standardfunktionen. Wir haben uns genau angeschaut, wie die Tools bei den spezifischen Anforderungen der Bildungseinrichtungen performen:

• Benutzerfreundlichkeit: Wie intuitiv ist die Bedienung des CRM-Systems? Können Beschäftigte in den unterschiedlichen Fachbereichen problemlos damit umgehen?

• Standardfunktionen: Implementiert der CRM-Anbieter moderne Features, die über reine Kontaktverwaltung hinausgehen? Etwa KI-Tools für die Dokumentation und Chatbots für Studierendenfragen?

• Branchenspezifische Funktionen: Bietet das System spezielle Features für Bildungseinrichtungen?

• Integrationen: Wie gut lässt sich das System mit möglicherweise bestehender Software-Landschaft und Lernplattformen verbinden? Gibt es offene Schnittstellen (APIs)? 

• Skalierbarkeit: Kann das CRM mit der Hochschule wachsen – gibt es verschiedene Preisstufen?

• Preis-Leistungs-Verhältnis: Was bekommt die Bildungseinrichtung für ihr Geld? Gibt es eine transparente Preisstruktur und eine kostenlose Testversion? 

• Support und Implementierung: Bietet der Anbieter deutschsprachigen Support und wie schnell lässt sich das System in der Hochschule oder der Universität einführen?

Die besten 6 CRM-Systeme für Hochschulen im Vergleich

So funktioniert das HubSpot CRM für Universitäten und Hochschulen im Detail

Quelle: Screenshot HubSpot

HubSpot ist ein All-in-One-CRM für Hochschulen und Universitäten jeglicher Größe und verbindet Marketing, Akquise, Verwaltung und Service in einer Ansicht. Mit dem Tool greifen Sie auf sämtliche Interaktionen und Projekte zentral über eine Oberfläche zu.

Einige der aus unserer Sicht wichtigsten Funktionen von HubSpot für Bildungseinrichtungen im Überblick:

• 360-Grad-Ansicht: Alle Informationen und Kommunikationen mit Studierenden (und respektive oder anderen Beteiligten der Einrichtung) sind zentral gespeichert, sodass sie allen Mitarbeitenden zur Verfügung stehen und optimale Beratung ermöglichen.

• ChatBot: Nutzen Sie den Breeze Customer Agent, der die immer gleichen Fragen – etwa zu Immatrikulation und Credit Points – abwickelt.

• Gute Kommunikationsmöglichkeiten: Nutzen Sie das Ticketsystem im Service Hub, um Rückfragen und Beschwerden jederzeit zu ermöglichen.

• Automatisierte Workflows: Das System automatisiert Routineaufgaben wie Immatrikulation, Exmatrikulation sowie E-Mail-Erinnerungen, wenn zum Beispiel bestimmte Dokumente eingereicht werden müssen. 

• Integrationen: Verbinden Sie HubSpot über den App Marketplace oder via API mit Ihrer bestehenden ERP-Software.

Preise von HubSpot:

• ab 9 € pro Monat pro Lizenz (Starter-Plattform)

• ab 1.283 € pro Monat (Professional-Plattform)

• kostenlose Tools und Pläne verfügbar

Kostenlose CRM-Software

Kostenlose Funktionen, die Ihnen sicher gefallen werden:

• Meetingplaner
• E-Mail-Vorlagen-Designer
• Live-Chat-Software
• KI-gestützter-E-Mail-Generator

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Die 5 weiteren Top-CRMs für Universitäten und Hochschulen

Salesforce

Quelle: Salesforce

Salesforce Sales Cloud bietet vor allem großen Hochschulen und Universitäten eine flexible Plattform, die ähnlich wie HubSpot überall auf der Welt genutzt wird.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Hohe Anpassbarkeit an komplexe Prozesse, daher auch für große Bildungseinrichtungen geeignet

• AppExchange mit vielen branchenrelevanten Apps, die ans System angebunden werden können, etwa Lernplattformen

• KI „Einstein AI“ bietet smarte Einblicke in Marketing, Prognosen und Ergebnisse

• Automatisierungen erleichtern beispielsweise den Prozess der Immatrikulation und erlauben individuelle Erinnerungsnachrichten

• Möglichkeit, Dokumentationen für Beratungen und Projektbibliotheken zu generieren

Preise von Salesforce:

• 25 € pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)

• 100 € pro Monat pro Lizenz (Pro Suite)

• 175 € pro Monat pro Lizenz (Enterprise)

• 350 € pro Monat pro Lizenz (Unlimited)

• 550 € pro Monat pro Lizenz (Unlimited + KI-Suite, Agentforce und mehr)

• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

Microsoft 365 Dynamics

Quelle: Microsoft

Microsoft Dynamics 365 Sales ist eine passende CRM-Lösung für Hochschulen und Universitäten, die bereits viele Tools und Systeme aus dem Microsoft-Ökosystem (zum Beispiel Microsoft 365 und Teams) für andere Aufgaben nutzen.

Die unserer Ansicht nach wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Tiefe Verbindung mit Outlook, Teams und SharePoint durch Microsoft 365-Integration

• Ähnlich wie auch Salesforce bietet Microsoft spezialisierte Add-ons von Partnern, die das Basissystem um spezifische Projektmanagement- und Branchenfunktionen ergänzen

• Genaue Kosten- und Umsatzprognosen, etwa für Ausschreibungen

• Microsoft Copilot ist als generative KI integriert, die bei der Kommunikation entscheidende Unterstützung bietet

• Allgemein sehr hohe Anpassbarkeit an komplexe Prozesse, daher auch für große Unternehmen der Bildungsbranche geeignet

Preise von Microsoft 365 Dynamics:

• Hängen stark von den gewählten Modulen ab

• Dynamics 365 Sales: ab 60,80 € pro Monat und Nutzer:in

• Dynamics 365 Business Central (vereint alles in einer Plattform): ab 65,50 € pro Monat und Nutzer:in

• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

SAP Sales Cloud

Quelle: SAP

Die SAP Sales Cloud ist eine CRM-Lösung für sehr große Hochschulen und Universitäten, die schon ihre Kernprozesse (wie Finanzen und Projekt-Controlling) über ein SAP ERP-System (meist S/4HANA) organisieren. Für sie entfaltet die direkte Anbindung an die SAP-Backend-Systeme ihre volle Wirkung.

Zu den wichtigsten Funktionen für die Bildungseinrichtungen gehören:

• SAP Sales Cloud ist in die SAP S/4HANA-Landschaft integriert, die bereits viele Hochschulen für ihr ERP-System nutzen

• Implementierung eines intelligenten Finanz- und Rechnungswesens

• Fördermittelmanagement und Beschleunigung von Forschungsprozessen

• Integrierter KI-Assistent „Joule“ hilft bei der Automatisierung von administrativen Aufgaben

Preise von SAP Sales Cloud:

• Ab 118 € pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)

• Weitere Add-Ons (etwa Service, Field Sales) möglich

Pipedrive

Quelle: Pipedrive

Pipedrive ist im Vergleich zu Salesforce oder SAP eher für kleinere Universitäten und Hochschulen geeignet. Es ist stark vertriebsorientiert und – ähnlich wie HubSpot – sehr intuitiv und modern aufgebaut.

Die wichtigsten Pipedrive-Funktionen:

• Individuelle Anpassung der Kommunikation an einzelne Studiengänge

• Remote-Flexibilität dank der Online-Bildungs-Cloud

• Automatisierung des Einschreibungsprozesses und wichtiger Erinnerungen

• Zahlreiche Integrationen mit Tools, Plattformen und Social Media

Preise von Pipedrive:

• Ab 14 € pro Monat pro Lizenz (Lite)

• Ab 39 € pro Monat pro Lizenz (Growth)

• Ab 49 € pro Monat pro Lizenz (Premium)

• Ab 79 € pro Monat pro Lizenz (Ultimate)

• Funktionen wie Projektmanagement (nach dem Abschluss) oder Marketing-Kampagnen sind über kostenpflichtige Add-ons buchbar

• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

Monday CRM

Quelle: Monday CRM

Monday CRM ist weniger ein klassisches CRM, sondern mehr ein Projektmanagement- und Arbeitsorganisations-Tool für die Bildungsbranche. Gerade für Hochschulen, die eine sehr flexible und visuelle Plattform suchen, ist Monday unserer Erfahrung nach gut geeignet.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• „Boards“ als Kernfunktion, die sich flexibel als Kanban-Boards, Kalender oder Gantt-Charts darstellen lassen

• Verschiedene „No-Code“-Bausteine, mit denen Sie Ihre eigenen Workflows für Terminvereinbarungen, Beratungsgespräche und Marketing erstellen können

• Einfache Automatisierungen

• Viele Vorlagen, die speziell für das Bildungs-Projektmanagement entwickelt wurden

Preise von Monday CRM:

• Ab 12 € pro Monat pro Lizenz (Basic)

• Ab 17 € pro Monat pro Lizenz (Standard)

• Ab 28 € pro Monat pro Lizenz (Pro)

• Enterprise auf Anfrage

• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

In 5 Schritten zum passenden CRM für Ihre Hochschule

Um aus den vorgestellten CRM-Systemen für Universitäten und Hochschulen das passende System für Ihre Anforderungen zu wählen, haben wir eine Checkliste in fünf Schritten für Sie zusammengestellt:

1. Analysieren Sie Ihre Prozesse: Wie sehen die Arbeitsabläufe von Anfragen über die Beratung und die Immatrikulation bis zur Betreuung der Studierenden aus? Wo entstehen Datensilos während dieser Aufgaben? Welche Prozesse kann ein CRM abdecken?

2. Definieren Sie die wichtigsten Funktionen: Erstellen Sie eine Checkliste mit elementaren Features. Für Universitäten und Hochschulen gehören dazu im Normalfall gute Kommunikationsmöglichkeiten, Automatisierungsfunktionen inklusive AI-Tools sowie Schnittstellen zur Integration branchenspezifischer Tools und ERP-Software.

3. Holen Sie Team-Feedback ein: Das beste CRM für Hochschulen nützt Ihnen nichts, wenn Ihr Team damit nichts anfangen kann. Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden um ihre Meinung, lassen Sie sie Workflows testen und so weiter.

4. Prüfen Sie Gesamtkosten und den ROI: Schauen Sie sich an, wie viel Sie ausgeben müssten und was Sie dafür bekommen. Wo liegt jeweils der ungefähre ROI der Systeme?

5. Achten Sie auf Skalierbarkeit: Die Größe Ihrer Hochschule kann sich verändern. Wählen Sie daher eine Plattform, die Sie anpassen können. Beginnen Sie mit einem kostenlosen Paket wie bei HubSpot – wichtig ist aber, dass es mitwachsen kann.

Bonus: So starten Sie in 30 Tagen mit dem HubSpot CRM durch

Wir empfehlen Ihnen HubSpot als CRM-Lösung für Ihre Universität oder Hochschule. So decken Sie alle Bereiche von Kontaktverwaltung über Beratung bis hin zur (KI-)Automatisierung über eine Oberfläche ab.

Wollen Sie direkt loslegen? So könnte Ihr Plan für die ersten vier Wochen aussehen:

• Woche 1: Melden Sie sich für das kostenlose HubSpot CRM an. Importieren Sie die Kontaktdaten Ihrer Studierenden und weiteren Beteiligten. Erstellen Sie eine erste individuelle Pipeline mit Phasen, die zu Ihren Marketingvorhaben passen.

• Woche 2: Richten Sie erste E-Mail-Vorlagen für wiederkehrende Anfragen und Prozesse ein, etwa rund um die Immatrikulation und Exmatrikulation. Testen Sie so die ersten Follow-up-Automatisierungen.

• Woche 3: Erstellen Sie Formularvorlagen und richten Sie ein Studierendenportal ein, um Feedback zu sammeln. Verbinden Sie Ihr E-Mail-Postfach.

• Woche 4: Analysieren Sie die ersten Kennzahlen im Dashboard, etwa die Anzahl der Immatrikulationen. Optimieren Sie die Pipeline-Phasen und planen Sie mit dem Team die vollständige Skalierung für das nächste Quartal.

Fazit: Setzen Sie sich mit dem HubSpot CRM im Wettbewerb der Hochschulen durch

Die Zahl der Studierenden ist in den letzten Jahren zurückgegangen. „Es ist ein Alarmzeichen, wenn die Zahlen sinken“, kommentiert Bettina Martin, die Wissenschaftsministerin von Mecklenburg-Vorpommern. Umso wichtiger ist es nun, den Studierenden die bestmögliche Beratung zukommen zu lassen – was ein CRM für Hochschulen und Universitäten deutlich vereinfachen kann.

Hier sind noch einmal die wichtigsten Erkenntnisse aus unserem Vergleich der besten CRM-Systeme für diese Bildungseinrichtungen im Überblick:

• Enterprise-Lösungen wie Salesforce, SAP und Microsoft sind sehr leistungsstark, aber auch höchst komplex und kostenintensiv. Sie eignen sich vor allem für sehr große Universitäten und Hochschulen.

• Tools wie Pipedrive und Monday legen den Fokus eher auf besondere Bereiche – etwa Vertrieb oder auch Projekt- und Task-Management.

• HubSpot ist die All-in-One-Plattform in unserem Vergleich, die das beste Zusammenspiel aus Benutzerfreundlichkeit und Funktionsumfang für Universitäten und Hochschulen bietet.

• Die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines CRM sind umfassende Automatisierungsoptionen inklusive KI-Tools und die Integrationsfähigkeit mit der bestehenden Softwarelandschaft, Lernplattformen und Social Media.

FAQ: Häufige Fragen von Hochschulen und Universitäten zum Thema CRM