Die funktionale Organisation und ihre Vorteile in der Unternehmenswelt

Die Wahl der passenden Organisationsform entscheidet maßgeblich über die Arbeitsweise und den Erfolg Ihres Unternehmens. Gerade zu Beginn einer Tätigkeit ist eine funktionale Organisation häufig die beste Wahl, da sie eine große Übersichtlichkeit bietet. Im Laufe der Zeit ist es dann möglich, von einer Organisationsform zu einer anderen zu wechseln.

Dieser Artikel erklärt Ihnen ausführlich und verständlich, was eine funktionale Organisation auszeichnet, welche Stärken und Nachteile sie mitbringt und für welche Betriebe sie sich eignet.

Was bedeutet funktionale Organisation?

Als funktionale Organisation werden Betriebe bezeichnet, die einzelne Abteilungen hinsichtlich verschiedener Aufgabenbereiche (Funktionsbereiche) einsetzen. Die funktionale Organisation gehört hierbei im Bereich der Aufbauorganisation zu den Einliniensystemen und stellt einen klaren Gegensatz zu Spartenorganisationen dar.

Die Aufgabe der Unternehmensführung besteht darin, die einzelnen Hauptaufgaben zu koordinieren. Diese gliedern sich zu diesem Zweck in einzelne Funktionsbereiche mit hoher Spezialisierung, wobei die Beschaffung, die Produktion, der Absatz sowie die Forschung und Entwicklung die gängigsten Funktionsbereiche darstellen.

Welche Unternehmen profitieren von der funktionalen Organisation?

Eine Funktionalorganisation eignet sich vor allem für kleine und mittelständische Betriebe mit einem überschaubaren Produktportfolio und einer begrenzten Zahl an Aufgaben und Abteilungen. Es gibt aber auch global agierende Konzerne, die als funktionale Organisation tätig sind.

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Funktionale und divisionale Organisation: So unterscheiden sich die Organisationsformen

Damit Sie die für Ihr Unternehmen passende Organisationsform wählen können, ist es erforderlich, dass Sie die Unterschiede zwischen funktionalen und divisionalen Organisationen kennen.

Funktionale Organisation

Der Fokus einer funktionalen Organisation besteht darin, Geschäftsfelder mit konkreten Aufgaben und großer Spezialisierung zu etablieren. Das Organigramm zeigt in der ersten Hierarchieebene die Unternehmensleitung und auf der zweiten Ebene die unterschiedlichen Arbeitsbereiche wie Beschaffung, Absatz und Produktion. Diese setzen Unternehmer und Unternehmerinnen hinsichtlich verschiedener Aufgabenbereiche jeweils anders um.

Divisionale Organisation

Die divisionale Organisation wird auch als Spartenorganisation oder Geschäftsbereichsorganisation bezeichnet. Diese Begriffe können Sie synonym verwenden. Sie ist wie die funktionale Organisation eine Aufbauorganisation und ein Einliniensystem.

Sie zeichnet sich dadurch aus, dass die Unternehmensleitung konkrete Sparten festlegt, die sich beispielsweise an unterschiedlichen Produkten oder Orten ausrichten. Diese unterschiedlichen Sparten beschäftigen sich mit tendenziell gleichen Aufgaben wie dem Einkauf, der Produktion, dem Vertrieb und der Forschung, allerdings streng getrennt für ihren jeweiligen Bereich.

Wenn Ihr Unternehmen an verschiedenen Märkten wie Deutschland, Frankreich und den USA aktiv ist, untersuchen Sie beispielsweise die Besonderheiten und Ansprüche der jeweiligen Zielgruppe.

Vielleicht zeigt sich, dass sich zum Beispiel in den USA vor allem große Autos verkaufen lassen, während in Deutschland eher schnelle und in Frankreich familienfreundliche Fahrzeuge gefragt sind. Die Produktion führen Sie dann so durch, dass Sie mit den Endprodukten den Wünschen und Anforderungen der Kundschaft in der speziellen Region gerecht werden.

Das Hauptunterscheidungsmerkmal zur funktionalen Organisation ist somit die Gliederung der zweiten Hierarchieebene. Bei der Funktionalorganisation finden Sie hier die einzelnen Aufgabenbereiche und in der dritten Ebene die dazugehörigen Funktionsbereiche. Hierbei arbeitet der Absatz (zweite Ebene) mit Marketing und Vertrieb (dritte Ebene) beispielsweise mit verschiedenen Werkzeugen, während sich die Produktion (zweite Ebene) mit unterschiedlichen Produkten (dritte Ebene) auseinandersetzt.

Bei der divisionalen Organisation befinden sich in der zweiten Hierarchieebene die Sparten, zum Beispiel verschiedene Regionen oder Produkte. Die in der dritten Hierarchieebene aufgeführten Aufgaben (Einkauf, Produktion etc.) sind immer gleich, werden aber auf die einzelnen Sparten angepasst.

Vorteile einer funktionalen Organisation

Eine funktionale Organisation bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

• klare Zuordnung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten
• hohe Transparenz und somit leicht zu organisieren
• klare Spezifizierung der einzelnen Aufgabenbereiche
• effiziente Kommunikation
• Synergieeffekte können genutzt werden
• Kostensenkung durch effizientes Arbeiten

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Die verschiedenen Aufgabenbereiche trennen Sie in einer funktionalen Organisation klar voneinander ab. Diese Gliederung erlaubt es Ihnen, Verantwortlichkeiten eindeutig zu vergeben. Durch eine solche Arbeitsteilung arbeiten die einzelnen Abteilungen effizient und Ihnen als Unternehmensleitung fällt die Kontrolle und das Management der zweiten Hierarchieebene leichter.

Hohe Transparenz

Funktionale Organisationen stehen für eine hohe Transparenz und Übersichtlichkeit. Im Rahmen einer Kontrolle erkennen Sie schnell Fehler und Optimierungspotenziale und können zeitnah reagieren.

Spezifizierungen nutzen

Durch die klare Arbeitsteilung ist es möglich, die einzelnen Abteilungen zu spezifizieren und mit einer hohen Sachkompetenz auszustatten. Somit sind beispielsweise im Vertrieb Fachleute aus diesem Bereich aktiv und bringen ihre Sachkompetenz und Erfahrung ein.

Effiziente Kommunikation

Die Kommunikationswege innerhalb einer funktionalen Organisation sind extrem kurz. Entsprechend können Entscheidungen zeitnah kommuniziert und in entsprechende Handlungen umgesetzt werden. Mit zunehmender Komplexität eines Betriebs steigt allerdings der Kommunikationsaufwand.

Synergieeffekte

Im Unterschied zur Spartenorganisation sind die einzelnen Aufgabenbereiche und Abteilungen bei einer Funktionalorganisation nicht strikt voneinander getrennt. Somit lassen sich Synergieeffekte und Vorteile eines Bereichs für einen anderen nutzen.

Kostensenkungen

Dank der guten Vernetzung, der hohen Transparenz und der effizienten Kommunikation kommt es nicht so leicht zu Dopplungen bei Arbeitsprozessen, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.

Funktionale Organisation an einem Beispielunternehmen

Sie sind Hersteller von nachhaltigem und gesundem Kinderspielzeug und bauen Ihr Unternehmen in Form einer funktionalen Organisation auf. Das bedeutet, dass Sie verschiedene Funktionsbereiche und Aufgaben wie Beschaffung, Produktion und Vertrieb definieren und in der zweiten Ebene Ihres Organigramms ansiedeln.

In den einzelnen Bereichen setzen Sie gezielt Schwerpunkte. So können Sie bei der Produktion darauf Wert legen, dass die für Ihr Spielzeug verwendeten Hölzer regional sind und aus nachhaltigem und ökologischem Anbau stammen. Zu diesem Zweck ist es sinnvoll, Fachleute für Holz und Spielzeug in der Produktion zu beschäftigen.

Da Sie Spielzeug für unterschiedliche Altersgruppen herstellen, benötigen 0- bis 3-Jährige andere Spielzeuge und Lernutensilien als 6- bis 9-Jährige. Dank der engen Vernetzung der einzelnen Aufgabenbereiche und Geschäftsfelder ist es aber möglich, von Synergien zu profitieren. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise eine Möglichkeit findet, das verwendete Holz mit Naturstoffen langlebiger zu machen, können Sie dieses Verfahren für alle Unternehmensbereiche nutzen.

Eignet sich die funktionale Organisation auch für Ihr Unternehmen?

Zu beachten ist, dass eine funktionale Organisation auch Nachteile besitzt. So steigt etwa der Organisationsaufwand mit zunehmendem Unternehmenswachstum. Wenn Ihr Unternehmen in vielen Ländern aktiv ist, macht das eine funktionale Organisation schwierig. In diesem Fall können Sie die einzelnen Teilbereiche eventuell nicht mehr klar unterscheiden und die Kommunikationswege werden länger.

Prüfen Sie daher regelmäßig, ob sich eine funktionale Organisation für Sie und Ihre Unternehmensziele nach wie vor am besten eignet.

Titelbild: fizkes / iStock / Getty Images Plus