Die 6 besten CRM-Systeme für Unterhaltungsunternehmen im Vergleich (2025)

Die Studie „German Entertainment & Media Outlook 2025-2029“ (GEMO) von PwC Deutschland hat gute Nachrichten für Unterhaltungsunternehmen: Ihren Prognosen zufolge wird die Unterhaltungs- und Medienbranche bis 2029 im Schnitt um 2,5 Prozent pro Jahr wachsen. Um auf dem schnelllebigen Markt und bei vielen technischen Neuerungen den Überblick zu behalten und Prozesse zu automatisieren, hilft ein CRM-System für Unterhaltungsunternehmen. Wir stellen Ihnen die sechs besten Tools vor.

Was ist ein CRM-System für Unterhaltungsunternehmen?

Ein CRM-System für Unterhaltungsunternehmen ist eine Software, mit der Firmen ihre Kundenbeziehungen sowie alle Informationen und Daten über die gesamte Dauer des Kontakts zentralisieren. Idealerweise verbindet ein CRM in der Unterhaltungsbranche alle Daten und Projekte vom Erstkontakt über den Service während der Geschäftsbeziehung bis hin zum Marketing für die Rückgewinnung nach der Kündigung. Zudem automatisiert es Prozesse.

Die größten Herausforderungen für Unterhaltungsunternehmen im Jahr 2025

Firmen in der Unterhaltungsbranche müssen 2025 besonders flexibel sein: Neue Plattformen, Innovationsdruck, eine wache Konkurrenz und hohe Ansprüche der Konsument:innen stellen sie vor Herausforderungen:

• Neue Plattformen und verändertes Konsumentenverhalten: Neue Unterhaltungsplattformen schießen wie Pilze aus dem Boden und das Verhalten der Konsument:innen ändert sich mit dem Angebot. Flexibilität ist gefragt.

• Steigender Innovationsdruck: Unsere eingangs zitierte Studie zeigt, dass KI sehr stark auf den Unterhaltungsmarkt drängt und Anbieter:innen gezwungen sind, sich mit dem Thema zu befassen.

• Wachsende Konkurrenz: Streaming, Spiele, Musik, Filme, Serien, Live-Streams, zunehmen auch Virtual und Augmented Reality – das Angebot wächst explosionsartig.

• Wachsende Ansprüche: Konsument:innen erwarten personalisierte Erlebnisse und innovative Services wie flexible Abo-Modelle, die ihnen bei Bedarf einen schnellen Wechsel ermöglichen – ohne dafür persönlich Kontakt aufnehmen müssen.

Zwar löst ein CRM-System nicht alle diese Herausforderungen, es schafft aber strukturierte Prozesse. Das ist wichtig, denn ohne optimierte Prozesse im Backend verlieren Unterhaltungsunternehmen im schnelllebigen Alltag zu viel Zeit mit unwirtschaftlichen, repetitiven Aufgaben. Sind diese Prozesse erst einmal optimiert, bleibt mehr Zeit, sich um wertschöpfendere Bereiche wie personalisiertes Marketing und eine bessere Kundenbindung zu kümmern.

Unverzichtbare CRM-Funktionen für Unterhaltungsunternehmen

Kriterien unseres CRM-Vergleichs der besten Systeme in der Unterhaltungsbranche

Die Kriterien unseres CRM-Vergleichs für Unterhaltungsunternehmen gehen über die Standardfunktionen hinaus. Wir haben uns angesehen, wie die Tools hinsichtlich der spezifischen Anforderungen der Entertainment-Industrie abschneiden:

• Benutzerfreundlichkeit: Wie intuitiv ist die Bedienung des CRM-Systems? Ist die Handhabung für alle Mitarbeitenden leicht zu erlernen?

• Standardfunktionen: Implementiert der CRM-Anbieter moderne Features, die über reine Kontaktverwaltung hinausgehen?

• Branchenspezifische Funktionen: Bietet das System Features wie Personalisierung, Branchen-KPIs und umfassende Support-Funktionen? 

• Integrationen: Wie gut lässt sich das System mit wichtigen Entertainment-Plattformen (etwa für das Streaming oder den Ticketkauf) verbinden? Gibt es offene Schnittstellen (APIs)? 

• Skalierbarkeit: Kann das CRM mit dem Unterhaltungsunternehmen wachsen, gibt es verschiedene Preisstufen?

• Preis-Leistungs-Verhältnis: Was bekommt das Unternehmen für sein Geld? Gibt es eine transparente Preisstruktur und vielleicht sogar eine kostenlose Testversion? 

• Support und Implementierung: Bietet der Anbieter deutschsprachigen Support an, und wie schnell lässt sich das System im Unterhaltungsunternehmen einführen?

Die besten 6 CRM-Systeme für Unterhaltungsunternehmen im Vergleich

So funktioniert das HubSpot CRM für Unterhaltungsunternehmen im Detail

Quelle: HubSpot

HubSpot ist ein All-in-One-CRM für Unterhaltungsunternehmen jeglicher Größe und verbindet Marketing, Akquise und Service in einer Ansicht. So greifen Sie auf sämtliche Interaktionen und Projekte zentral über eine Oberfläche zu.

Einige der aus unserer Sicht wichtigsten Funktionen von HubSpot für die Entertainment-Branche im Überblick:

• Visuelle Projekt-Pipelines (Sales Hub): Bilden Sie Interaktionsphasen (etwa Marketing, Abschluss, Service) in einer Pipeline ab.

• 360-Grad-Sicht: Alle Daten (E-Mails, Anrufe, Informationen bei Vertragsabschluss, Datensammlung) sind zentral bei den jeweiligen Slots der Abonnent:innen gespeichert.

• Service-Management (Service Hub): Nutzen Sie das Ticketsystem im Service Hub, um Fragen und Beschwerden strukturiert zu erfassen und abzuarbeiten.

• Automatisierte Workflows: Das System automatisiert Routineaufgaben. Versenden Sie etwa individualisierte Marketing-E-Mails oder nutzen Sie den Breeze Customer Agent, um wiederkehrende Fragen – etwa zu Kündigungsfristen – zu beantworten.

• Integrationen: Verbinden Sie HubSpot mit Ihrer bestehenden Software-Landschaft oder mit namhaften Ticket- oder Streaming-Portalen.

Preise von HubSpot:

• ab 9 € pro Monat pro Lizenz (Starter-Plattform)

• ab 1.283 € pro Monat (Professional-Plattform)

• kostenlose Tools und Pläne verfügbar

Kostenlose CRM-Software

Kostenlose Funktionen, die Ihnen sicher gefallen werden:

• Meetingplaner
• E-Mail-Vorlagen-Designer
• Live-Chat-Software
• KI-gestützter-E-Mail-Generator

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Die 5 weiteren Top-CRMs für Unterhaltungsunternehmen

Salesforce

Quelle: Salesforce

Salesforce Sales Cloud bietet vor allem großen Unterhaltungsunternehmen eine flexible Plattform, die ähnlich wie HubSpot weltweit genutzt wird.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Hohe Anpassbarkeit an komplexe Vertriebs- und Projektprozesse, daher auch für große Unterhaltungsunternehmen geeignet
• 360-Grad-Sicht für Personalisierung des Angebots
• AppExchange mit vielen branchenrelevanten Streaming- und Ticketportalen
• KI „Einstein AI“ bietet smarte Einblicke in Prognose, die Marketing und Conversions
• Möglichkeit, Dokumentationen für RFPs, Verträge, technische Spezifikationen und Projektbibliotheken zu generieren

Preise von Salesforce:

• 25 € pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• 100 € pro Monat pro Lizenz (Pro Suite)
• 175 € pro Monat pro Lizenz (Enterprise)
• 350 € pro Monat pro Lizenz (Unlimited)
• 550 € pro Monat pro Lizenz (Unlimited + KI-Suite, Agentforce und mehr)
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

Microsoft 365 Dynamics

Quelle: Microsoft 365

Microsoft Dynamics 365 Sales ist eine geeignete CRM-Lösung für Unterhaltungsunternehmen, die schon mehrere Tools und Systeme aus dem Microsoft-Ökosystem nutzen.

Dies sind die wichtigsten Funktionen aus unserer Sicht im Überblick:

• Tiefe Verbindung mit Outlook, Teams und SharePoint durch Microsoft 365-Integration

• Ähnlich wie Salesforce bietet Microsoft spezialisierte Add-ons von Partnern, die das Basissystem um spezifische Konsumentenmanagement- und Branchenfunktionen ergänzen

• Genaue Kosten- und Umsatzprognosen

• 360-Grad-Sicht für Personalisierung des Angebots

• Microsoft Copilot ist als generative KI integriert

• Allgemein sehr hohe Anpassbarkeit an komplexe Prozesse, daher auch für große Unterhaltungsunternehmen geeignet

Preise von Microsoft 365 Dynamics:

• Hängen stark von den gewählten Modulen ab

• Dynamics 365 Sales: ab 60,80 € pro Monat und Nutzer:in

• Dynamics 365 Business Central (vereint alles in einer Plattform): ab 65,50 € pro Monat und Nutzer:in

• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

SAP Sales Cloud

Quelle: SAP Sales Cloud

Die SAP Sales Cloud ist eine CRM-Lösung für Großunternehmen und Konzerne aus der Entertainment-Branche, die bereits ihre Kernprozesse über ein SAP ERP-System (meist S/4HANA) steuern.

Zu den wichtigsten Funktionen für Unterhaltungsunternehmen gehören:

• SAP Sales Cloud ist in die SAP S/4HANA-Landschaft integriert, die bereits viele Unterhaltungsunternehmen für ihr ERP-System nutzen

• 360-Grad-Sicht für Personalisierung des Angebots, auch bei sehr hohen Abozahlen

• Langwierige, mehrstufige B2B-Vertriebszyklen lassen sich effektiv verwalten

• Integrierter KI-Assistent „Joule“ hilft bei der Automatisierung von administrativen Aufgaben

Preise von SAP Sales Cloud:

• Ab 118 € pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)

• Weitere Add-Ons (etwa Service, Field Sales) möglich

Pipedrive

Quelle: Pipedrive

Pipedrive ist im Vergleich zu Salesforce oder SAP für etwas kleinere Unterhaltungsunternehmen geeignet und stark vertriebsorientiert. Ähnlich wie HubSpot ist das Tool sehr intuitiv und modern aufgebaut.

Die wichtigsten Pipedrive-Funktionen:

• Intuitive und visuelle Drag-and-Drop-Pipeline für Vertriebs-Deals und theoretisch auch Projektabwicklung

• Aktivitätenbasiertes Verkaufen erinnert Vertriebsmitarbeiter:innen proaktiv an die nächste fällige Aktion (Anruf, E-Mail, Meeting)

• Gute mobile App, verfügbar für iOS und Android

• Über 500 Integrationen

Preise von Pipedrive:

• Ab 14 € pro Monat pro Lizenz (Lite)

• Ab 39 € pro Monat pro Lizenz (Growth)

• Ab 49 € pro Monat pro Lizenz (Premium)

• Ab 79 € pro Monat pro Lizenz (Ultimate)

• Funktionen wie Projektmanagement (nach dem Abschluss) oder Marketing-Kampagnen sind über kostenpflichtige Add-ons buchbar

• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

Monday CRM

Quelle: Monday CRM

Monday CRM ist weniger ein klassisches CRM, sondern mehr ein Tool für das Projektmanagement und die Arbeitsorganisation in der Entertainment-Branche. Gerade für kleinere Unternehmen und Teams, die eine sehr flexible und visuelle Plattform suchen, ist Monday unserer Ansicht nach gut geeignet.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• „Boards“ als Kernfunktion, die sich flexibel als Kanban-Boards, Kalender oder Gantt-Charts darstellen lassen

• Verschiedene „No-Code“-Bausteine, mit denen Unterhaltungsunternehmen ihre eigenen Workflows für Marketing, Service oder Qualitätsmanagement erstellen können

• Einfache Automatisierungen

• Viele Vorlagen, die speziell für das Unterhaltungs-Projektmanagement und die Angebotsverfolgung entwickelt wurden

Preise von Monday CRM:

• Ab 12 € pro Monat pro Lizenz (Basic)

• Ab 17 € pro Monat pro Lizenz (Standard)

• Ab 28 € pro Monat pro Lizenz (Pro)

• Enterprise auf Anfrage

• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

In 5 Schritten zum passenden CRM für Ihr Unterhaltungsunternehmen

Damit Sie aus den vorgestellten CRM-Systemen für die Entertainment-Branche genau das System wählen können, das Ihren Anforderungen entspricht, haben wir eine Checkliste in fünf Schritten vorbereitet:

1. Analysieren Sie Ihre eigenen Prozesse: Skizzieren Sie Ihre Abläufe von der Akquise über den Abschluss des Abonnements und den Service bis hin zum Marketing. Wo entstehen Datensilos während der Arbeit? Welche Prozesse kann ein CRM abdecken?

2. Definieren Sie die wichtigsten Funktionen: Erstellen Sie eine Checkliste mit elementaren Features. Für Unterhaltungsunternehmen gehören dazu in der Regel sehr gute Kommunikationsoptionen, Marketing-Tools und Schnittstellen zur Integration branchenspezifischer Ticket- oder Streamingplattformen.

3. Holen Sie Team-Feedback ein: Das beste Entertainment-CRM kann Ihnen die Arbeit nicht erleichtern, wenn es nicht von Ihrem Team akzeptiert wird. Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden die Workflows testen und bitten Sie sie um ihr Feedback.

4. Prüfen Sie Gesamtkosten und den ROI: Betrachten Sie die Gesamtkosten der einzelnen Systeme und überschlagen Sie, welches Paket Sie benötigen würden. Wo liegt jeweils der ungefähre ROI?

5. Achten Sie auf Skalierbarkeit: Wählen Sie eine Plattform, die mitwachsen kann, wenn Ihr Unternehmen größer wird. Fangen Sie ruhig mit einem kostenlosen Paket wie bei HubSpot an – wichtig ist aber, dass das System skalierbar ist.

Bonus: So starten Sie in 30 Tagen mit HubSpot CRM durch

Wir empfehlen Ihnen HubSpot als CRM-Lösung für Ihr Unterhaltungsunternehmen. Mit dem Tool decken Sie alle Bereiche von Kontaktverwaltung über Abo-Management bis hin zur (KI-)Automatisierung über nur eine Oberfläche ab.

Wollen Sie direkt loslegen? Hier ist Ihr Plan für die ersten vier Wochen:

• Woche 1: Melden Sie sich für das kostenlose HubSpot CRM an. Importieren Sie Ihre aktuellen Abonnent:innen und erstellen Sie eine erste individuelle Pipeline mit Phasen, die zu Ihren Leistungen passen.

• Woche 2: Migrieren Sie die Daten, die Sie für potenzielle Kund:innen haben. Richten Sie erste E-Mail-Vorlagen für wiederkehrende Anfragen ein, etwa zum Abonnementsumfang oder zu Kündigungen. Testen Sie so die ersten Follow-up-Automatisierungen.

• Woche 3: Erstellen Sie Angebotsvorlagen und richten Sie das Kundenportal ein, um Feedback zu sammeln. Verbinden Sie Ihr E-Mail-Postfach.

• Woche 4: Analysieren Sie die ersten Kennzahlen im Dashboard, etwa die Anzahl der abgeschlossenen Abonnements. Optimieren Sie die Pipeline-Phasen und planen Sie mit dem Team die vollständige Skalierung für das nächste Quartal.

Fazit: Setzen Sie sich mit dem HubSpot CRM im Wettbewerb der Unterhaltungsbranche durch

„Die Branche zeigt mit neuen Geschäftsmodellen und Formaten eindrucksvoll ihre Innovationskraft und Wandlungsfähigkeit. Digitale Angebote sind und bleiben Garanten für Wachstum“, erklärt Jens Niebuhr, Leiter des Bereichs Technologie, Medien und Telekommunikation (TMT) bei PwC Deutschland.

Bei den schnell veränderlichen Technologien und den hohen Ansprüchen potenzieller Kund:innen ist es besonders wichtig, schlanke Prozesse zu entwickeln. Genau das gelingt für viele Geschäftsbereiche mit einem CRM.

Hier sind noch einmal die wichtigsten Erkenntnisse aus unserem Vergleich der besten CRM-Systeme für die Entertainment-Branche auf einen Blick:

• Enterprise-Lösungen wie Salesforce, SAP und Microsoft sind sehr leistungsstark, aber auch nicht eben intuitiv nutzbar und teuer. Sie eignen sich vor allem für Großkonzerne in der Unterhaltungsbranche.

• Tools wie Pipedrive und Monday legen den Fokus eher auf einzelne Bereiche – etwa den Vertrieb oder das Projekt- und Task-Management.

• HubSpot ist die All-in-One-Plattform in unserem Vergleich, die die beste Verbindung von Benutzerfreundlichkeit und Funktionsumfang für die Entertainment-Branche bietet.

• Die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines CRM sind eine 360-Grad-Sicht, Möglichkeiten für personalisiertes Marketing und die Integrationsfähigkeit mit wichtigen Ticket- und Streamingplattformen.

FAQ: Häufige Fragen aus der Unterhaltungsbranche zum Thema CRM