Die 6 besten CRM-Systeme für Reiseveranstalter im Vergleich (2025)

Eine Studie der Expedia Group zeigt, dass 49 Prozent der deutschen Reisenden einen exzellenten Service und 42 Prozent eine gute Erreichbarkeit von Reiseveranstaltern erwarten – neben der Beratung durch Expert:innen, versteht sich. Beides ist mit CRM-Systemen für Reiseveranstalter möglich. Sie erhöhen die Erreichbarkeit, erlauben die Prozessautomatisierung und die Pflege der Kundenbeziehungen durch Personalisierung. Wir stellen Ihnen die sechs besten Tools vor.

Was ist ein CRM-System für Reiseveranstalter?

Ein CRM-System für Reiseveranstalter ist eine Software, mit der Anbieter ihre Kundenbeziehungen sowie alle Interaktionen und Daten zentralisieren. Idealerweise verbindet ein CRM für Reisebüros alle Daten und Projekte einzelner Pauschal- oder Bausteinreisen samt Marketing bis zu den Informationen über den Kundenstamm, die die Pflege der Kundenbeziehungen ermöglichen. CRMs erlauben die Automatisierung verschiedener Prozesse.

Die größten Herausforderungen für Reiseveranstalter im Jahr 2025

Die Reisebranche muss 2025 einen Spagat zwischen steigenden Reise- und Hotelkosten, dem Wettbewerbsdruck, dem seit Jahren herrschenden Mangel an Arbeitskräften und der Digitalisierung meistern:

• Fachkräftemangel: In Reisebüros und bei Reiseveranstaltern fehlen Fachkräfte, gaben 39 Prozent der Befragten einer Studie an. Die Zahlen waren über die Pandemie stark eingebrochen und sind inzwischen zwar wieder etwas angestiegen, haben aber nicht das Niveau von vor Corona erreicht.
• Langsame Prozesse: Vor allem manuelle Suchen und schnelle Änderungen bei aktueller Verfügbarkeit verlangsamen die Arbeit der Reiseveranstalter.
• Datensilos: Wichtige Informationen zu Fortschritten bei neuen Reiseangeboten sowie zu Beratungen und geplanten Buchungen sind oft auf E-Mails, Excel-Listen und verschiedene Mitarbeiter:innen verteilt. Im hektischen Alltag geht schnell etwas unter.
• Wettbewerbsdruck: Zwar möchten die Deutschen gern wieder verreisen, allerdings können sich viele das aufgrund der gestiegenen Kosten nicht leisten. Laut ADAC-Studie sagten 2024 32 Prozent der Befragten, dass sie auf einen Urlaub verzichten würden – die Anbieter kämpfen also um weniger Interessent:innen.

Zwar kann ein CRM-System nicht alle diese Herausforderungen bewältigen, es bietet aber einen Vorteil durch die Strukturierung interner (und kundenbezogener) Prozesse. Reiseveranstalter suchen dadurch nicht lange nach Informationen und müssen keine repetitiven, zeitraubenden Aufgaben mehr manuell abwickeln. Optimierte Prozesse sorgen für schnellere Ergebnisse, eine höhere Kundenzufriedenheit und mehr Zeit für die Suche nach neuen Fachkräften.

Unverzichtbare CRM-Funktionen für Reiseveranstalter

Kriterien unseres CRM-Vergleichs der besten Systeme in der Reisebranche

Die Kriterien unseres CRM-Vergleichs für Reiseveranstalter umfassen nicht allein Standardfunktionen. Wir haben uns angeschaut, wie die sechs Tools hinsichtlich der spezifischen Anforderungen der Reiseveranstaltung abschneiden:

• Benutzerfreundlichkeit: Wie intuitiv ist die Bedienung des CRM-Systems? Ist die Navigation einfach zu erfassen, ist es übersichtlich oder gibt es unnötige Datenfelder, die die Bedienung erschweren?
• Standardfunktionen: Implementiert der CRM-Anbieter moderne Features, die über reine Kontaktverwaltung hinausgehen? Etwa Chatbots für die erste Kontaktaufnahme oder Automatisierungen?
• Branchenspezifische Funktionen: Bietet das System Features wie Projektmanagement, Branchen-KPIs und Paketierungs- und Reservierungssysteme?
• Integrationen: Wie gut lässt sich das System mit möglicherweise bestehender Software-Landschaft (etwa Datenbanken, ERP, Sicherheitssystemen) verbinden? Gibt es offene Schnittstellen (APIs)?
• Skalierbarkeit: Kann das CRM mit dem Reiseveranstalter wachsen, gibt es verschiedene Preisstufen?
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Was bekommt der Reiseveranstalter für sein Geld? Gibt es eine transparente Preisstruktur und idealerweise eine kostenlose Testversion?
• Support und Implementierung: Bietet der Anbieter deutschsprachigen Support und wie schnell lässt sich das System beim Reiseveranstalter einführen?

Die besten 6 CRM-Systeme für Reiseveranstalter im Vergleich

So funktioniert das HubSpot CRM für Reiseveranstalter im Detail

HubSpot ist ein All-in-One-CRM für Reiseveranstalter jeglicher Größe und verbindet Marketing, Akquise, Projektmanagement und Service in einer Ansicht. So greifen Sie auf sämtliche Interaktionen und Projekte zentral über eine Oberfläche zu.

Quelle: HubSpot

Einige der aus unserer Sicht wichtigsten Funktionen von HubSpot für Reiseveranstalter im Überblick:

• Vertriebscontrolling: Verfolgen Sie Anfragen für einzelne Reisepakete sowie Reservierungsdokumente für geplante Reisen. Behalten Sie Ihren Umsatz im Auge.
• Kundenbindung: Sie reagieren schneller und flexibler auf Anfragen und Reklamationen, was für eine größere Kundenzufriedenheit sorgt.
• Effizienzsteigerung bei Marketingkampagnen: Mit HubSpot können Sie die Informationen, die Sie aus den Kundenkontakten ziehen, für personalisierte, automatisierte und individuell zugeschnittene Marketingkampagnen verwenden.
• Automatisierte Workflows: Das CRM automatisiert Routineaufgaben für Sie. Versenden Sie zum Beispiel automatische E-Mail-Erinnerungen oder speziell zugeschnittene Angebote, wenn Interessent:innen eine gewisse Zeitspanne lang nicht geantwortet haben. Setzen Sie den Breeze Customer Agent zur Beantwortung häufig gestellter Fragen ein.

• Integrationen: Verbinden Sie HubSpot über den App Marketplace, der inzwischen mehr als 1.000 Apps umfasst, oder via API mit Ihrer bestehenden Software-Landschaft.

Preise von HubSpot:

• ab 9 Euro pro Monat pro Lizenz (Starter-Plattform)
• ab 1.283 Euro pro Monat (Professional-Plattform)
• kostenlose Tools und Pläne verfügbar

Kostenlose CRM-Software

Kostenlose Funktionen, die Ihnen sicher gefallen werden:

• Meetingplaner
• E-Mail-Vorlagen-Designer
• Live-Chat-Software
• KI-gestützter-E-Mail-Generator

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Die 5 weiteren Top-CRMs für Reiseveranstalter

Salesforce

Quelle: Salesforce 

Salesforce Sales Cloud bietet vor allem großen Reiseveranstalter eine flexible Plattform, die ähnlich wie HubSpot weltweit genutzt wird.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Hohe Anpassbarkeit an komplexe Vertriebs- und Projektprozesse, daher auch für große Reiseveranstalter geeignet.
• AppExchange mit vielen branchenrelevanten Apps, die ans System angebunden werden können, etwa mTrip oder TravelPerk.
• KI „Einstein AI“ bietet smarte Einblicke in die Prognose, die Pipeline bewertet Leads.
• Möglichkeit, Dokumentationen für Projektideen, RFPs, Verträge, Besonderheiten und Projektbibliotheken zu generieren.

Preise von Salesforce:

• 25 Euro pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• 100 Euro pro Monat pro Lizenz (Pro Suite)
• 175 Euro pro Monat pro Lizenz (Enterprise)
• 350 Euro pro Monat pro Lizenz (Unlimited)
• 550 Euro pro Monat pro Lizenz (Unlimited + KI-Suite, Agentforce und mehr)
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

Microsoft 365 Dynamics

Quelle: Microsoft 365 

Microsoft Dynamics 365 Sales ist eine geeignete CRM-Lösung für Reiseveranstalter, die bereits viele Tools und Systeme aus dem Microsoft-Ökosystem (zum Beispiel Microsoft 365 und Teams) nutzen.

Die wichtigsten Funktionen aus unserer Sicht im Überblick:

• Tiefe Verbindung mit Outlook, Teams und SharePoint durch Microsoft 365-Integration.
• Ähnlich wie Salesforce bietet Microsoft spezialisierte Add-ons von Partnern, die das Basissystem um spezifische Projektmanagement- und Branchenfunktionen ergänzen
• Genaue Kosten- und Umsatzprognosen.
• Microsoft Copilot ist als generative KI integriert, zudem lassen sich mit Power BI sehr detaillierte Projekt- und Finanzanalysen selbst entwerfen.
• Allgemein sehr hohe Anpassbarkeit an komplexe Prozesse, daher auch für große Reiseveranstalter geeignet.

Preise von Microsoft 365 Dynamics:

• Hängen stark von den gewählten Modulen ab
• Dynamics 365 Sales: ab 60,80 Euro pro Monat und Nutzer:in
• Dynamics 365 Business Central (vereint alles in einer Plattform): ab 65,50 € pro Monat und Nutzer:in
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

SAP Sales Cloud

Quelle: SAP

Die SAP Sales Cloud ist eine CRM-Lösung für Großunternehmen und Konzerne aus der Reisebranche, die bereits ihre Kernprozesse (wie Finanzen und Projekt-Controlling) über ein SAP ERP-System (meist S/4HANA) steuern. Dann entfaltet die direkte Anbindung an die SAP-Backend-Systeme ihr volle Wirkung.

Zu den wichtigsten Funktionen für Reiseveranstalter gehören:

• SAP Sales Cloud ist in die SAP S/4HANA-Landschaft integriert, die bereits viele Reiseveranstalter für ihr ERP-System nutzen.
• Komplexe Angebote (CPQ) mit vielen Varianten und Dienstleistungen (Unterbringung, Ausflüge, Events) möglich.
• Integrierter KI-Assistent „Joule“ hilft bei der Automatisierung von administrativen Aufgaben.

Preise von SAP Sales Cloud:

• Ab 118 Euro pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• Weitere Add-Ons (etwa Service, Field Sales) möglich

Pipedrive

Quelle: Pipedrive

Pipedrive ist im Vergleich zu Salesforce oder SAP weniger für sehr große Reiseveranstalter geeignet und stark vertriebsorientiert. Ähnlich wie HubSpot ist das Tool sehr intuitiv und modern aufgebaut.

Die wichtigsten Pipedrive-Funktionen:

• Intuitive und visuelle Drag-and-Drop-Pipeline für verbindliche Buchungen und theoretisch auch Projektabwicklung.
• Aktivitätenbasiertes Verkaufen erinnert Vertriebsmitarbeiter:innen proaktiv an die nächste fällige Aktion (Anruf, E-Mail, Meeting).
• Gute mobile App, verfügbar für iOS und Android.
• Über 500 Integrationen sind möglich.

Preise von Pipedrive:

• Ab 14 Euro pro Monat pro Lizenz (Lite)
• Ab 39 Euro pro Monat pro Lizenz (Growth)
• Ab 49 Euro pro Monat pro Lizenz (Premium)
• Ab 79 Euro pro Monat pro Lizenz (Ultimate)
• Funktionen wie Projektmanagement (nach dem Abschluss) oder Marketing-Kampagnen sind über kostenpflichtige Add-ons buchbar
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

Monday CRM

Quelle: Monday 

Monday CRM ist weniger ein klassisches CRM, sondern mehr ein Projektmanagement- und Arbeitsorganisation-Tool für die Reiseveranstalter. Gerade für Unternehmen (und Teams), die eine sehr flexible und visuelle Plattform suchen, ist Monday unserer Erfahrung nach geeignet.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• „Boards“ als Kernfunktion, die sich flexibel als Kanban-Boards, Kalender oder Gantt-Charts (perfekt für die Reiseplanung) darstellen lassen.
• Verschiedene „No-Code“-Bausteine, mit denen Reiseveranstalter ihre eigenen Workflows für Projektverfolgung, Organisation oder Kundenbetreuung erstellen können.
• Einfache Automatisierungen sind umsetzbar.
• Viele Vorlagen, die speziell für das Reisemanagement und die Angebotsverfolgung entwickelt wurden.

Preise von Monday CRM:

• Ab 12 Euro pro Monat pro Lizenz (Basic)
• Ab 17 Euro pro Monat pro Lizenz (Standard)
• Ab 28 Euro pro Monat pro Lizenz (Pro)
• Enterprise auf Anfrage
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

In 5 Schritten zum passenden CRM für Ihr Reisebüro

Um aus den vorgestellten CRM-Systemen für Reiseveranstalter genau das System zu wählen, das Ihren Anforderungen entspricht, haben wir eine Checkliste in fünf Schritten vorbereitet:

1. Analysieren Sie Ihre eigenen Prozesse: Skizzieren Sie Ihre Abläufe von der Anfrage über die Organisation bis zur Erstellung des Angebots und der Kundenbetreuung. Wo entstehen Datensilos in Ihrem Reisebüro? Welche der Prozesse kann ein CRM abdecken?
2. Definieren Sie die wichtigsten Funktionen: Erstellen Sie eine Checkliste mit elementaren Features. Für Reiseveranstalter gehören dazu in der Regel ein angepasstes Controlling, KI- und Automatisierungsfeatures sowie Schnittstellen zur Integration branchenspezifischer Tools.
3. Holen Sie Team-Feedback ein: Das beste Reiseveranstalter-CRM nützt Ihnen unserer Erfahrung nach nichts, wenn Ihr Team es nicht akzeptiert – holen Sie es für die Entscheidung mit ins Boot.
4. Prüfen Sie Gesamtkosten und den ROI: Betrachten Sie die Gesamtkosten. Wo liegt der grobe ROI der jeweiligen Systeme?
5. Achten Sie auf Skalierbarkeit: Wählen Sie eine Plattform, die mitwächst. Fangen Sie etwa mit einem kostenlosen Paket wie bei HubSpot an.

Kostenlose CRM-Software

Kostenlose Funktionen, die Ihnen sicher gefallen werden:

• Meetingplaner
• E-Mail-Vorlagen-Designer
• Live-Chat-Software
• KI-gestützter-E-Mail-Generator

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Bonus: So starten Sie in 30 Tagen mit HubSpot CRM durch

Wir empfehlen Ihnen HubSpot als CRM-Lösung für Reiseveranstalter. So decken Sie alle Bereiche von Kontaktverwaltung über Projektmanagement bis hin zur (KI-)Automatisierung über eine Oberfläche ab.

Wollen Sie direkt loslegen? Hier ist Ihr Plan für die ersten vier Wochen:

• Woche 1: Melden Sie sich für das kostenlose HubSpot CRM an. Importieren Sie Ihre wichtigsten Kundenkontakte und erstellen Sie eine erste individuelle Pipeline mit Phasen, die zu Ihren Leistungen passen.
• Woche 2: Migrieren Sie Ihre aktiven Kund:innen. Richten Sie erste E-Mail-Vorlagen für wiederkehrende Anfragen ein, etwa für die Angebotseinholung bei verschiedenen Anbieter:innen in Urlaubsregionen oder die Feedbackeinholung bei Ihren Kund:innen. Testen Sie so die ersten Follow-up-Automatisierungen.
• Woche 3: Erstellen Sie Angebotsvorlagen und richten Sie das Kundenportal ein, um Feedback zu sammeln – etwa für Beschwerden oder Anfragen aus dem Urlaub. Verbinden Sie Ihr E-Mail-Postfach.
• Woche 4: Analysieren Sie die ersten Kennzahlen im Dashboard, etwa die Anzahl der eingehenden Hilfeanfragen. Optimieren Sie die Pipeline-Phasen und planen Sie mit dem Team die vollständige Skalierung für das nächste Quartal.

Fazit: Setzen Sie sich mit dem HubSpot CRM im Wettbewerb der Reiseveranstalter durch

Über 50 Prozent der Veranstalterreisen buchen Deutsche im Reisebüro. Diese Kund:innen zu halten und zum Wiederkommen zu bewegen, ist eine Aufgabe, die Sie mit dem passenden CRM meistern können.

Auf der einen Seite drückt der Fachkräftemangel, auf der anderen müssen Reisefans den Gürtel enger schnallen. Daher gilt es für Reiseveranstalter, möglichst schlanke und effiziente Prozesse zu entwickeln. Das kann mit einem CRM gelingen – die wichtigsten Erkenntnisse aus unserem Vergleich der besten CRM-Systeme für Reiseveranstalter auf einen Blick:

• Enterprise-Lösungen wie Salesforce, SAP und Microsoft sind sehr leistungsstark, aber auch komplex und teuer. Sie eignen sich vor allem für Großkonzerne in der Reisebranche.
• Tools wie Pipedrive und Monday legen den Fokus eher auf einzelne Bereiche – etwa Vertrieb respektive Projekt- und Task-Management.
• HubSpot ist die All-in-One-Plattform in unserem Vergleich, die den besten Kompromiss aus Benutzerfreundlichkeit und Funktionsumfang für Reiseveranstalter bietet.
• Die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines CRM sind Projektmanagement-Features, die Individualisierbarkeit von Marketingmaßnahmen (am besten KI-unterstützt und auch über Automatisierungen) und die Integrationsfähigkeit mit bestehender Software, um doppelte Datenpflege zu vermeiden.

FAQ: Häufige Fragen von Reiseveranstaltern zum Thema CRM