Die 6 besten CRM-Systeme für das Personalwesen im Vergleich (2025)

Für Personaldienstleister, Recruiting-Agenturen und Personalvermittler im B2B-Umfeld ist die Kandidatengewinnung wichtig, aber nur der Anfang einer langfristigen Beziehung, sowohl zu Kandidat:innen als auch zu Auftraggebenden. Die Branche arbeitet mit zwei Kundengruppen gleichzeitig: Unternehmen, die Personal suchen, und Talente, die vermittelt werden möchten.

Ein professionelles CRM-System ist der Schlüssel, um beide Seiten effizient zu managen, Matching-Prozesse zu optimieren und die Time-to-Hire deutlich zu verkürzen. Wir stellen Ihnen die sechs besten CRM-Systeme für Personalwesen und Recruiting vor.

Was ist ein CRM-System für Personalwesen und Recruiting?

Ein CRM-System für Personaldienstleister und Recruiting-Agenturen ist die zentrale Plattform für alle Daten zu Kandidat:innen und Auftraggebenden. Die Lösung bildet idealerweise den gesamten Recruiting-Lebenszyklus ab – von der Talentakquise über das Matching und die Vermittlung bis hin zur langfristigen Kandidatenbetreuung und Client-Relationship-Management.

Es beseitigt Datensilos zwischen Recruiting, Sales und Account Management, um die Time-to-Hire zu verkürzen, die Matching-Qualität zu erhöhen und sowohl Kandidat:innen als auch Kundenunternehmen optimal zu betreuen.

Die größten Herausforderungen für Personaldienstleister im Jahr 2025

Trotz konjunktureller Unsicherheiten verzeichnete die Personaldienstleistungsbranche 2025 in Deutschland einen Umsatz von über 30 Milliarden Euro. Dennoch müssen Personalvermittler mit Herausforderungen umgehen, die von Fachkräftemangel bis zu steigenden Compliance-Anforderungen reichen:

• Fachkräftemangel und War for Talents: Der Arbeitsmarkt ist leer gefegt – in Deutschland fehlen laut Bitkom allein in der IT-Branche über 100.000 Fachkräfte. Personaldienstleister müssen kreativ werden, um qualifizierte Talente zu finden und an sich zu binden. Passive Kandidat:innen-Ansprache und Talent-Pool-Management sind wichtiger denn je.
• Hoher Wettbewerbsdruck: Die Recruiting-Branche ist hart umkämpft. Neben etablierten Personaldienstleistern drängen KI-gestützte Matching-Plattformen und spezialisierte Boutique-Agenturen auf den Markt. Wer sich nicht durch Spezialisierung, Service-Qualität oder Technologie-Einsatz differenziert, verliert Marktanteile.
• Komplexe Prozesse bei Skalierung: Was bei 50 aktiven Mandaten funktioniert, bricht bei 500 zusammen. Recruiting-Prozesse, Kandidaten-Tracking und Client-Communication müssen auch bei starkem Wachstum reibungslos funktionieren – dafür braucht es Systeme, die mitwachsen.
• KI-Druck und Automatisierung: Künstliche Intelligenz revolutioniert das Recruiting. Von automatisiertem CV-Screening über Chatbots für Erstgespräche bis hin zu Predictive Analytics für besseres Matching – wer KI nicht nutzt, verliert den Anschluss.
• Regulatorische Anforderungen: DSGVO, Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und weitere Compliance-Vorgaben erhöhen den administrativen Aufwand. Ein CRM muss datenschutzkonform arbeiten und Audit-Trails für alle Recruiting-Prozesse bieten.

Ein CRM-System ist für Personaldienstleister eine große Hilfe bei vielen dieser aktuellen Herausforderungen. Es schafft die nötige Datenbasis für besseres Matching, ermöglicht Automatisierung von Routineprozessen und hilft Recruitern, sich im intensiven Wettbewerb auf die vielversprechendsten Kandidat:innen und Mandate zu konzentrieren.

Unverzichtbare CRM-Funktionen für Personaldienstleister und Recruiting-Agenturen

Kriterien unseres CRM-Vergleichs der besten Systeme für Personaldienstleister

Die Kriterien unseres CRM-Vergleichs für Personalwesen und Recruiting beleuchten neben allgemeinen Features auch spezifische, auf die Recruiting-Branche zugeschnittene Funktionen. Wir haben die Systeme auf folgende Kriterien überprüft:

• Benutzerfreundlichkeit: Wie intuitiv ist das CRM-System? Im schnelllebigen Recruiting-Alltag müssen Recruiter, Sales und Account Manager ohne lange Einarbeitung effizient auf einer Plattform zusammenarbeiten können.
• Standardfunktionen: Implementiert der Anbieter moderne Features wie KI-gestütztes Matching, automatisierte Kandidaten-Kommunikation oder Talent-Pool-Management?
• Branchenspezifische Funktionen: Gibt es spezielle Features für Personaldienstleister? Dazu gehören etwa Bewerbermanagementsystem (ATS), Multi-Channel-Sourcing und Integration mit Jobbörsen.
• Integrationen: Wie gut lässt sich das CRM mit dem bestehenden Tech-Stack (LinkedIn Recruiter, XING TalentManager, Personio, Jobbörsen) verbinden? Gibt es offene APIs?
• Skalierbarkeit: Wächst das CRM mit dem Unternehmen mit? Funktioniert es sowohl für Boutique-Agenturen als auch für internationale Personaldienstleister?
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Was bekommt die Agentur für ihr Geld? Gibt es eine transparente Preisstruktur und kostenlose Einstiegspläne?
• Support und Implementierung: Bietet der Anbieter deutschsprachigen Support und wie schnell lässt sich das System in der Personalagentur einführen?

Die besten 6 CRM-Systeme für Personalwesen und Recruiting im Vergleich

So funktioniert das HubSpot CRM für Personaldienstleister im Detail

Quelle: HubSpot 

HubSpot ist eine All-in-One-Plattform, die vor allem Personaldienstleistern und Recruiting-Agenturen im B2B-Geschäft viele spannende Funktionen bietet. Die starke Integration von KI (HubSpot Breeze) und Automatisierungstools ist überall im System sichtbar, unter anderem gibt es KI-Agenten für Content-Erstellung, Personalisierung und Datenanalyse.

Gleichzeitig bietet HubSpot viele Features rund um Kandidaten- und Client-Management – unter anderem automatisierte E-Mail-Sequenzen, Pipeline-Visualisierung und detaillierte Reporting-Dashboards. Das Tool ist darauf ausgelegt, den gesamten Workflow in einem Personalunternehmen, von der Kandidatenakquise bis zur erfolgreichen Vermittlung und langfristigen Betreuung, effizienter und profitabler zu gestalten. Hier sind die wichtigsten Funktionen für Personaldienstleister im Detail:

• Pipeline Management: Bilden Sie Ihren Recruiting-Prozess – von Sourcing über Screening, Interview-Phasen bis zum Placement – in visuellen Pipelines ab. Verwalten Sie sowohl Kandidaten- als auch Client-Pipelines parallel.
• Kandidaten- & Lead-Scoring: Erfassen, qualifizieren und priorisieren Sie sowohl Talente als auch potenzielle Auftraggeber. Mit gezieltem Scoring können Sie Ihre Ressourcen auf die vielversprechendsten Kandidat:innen und lukrativsten Mandate konzentrieren.
• Automatisierte Workflows: Erstellen Sie etwa automatisierte E-Mail-Sequenzen für Kandidaten-Nurturing, Interview-Erinnerungen oder regelmäßige Client-Updates. Automatisieren Sie Status-Änderungen und Follow-up-Prozesse.
• Multi-Channel-Kommunikation: Verwalten Sie E-Mail, LinkedIn-Nachrichten, Telefonate und Meeting-Notizen zentral in einem System. Alle Interaktionen mit Kandidat:innen und Clients sind dokumentiert und nachvollziehbar.
• Zentrales Reporting: Anstatt Daten aus verschiedenen Quellen manuell zusammenzufügen, erstellt HubSpot automatisiert benutzerdefinierte Dashboards mit KPIs wie Time-to-Fill, Cost-per-Hire, Placement-Rate und Source-of-Hire-Analysen.
• KI-Integration: HubSpot Breeze, HubSpots hauseigene KI, ist über die gesamte Plattform integriert. Breeze hilft Personaldienstleistern dabei, Recruiting-Prozesse effizienter zu gestalten. Der KI-Prospecting-Agent etwa hilft bei der Recherche potenzieller Kandidat:innen, der Content-Agent formuliert personalisierte Ansprache-E-Mails.

Preise von HubSpot:

• ab 9 Euro pro Monat pro Lizenz (Starter-Plattform)
• ab 1.283 Euro pro Monat (Professional-Plattform)
• kostenlose Tools und Pläne verfügbar

Kostenlose CRM-Software

Kostenlose Funktionen, die Ihnen sicher gefallen werden:

• Meetingplaner
• E-Mail-Vorlagen-Designer
• Live-Chat-Software
• KI-gestützter-E-Mail-Generator

Jetzt loslegen

Die 5 weiteren Top-CRMs für Personaldienstleister

Salesforce

Quelle: Salesforce 

Die Salesforce Sales Cloud ist eine stark anpassbare Plattform, die sich vor allem für größere Personaldienstleister mit komplexen Anforderungen und internationaler Präsenz eignet. Als einer der weltweit größten Anbieter für Cloud-Software bietet Salesforce eine bis ins kleinste Detail personalisierbare Lösung.

Zu den wichtigsten Funktionen des Salesforce-CRMs für Recruiting zählen:

• Hohe Anpassbarkeit für komplexe Recruiting-Prozesse und internationale Strukturen
• AppExchange mit Tausenden Apps – darunter spezialisierte Recruiting- und Talent-Management-Lösungen
• KI „Einstein AI" für Kandidaten-Matching, Lead-Scoring und Predictive Analytics
• Salesforce Flow zur Automatisierung komplexer Recruiting-Workflows
• Benutzerdefinierte Objekte zur Abbildung komplexer Kunden- und Kandidatenstrukturen

Preise von Salesforce:

• 25 Euro pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• 100 Euro pro Monat pro Lizenz (Pro Suite)
• 175 Euro pro Monat pro Lizenz (Enterprise)
• 350 Euro pro Monat pro Lizenz (Unlimited)
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

Microsoft Dynamics 365

Quelle: Microsoft Dynamics 

Microsoft Dynamics 365 Sales ist für Personalagenturen, die bereits im Microsoft-Ökosystem arbeiten, eine naheliegende Lösung. Die Integration mit LinkedIn Talent Solutions ist ein besonderer Vorteil für Recruiter.

Die wichtigsten Features des Microsoft-CRMs für Recruiting:

• Tiefe Verbindung mit Outlook, Teams und LinkedIn für nahtlose Kommunikation
• LinkedIn Talent Solutions-Integration für direktes Sourcing über LinkedIn Recruiter
• Microsoft Copilot als generative KI für automatisierte Kandidaten-Kommunikation
• Power BI für detaillierte Recruiting-Analytics und Performance-Dashboards

Preise von Microsoft Dynamics 365:

• Dynamics 365 Sales: ab 60,80 Euro pro Monat und Nutzer:in
• Dynamics 365 Business Central: ab 65,50 Euro pro Monat und Nutzer:in
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

SAP Sales Cloud

Die SAP Sales Cloud ist eine umfassende CRM-Lösung für Großunternehmen der Personaldienstleistung. Firmen, die bereits SAP-Systeme für HR-Prozesse (SAP SuccessFactors) nutzen, profitieren von der Integration zwischen beiden Systemen.

Quelle: SAP 

Zu den wichtigsten Funktionen von SAP für Personaldienstleister zählen:

• Einheitliche Sicht auf Kandidat:innen und Auftraggeber
• Tiefe Integration in SAP SuccessFactors für End-to-End-Talent-Management
• KI „SAP Joule" für intelligentes Matching und Forecasting
• Guided Selling für strukturierte Bedarfsanalysen bei Auftraggebenden
• Detaillierte Compliance-Features für internationale Recruiting-Anforderungen

Preise von SAP Sales Cloud:

• Ab 118 Euro pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• Weitere Add-Ons möglich

Pipedrive

Quelle: Pipedrive 

Pipedrive ist ein stark vertriebsorientiertes CRM und eignet sich besonders für kleine bis mittlere Recruiting-Agenturen, die eine einfache und intuitive Lösung suchen. Die visuelle Pipeline-Darstellung macht es leicht, den Überblick über alle Kandidat:innen und Mandate zu behalten.

Die wichtigsten Funktionen von Pipedrive für Recruiter:

• Intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche für Kandidaten- und Client-Pipelines
• Möglichkeit, mehrere Pipelines parallel zu führen (z. B. getrennt nach Branchen oder Positionen)
• Aktivitätenbasiertes Arbeiten mit Erinnerungen für Follow-ups
• E-Mail-Integration und -Tracking
• Gute mobile App für Recruiter im Außendienst

Preise von Pipedrive:

• Ab 14 Euro pro Monat pro Lizenz (Lite)
• Ab 39 Euro pro Monat pro Lizenz (Growth)
• Ab 49 Euro pro Monat pro Lizenz (Premium)
• Ab 79 Euro pro Monat pro Lizenz (Ultimate)
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

Monday CRM

Monday CRM ist weniger ein klassisches CRM, sondern mehr ein Projektmanagement- und Kollaborations-Tool mit CRM-Funktionen. Es ist ideal für Recruiting-Teams, die eine flexible und visuelle Plattform zur Verwaltung von Kandidaten, Mandaten und internen Prozessen suchen.

Quelle: Monday CRM

Die wichtigsten Monday-Features für Recruiting:

• „Boards" als Kernfunktion, die sich flexibel darstellen lassen (Kanban, Timeline, Kalender)
• Einfache Automatisierungen für Status-Updates und Benachrichtigungen
• Integration von Tools wie Gmail, Outlook und Slack
• No-Code-Anpassungen für individuelle Recruiting-Workflows

Preise von Monday CRM:

• Ab 12 Euro pro Monat pro Lizenz (Basic)
• Ab 17 Euro pro Monat pro Lizenz (Standard)
• Ab 28 Euro pro Monat pro Lizenz (Pro)
• Enterprise auf Anfrage
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

In 5 Schritten zum passenden CRM für Ihr Personalunternehmen

Um aus den vorgestellten CRM-Tools das passende System für Ihre Personalagentur zu wählen, haben wir für Sie eine Checkliste mit fünf Punkten zusammengestellt:

1. Analysieren Sie Ihre Recruiting-Prozesse: Skizzieren Sie den gesamten Prozess vom Sourcing über Screening und Interview bis zur erfolgreichen Vermittlung. Wo entstehen Datensilos zwischen Recruiting, Sales und Account Management?
2. Definieren Sie die wichtigsten Funktionen: Erstellen Sie eine Checkliste mit den elementaren Features, die Ihr System haben muss. Für Personaldienstleister sind das in der Regel Talent-Pipeline-Management, Multi-Channel-Kommunikation, Jobbörsen-Integration und automatisierte Workflows.
3. Holen Sie Team-Feedback ein: Das beste CRM nützt nichts, wenn es vom Team nicht akzeptiert wird. Lassen Sie Recruiter, Account Manager und Sales-Mitarbeiter:innen die Systeme testen.
4. Prüfen Sie Gesamtkosten und ROI: Betrachten Sie die Gesamtkosten inklusive Lizenzen, Implementierung und Schulungen. Berechnen Sie den ROI durch Zeitersparnis, verbesserte Time-to-Fill und höhere Placement-Raten.
5. Achten Sie auf Skalierbarkeit: Wählen Sie eine Plattform, die mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Wichtig ist, dass das System bei steigendem Kandidatenvolumen und wachsender Mandatszahl mithalten kann.

Bonus: So starten Sie in 30 Tagen mit Ihrem HubSpot CRM durch

Wir empfehlen Ihnen HubSpot als CRM-Lösung für Ihr Personalunternehmen. So decken Sie alle Bereiche vom Sourcing über das Kandidaten-Management bis hin zur Client-Betreuung über eine Oberfläche ab.

Wollen Sie direkt loslegen? Hier ist Ihr Plan für die ersten vier Wochen:

• Woche 1: Melden Sie sich für das kostenlose HubSpot CRM an. Importieren Sie Ihre Kandidaten- und Client-Kontakte und erstellen Sie erste Pipelines mit Phasen, die zu Ihrem Recruiting-Prozess passen – etwa „Sourcing", „Pre-Screening", „Interview", „Angebot" und „Placement".
• Woche 2: Übertragen Sie Ihre 20 wichtigsten aktiven Kandidat:innen und Top-Mandate in die neuen Pipelines. Richten Sie erste E-Mail-Vorlagen für wiederkehrende Kandidaten-Kommunikation ein und testen Sie eine erste Automatisierung, etwa Follow-up-E-Mails nach Bewerbungseingang.
• Woche 3: Verbinden Sie Ihr E-Mail-Postfach, damit die gesamte Kommunikation mit Kandidat:innen und Clients lückenlos im CRM erfasst wird. Richten Sie Kalender-Integration für Interview-Buchungen ein.
• Woche 4: Analysieren Sie die ersten Kennzahlen im Dashboard, etwa die durchschnittliche Time-to-Fill oder die Konversionsrate von einer Pipeline-Phase zur nächsten. Optimieren Sie Ihre Prozesse und planen Sie den Rollout für das gesamte Team.

Fazit: Gewinnen Sie den War for Talents mit dem richtigen CRM

Die Personaldienstleistungsbranche steht vor enormen Herausforderungen: Der Fachkräftemangel verschärft sich, der Wettbewerb nimmt zu und KI revolutioniert die Branche. Ein professionelles CRM-System ist kein Nice-to-have mehr, sondern eine strategische Notwendigkeit für Personaldienstleister, die im War for Talents erfolgreich sein wollen.

Die wichtigsten Erkenntnisse aus unserem Vergleich von CRM-Systemen für Personalwesen und Recruiting zusammengefasst:

• Enterprise-Lösungen wie Salesforce, SAP und Microsoft sind sehr leistungsstark, aber auch komplex. Sie eignen sich vor allem für große, internationale Personaldienstleister mit hohem Anpassungsbedarf.
• Tools wie Pipedrive und Monday legen den Fokus auf Einfachheit und visuelle Übersicht. Sie sind intuitiv zu bedienen, decken aber möglicherweise nicht alle Funktionsbereiche ab, die wachsende Agenturen benötigen.
• HubSpot ist die All-in-One-Plattform in unserem Vergleich, die die beste Mischung aus Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang und Skalierbarkeit für Personaldienstleister bietet.
• Die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines Recruiting-CRMs sind branchenspezifische Funktionen (Talent-Pipeline, Multi-Channel-Kommunikation, Jobbörsen-Integration), eine intuitive Bedienung und die Integrationsfähigkeit mit dem bestehenden Tech-Stack.

FAQ: Häufige Fragen aus dem Personalwesen zum Thema CRM