Die 6 besten CRM-Systeme für Softwareunternehmen im Vergleich (2025)

 Für Softwareunternehmen im B2B-Umfeld ist die Kundengewinnung wichtig, aber nur der Anfang einer möglichst langen Kundenbeziehung. Schon vor rund 25 Jahren fand Fred Reichheld heraus: eine Steigerung der Kundenbindungsrate um nur 5 Prozent kann die Profitabilität um 25 bis 95 Prozent erhöhen. Der Schlüssel dazu liegt in der Reduzierung der Kundenabwanderung (Churn) und der aktiven Gestaltung der gesamten Customer Journey. Genau hier setzt ein CRM-Tool an. Wir stellen Ihnen die sechs besten CRM-Systeme für Softwareunternehmen vor.

Was ist ein CRM-System für Softwareunternehmen?

Ein CRM-System für Softwareunternehmen ist die „Single Source of Truth“ für alle Kundendaten der Firma. Die zentrale Plattform bildet idealerweise den gesamten Kundenlebenszyklus von der Lead-Generierung über den Vertriebsprozess und das Onboarding bis hin zum Kundenbindungsmanagement ab.

Es räumt mit Datensilos zwischen Marketing, Vertrieb, Produkt und Support auf, um die Kundenabwanderung (Churn) zu minimieren und den Customer Lifetime Value (CLV) durch gezieltes Upselling und Cross-Selling zu maximieren.

Die größten Herausforderungen für Softwareunternehmen im Jahr 2025

Die Softwarebranche ist erfolgreich: 2024 stieg etwa in Deutschland der Umsatz im Vergleich zum Vorjahr um 13,4 Prozent an. Dennoch müssen Softwareunternehmen mit Herausforderungen umgehen, die von Fachkräftemangel bis Digitalisierungsdruck reichen:

• Hoher Konkurrenzdruck: Der Markt wächst und wächst – allen voran SaaS-Unternehmen profitieren von erhöhter Nachfrage. Laut einer Prognose von Fortune Business Insights wird der globale SaaS-Markt bis 2032 auf über 1,1 Billionen US-Dollar anwachsen. Das bringt aber auch immer mehr Wettbewerb mit sich – gerade kleinere Softwareunternehmen sind so steigendem Konkurrenzdruck ausgesetzt.
• Fachkräftemangel: Der Kampf um die besten Talente bleibt eine der größten Wachstumsbremsen in der Softwarebranche. Laut Bitkom fehlen in Deutschland über 100.000 IT-Fachkräfte. Um das aufzufangen, sollten Softwareunternehmen die Produktivität ihrer bestehenden Teams maximieren.
• Komplexe Skalierung bei Wachstum: Wachsende Unternehmen kämpfen mit Skalierungsherausforderungen. Was für 100 B2B-Kunden funktioniert, scheitert oft bei 1.000. Vertriebs-, Support- und Customer-Success-Prozesse müssen auch bei starkem Wachstum funktionieren – dafür braucht es ein System, das mitwächst.
• KI-Druck: Künstliche Intelligenz schwemmt jeden Markt, vor allem in der Software- und IT-Branche allgemein gibt es tausende Möglichkeiten. Matthias Sondermann von Capgemini etwa ist sich sicher: „KI wird im Berufsalltag immer wichtiger.“ Das stellt Softwarefirmen vor die Herausforderungen, auf dem Weg in eine stabile KI-Nutzung die richtigen Abzweigungen zu nehmen.

Ein CRM-System ist für Softwareunternehmen eine große Hilfe bei einigen dieser aktuellen Herausforderungen. Es schafft die nötige Datenbasis, um Churn zu senken, ermöglicht die Automatisierung von Prozessen für eine effiziente Skalierung und hilft dem Vertrieb, sich im intensiven Wettbewerb auf die richtigen Leads zu konzentrieren.

Unverzichtbare CRM-Funktionen für Unternehmen der Softwarebranche

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Kriterien unseres CRM-Vergleichs der besten Systeme für Softwareunternehmen

Die Kriterien unseres CRM-Vergleichs für Softwareunternehmen beleuchten neben allgemeinen Features auch spezifische, auf die IT- und Softwarebranche zugeschnittene Funktionen. Wir haben die Systeme auf folgende Kriterien überprüft:

• Benutzerfreundlichkeit: Wie intuitiv ist das CRM-System? Im schnelllebigen Tech-Umfeld müssen Vertrieb, Marketing & Co. ohne lange Einarbeitung intuitiv auf einer Plattform zusammenarbeiten können.
• Standardfunktionen: Implementiert der Anbieter moderne, aber mittlerweile übliche Features wie KI zur Lead-Bewertung oder Automatisierungen für Onboarding-Prozesse?
• Branchenspezifische Funktionen: Gibt es spezielle Features für Softwareunternehmen? Dazu gehören etwa die Verwaltung von Abonnements (MRR, Churn) und ein integriertes Ticketsystem für den Support.
• Integrationen: Wie gut lässt sich das CRM mit dem bestehenden Tech-Stack (etwa mit allgemeinen Tools zur Abrechnung oder dem Projektmanagement, aber auch Branchensystemen) verbinden? Gibt es offene APIs?
• Skalierbarkeit: Wächst das CRM mit dem Unternehmen mit? Gibt es idealerweise kostenlose Pläne?
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Was bekommt das Unternehmen für sein Geld? Gibt es eine transparente Preisstruktur?
• Support und Implementierung: Bietet der Anbieter deutschsprachigen Support und wie schnell lässt sich das System in der Softwarefirma einführen?

Die besten 6 CRM-Systeme für Softwareunternehmen im Vergleich

So funktioniert das HubSpot CRM für Softwareunternehmen im Detail

Quelle: HubSpot 

HubSpot ist eine All-in-One-Plattform, die vor allem Softwareunternehmen im B2B-Geschäft viele spannende Funktionen bietet. Die starke Integration von KI (HubSpot Breeze) und Automatisierungstools sind überall im System sichtbar, unter anderem gibt es KI-Agenten für Content, Personalisierung, Datenanalyse und den Vertrieb.

Gleichzeitig bietet HubSpot viele Features rund um Support und Kundenservice – unter anderem Wissensdatenbanken, ein Ticket-System und Chatbots. Das Tool ist darauf ausgelegt, den gesamten Workflow in einem Softwareunternehmen – von der Akquise der Kundschaft bis zur langfristigen Kundenbindung – effizienter und profitabler zu gestalten. Hier sind die wichtigsten Funktionen für Firmen der Softwarebranche im Detail:

• Pipeline Management: Bilden Sie Ihren Vertriebsprozess – etwa als SaaS-Anbieter von Trial-Nutzer:in über Demo bis Abschluss – in visuellen Pipelines ab, um den Überblick zu behalten und Umsatzprognosen zu erstellen.
• Lead Management & Scoring: Erfassen, qualifizieren und verwalten Sie Leads. Mit gezieltem Lead Scoring können Sie Ihre Ressourcen auf die vielversprechendsten User:innen konzentrieren.
• Automatisierte Workflows: Erstellen Sie etwa automatisierte E-Mail-Sequenzen, um neue Nutzer:innen schrittweise an Ihre Software heranzuführen oder Bestandskund:innen regelmäßig zu kontaktieren und mit Up- und Cross-Selling-Optionen zu bespielen.
• Ticketsystem für den Support: Mit dem integrierten Ticketsystem im Service Hub können Sie Kundenanfragen und Störungsmeldungen einholen, priorisieren und verwalten.
• Integrationen: Verbinden Sie HubSpot über den App Marketplace einfach mit Ihrem Tech-Stack.
• Zentrales Reporting: Anstatt Daten aus verschiedenen Quellen manuell für Reportings zusammenzufügen, erstellt HubSpot teils automatisiert benutzerdefinierte Dashboards, die alle wichtigen KPIs an einem Ort visualisieren.
• KI-Integration: HubSpot Breeze, HubSpots hauseigene KI ist über die gesamte Plattform in das CRM integriert. Breeze hilft Softwareunternehmen dabei, Sales-Zyklen effizienter und schneller abzuschließen. So kann Breeze automatisch dabei helfen Deals zu identifizieren, zu qualifizieren und abzuschließen. Außerdem bietet Breeze verschiedene Agents, die besondere Softwarefirmen im schnellen Arbeitsalltag unterstützen. Der KI-Prospecting-Agent etwa hilft bei der Recherche potenzieller Kund:innen, der Content-Agent formuliert personalisierte E-Mails.

Preise von HubSpot:

• ab 9 Euro pro Monat pro Lizenz (Starter-Plattform)
• ab 1.283 Euro pro Monat (Professional-Plattform)
• kostenlose Tools und Pläne verfügbar

Die 5 weiteren Top-CRMs für Softwarefirmen

Salesforce

Quelle: Salesforce

Die Salesforce Sales Cloud ist eine stark anpassbare Plattform, die sich unserer Erfahrung nach vor allem für größere Softwareunternehmen mit komplexen Anforderungen eignet. Als einer der weltweit größten Anbieter für Cloud-Software bietet Salesforce eine bis ins kleinste Detail personalisierbare und jeglichen Anwendungsfall abdeckende Lösung.

Zu den wichtigsten Funktionen des Salesforce-CRMs zählen:

• Hohe Anpassbarkeit, etwa bei komplexen Abonnement- und Lizenzmodellen
• AppExchange mit Tausenden branchenrelevanten Apps, die an das System angebunden werden können
• KI „Einstein AI“ ist überall integriert, bietet smarte Einblicke in Prognosen und bewertet Leads
• Salesforce Flow (MuleSoft) zur Automatisierung von einfachen Freigaben bis hin zu komplexen Prozessketten.
• Benutzerdefinierte Objekte, um komplexe Kundenstrukturen abzubilden

Preise von Salesforce:

• 25 Euro pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• 100 Euro pro Monat pro Lizenz (Pro Suite)
• 175 Euro pro Monat pro Lizenz (Enterprise)
• 350 Euro pro Monat pro Lizenz (Unlimited)
• 550 Euro pro Monat pro Lizenz (Unlimited + KI-Suite, Agentforce und mehr)
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

Microsoft 365 Dynamics

Quelle: Microsoft 

Microsoft Dynamics 365 Sales ist für Softwareunternehmen und Teams, die bisher schon im Microsoft-Ökosystem arbeiten, eine gute Lösung.

Die wichtigsten Features des Microsoft-CRMs auf einen Blick:

• Tiefe Verbindung mit Outlook, Teams, SharePoint (und allen anderen Microsoft-Tools) für eine erleichterte Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Entwicklung und Support
• Modul „Project Operations“ für durchgängige Verwaltung von Projekten
• Microsoft Copilot ist als generative KI integriert und unterstützt bei Kommunikation und Datenanalyse
• Mit Power BI lassen sich sehr detaillierte Projekt- und Finanzanalysen erstellen

Preise von Microsoft 365 Dynamics:

• Hängen stark von den gewählten Modulen ab
• Dynamics 365 Sales: ab 60,80 Euro pro Monat und Nutzer:in
• Dynamics 365 Business Central (vereint alles in einer Plattform): ab 65,50 Euro pro Monat und Nutzer:in
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

SAP Sales Cloud

Quelle: SAP 

Die SAP Sales Cloud ist eine große und vielschichtige CRM-Lösung für Großunternehmen und Konzerne der Softwarebranche. Gerade Firmen, die bereits ihre Kernprozesse über ein SAP ERP-System steuern, können von der engen Verzahnung mit den CRM-Funktionen profitieren.

Zu den wichtigsten Funktionen von SAP zählen:

• Einheitliche Sicht auf Kund:innen
• Tiefe Integration in die SAP S/4HANA-Landschaft
• KI für den Vertrieb mit Funktionen für unterstützte Kontaktaufnahme und Pipeline-Management
• Guided Selling hilft dabei, Kundenanforderungen durch einen interaktiven, datengestützten Ansatz zu verstehen
• Detaillierte Verwaltung von Abrechnungsplänen, um SaaS-Modelle abzubilden
• Echtzeit-Analyse der Kundenprofitabilität durch die Verknüpfung von CRM-Daten mit den Finanzdaten aus dem ERP

Preise von SAP Sales Cloud:

• Ab 118 Euro pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• Weitere Add-Ons (etwa Service, Field Sales) möglich

Pipedrive

Quelle: Pipedrive

Pipedrive ist ein stark vertriebsorientiertes CRM und eignet sich besonders für kleine bis mittlere SaaS-Unternehmen oder andere Softwarefirmen, die eine einfache und intuitive Lösung suchen. Neben einem strukturierten Verkaufsprozess bietet Pipedrive auch die wichtigsten Funktionen zum Kundenmanagement.

Die wichtigsten Funktionen des CRM-Tools:

• Intuitive und visuelle Drag-and-Drop-Oberfläche für alle Bereiche
• Möglichkeit, mehrere anpassbare Pipelines für verschiedene Prozesse zu erstellen
• Aktivitätenbasiertes Verkaufen erinnert Vertriebsmitarbeiter:innen proaktiv an die nächste fällige Aktion
• Benutzerdefinierte Felder und Pipeline-Phasen zur Segmentierung von Kontakten und zur individuellen Anpassung
• Einfache Dashboards zur Messung von KPIs
• Gute mobile App, verfügbar für iOS und Android.

Preise von Pipedrive:

• Ab 14 Euro pro Monat pro Lizenz (Lite)
• Ab 39 Euro pro Monat pro Lizenz (Growth)
• Ab 49 Euro pro Monat pro Lizenz (Premium)
• Ab 79 Euro pro Monat pro Lizenz (Ultimate)
• Funktionen wie Projektmanagement (nach dem Abschluss) oder Marketing-Kampagnen sind über kostenpflichtige Add-ons buchbar
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

Monday CRM

Quelle: Monday

Monday CRM ist weniger ein klassisches CRM, sondern mehr ein Projektmanagement- und Arbeitsorganisation-Tool, das auch CRM-Funktionen bietet. Es ist ideal für Software-Teams, die eine flexible und visuelle Plattform zur Steuerung von Entwicklungsprojekten und ihren B2B-Kundenbeziehungen suchen.

Die wichtigsten Monday-Features auf einen Blick:

• „Boards“ als Kernfunktion, die sich flexibel darstellen lassen (etwa als Kanban-Board, Kalender oder Gantt-Chart)
• Einfache Automatisierungen mit individuellen Workflows und Triggern
• Integration von Tools wie Gmail, Outlook, Trello oder Slack
• No-Code-Bausteine, mit denen Softwareunternehmen ihre eigenen Workflows für Bug-Tracking, Feature-Requests oder Kunden-Onboarding erstellen können

Preise von Monday CRM:

• Ab 12 Euro pro Monat pro Lizenz (Basic)
• Ab 17 Euro pro Monat pro Lizenz (Standard)
• Ab 28 Euro pro Monat pro Lizenz (Pro)
• Enterprise auf Anfrage
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

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In 5 Schritten zum passenden CRM für Ihr Softwareunternehmen

Um aus den vorgestellten CRM-Tools das passende System für Ihr Softwareunternehmen zu wählen, haben wir für Sie eine Checkliste mit fünf Punkten zusammengestellt:

1. Analysieren Sie Ihre Customer Journey: Skizzieren Sie den gesamten Prozess vom ersten Touchpoint über den Verkauf bis hin zum langfristigen Support. Wo entstehen Datensilos zwischen Marketing, Vertrieb und Customer Success?
2. Definieren Sie die wichtigsten Funktionen: Erstellen Sie eine Checkliste mit den elementaren Features, die Ihr System haben muss. Für Softwareunternehmen sind das in der Regel ein Ticketsystem, bei SaaS-Firmen Funktionen zur Verwaltung von Abonnements und Schnittstellen zu anderen Tools.
3. Holen Sie Team-Feedback ein: Das beste CRM nützt nichts, wenn es vom Team nicht akzeptiert wird. Holen Sie Entwickler:innen, Vertriebler:innen & Co. mit ins Boot und lassen Sie sie die Systeme testen.
4. Prüfen Sie Gesamtkosten und den ROI: Betrachten Sie die Gesamtkosten. Wo liegt der grobe ROI?
5. Achten Sie auf Skalierbarkeit: Wählen Sie eine Plattform, die mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Fangen Sie bei Bedarf klein an – etwa mit dem kostenlosen HubSpot. Wichtig ist, dass das System bei steigendem Kundenvolumen und komplexeren Anforderungen mithalten kann.

Bonus: So starten Sie in 30 Tagen mit Ihrem HubSpot CRM durch

Wir empfehlen Ihnen HubSpot als CRM-Lösung für Ihr Softwareunternehmen. So decken Sie alle Bereiche von der Leadgenerierung über das Management von Abonnements bis hin zur (KI-)Automatisierung über eine Oberfläche ab.

Wollen Sie direkt loslegen? Hier ist Ihr Plan für die ersten vier Wochen:

• Woche 1: Melden Sie sich für das kostenlose HubSpot CRM an. Importieren Sie Ihre B2B-Kontakte und erstellen Sie eine erste Pipeline mit Phasen, die zu Ihrem Vertriebsprozess passen – bei einem SaaS-Unternehmen etwa „Trial gestartet“, „Demo gebucht“, „Angebot gesendet“ und so weiter.
• Woche 2: Übertragen Sie Ihre 20 wichtigsten aktiven Verkaufschancen in die neue Pipeline. Richten Sie erste E-Mail-Vorlagen für wiederkehrende Anfragen ein und testen Sie eine erste Automatisierung, etwa eine E-Mail-Serie für eine Zufriedenheitsabfrage.
• Woche 3: Richten Sie das Ticketsystem für erste Supportanfragen ein. Verbinden Sie Ihr E-Mail-Postfach, damit die gesamte Kundenkommunikation lückenlos im CRM erfasst wird.
• Woche 4: Analysieren Sie die ersten Kennzahlen im Dashboard, etwa die Konversionsrate von einer Pipeline-Phase zur nächsten. Optimieren Sie Ihre Prozesse und planen Sie den Rollout für das gesamte Team.

Fazit: Setzen Sie sich mit dem HubSpot CRM im Software-Wettbewerb durch

Laut Prognose des IT-Mittelstandverbands kämpft die Branche mit geringer Priorisierung der Digitalisierung und sieht KI nach wie vor als größten Digital-Trend. Letzteres kann bei ersterem helfen: Nutzen Sie etwa ein CRM-System zur Digitalisierung Ihrer Routineprozesse und gewinnen Sie so mehr Zeit für Wichtigeres – etwa die Gewinnung neuer Mitarbeiter:innen oder die intensive Betreuung Ihrer A-Kundschaft.

Die wichtigsten Erkenntnisse aus unserem Vergleich von CRM-Systemen für Softwareunternehmen zusammengefasst:

• Enterprise-Lösungen wie Salesforce, SAP und Microsoft sind sehr leistungsstark, aber auch komplex. Sie eignen sich vor allem für Großunternehmen mit hohem Anpassungsbedarf – ganz gleich, ob SaaS-Geschäftsmodell oder reine Beratung.
• Tools wie Pipedrive und Monday legen den Fokus auf einzelne Bereiche. Sie sind dadurch in diesen Segmenten stark und auch intuitiv zu bedienen, decken aber für größere oder wachsende Unternehmen möglicherweise nicht alle Funktionsbereiche ab.
• HubSpot ist die All-in-One-Plattform in unserem Vergleich, die die beste Mischung aus Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang und Skalierbarkeit für Softwareunternehmen bietet.
• Die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines Softwareunternehmen-CRMs sind branchenspezifische Funktionen (etwa Abo-Verwaltung, Ticketsystem), eine intuitive Bedienung und die Integrationsfähigkeit mit dem bestehenden Tech-Stack.

FAQ: Häufige Fragen aus der Softwarebranche zum Thema CRM