Die 6 besten CRM-Systeme für Immobilienfirmen im Vergleich (2025)

Der Anteil der Immobilienfirmen, die KI benutzen, ist laut PwC-Studie „Emerging Trends in Real Estate“ von 35 Prozent im Jahr 2024 auf 51 Prozent im Jahr 2025 geklettert. Das ist ein Weg, wie die Branche auf die verschiedenen aktuellen Herausforderungen reagiert. Um von den neuen Technologien systematisch zu profitieren, können Sie ein CRM-System für ihre Immobilienfirma nutzen – das kommt auch Ihren Kund:innen zugute. Wir stellen Ihnen die sechs besten Tools vor.

Was ist ein CRM-System für Immobilienfirmen?

Ein CRM-System für Immobilienfirmen ist eine Software, mit der Sie alle Informationen zu Ihren Kund:innen und Immobilien zentralisieren können. Sämtliche Prozesse vom Vertrieb über das individualisierte Marketing bis hin zum Service werden auf diese Weise optimiert, was einen positiven Einfluss auf die Kundenbindung hat.

Die größten Herausforderungen für Immobilienfirmen im Jahr 2025

Die Immobilienbranche ist 2025 mit vergleichsweise wenigen Kund:innen, Anforderungen durch die Digitalisierung und Fachkräftemangel konfrontiert:

• Überschaubare Menge an Kund:innen: 77 Prozent der befragten Verantwortlichen in Immobilienunternehmen sorgen sich um die anhaltende Konjunkturschwäche im europäischen Raum. Diese sorgt dafür, dass potenzielle Kund:innen weniger Geld für Immobilien und ihre Verwaltung ausgeben (können).
• Schlechte Prozesse: In manchen Fällen erhalten potenzielle Kund:innen nicht beim ersten Versuch direkt eine Antwort – was oft schon der Moment ist, in dem sie sich an ein Konkurrenzunternehmen wenden.
• Datensilos: Manche Anfragen kommen per Mail, andere per Telefon, wieder andere landen auf dem Anrufbeantworter. Ohne eine sinnvolle Systematik geht hier vieles verloren. Das sorgt für undurchsichtige Abläufe, die Fehler verursachen und Vertrauen zerstören.
• Fachkräftemangel: Über die Hälfte aller Immobilienfirmen hat Probleme damit, geeignete Fachkräfte zu finden.

Ein CRM-System ist nicht imstande, alle diese Herausforderungen meistern. Aber es hilft, strukturierte Prozesse zu schaffen, die im Alltag repetitive und unwirtschaftliche Aufgaben beschleunigen. Die so gewonnene Zeit können Sie beispielsweise in die Suche nach neuen Mitarbeiter:innen investieren.

Unverzichtbare CRM-Funktionen für Immobilienfirmen

Kriterien unseres CRM-Vergleichs der besten Systeme für Immobilienfirmen

Bei den Kriterien unseres CRM-Vergleichs für Immobilienfirmen gehen wir über reine Standardfunktionen hinaus. Wir schauen genau hin: Wie performen die Tools bei den spezifischen Anforderungen der Immobilienbranche?

• Benutzerfreundlichkeit: Ist die Bedienung des CRM-Systems intuitiv? Ist eine mobile Version verfügbar, die Sie nutzen können, wenn Sie nicht im Büro sind?
• Standardfunktionen: Implementiert der CRM-Anbieter moderne Features, die über die Verwaltung der Kontakte hinausgehen? Etwa KI-Tools zur Protokollerstellung oder Automatisierungen?
• Branchenspezifische Funktionen: Bietet das System Features wie Projektmanagement, Branchen-KPIs und Nebenkostenabrechnung?
• Integrationen: Wie gut lässt sich das System in bereits bestehende Software-Landschaften (etwa Kostenabrechnungs-Apps oder ERP) einbinden? Gibt es offene Schnittstellen (APIs)?
• Skalierbarkeit: Kann das CRM mit der Immobilienfirma wachsen, gibt es verschiedene Preisstufen?
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Was bekommt das Unternehmen für die Investition? Ist die Preisstruktur transparent und gibt es idealerweise eine kostenlose Testversion?
• Support und Implementierung: Bietet der Anbieter deutschsprachigen Support? Lässt sich das System zügig in der Immobilienfirma einführen?

Die besten 6 CRM-Systeme für Immobilienfirmen im Vergleich

So funktioniert das HubSpot CRM für Immobilienfirmen im Detail

HubSpot ist ein All-in-One-CRM für Immobilienfirmen jeglicher Größe und verbindet Akquise, Marketing, Projektmanagement und Service in einer Ansicht. So greifen Sie auf sämtliche Kontakte und Projekte zentral über eine Oberfläche zu.

Dies sind einige der unserer Ansicht nach wichtigsten Funktionen von HubSpot für Immobilienfirmen im Überblick:

• Visuelle Projekt-Pipelines (Sales Hub): Bilden Sie Projektphasen (etwa Kontakte, Marketing, Serviceleistungen und Abschlüsse) in einer Pipeline ab.
• Mobile App & 360-Grad-Sicht: Alle Daten (E-Mails, Tickets, Termine) sind zentral beim Projekt gespeichert und auch über mobile Endgeräte abrufbar.
• Servicemanagement (Service Hub): Nutzen Sie das Ticketsystem im Service Hub, um Anfragen jederzeit anzunehmen und systematisch zu bearbeiten.
• Automatisierte Workflows: Das System automatisiert Routineaufgaben. Versenden Sie etwa automatische E-Mail-Erinnerungen, wenn ein Angebot 14 Tage unbeantwortet bleibt oder nutzen Sie den Breeze Customer Agent als „KI-Concierge“, der wiederkehrende Fragen von potenziellen Käufer:innen kompetent für Sie beantwortet.

• Integrationen: Verbinden Sie HubSpot über den App Marketplace oder via API mit Ihrer bestehenden Software-Landschaft.

Preise von HubSpot:

• ab 9 Euro pro Monat pro Lizenz (Starter-Plattform)
• ab 1.283 Euro pro Monat (Professional-Plattform)
• kostenlose Tools und Pläne verfügbar

Kostenlose CRM-Software

Kostenlose Funktionen, die Ihnen sicher gefallen werden:

• Meetingplaner
• E-Mail-Vorlagen-Designer
• Live-Chat-Software
• KI-gestützter-E-Mail-Generator

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Die 5 weiteren Top-CRMs für Immobilienfirmen

Salesforce

Quelle: Salesforce

Salesforce Sales Cloud bietet vor allem großen Immobilienfirmen eine flexible Plattform mit vielen Funktionen, die ähnlich wie HubSpot weltweit genutzt wird.

Zu den wichtigsten Salesforce-Funktionen gehören:

• Sehr gut anpassbar an komplexe Vertriebs- und Projektprozesse und somit für große Immobilienfirmen geeignet
• AppExchange mit vielen Apps, die in der Branche oft genutzt und einfach an das System angebunden werden können
• KI „Einstein AI“ bietet smarte Einblicke in Ihre Pipelines und Ihre Prognosen
• Möglichkeit, Dokumentationen für Projektvorschläge, Protokolle, RFPs, Verträge, technische Spezifikationen und Projektbibliotheken zu generieren

Preise von Salesforce:

• 25 Euro pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• 100 Euro pro Monat pro Lizenz (Pro Suite)
• 175 Euro pro Monat pro Lizenz (Enterprise)
• 350 Euro pro Monat pro Lizenz (Unlimited)
• 550 Euro pro Monat pro Lizenz (Unlimited + KI-Suite, Agentforce und mehr)
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

Microsoft 365 Dynamics

Quelle: Microsoft 

Microsoft Dynamics 365 Sales ist als CRM-Lösung vor allem für Immobilienunternehmen gut geeignet, die schon andere Systeme aus dem breiten Microsoft-Angebot nutzen – zum Beispiel die Tools von Microsoft 365.

Die wichtigsten Funktionen des Microsoft-CRMs aus unserer Sicht im Überblick:

• Einfache Verbindung mit Outlook, Teams und SharePoint durch Microsoft 365-Integration
• Wie HubSpot bietet auch Microsoft spezialisierte Add-ons von Partnern, die das Basissystem um spezifische Funktionen für branchenspezifische Anforderungen ergänzen
• Sorgfältige Prognosen für Kosten und Umsatz
• Microsoft Copilot ist die integrierte generative KI und Power BI erlaubt den Entwurf sehr detaillierter Projekt- und Finanzanalysen
• Allgemein ermöglicht das CRM die Anpassung an komplexe Prozesse, sodass es sich auch für große Immobilienfirmen eignet

Preise von Microsoft 365 Dynamics:

• Hängen stark von den gewählten Modulen ab
• Dynamics 365 Sales: ab 60,80 Euro pro Monat und Nutzer:in
• Dynamics 365 Business Central (vereint alles in einer Plattform): ab 65,50 € pro Monat und Nutzer:in
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

SAP Sales Cloud

Quelle: SAP

Die SAP Sales Cloud ist eine CRM-Lösung für große Unternehmen und Konzerne aus der Immobilienbranche. Das System ist bis ins letzte Detail anpassbar.

Zu den wichtigsten Funktionen für Immobilienfirmen gehören:

• SAP Sales Cloud fügt sich in die SAP S/4HANA-Landschaft ein, die schon viele Immobilienkonzerne für ihr ERP-System nutzen
• Sie verwalten damit auch langwierige, mehrstufige B2B-Vertriebszyklen effektiv
• Komplexe Angebote (CPQ) mit vielen Dienstleistungen und Varianten sind möglich
• Der integrierte KI-Assistent „Joule“ unterstützt bei der Automatisierung administrativer Aufgaben

Preise von SAP Sales Cloud:

• Ab 118 Euro pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• Weitere Add-Ons (etwa Service, Field Sales) möglich

Pipedrive

Quelle: Pipedrive

Pipedrive ist im Vergleich mit Salesforce oder SAP weniger für große Immobilienfirmen mit komplexen Prozessen geeignet. Es fokussiert sich stark auf den Vertrieb. Ähnlich wie HubSpot lässt sich das Tool intuitiv bedienen – es eignet sich eher für kleinere Unternehmen, die modern arbeiten.

Die wichtigsten Pipedrive-Funktionen:

• Intuitive und visuelle Drag-and-Drop-Pipeline für Vertriebs-Deals, die sich theoretisch auch für die Projektabwicklung nutzen lässt
• Aktivitätenbasiertes Verkaufen erinnert Vertriebsmitarbeiter:innen aktiv an die nächste fällige Aktion (Anruf, E-Mail, Meeting)
• Gute mobile App, verfügbar für iOS und Android
• Mehr als 500 Integrationen

Preise von Pipedrive:

• Ab 14 Euro pro Monat pro Lizenz (Lite)
• Ab 39 Euro pro Monat pro Lizenz (Growth)
• Ab 49 Euro pro Monat pro Lizenz (Premium)
• Ab 79 Euro pro Monat pro Lizenz (Ultimate)
• Funktionen wie Projektmanagement (nach dem Abschluss) oder Marketing-Kampagnen sind bei Bedarf über kostenpflichtige Add-ons buchbar
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

Monday CRM

Quelle: Monday 

Monday CRM ist nicht unbedingt ein klassisches CRM, sondern mehr ein Tool für das Projektmanagement und die Arbeitsorganisation. Gerade für Immobilienfirmen und Teams, die eine sehr flexible und visuelle Plattform suchen, ist Monday unserer Erfahrung nach gut geeignet.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• „Boards“ als Kernfunktion – sie lassen sich flexibel als Kanban-Boards, Kalender oder Gantt-Charts darstellen
• Verschiedene „No-Code“-Bausteine, mit denen Immobilienfirmen ihre eigenen Workflows für Projektverfolgung, Preiskalkulation und Terminplanung erstellen können
• Einfache Automatisierungen
• Viele Vorlagen, die speziell für das Projektmanagement und die Angebotsverfolgung in Immobilienfirmen entwickelt wurden

Preise von Monday CRM:

• Ab 12 Euro pro Monat pro Lizenz (Basic)
• Ab 17 Euro pro Monat pro Lizenz (Standard)
• Ab 28 Euro pro Monat pro Lizenz (Pro)
• Enterprise auf Anfrage
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

In 5 Schritten zum passenden CRM für Ihr Immobilienunternehmen

Damit Sie aus den hier vorgestellten CRM-Systemen für Immobilienfirmen das exakt für Ihre Bedürfnisse passende System auswählen können, haben wir eine Checkliste mit fünf Schritten für Sie:

1. Analysieren Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen: Skizzieren Sie Ihre Abläufe von der Anfrage über die Preiskalkulation für Dienstleister:innen bis zur Vertragsunterzeichnung. Wo entstehen Datensilos, wo bleiben Informationen auf der Strecke? Welche der wichtigen Prozesse kann ein CRM abdecken?
2. Definieren Sie die wichtigsten Funktionen: Welche elementaren Features muss Ihr CRM haben? Erstellen Sie eine Checkliste. Für Immobilienfirmen gehören dazu in der Regel eine mobile App, Automatisierungsfunktionen sowie Schnittstellen zur Integration branchenspezifischer Tools und ERP-Software.
3. Holen Sie Team-Feedback ein: Wenn Ihr Team es nicht akzeptiert, nutzt Ihnen das beste Immo-CRM nichts. Holen Sie alle Beteiligten für die Entscheidung mit ins Boot.
4. Prüfen Sie Gesamtkosten und den ROI: Wie hoch fallen die Kosten für die einzelnen Systeme aus und wie sähe etwa der jeweilige ROI aus?
5. Achten Sie auf Skalierbarkeit: Die Plattform, die Sie wählen, sollte mitwachsen können, wenn Sie Ihre Firma vergrößern. Starten Sie zum Beispiel mit dem kostenlosen Paket von HubSpot und fügen Sie nach Bedarf Module hinzu.

Kostenlose CRM-Software

Kostenlose Funktionen, die Ihnen sicher gefallen werden:

• Meetingplaner
• E-Mail-Vorlagen-Designer
• Live-Chat-Software
• KI-gestützter-E-Mail-Generator

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Bonus: So starten Sie in 30 Tagen mit HubSpot CRM durch

Wir empfehlen Ihnen HubSpot als CRM-Lösung für Ihre Immobilienfirma. Damit haben Sie eine Oberfläche, mit der Sie alle Bereiche abdecken können – von der Verwaltung Ihrer Kontakte über das Projektmanagement bis zur (KI-)Automatisierung.

Wollen Sie direkt anfangen? Hier ist Ihr Plan für die ersten vier Wochen:

• Woche 1: Melden Sie sich für das kostenlose HubSpot CRM an. Importieren Sie Ihre wichtigsten Kontakte und erstellen Sie eine erste passende Pipeline für den Vertrieb.
• Woche 2: Migrieren Sie die wichtigsten aktuellen und potenziellen Kund:innen. Richten Sie erste E-Mail-Vorlagen für wiederkehrende Anfragen ein und testen Sie damit die ersten Follow-up-Automatisierungen.
• Woche 3: Erstellen Sie Terminvorlagen und richten Sie das Kundenportal ein, damit Sie Feedback sammeln können. Verbinden Sie Ihr E-Mail-Postfach mit dem CRM.
• Woche 4: Analysieren Sie die ersten Kennzahlen im Dashboard, etwa die Anfragequoten. Optimieren Sie die Phasen Ihrer Pipeline und planen Sie mit dem Team die vollständige Skalierung für das nächste Quartal.

Fazit: Setzen Sie sich mit dem HubSpot CRM im Wettbewerb der Immobilienfirmen durch

„Der Markt honoriert heute mehr denn je professionelles Management und spezialisiertes Know-how – eine Entwicklung, die erfolgreiche von passiven Investoren trennt“, schreibt Sven Carstensen, Vorstand der Bulwiengesa AG in einer Studie. Es ist also genau der richtige Zeitpunkt, um mit technischer Unterstützung ganz vorne im Wettbewerb mitzuspielen.

Gerade für die Herausforderungen des Konkurrenzkampfs auf dem Markt müssen Immobilienfirmen schlanke Prozesse entwickeln. Genau das ermöglicht in vielen Geschäftsbereichen ein CRM.

Hier sind noch einmal die wichtigsten Ergebnisse aus dem Vergleich der besten CRM-Systeme für Immobilienfirmen:

• Enterprise-Lösungen wie Salesforce, SAP und Microsoft haben einen enormen Leistungsumfang, sind aber auch sehr komplex und teuer. Sie eignen sich für besonders große Immobilienfirmen.
• Tools wie Pipedrive und Monday bieten gute Leistungen in speziellen Bereichen – etwa Vertrieb oder Projekt- und Task-Management.
• HubSpot aus unserer Sicht die All-in-One-Plattform, die am besten Benutzerfreundlichkeit am besten mit dem passenden Funktionsumfang für Immobilienfirmen verbindet.
• Die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines CRMs für Immobilienfirmen sind die Gewährleistung einer guten Erreichbarkeit, eine intuitive mobile App für die Termine in den einzelnen Projekten und die Integrationsfähigkeit mit bestehender Immobilienfirmensoftware (spezielle Apps, ERP), damit es nicht zu einer doppelten Datenpflege kommt.

FAQ: Häufige Fragen von Immobilienfirmen zum Thema CRM