Gesprächsprotokoll schreiben: Tipps & Vorlage

Sicherlich haben Sie folgende Situation schon einmal erlebt: Sie beraumen ein Meeting mit mehreren Kollegen und Kolleginnen ein. Sie besprechen in dieser Zeit eine Menge, diskutieren viel und beschließen auch zahlreiche Dinge. Sie haben das Gefühl, dass die verteilten Aufgaben Ihr Projekt voranbringen werden. Und dann passiert: nicht viel.

Die Anwesenden setzen die besprochenen Dinge nur teilweise oder gar nicht um. Eine häufige Ausrede, die Sie bei einer Nachfrage hören, ist: „Entschuldigung, das habe ich wohl vergessen.“

Wie beugen Sie dieser Entschuldigung vor? Indem Sie ein Gesprächsprotokoll verfassen.

Was ist ein Gesprächsprotokoll?

Das Gesprächsprotokoll dient dazu, den Ablauf und den Inhalt eines Gesprächs (zum Beispiel im Rahmen eines Meetings, einer Besprechung oder einer Sitzung) festzuhalten. Das Protokoll wird dann als „Gedächtnisstütze“ an alle Teilnehmer und Teilnehmerinnen versendet.

Wie schreibt man ein Gesprächsprotokoll?

Es gibt verschiedene Arten von Gesprächsprotokollen. Dazu gehören diese:

Verlaufsprotokoll

Hierbei halten Sie den Ablauf der Sitzung fest, beispielsweise welcher Teilnehmer beziehungsweise welche Teilnehmerin was gesagt hat. Den Wortlaut fassen Sie aber nur grob zusammen.

Wortprotokoll

Bei diesem Protokoll schreiben Sie jedes gesprochene Wort des Meetings genau mit. Diese Form von Protokoll kommt häufig bei Gerichtsverhandlungen, weniger bei Geschäftstreffen zum Einsatz.

Ergebnisprotokoll

Wenn Sie dieses Gesprächsprotokoll verfassen, konzentrieren Sie sich nur auf die Ergebnisse und Beschlüsse der Zusammenkunft, nicht auf den Ablauf und die Wortbeiträge.

Jetzt-Protokoll

Das Jetzt-Protokoll erstellen Sie während einer Besprechung. Bei der Ausarbeitung kann es ein Verlaufs- oder Wortprotokoll sein.

Gedächtnisprotokoll

Schreiben Sie ein Protokoll nach dem Gespräch, müssen Sie alle besprochenen Themen, Aufgaben und Ergebnisse aus dem Gedächtnis zusammenfassen.

Wer schreibt das Protokoll?

Der sogenannte Protokollant beziehungsweise die sogenannte Protokollantin verfasst das Gesprächsprotokoll. Ähnliche Bezeichnungen dafür sind Protokollführer beziehungsweise Protokollführerin oder Schriftführer beziehungsweise Schriftführerin.

Diese Person bestimmen Sie vor oder zu Beginn eines Meetings. Die Person, die das Meeting leitet, kann es nicht sein, da er oder sie mit dieser Aufgabe beschäftigt ist. In der Regel ist der Protokollant beziehungsweise die Protokollantin ein Mitarbeiter beziehungsweise eine Mitarbeiterin, der oder die sehr gute Sprachkenntnisse hat und sehr schnell ein Besprechungsprotokoll schreibt (von Hand oder am Computer).

Wie sieht der Aufbau eines Gesprächsprotokolls aus?

Das typische Gesprächsprotokoll besteht aus diesen drei Teilen:

Kopf

Hier halten Sie den Ort, das Datum, die Uhrzeiten (Anfang und Ende der Besprechung), Meeting-Leiter/-Leiterin, Sitzungsteilnehmer/-teilnehmerinnen, Abwesende, Thema des Meetings und Ihren Namen (wenn Sie der Protokollant beziehungsweise die Protokollantin sind) fest.

Hauptteil

Der Inhalt des Hauptteils hängt von der Protokoll-Art ab. Bei einem Wortprotokoll schreiben Sie wirklich jeden Satz genau mit. Bei einem Verlaufsprotokoll dagegen stehen der Ablauf und die besprochenen Punkte im Fokus, beim Ergebnisprotokoll nur die Beschlüsse und Aufgaben.

Verfassen Sie ein Verlaufsprotokoll, haben Sie jede Wortmeldung und jeden Beitrag zu erfassen. Und schreiben Sie in Ihr Gesprächsprotokoll, zu welchen Ergebnissen die Teilnehmer und Teilnehmerinnen im Gespräch kamen, welche Tasks daraus resultieren und wann der nächste Termin für eine weitere Besprechung ansteht.

Schluss

Gibt es Anlagen, so sind diese an dieser Stelle zu erwähnen. Außerdem sollten bei einem ordentlichen Protokoll der Gesprächsführer beziehungsweise die Gesprächsführerin und der Protokollführer beziehungsweise die Protokollführerin unterschreiben.

Wie erstellen Sie eine Vorlage für ein Gesprächsprotokoll?

Wenn Sie eine Vorlage für ein Protokoll anlegen, können Sie sich an dieser Struktur orientieren:

• Thema der Besprechung
• Datum
• Uhrzeit: Beginn/Ende
• Ort/Raum
• Anwesende
• Abwesende
• Leitung der Besprechung
• Protokollführung
• Tagesordnungspunkte
• Meeting-Ablauf
• Punkt 1: Diskussion, Ergebnis, Aufgaben
• Punkt 2: Diskussion, Ergebnis, Aufgaben
• Punkt 3: Diskussion, Ergebnis, Aufgaben
• etc.
• Unterschrift: Besprechungsleitung und Protokollführung

Diese Gesprächsprotokoll-Vorlage lässt sich sehr gut mit Microsoft Word, Google Docs, LibreOffice und ähnlichen Textprogrammen umsetzen. Oder Sie nutzen eine Vorlage aus dem Internet. Mit einer schnellen Google-Recherche finden Sie einfach kostenlose Protokoll-Muster zum Herunterladen.

Was bringt ein Besprechungsprotokoll?

Die Kommunikation zwischen Menschen ist kompliziert. Wir senden verbale und nonverbale Signale aus, stellen Alternativfragen und Suggestivfragen. Dazu kommt noch, dass besprochene Dinge besonders im stressigen Berufsalltag schnell wieder vergessen werden. Ein Gesprächsprotokoll dient somit dazu, die Fakten und Informationen „auf Papier zu bringen“.

Wenn der Protokollant beziehungsweise die Protokollantin das Dokument nach der Besprechung herum schickt, können alle Anwesenden die Essenz des Meetings nachvollziehen. Und die Abwesenden bekommen einen Einblick in das, was sie verpasst haben.

Darüber hinaus hat das Gesprächsprotokoll den Sinn, die verteilten Aufgaben genau festzuhalten. So können einerseits die Betroffenen nochmals sehen, um was sie sich kümmern müssen. Und die Besprechungsleitung sowie weitere Führungspersonen haben andererseits einen schriftlichen Beweis, dass die Tasks verteilt wurden.

Fazit: Es ist sinnvoll, ein Gesprächsprotokoll zu schreiben

Zugegeben: Das Verfassen eines Gesprächsprotokolls kann mühsam sein. Und es wirkt in der heutigen Zeit irgendwie „Old School“. Doch das Protokollieren einer Besprechung ist weder veraltet noch sinnlos.

Wenn Sie alle wichtigen Punkte sauber strukturiert erfassen, zum Beispiel wie in unserer Vorlage, geht nichts verloren. Es gelten dann keine Ausreden mehr in der Art wie: „Das habe ich vergessen.“ Denn ein Protokoll dient als Reminder.

Wie sagt es der Volksmund so schön: „Wer schreibt, der bleibt.“ Umformuliert lässt sich auch sagen: „Was man protokolliert, das bleibt.“

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