Homeoffice: Regelungen, Pauschale, Vor- und Nachteile

Das Coronavirus und die damit verbundene Corona-Krise haben unsere Leben und besonders die Arbeitswelt verändert. Laut einer Umfrage von bitkom arbeiteten rund die Hälfte der deutschen Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen während der Pandemie von zu Hause aus. Dabei war das Homeoffice für ein Fünftel der Teilnehmenden komplett neu, so der IT-Branchenverband.

Mittlerweile sieht die Lage anders aus: Nach anfänglichen Schwierigkeiten ist die neue Art zu arbeiten angekommen. Viele Deutsche nutzen auch weiterhin Telearbeit, im Dienstleistungssektor beispielsweise sind es durchschnittlich über 30 %. Damit die Arbeit von Zuhause weiterhin bestens gelingt, müssen sich Arbeitgebende und Arbeitnehmende an ein paar Regelungen halten.

Die verschiedenen Formen des Homeoffice

Homeoffice, das auch als Home-Office oder Home Office geschrieben wird, wird neben dem mobilen Arbeiten auch zum Bereich der Telearbeit gezählt. Die drei Begriffe werden oft synonym verwendet, doch es gibt gewisse Unterschiede zwischen Homeoffice, mobilem Arbeiten und Telearbeit:

• Mobile Arbeit: Die Arbeitnehmenden sind an keinen festen Ort gebunden. Sie arbeiten an einem mobilen Endgerät, egal wo sie sich befinden. Oft sind hier auch die Arbeitszeiten recht flexibel.
• Alternierende Telearbeit: Bei dieser Form arbeiten die Mitarbeitenden abwechselnd im Büro und an einem zweiten gleichbleibenden Ort – meist zu Hause.
• Heimbasierte Telearbeit: Die Angestellten erledigen ihre Arbeit vollständig von zu Hause aus. Anders als beim mobilen Arbeiten ist der Arbeitsort hier festgelegt und kann meist nicht beliebig geändert werden.

Was genau Menschen unter Homeoffice verstehen ist unterschiedlich und hängt oft damit zusammen, wie Betriebe es implementieren. Im täglichen Sprachgebrauch ist mit Homeoffice jedoch meist eine Mischung aus alternierender und heimbasierter Telearbeit gemeint.

Homeoffice: Vor- und Nachteile der Arbeit von zu Hause

Die einen lieben es, die anderen können sich so gar nicht damit anfreunden: Die Meinungen zu Homeoffice-Regelungen gehen weit auseinander. Doch warum ist das so? Welche konkreten Vor- und Nachteile bringt das Homeoffice mit sich, dass unterschiedliche Menschen so verschieden damit umgehen?

Vorteile des Homeoffice

Dank Homeoffice ist das Vorhaben, Privatleben, Kinder und Karriere in Einklang zu bringen, für viele Menschen besser möglich. Handwerkertermine, Besuche bei kranken Familienmitgliedern oder ein Spaziergang in der Mittagssonne: Das und mehr ist mit einer flexiblen Zeiteinteilung ebenso besser machbar. Dies liegt auch daran, dass das Pendeln vom und zum Büroarbeitsplatz wegfällt. Das macht je nach Arbeitsweg einige Stunden pro Woche aus.

Zudem können Kollegen und Kolleginnen, die auf einen Plausch vorbeikommen, spontane Meetings und andere Ablenkungen bei der Telearbeit entfallen. Manche Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erleben einen Produktivitätsschub, wenn sie ungestört von zu Hause arbeiten können. Dies wird teilweise auch die Abwesenheit des Chefs beziehungsweise der Chefin bedingt: Wenn die Vorgesetzten nicht ständig über die Schultern schauen, ist das eine besondere Form der Freiheit, die zu mehr Arbeitszufriedenheit führen kann.

Nachteile des Homeoffice

Doch was manche Menschen so am Homeoffice schätzen, vermissen andere zu Hause: Der Plausch in der Kaffeeküche, der Austausch beim Mittagessen und derartige Interaktionen fallen weg. Das führt unter Umständen zu einem Gefühl der sozialen Isolation.

Zudem erfordert die Arbeit im privaten Umfeld viel Selbstdisziplin, ein Talent für Zeit- und Selbstmanagement, Selbstorganisation und Selbstmotivation. Damit haben manche Menschen ihre Probleme, sie benötigen genaue Vorgaben. Wenn gewohnte Strukturen fehlen, geringe Selbstdisziplin vorhanden ist und die soziale Isolation zunimmt, kann das zu einer Abnahme der Arbeitsleistung führen – es kommt zum Prokrastinieren.

Unter dem Homeoffice leidet bei manchen Mitarbeitenden auch die Work-Life-Balance: Das „Working from Home“ verleitet dazu, ständig erreichbar zu sein oder „mal kurz” die geschäftlichen E-Mails zu checken. Das lässt Privat- und Geschäftsleben verschwimmen.

Hier ist auch das Thema Datensicherheit wichtig: Arbeitgebende und Arbeitnehmende müssen darauf achten, wie sie insbesondere mit sensiblen Geschäftsinformationen und personenbezogenen Daten umgehen. Unternehmen können dies regeln, indem sie beispielsweise spezielle Betriebsvereinbarungen für das Homeoffice aufsetzen.

Das „Pajama Principle“

„Erfolg entwickelt sich proportional zum Zeitraum, in dem man seine Mitarbeiter im Schlafanzug arbeiten lässt.“ – Das ist das sogenannte Pajama Principle des HubSpot-Mitbegründers Dharmesh Shah.

Er ist überzeugt, dass Mitarbeitende im Homeoffice sehr gut arbeiten können. Nicht jeder Mensch hat in einem vom Betrieb gestellten Büro eine hohe Produktivität. Somit steht der „pajama“ für individuell angepasste Umstände in der Arbeitswelt, die den Mitarbeitenden ein angenehmes, besseres Arbeitsklima verschaffen:

Privates Umfeld statt Office: Wann ist Telearbeit sinnvoll?

Bei Krankheitswellen wie der Corona-Pandemie ist es mit überschaubaren Maßnahmen wie Homeoffice-Regelungen möglich, die Ausbreitung von Erkrankungen zu verlangsamen. Homeoffice führt dazu, dass Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen geschützt sind und zugleich ihre Tätigkeiten verrichten können.

Auch bei anderen Krankheiten oder leichten Verletzungen können Arbeitnehmende unter Umständen wichtige Aufgaben erledigen – zum Beispiel durch Videokonferenzen von zu Hause aus.

Die Schulen sind geschlossen oder die Großeltern fallen als Betreuungspersonen weg: Manche Familiensituationen benötigen spontane, flexible Lösungen. Mit Heimarbeit haben Arbeitnehmende die Chance, ihre Tagesplanung an ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen.

Viele deutsche Betriebe leiden unter dem Fachkräftemangel. Ist Homeoffice oder mobiles Arbeiten möglich, birgt das für die Mitarbeitenden viele Vorteile. Neue Fachkräfte müssen beispielsweise nicht zwangsläufig in die Nähe des Unternehmens ziehen. So kann Telearbeit die Attraktivität eines Unternehmens steigern.

Homeoffice: Das sind die gesetzlichen Regelungen

Corona-Krise hin oder her – es gibt und gab in Deutschland zum Homeoffice keine gesetzlichen Regelungen, welche ein grundsätzliches Anrecht darauf festlegen (Stand: Mai 2022).

Während das Coronavirus die Welt in Atem hielt, bestand eine Empfehlung zum Arbeiten von zu Hause aus, in vielen Unternehmen wurde diese als Homeoffice-Pflicht für die Mitarbeitenden umgesetzt. Die Grundlage dafür waren die Corona-Arbeitsschutzverordnung und das Infektionsschutzgesetz der deutschen Bundesregierung, die dem Gesundheitsschutz der Angestellten diente.

Wird es ein Gesetz geben, wodurch Arbeitnehmende das feste Recht haben, Homeoffice zu nutzen? Die Bundesregierung plant seit 2020 ein derartiges Homeoffice-Gesetz, was unter anderem von Gewerkschaften unterstützt wird. Bis dahin gilt: Auch in Zeiten einer Pandemie können Vorgesetzte ihren Mitarbeitenden vorschreiben, das Haus zu verlassen und im Büro zu arbeiten – sofern das mit dem Gesundheitsschutz und aktuellen Infektionsschutzgesetzen vereinbar ist.

Bei Arbeitnehmenden, die größtenteils im Büro und dort am Computer tätig sind, bietet sich jedoch die moderne Form der Heimarbeit an. In vielen Branchen wie der IT- und Medienbranche gehört Homeoffice mittlerweile zum „guten Ton“.

Doch nicht bei allen Berufen ist es möglich, in einem Arbeitszimmer im eigenen Heim tätig zu sein. Beispielsweise können Ärzte und Ärztinnen, Pfleger und Pflegerinnen, Bauarbeiter und Bauarbeiterinnen oder Fachkräfte an Produktionsmaschinen ihre Arbeit nicht von zu Hause aus erledigen. Sie müssen ihre Aufgaben im Betrieb, im Krankenhaus, im Freien oder an anderen speziellen Orten erledigen.

Was ist beim Homeoffice zu beachten?

Zum Homeoffice gibt es unzählige Tipps und Tricks. Am wichtigsten zu berücksichtigen ist, dass häufiges oder dauerhaftes Arbeiten von zu Hause aus nur erfolgen sollte, wenn sich die Arbeitnehmenden einen richtigen Arbeitsplatz einrichten – und das mit Unterstützung des Betriebs. Dieser muss sich in puncto Homeoffice an die gesetzlichen Regelungen der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) halten.

Neben der ArbStättV sind zudem weitere Vorgaben zum Homeoffice im Arbeitsrecht zu beachten. Zum Beispiel das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), in dem Pausen und Ruhezeiten geregelt sind.

Möchten Mitarbeitende dauerhaft Homeoffice beantragen, sollte der Betrieb das im Arbeitsvertrag festhalten. Dieser regelt unter anderem die Arbeitszeiten, die Erreichbarkeit, die Dokumentationspflichten, den Umgang mit dem Datenschutz sowie die Art der Kostenerstattungen.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Wie sieht es mit der Absetzbarkeit des Homeoffice von der Steuer aus? Wie weit können Anschaffungen für den Heimarbeitsplatz geltend gemacht werden? Um diese Fragen zu beantworten, sollten sich Unternehmen und Arbeitnehmer beziehungsweise Arbeitnehmerinnen gleichermaßen mit Steuerfachleuten zusammensetzen. Denn beim Thema Homeoffice und Steuern gibt es einige Dinge zu klären und zu bedenken.

Homeoffice: Was muss der Arbeitgeber stellen?

Gemäß der Arbeitsstättenverordnung hat das Unternehmen die Pflicht, für den Gesundheitsschutz seiner Arbeitnehmenden zu sorgen. Wollen Mitarbeitende also für lange Zeit oder dauerhaft Homeoffice beantragen, muss der Betrieb darauf achten, dass es in jedem Zuhause einen ordentlichen Arbeitsplatz gibt, bei dem keine körperlichen Schäden entstehen können.

Diese Arbeitsplätze sind durch die Unternehmen im Arbeitszimmer der Mitarbeitenden aufzustellen und einzurichten. Dazu gehören Beispiel rückenschonende Tische, ergonomische Stühle und große Monitore. Die Kosten dafür haben die Arbeitgebenden zu tragen. Auch Gebrauchsgegenstände wie Drucker, Papier, Ordner und dergleichen sind zu übernehmen. Ausgaben für den Internet-Anschluss, Strom und dergleichen sind genau zu ermitteln, oder müssen über eine klare Betriebsvereinbarung festgehalten werden.

Wie hoch ist die Homeoffice-Pauschale und was deckt sie ab?

Homeoffice-Tipp für die Steuererklärung: Während der Corona-Pandemie führte die deutsche Bundesregierung die Homeoffice-Pauschale ein. Festangestellte Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen können darüber pro Arbeitstag in den eigenen vier Wänden fünf Euro als Werbungskosten von ihren Steuerabgaben abziehen. Jedoch wurde die maximale Höhe bei 600 Euro gedeckelt, mehr ist aktuell nicht abziehbar.

An die Homeoffice-Pauschale sind einige Bedingungen geknüpft. So darf für jeden Heimarbeitstag keine Pendlerpauschale geltend gemacht werden. Setzen Sie Kosten für ein Arbeitszimmer ab, fällt die neue Pauschale fürs Homeoffice weg. Zudem ist zu beachten, dass das neue „Steuergeschenk“ mit der Werbungskostenpauschale verrechnet wird.

Auch in Zukunft mehr Homeoffice statt Büroarbeit

Die Corona-Krise hat gezeigt: Wenn es sein muss, funktionieren viele Tätigkeiten auch beim mobilen Arbeiten (Remote Work) und beim Arbeiten von zu Hause (Telearbeit) gut bis sehr gut, der zunehmenden Digitalisierung sei Dank. Dementsprechend planen viele Unternehmen auch in Zukunft auf Homeoffice-Möglichkeiten zu setzen.

Das ist gut so: Etwa drei Viertel der Menschen, die in Zeiten von Corona im Homeoffice waren, wollen dieses auch in Zukunft mindestens zwei Tage in der Woche nutzen. Viele sind dort zufriedener, motivierter und produktiver als im Büro.

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