Die 6 besten CRM-Systeme für Verlage im Vergleich (2026)

Für Verlage – von Buchverlagen über Fachverlage bis zu Zeitungs- und Magazinhäusern – ist gerade eine Zeit der Transformation. Während klassische Geschäftsmodelle unter Druck stehen, eröffnen digitale Kanäle neue Möglichkeiten: E-Books, Online-Magazine, digitale Abos, Content-Plattformen und Community-Building verändern die Branche fundamental.

Gleichzeitig fragmentiert sich die Aufmerksamkeit der Leser:innen über immer mehr Kanäle. In diesem Umfeld ist professionelles Kundenmanagement erfolgsentscheidend: Verlage müssen ihre Zielgruppen über den gesamten Lifecycle begleiten – von der ersten Content-Interaktion über Kaufentscheidungen bis zur langfristigen Bindung. Wir stellen Ihnen die sechs besten CRM-Systeme für Verlage vor.

Was ist ein CRM-System für Verlage?

Ein CRM-System für Verlage ist die zentrale Plattform für das Management verschiedener Kundengruppen: Leser:innen und Käufer:innen (Print und Digital), Abonnent:innen, Werbetreibende, Autor:innen und Händler. Die Lösung bildet idealerweise den gesamten Customer-Journey-Weg ab – von der ersten Content-Berührung über Kaufentscheidung oder Newsletter-Anmeldung bis zu wiederkehrenden Käufen oder Abo-Verlängerungen.

Es vereint Content-Daten, Verkaufszahlen und Marketing-Engagement in einem System. Für Verlage bedeutet dies: 360-Grad-Sicht auf jede:n Kund:in, egal ob Buchkäufer:in, Abo-Abonnent:in oder Werbekunde.

Die größten Herausforderungen für Verlage im Jahr 2026

Von Buchverlagen über Fachverlage bis zu Zeitungs- und Magazinhäusern – alle stehen vor ähnlichen strategischen Herausforderungen:

• Digitale Transformation der Geschäftsmodelle: Ob Print-zu-Digital bei Zeitungen, E-Books bei Buchverlagen oder Online-Plattformen bei Fachverlagen – die Monetarisierung digitaler Inhalte bleibt herausfordernd. Reine Print-Modelle funktionieren kaum noch, rein digitale Modelle oft auch nicht.
• Fragmentierte Aufmerksamkeit: Leser:innen und Käufer:innen verteilen ihre Aufmerksamkeit über Social Media, Podcasts, YouTube, Newsletter und andere Plattformen. Verlage konkurrieren nicht mehr nur mit anderen Verlagen, sondern mit der gesamten Content-Industrie.
• Audience-Entwicklung: Der Aufbau eigener Communities und First-Party-Data wird zunehmend wichtig. Verlage müssen ihre Zielgruppen über verschiedene Touchpoints erreichen und langfristig binden.
• Diverse Kundengruppen: Verlage managen parallel verschiedene Stakeholder: Endkund:innen, Handelspartner, Werbetreibende, Autor:innen und Lizenzpartner. Jede Gruppe erfordert unterschiedliche Prozesse.
• Content-Monetarisierung: Die richtige Balance zwischen Free und Paid Content zu finden ist komplex. Zu restriktiv schadet der Reichweite, zu großzügig der Monetarisierung.
• Datensilos: Bei komplexen Strukturen und vielen Prozessen über Teams hinweg kann es schnell zu Datensilos kommen, das Unternehmenswachstum hemmen können

Ein CRM-System ist für Verlage die Lösung für viele dieser Herausforderungen. Es schafft die Datenbasis für professionelles Kundenmanagement. Es ermöglicht personalisierte Kommunikation über alle Kanäle, unterstützt datengestützte Content- und Sortimentsentscheidungen und liefert Insights für effektives Marketing.

Unverzichtbare CRM-Funktionen für Verlage

Kriterien unseres CRM-Vergleichs der besten Systeme für Verlage

Die Kriterien unseres CRM-Vergleichs für Verlage berücksichtigen neben Standard-Features auch die spezifischen Anforderungen der Publishing-Branche. Wir haben die Systeme nach folgenden Punkten bewertet:

• Benutzerfreundlichkeit: Wie schnell können verschiedene Teams produktiv arbeiten?
• Standardfunktionen: Bietet das System moderne Features wie Marketing-Automatisierung, Segmentierung, KI-Integration und Multi-Channel-Orchestrierung?
• Integrationen: Wie gut lässt sich das CRM in den bestehenden Tech-Stack einbinden und gibt es viele Integrationen? 
• Skalierbarkeit: Kann das System sowohl kleine Independent-Publisher als auch große Verlagsgruppen bedienen?
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Was erhält ein Verlag für die Investition? Sind die Kosten wirtschaftlich?
• Support und Implementierung: Gibt es deutschsprachigen Support?

Die besten 6 CRM-Systeme für Verlage im Vergleich

So funktioniert das HubSpot CRM für Verlage im Detail

Quelle: HubSpot 

HubSpot ist eine All-in-One-Plattform, die besonders für Verlage aller Art – von Buchverlagen über Fachverlage bis zu Zeitungs- und Magazinhäusern – zahlreiche praxisnahe Funktionen bietet. Die nahtlose Integration von Content-Tools, Marketing-Automatisierung und E-Commerce ermöglicht ganzheitliches Kundenmanagement.

Für Verlage besonders relevant: HubSpot bietet native Content-Management-Funktionen (Blog, Landing Pages, Websites), umfassende E-Mail-Marketing-Tools für Newsletter und personalisierte Kampagnen sowie E-Commerce-Integration für den Direktvertrieb. Die Plattform ist darauf ausgelegt, aus Gelegenheitskäufer:innen Stammkund:innen zu machen.

Hier sind die wichtigsten Funktionen für Verlage im Detail:

• Datenbanken: Führen Sie eine zentrale Datenbank aller Kunden – von anonymen Website-Besucher:innen über Newsletter-Abonnent:innen bis zu zahlenden Abonnent:innen.
• Marketing Automation: Erstellen Sie intelligente Workflows zur Kundengewinnung und, um Abonnenten zurückzugewinnen. HubSpots eigene KI kann hier helfen. 
• Content-Marketing-Tools: Nutzen Sie HubSpots Content-Marketing-Tools, um Kunden organisch zu gewinnen und zu begeistern. Die organisch gesammelten Kundendaten werden dann im CRM gesammelt.  
• Verschiedene Sales Pipeline: Verwalten Sie B2B-Kunden in einer separaten Pipeline und erstellen Sie weitere Pipelines, um 
• Analytics & Reporting: Erstellen Sie Dashboards für relevante KPIs, um bessere Entscheidungen zu treffen 
• KI-Integration (Breeze): HubSpot Breeze ist in die gesamte Plattform integriert und bietet auf Prompt unterstützung, um Kundendaten einfacher zu finden, Listen zu erstellen oder Workflows zu bauen. Verschiedene Agents helfen zum Beispiel bei der Content-Erstellung oder helfen bei der Suche nach neuen Kunden (Prospecting Agent)

Preise von HubSpot:

Smart CRM

• Kostenlos 
• Smart CRM Professional ab 45 Euro pro Monat 
• Smart CRM Enterprise ab 75 Euro pro Monat

Komplette HubSpot Platform 

• ab 9 Euro pro Monat pro Lizenz (Starter-Plattform)
• ab 1.283 Euro pro Monat (komplette Professional-Plattform)
• kostenlose Tools und Pläne verfügbar

Kostenlose CRM-Software

Kostenlose Funktionen, die Ihnen sicher gefallen werden:

• Meetingplaner
• E-Mail-Vorlagen-Designer
• Live-Chat-Software
• KI-gestützter-E-Mail-Generator

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Die 5 weiteren Top-CRMs für Verlage

Salesforce

Quelle: Salesforce 

Die Salesforce Sales Cloud ist eine stark anpassbare Plattform, die sich vor allem für größere Verlage mit komplexen Anforderungen eignet und branchenspezifische Lösungen anbietet. Als einer der weltweit größten Anbieter für Cloud-Software bietet Salesforce eine bis ins kleinste Detail personalisierbare und jeglichen Anwendungsfall abdeckende Lösung.

Zu den wichtigsten Funktionen für Verlage zählen:

• Hohe Anpassbarkeit, etwa bei komplexen Abonnementmodellen und für Prozesse jeder Art
• AppExchange mit Tausenden branchenrelevanten Apps, die an das System angebunden werden können
• KI „Einstein AI“ ist überall integriert, bietet smarte Einblicke in Prognosen und bewertet Leads
• Salesforce Flow (MuleSoft) zur Automatisierung von einfachen Freigaben bis hin zu komplexen Prozessketten.
• Benutzerdefinierte Objekte, um komplexe Kundenstrukturen abzubilden

Preise von Salesforce:

• 25 Euro pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• 100 Euro pro Monat pro Lizenz (Pro Suite)
• 175 Euro pro Monat pro Lizenz (Enterprise)
• 350 Euro pro Monat pro Lizenz (Unlimited)
• 550 Euro pro Monat pro Lizenz (Unlimited + KI-Suite)
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

Microsoft Dynamics 365

Quelle: Microsoft 365 

Microsoft Dynamics 365 ist für Verlage, die bereits im Microsoft-Ökosystem arbeiten, eine praktische Wahl. Die Integration mit Office-Produkten ist besonders relevant für Redaktionen.

Die wichtigsten Features für Verlage: 

• Tiefe Verbindung mit Outlook, Teams, SharePoint (und allen anderen Microsoft-Tools) für eine erleichterte Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Entwicklung und Support
• Modul „Project Operations“ für durchgängige Verwaltung von Projekten
• Microsoft Copilot ist als generative KI integriert und unterstützt bei Kommunikation und Datenanalyse
• Mit Power BI lassen sich sehr detaillierte Projekt- und Finanzanalysen erstellen
• Preise von Microsoft Dynamics 365:
• Dynamics 365 Sales: ab 60,80 Euro pro Monat und Nutzer:in
• Dynamics 365 Business Central: ab 65,50 Euro pro Monat und Nutzer:in
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

SAP Sales Cloud

Quelle:  SAP 

Die SAP Sales Cloud ist eine umfassende CRM-Lösung für große Medienkonzerne. Besonders bietet sich die Software an, wenn schon eine SAP-Infrastruktur vorhanden ist. Die Plattform eignet sich besonders für Unternehmen mit komplexen Strukturen.

Zu den wichtigsten Funktionen zählen:

• Einheitliche Sicht auf Kund:innen
• Tiefe Integration in die SAP-Softwarelandschaft
• KI für den Vertrieb mit Funktionen für unterstützte Kontaktaufnahme und Pipeline-Management
• Guided Selling hilft dabei, Kundenanforderungen durch einen interaktiven, datengestützten Ansatz zu verstehen
• Detaillierte Verwaltung von Abrechnungsplänen, um SaaS-Modelle abzubilden
• Echtzeit-Analyse der Kundenprofitabilität durch die Verknüpfung von CRM-Daten mit den Finanzdaten aus dem ERP
• Preise von SAP Sales Cloud:

• Ab 118 Euro pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• Weitere Add-Ons individuell buchbar
• Testversion auf Anfrage

Pipedrive

Quelle: Pipedrive 

Pipedrive ist ein schlankes, vertriebsorientiertes CRM, das sich besonders für Verlage eignet, die primär B2B-Kunden akquirieren und den Prozess einfach, aber effektiv halten wollen.

Die wichtigsten Funktionen:

• Intuitive und visuelle Drag-and-Drop-Oberfläche für alle Bereiche
• Möglichkeit, mehrere anpassbare Pipelines für verschiedene Prozesse zu erstellen
• Aktivitätenbasiertes Verkaufen erinnert Vertriebsmitarbeiter:innen proaktiv an die nächste fällige Aktion
• Benutzerdefinierte Felder und Pipeline-Phasen zur Segmentierung von Kontakten und zur individuellen Anpassung
• Einfache Dashboards zur Messung von KPIs
• Gute mobile App, verfügbar für iOS und Android.

Preise von Pipedrive:

• Ab 14 Euro pro Monat pro Lizenz (Lite)
• Ab 39 Euro pro Monat pro Lizenz (Growth)
• Ab 49 Euro pro Monat pro Lizenz (Premium)
• Ab 79 Euro pro Monat pro Lizenz (Ultimate)
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

Monday CRM

Quelle: Monday 

Monday CRM ist eine visuelle Arbeitsplattform, die Projektmanagement mit CRM-Funktionen verbindet. 

Die wichtigsten Monday-Features auf einen Blick:

• „Boards“ als Kernfunktion, die sich flexibel darstellen lassen (etwa als Kanban-Board, Kalender oder Gantt-Chart)
• Einfache Automatisierungen mit individuellen Workflows und Triggern
• Integration von Tools wie Gmail, Outlook, Trello oder Slack (und viele mehr)
• No-Code-Bausteine, mit denen Softwareunternehmen ihre eigenen Workflows für Bug-Tracking, Feature-Requests oder Kunden-Onboarding erstellen können

Preise von Monday CRM:

• Ab 12 Euro pro Monat pro Lizenz (Basic)
• Ab 17 Euro pro Monat pro Lizenz (Standard)
• Ab 28 Euro pro Monat pro Lizenz (Pro)
• Enterprise auf Anfrage
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

In 5 Schritten zum passenden CRM für Ihren Verlag

Um aus den vorgestellten CRM-Tools das richtige System für Ihren Verlag auszuwählen, haben wir eine praktische Checkliste mit fünf Schritten zusammengestellt:

1. Definieren Sie Ihre Prioritäten: Liegt Ihr Fokus auf Wachstum, Churn-Reduction oder Advertising Sales? Oder müssen Sie alle drei Bereiche gleichwertig managen? Das CRM sollte Ihre Hauptziele unterstützen.
2. Prüfen Sie Integration-Anforderungen: Listen Sie Ihre kritischen Systeme auf wie: CMS, Analytics, E-Mail-Tool. Das CRM muss sich nahtlos integrieren.
3. Beziehen Sie alle Abteilungen ein: Holen Sie Feedback von allen Teams ein. Verschiedene Teams haben unterschiedliche Anforderungen; das CRM muss für alle funktionieren.
4. Kalkulieren Sie ROI: Die Investition in ein solches System lohnt sich meistens, ist aber erstmal mit kosten verbunden. Schauen Sie deshalb unbedingt auf den ROI
5. Testen Sie mit realen Daten: Führen Sie Pilot-Phasen mit echten Daten und Kampagnen durch. Nur so sehen Sie, ob Segmentierung, Workflows und Reporting im Alltag funktionieren.

Bonus: So starten Sie in 30 Tagen mit Ihrem HubSpot CRM durch

Wir empfehlen Ihnen HubSpot als CRM-Lösung mit der gesamten HubSpot Plattform für Ihren Verlag. Die Plattform vereint alle Daten und alle Teams auf einer Plattform, wodurch Datensilos abgebaut und die Produktivität erhöht wird. 

Hier ist Ihr Fahrplan für die ersten vier Wochen:

• Woche 1: Registrieren Sie sich für das kostenlose HubSpot CRM. Importieren Sie Ihre Kundendaten. Erstellen Sie benutzerdefinierte Eigenschaften für relevante Daten. 
• Woche 2: Verbinden Sie Ihr Analytics-Tool und CMS (sofern möglich). Erstellen Sie erste Segmente und richten Sie E-Mail-Templates für Standard-Kommunikation ein.
• Woche 3: Erstellen Sie automatisierte Workflows und testen Sie jeden Workflow gründlich.
• Woche 4: Erstellen Sie Dashboards für relevante KPIs und analysieren Sie Ergebnisse und optimieren Sie Workflows.

Fazit: Mit dem richtigen CRM die digitale Transformation meistern

Die Verlagsbranche steht vor der größten Transformation seit Jahrzehnten. Einerseits eröffnen digitale Geschäftsmodelle neue Chancen – von E-Books über Content-Plattformen bis zu communitybasierten Modellen –, andererseits müssen Verlage gleichzeitig bestehende Vertriebswege pflegen. Kund:innen konsumieren Medien aller Art abgelenkter und über verschiedene Plattformen hinweg. Verlage müssen deshalb zunehmend nahtlose Omnichannel-Erlebnisse bieten, um neue Kund:innen zu gewinnen. In diesem Umfeld ist ein datengestütztes Kundenmanagement entscheidend für den Erfolg.

Die wichtigsten Erkenntnisse aus unserem Vergleich von CRM-Systemen für Verlage:

• Enterprise-Lösungen wie Salesforce, SAP und Microsoft Dynamics 365 bieten spezialisierte Publishing-Features und maximale Skalierbarkeit, eignen sich aber primär für große Verlagsgruppen mit entsprechenden Budgets.
• Schlanke Tools wie Pipedrive und Monday punkten mit einfacher Bedienung, fokussieren sich aber eher auf Teilbereiche, halten Prozesse aber effizient.
• HubSpot bietet als All-in-One-Plattform die beste Balance aus Content-Tools, Marketing-Automatisierung, Integrationen und Kundenmanagement für Verlage aller Art. Die Kombination aus CMS-Funktionen, E-Mail-Marketing und Kundendatenbank macht es zur idealen Lösung.
• Die wichtigsten Auswahlkriterien sind Marketing-Automatisierung für Kundenbindung, Multi-Channel-Kommunikation und Integration mit bestehenden Systemen (Shop, CMS, Distributoren).

FAQ: Häufige Fragen von Verlagen zum Thema CRM

FAQ: Häufige Fragen von Verlagen zum Thema CRM