Die 6 besten CRM-Systeme für Makler:innen im Vergleich (2025)

Die Maklerquoten sind vergleichsweise niedrig – das hat mehrere Gründe. Unter anderem zwingen hohe Lebenshaltungskosten und Inflation die Menschen zum Sparen, viele möchten oft teuer erscheinende Maklerkosten umgehen. Um als Makler:in dennoch Kund:innen zu gewinnen, für sie immer erreichbar zu sein, schnelle Erfolge zu erbringen und Prozesse zu automatisieren, können Sie ein CRM-System für Makler:innen nutzen. Wir stellen Ihnen die sechs besten Tools dafür vor.

Was ist ein CRM-System für Makler:innen?

Ein CRM-System für Makler:innen ist eine Software, mit der Sie alle Informationen zu Kund:innen und Immobilien zentralisieren können. Sie optimieren damit Ihre Prozesse vom Vertrieb über das Marketing bis zum Service und haben so die Möglichkeit, individuell auf die Bedürfnisse Ihrer Kund:innen einzugehen.

Die größten Herausforderungen für Makler:innen im Jahr 2025

Die Maklerbranche muss 2025 einen Spagat zwischen sparsamen Kund:innen, veränderlichen Bedürfnissen durch neue Gesetzgebung und der Digitalisierung meistern:

• Überschaubare Menge an Kund:innen: Der Großteil der Menschen in Deutschland wünscht sich ein Eigenheim, kann es sich wegen der hohen Preise und fehlenden Eigenkapitals nicht leisten.
• Schlechte Prozesse: Wer lediglich auf Telefon- und Mailkontakt setzt, ist häufig nicht unmittelbar erreichbar. In einer Branche, in der es um viel Geld geht und die Vertrauen voraussetzt, ist das ein schwerer Dämpfer für (mögliche) Kund:innen.
• Datensilos: Wichtige Projektinformationen sind oft auf E-Mails, Excel-Listen und auf die Köpfe verschiedener Mitarbeiter:innen verteilt. Das sorgt für undurchsichtige Abläufe und vermeidbare Fehler.
• Wettbewerbsdruck: Vergleichsweise geringe Kundenzahlen, Bedarf an Energieberatung und Konkurrenz durch rein digitale Angebote setzen viele Maklerunternehmen unter Druck.

Ein CRM-System allein kann nicht alle diese Herausforderungen meistern. Hilfreich ist es dennoch: Es schafft strukturierte Prozesse, die im Alltag unwirtschaftliche und repetitive Aufgaben beschleunigen. So bleibt Ihnen wertvolle Zeit, die Sie in Fortbildungen hinsichtlich der Erfordernisse des demografischen Wandels oder Energiefragen investieren können.

Unverzichtbare CRM-Funktionen für Makler:innen

Kriterien unseres CRM-Vergleichs der besten Systeme für Makler:innen

Die Kriterien unseres CRM-Vergleichs für Makler:innen gehen über Standardfunktionen hinaus. Wir haben uns genauer angesehen, wie die Tools bei den spezifischen Anforderungen an Maklerbüros performen:

• Benutzerfreundlichkeit: Wie intuitiv ist die Bedienung des CRM-Systems? Gibt es auch eine mobile Version, die außer Haus bei Kund:innen genutzt werden kann?
• Standardfunktionen: Implementiert der CRM-Anbieter moderne Features, die über reine Kontaktverwaltung hinausgehen? Etwa KI-Tools zum Zusammenfassen von Gutachterberichten und zum Aufsetzen smarter Chatbots oder Automatisierungen?
• Branchenspezifische Funktionen: Bietet das System Features wie Projektmanagement, Branchen-KPIs und Preiskalkulation?
• Integrationen: Wie gut lässt sich das System mit bereits bestehender Software-Landschaft (etwa Kalkulations-Apps oder ERP) verbinden? Gibt es offene Schnittstellen (APIs)?
• Skalierbarkeit: Kann das CRM mit dem Maklerbüro wachsen, gibt es verschiedene Preisstufen?
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Was bekommt das Unternehmen für sein Geld? Gibt es eine transparente Preisstruktur und idealerweise eine kostenlose Testversion?
• Support und Implementierung: Bietet der Anbieter deutschsprachigen Support und wie schnell lässt sich das System im Maklerbüro einführen?

Die besten 6 CRM-Systeme für Makler:innen im Vergleich

So funktioniert das HubSpot CRM für Makler:innen im Detail

Quelle: HubSpot

HubSpot ist ein All-in-One-CRM für Makler:innen jeglicher Größe und verbindet Marketing, Akquise, Projektmanagement und Service in einer Ansicht. So greifen Sie auf sämtliche Interaktionen und Projekte zentral über eine Oberfläche zu.

Hier sind einige der aus unserer Sicht wichtigsten Funktionen von HubSpot für Makler:innen im Überblick:

• Visuelle Projekt-Pipelines (Sales Hub): Bilden Sie Projektphasen (etwa Kontakte, Bewertung, Marketing, Besichtigungen und Abschlüsse) in einer Pipeline ab.
• Mobile App & 360-Grad-Sicht: Alle Daten (E-Mails, Notizen, Termine) sind zentral beim Projekt gespeichert und auch auf Mobilgeräten abrufbar.
• Servicemanagement (Service Hub): Nutzen Sie das Ticketsystem im Service Hub, um Anfragen jederzeit anzunehmen und Bedenken unverzüglich zerstreuen zu können.
• Automatisierte Workflows: Das System automatisiert Routineaufgaben. Versenden Sie etwa automatische E-Mail-Erinnerungen, wenn ein Angebot 14 Tage unbeantwortet bleibt oder nutzen Sie den Breeze Customer Agent als „KI-Concierge“, der wiederkehrende Fragen kompetent für Sie beantwortet.

• Integrationen: Verbinden Sie HubSpot über den App Marketplace (etwa mit IMMO-Kalk) oder via API mit Ihrer bestehenden Software-Landschaft.

Preise von HubSpot:

• ab 9 Euro pro Monat pro Lizenz (Starter-Plattform)
• ab 1.283 Euro pro Monat (Professional-Plattform)
• kostenlose Tools und Pläne verfügbar

Kostenlose CRM-Software

Kostenlose Funktionen, die Ihnen sicher gefallen werden:

• Meetingplaner
• E-Mail-Vorlagen-Designer
• Live-Chat-Software
• KI-gestützter-E-Mail-Generator

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Die 5 weiteren Top-CRMs für Makler

Salesforce

Quelle: Salesforce 

Salesforce Sales Cloud bietet vor allem großen Makler:innen eine flexible Plattform, die ähnlich wie HubSpot weltweit genutzt wird.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Hohe Anpassbarkeit an komplexe Vertriebs- und Projektprozesse, daher auch für große Maklerbüros geeignet
• AppExchange mit vielen branchenrelevanten Apps, die ans System angebunden werden können, etwa MagicPlan
• KI „Einstein AI“ bietet smarte Einblicke in Ihre Prognosen und in Ihre Pipeline und bewertet Leads
• Möglichkeit, Dokumentationen für Projektvorschläge, RFPs, Verträge, technische Spezifikationen und Projektbibliotheken zu generieren

Preise von Salesforce:

• 25 Euro pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• 100 Euro pro Monat pro Lizenz (Pro Suite)
• 175 Euro pro Monat pro Lizenz (Enterprise)
• 350 Euro pro Monat pro Lizenz (Unlimited)
• 550 Euro pro Monat pro Lizenz (Unlimited + KI-Suite, Agentforce und mehr)
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

Microsoft 365 Dynamics

Quelle: Microsoft 

Microsoft Dynamics 365 Sales eignet sich gut als CRM-Lösung für Maklerbüros, die bereits andere Tools und Systeme aus dem Microsoft-Ökosystem nutzen (etwa Microsoft 365 und Teams).

Die wichtigsten Funktionen aus unserer Sicht im Überblick:

• Exzellente Verbindung mit Outlook, Teams und SharePoint durch Microsoft 365-Integration
• Vergleichbar mit Salesforce bietet auch Microsoft spezialisierte Add-ons von Partnern, die das Basissystem um spezifische Funktionen für das Projektmanagement in der Branche ergänzen
• Genaue Prognosen für Kosten und Umsatz
• Microsoft Copilot ist als generative KI integriert, und Power BI erlaubt es ihnen sehr detaillierte Projekt- und Finanzanalysen selbst zu entwerfen
• Allgemein ist das CRM an komplexe Prozesse anpassbar und daher auch für große Maklerbüros geeignet

Preise von Microsoft 365 Dynamics:

• Hängen stark von den gewählten Modulen ab
• Dynamics 365 Sales: ab 60,80 Euro pro Monat und Nutzer:in
• Dynamics 365 Business Central (vereint alles in einer Plattform): ab 65,50 Euro pro Monat und Nutzer:in
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

SAP Sales Cloud

Quelle: SAP 

Die SAP Sales Cloud ist eine CRM-Lösung für Großunternehmen aus der Immobilienbranche, die bereits ihre Kernprozesse (wie Finanzen und Projekt-Controlling) über ein SAP ERP-System (meist S/4HANA) steuern. Dann entfaltet die direkte Anbindung an die SAP-Backend-Systeme ihr volle Wirkung.

Zu den wichtigsten Funktionen für Makler:innen gehören die Folgenden:

• SAP Sales Cloud ist in die SAP S/4HANA-Landschaft integriert, die bereits viele Makler für ihr ERP-System nutzen
• Sie können auch langwierige, mehrstufige B2B-Vertriebszyklen effektiv verwalten
• Komplexe Angebote (CPQ) mit vielen Varianten und Dienstleistungen sind möglich
• Integrierter KI-Assistent „Joule“ bietet Unterstützung bei der Automatisierung administrativer Aufgaben

Preise von SAP Sales Cloud:

• Ab 118 Euro pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• Weitere Add-Ons (etwa Service, Field Sales) möglich

Pipedrive

Quelle: Pipedrive 

Pipedrive ist verglichen mit Salesforce oder SAP weniger für sehr große Maklerbüros geeignet, aber dafür stark vertriebsorientiert – das kommt dem einen oder Makler entgegen. Ähnlich wie HubSpot ist das Tool sehr intuitiv und modern aufgebaut.

Die wichtigsten Pipedrive-Funktionen:

• Intuitive und visuelle Drag-and-Drop-Pipeline für Vertriebs-Deals und theoretisch auch Projektabwicklung
• Aktivitätenbasiertes Verkaufen erinnert Vertriebsmitarbeiter:innen proaktiv an die nächste fällige Aktion (Anruf, E-Mail, Meeting)
• Gute mobile App, die für iOS und Android verfügbar ist
• Über 500 Integrationen

Preise von Pipedrive:

• Ab 14 Euro pro Monat pro Lizenz (Lite)
• Ab 39 Euro pro Monat pro Lizenz (Growth)
• Ab 49 Euro pro Monat pro Lizenz (Premium)
• Ab 79 Euro pro Monat pro Lizenz (Ultimate)
• Funktionen wie Projektmanagement (nach dem Abschluss) oder Marketing-Kampagnen sind über kostenpflichtige Add-ons buchbar
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

Monday CRM

Quelle: Monday 

Monday CRM ist weniger ein klassisches CRM, sondern mehr ein Projektmanagement- und Arbeitsorganisation-Tool. Gerade für Makler:innen (und Teams), die eine sehr flexible und visuelle Plattform suchen, ist Monday erfahrungsgemäß gut geeignet.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• „Boards“ als Kernfunktion, die sich flexibel als Kanban-Boards, Kalender oder Gantt-Charts darstellen lassen
• Verschiedene „No-Code“-Bausteine, mit denen Makler:innen ihre eigenen Workflows für Projektverfolgung, Terminplanung oder Preiskalkulation erstellen können
• Einfache Automatisierungen
• Viele Vorlagen, die speziell für das Makler-Projektmanagement und die Angebotsverfolgung entwickelt wurden

Preise von Monday CRM:

• Ab 12 Euro pro Monat pro Lizenz (Basic)
• Ab 17 Euro pro Monat pro Lizenz (Standard)
• Ab 28 Euro pro Monat pro Lizenz (Pro)
• Enterprise auf Anfrage
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

In 5 Schritten zum passenden CRM für Makler:innen

Damit Sie aus unseren im Artikel vorgestellten CRM-Systemen für Makler:innen genau das System wählen können, das Ihren Anforderungen entspricht, haben wir eine Checkliste mit fünf Aufgaben für Sie:

1. Analysieren Sie Ihre eigenen Prozesse: Skizzieren Sie Ihre Abläufe von der Anfrage über die Gutachten und die Preiskalkulation bis zum Abschuss des Geschäfts. Wo entstehen Datensilos, wo gehen Informationen verloren? Welche Ihrer Prozesse kann ein CRM abdecken?
2. Definieren Sie die wichtigsten Funktionen: Erstellen Sie eine Checkliste mit den elementaren Features, die ein CRM haben muss. Für Makler:innen gehören dazu unter anderem eine mobile App, Terminplaner und Schnittstellen zur Integration branchenspezifischer Tools wie MagicPlan und ERP-Software.
3. Holen Sie Team-Feedback ein: Das beste Makler-CRM kann seinen Nutzen nicht entfalten, wenn Ihr Team es nicht akzeptiert. Holen Sie sich also die Meinung Ihrer Mitarbeiter:innen ein.
4. Prüfen Sie Gesamtkosten und den ROI: Wie hoch werden jeweils die Kosten der einzelnen Systeme sein und wie hoch wäre der grobe ROI der jeweiligen Systeme?
5. Achten Sie auf Skalierbarkeit: Die Plattform, die Sie wählen, sollte mitwachsen. Starten Sie zum Beispiel mit dem kostenlosen Paket von HubSpot und fügen Sie Module hinzu, wenn es nötig wird.

Kostenlose CRM-Software

Kostenlose Funktionen, die Ihnen sicher gefallen werden:

• Meetingplaner
• E-Mail-Vorlagen-Designer
• Live-Chat-Software
• KI-gestützter-E-Mail-Generator

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Bonus: So starten Sie in 30 Tagen mit HubSpot CRM durch

Wir empfehlen Ihnen HubSpot als CRM-Lösung für Ihr Maklerbüro. Damit decken Sie alle Bereiche über eine Oberfläche ab – von der Kontaktverwaltung über das Projektmanagement bis zur (KI-)Automatisierung.

Wollen Sie direkt loslegen? Hier ist Ihr Plan für die ersten vier Wochen:

• Woche 1: Melden Sie sich für das kostenlose HubSpot CRM an. Importieren Sie Ihre wichtigsten Kontakte von Immobilienbesitzer:innen über potenzielle Käufer:innen bis Gutachter:innen und erstellen Sie eine erste individuell angepasste Pipeline.
• Woche 2: Migrieren Sie die 20 wichtigsten aktuellen Deals. Richten Sie erste E-Mail-Vorlagen für wiederkehrende Anfragen ein und testen Sie die ersten Follow-up-Automatisierungen.
• Woche 3: Erstellen Sie Angebotsvorlagen und richten Sie das Kundenportal für Ihre Projekte ein, um Feedback zu sammeln – etwa für Nachfragen, Mängelmeldungen etc. Verbinden Sie das CRM mit Ihrem E-Mail-Postfach.
• Woche 4: Analysieren Sie die ersten Kennzahlen im Dashboard, etwa die Anzahl der Anrufe pro Projekt. Optimieren Sie die Pipeline-Phasen und planen Sie mit dem Team die vollständige Skalierung für das nächste Quartal.

Fazit: Setzen Sie sich mit dem HubSpot CRM im Wettbewerb der Maklerbüros durch

„Erfolgreiche Makler setzen auf digitale Effizienz, um mehr Zeit für das Wesentliche zu haben – Kunden, Beziehungen, Abschlüsse“, sagt Kevin Heldt, der Gründer und Managing Director bei Propstack ist. Schon jedes zweite Maklerunternehmen nutze ein CRM – es ist also genau der richtige Zeitpunkt für die Implementierung des wertvollen Tools, um den Anschluss nicht zu verlieren.

Gerade mit den Herausforderungen des Konkurrenzkampfs gegen andere Büros und Digitalanbieter gilt es für Makler:innen, schlanke Prozesse zu entwickeln. Genau das erlaubt in vielen Geschäftsbereichen ein CRM. Die wichtigsten Folgerungen aus dem Vergleich der besten CRM-Systeme für Makler:innen sehen Sie hier noch einmal auf einen Blick:

• Enterprise-Lösungen wie Salesforce, SAP und Microsoft haben einen großen Leistungsumfang, sind aber auch komplex und kostenintensiv. Sie sind gut geeignet für sehr große Maklerhäuser.
• Tools wie Pipedrive und Monday bieten gute Leistungen in einzelnen Bereichen – etwa Vertrieb beziehungsweise Projekt- und Task-Management.
• HubSpot ist unserer Ansicht nach eine All-in-One-Plattform, die die beste Verbindung aus Benutzerfreundlichkeit und Funktionsumfang für Makler:innen bietet.
• Die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines CRMs sind umfassende Kommunikationsmöglichkeiten, eine intuitive mobile App für die Termine in den einzelnen Projekten und die Integrationsfähigkeit mit bestehender Maklersoftware, um eine doppelte Datenpflege zu vermeiden.

FAQ: Häufige Fragen von Makler:innen zum Thema CRM